Guia para planejadores e locais

Planejadores de casamento e locais desempenham um papel diferente no Wedding Computer em relação aos outros fornecedores. Como vocês coordenam o dia inteiro — não só a sua própria parte — vocês podem assumir um papel de fornecedor gerente, que dá controles adicionais: posse da linha do tempo, aprovação de mudanças e supervisão de toda a equipe de fornecedores. Dois recursos foram criados especificamente para esse papel: o pacote operacional, um documento vivo único que reúne o cronograma, a equipe, os convidados e o mapa de mesas para vocês administrarem o dia a partir de um só lugar, e os modelos de checklist, que permitem padronizar as etapas repetidas de cada casamento que vocês coordenam.

Este guia cobre tudo específico para planejadores e locais. Para recursos compartilhados com todos os fornecedores (CRM, faturamento, planilhas de execução, calendário), veja essas seções na documentação principal.

O papel de fornecedor gerente

Quando vocês são adicionados a um espaço de trabalho de casamento, podem receber a flag pode gerenciar. Isso os torna fornecedor gerente daquele casamento. Como fornecedor gerente:

• Vocês são os responsáveis pela linha do tempo e podem adicionar, editar e remover diretamente as linhas compartilhadas
• Outros membros que veem uma linha compartilhada enviam uma proposta para adicioná-la, editá-la ou removê-la
• Vocês podem aprovar a proposta como enviada, ajustá-la antes da aprovação ou recusá-la
• Cerimônia, recepção, preparação, retratos, montagem e toda a logística ficam em linhas separadas, cada uma com seu próprio horário e local

Planejadores e locais costumam ser os candidatos naturais para esse papel. Um planejador que está coordenando o dia inteiro precisa manter a linha do tempo; um local cuja programação de salões move tudo o mais precisa, da mesma forma, controlar as mudanças de horário.

Para se atribuir como fornecedor gerente: quando vocês forem adicionados a um casamento (ou já forem membros), vão no espaço de trabalho do casamento → Pessoas → clique no seu próprio nome → ative Pode gerenciar.

Se vocês criaram o espaço de trabalho do casamento (promovendo um contato reservado a casamento), podem definir isso ao criar o espaço de trabalho.

Criando e gerenciando espaços de trabalho de casamento

Como planejador ou local, vocês normalmente serão quem cria o espaço de trabalho.

Para criar um espaço de trabalho: vão em Contatos, encontrem o casal reservado e escolham Promover a casamento. Preencham os dados principais (data, localização geral e tipo de cerimônia) e criem o espaço. Adicionem todos os horários e locais do dia como linhas da linha do tempo.

Para convidar o casal: a partir do espaço de trabalho, vão em Adicionar pessoas → Convidar casal. Digitem os dois endereços de e-mail. O casal recebe uma conta gratuita — sem necessidade de assinatura.

Para convidar outros fornecedores: vão em Adicionar pessoas → Adicionar fornecedor. Vocês podem procurar fornecedores já no Wedding Computer, ou convidar por e-mail. Fornecedores convidados podem:

• Visualizar e contribuir com a linha do tempo compartilhada
• Propor linhas compartilhadas ou mudanças e gerenciar diretamente suas próprias linhas privadas
• Ler notas e documentos compartilhados
• Enviar arquivos para a biblioteca de documentos

Os fornecedores que vocês convidam não precisam de assinaturas Pro para participar. Eles entram como membros do espaço de trabalho de vocês e podem contribuir plenamente.

Padronizando seu processo com modelos de checklist

Todo casamento que vocês coordenam tem as mesmas etapas recorrentes — papelada jurídica, reuniões de planejamento, confirmações com fornecedores, tarefas de montagem e desmontagem, e o fechamento pós-casamento. Em vez de recriar essa lista a cada nova reserva, montem-na uma vez como um modelo de checklist.

Para criar um: abram Checklists na barra lateral do fornecedor, escolham Novo modelo e escrevam em Markdown simples — ## Nome da seção para um título de seção, - [ ] Tarefa para um item. Mantenham modelos separados para tipos diferentes de reserva, como coordenação do dia inteiro versus apenas o dia do casamento.

Para que ele seja aplicado automaticamente: ativem Aplicar automaticamente quando um novo casamento for criado no modelo que vocês querem como padrão. Todo espaço de trabalho de casamento criado depois disso já começa com uma cópia dessa checklist pronta, para que nada seja esquecido por falta de adição manual. Editar o modelo depois não reescreve as checklists já copiadas para casamentos existentes.

A checklist de um casamento é privada para a conta de fornecedor que a criou — o casal, outros fornecedores e até outro fornecedor gerente no mesmo casamento não a veem pelo espaço de trabalho compartilhado. É a lista de trabalho de vocês, separada da linha do tempo compartilhada e das notas do espaço de trabalho.

Veja Modelos de checklist para a referência completa.

Gestão da linha do tempo

Seus próprios itens de planilha de execução

Usem uma linha para cada parte do dia: preparação, cerimônia, retratos, recepção, montagem, chegadas, troca de salão, serviço e encerramento. Como responsáveis, vocês editam as linhas compartilhadas diretamente; os outros membros com visibilidade propõem mudanças para aprovação. Os fornecedores continuam gerenciando diretamente suas próprias linhas privadas.

A linha do tempo compartilhada

Linhas com visibilidade casal ficam visíveis a todos os membros do espaço. Linhas de fornecedores apenas aos membros fornecedores. Linhas privadas apenas ao fornecedor a quem pertencem.

Como fornecedor gerente, vocês podem ver tudo, exceto os itens privados de outros fornecedores.

Aprovando solicitações de mudança na linha do tempo

Quando outro membro propõe adicionar, editar ou remover uma linha compartilhada, vocês recebem uma notificação de mudança na linha do tempo.

Para revisar solicitações: vão no espaço de trabalho do casamento → Linha do tempo → procurem a seção de Aprovações pendentes. Cada solicitação mostra:

• Quem propôs a mudança
• O que querem adicionar, editar ou remover, com os valores antes e depois para horário, título, local, visibilidade e outros campos alterados
• O motivo deles (opcional)

Vocês podem aprovar exatamente como foi proposto, editar a linha e depois aprovar, ou recusar. O membro que fez a proposta é notificado da decisão.

Fazendo mudanças na linha do tempo diretamente

Como responsáveis, vocês alteram o cronograma diretamente na Linha do tempo. Editem a linha correspondente para mudar horário, local, título, detalhes, visibilidade, duração ou relação temporal. A edição do casamento serve aos dados principais, como data, localização geral e tipo de cerimônia, não para manter uma segunda cópia do cronograma.

Atribuindo pessoas a uma linha

Os membros disponíveis do espaço, os fornecedores e os membros da equipe empresarial atribuídos ao casamento aparecem abaixo de cada linha como botões de adição direta. Selecionem um nome uma única vez e a atribuição é salva imediatamente, sem um clique adicional no botão de mais. Usem a etiqueta livre apenas para alguém fora da lista. As atribuições são operações compartilhadas de leitura e gravação: quem vê uma linha compartilhada vê seus responsáveis e pode adicioná-los ou removê-los sem aguardar a aprovação da linha do tempo; em uma linha privada, somente o proprietário pode gerenciar as atribuições.

Coordenando a equipe de fornecedores

Quem está no casamento

A seção Pessoas do espaço de trabalho mostra todos os membros atuais: o casal, os fornecedores, e seus papéis. Vocês podem ver quem aceitou o convite e quem ainda não aceitou.

Vocês podem remover um fornecedor do espaço de trabalho, se necessário — eles perdem o acesso imediatamente.

Compartilhamento de contato do casal

Vocês podem controlar a visibilidade de fornecedores nas configurações do casamento:

• Visível: todos os fornecedores podem ver os detalhes de contato uns dos outros — útil quando os fornecedores precisam se comunicar diretamente sem passar por vocês
• Privado: os fornecedores não conseguem se ver uns aos outros; só vocês (e o casal) podem ver a equipe completa

A lista de créditos de fornecedores

Depois do casamento, vão no espaço de trabalho → Créditos para copiar a lista completa da equipe de fornecedores para posts no Instagram, artigos de blog, ou publicações. Vocês podem copiar no formato de menção do Instagram (@identificador), Markdown, ou HTML.

Lista de convidados, mapa de mesas e layout da sala

O aplicativo Convidados, opcional — ativado pelo casal ou por um gestor a partir dos Aplicativos do casamento — reúne a lista de convidados, as respostas de RSVP, o mapa de mesas e o layout da sala do casamento. A configuração de visibilidade tem três níveis, e um deles foi criado especificamente para esse papel: somente o casal, casal + planejadores/locais, ou toda a equipe de fornecedores. Quem administra o casamento define essa configuração, e o nível intermediário é a escolha natural para um local confirmando trocas de salão ou um planejador montando o mapa de mesas sem abrir os detalhes dos convidados para toda a equipe de fornecedores.

Depois de ter acesso, vocês podem ver:

• As unidades de convite, suas alergias, notas alimentares e prioridades de assento
• Totais de RSVP, escolhas de refeição e contagem de respostas
• O mapa de mesas e o layout da sala

Mapa de mesas: abram Convidados → Mapa de mesas para arrastar convidados entre as mesas e o banco de quem ainda não tem lugar, ou usem a função de distribuição automática para preencher as mesas mantendo as posições já definidas, deixando no banco quem recusou e detectando uma mesa infantil. Ela sinaliza convidados sem lugar, conflitos de separação e mesas acima da capacidade para vocês resolverem antes do dia.

Layout da sala: posicionem as mesmas mesas sobre uma imagem ou PDF enviado da planta real do local, junto com zonas operacionais e fileiras de assentos da cerimônia — útil para fechar uma planta com o casal ou outro fornecedor antes que ela seja puxada para o pacote operacional.

Só o casal e os gestores podem adicionar convidados, alterar as configurações de convite ou editar o mapa de mesas; os outros membros com acesso podem visualizar, mas não editar. Veja Convidados, RSVP e mapa de mesas para a referência completa.

Pacotes operacionais: administrando o dia a partir de um só documento

O pacote operacional — muitas vezes chamado de BEO — foi criado exatamente para esse papel: um documento vivo único que o Wedding Computer monta a partir dos dados atuais do casamento, para que vocês administrem o dia a partir de um só lugar, em vez de montar à mão a linha do tempo, o número de convidados e o mapa de mesas.

Para abri-lo: vão no espaço de trabalho do casamento e escolham Pacote operacional no centro de comando. Só um membro com Pode gerenciar — normalmente vocês, como planejador ou local gerente — pode abrir, editar ou controlar o compartilhamento do pacote.

O pacote reúne:

• A data, o local e o status do evento
• As linhas não privadas da linha do tempo, com seus horários, descrições e locais
• Totais de RSVP, escolhas de refeição e notas alimentares e de alergia
• A equipe do casamento e suas funções
• O mapa de mesas e o layout da sala conectado
• Os arquivos compartilhados com o casamento, e um link da planta, se um tiver sido informado

Adicionem um título, um rótulo de rascunho/final, notas de serviço, refeições, bebidas, equipe, montagem e acessibilidade, e uma substituição da contagem de convidados se o total de RSVP não for o número que vocês querem imprimir. Como é uma visão viva, reabrir o pacote mostra o cronograma, a equipe e os números de convidados atuais — não uma cópia desatualizada de quando ele foi montado pela primeira vez.

Para imprimir ou exportar: escolham Imprimir para uma visão limpa de impressão e depois usem a janela de impressão do navegador para imprimir ou salvar como PDF.

Para compartilhar com a equipe local que não tem conta: ativem o compartilhamento para gerar um link que abre o pacote sem exigir login — útil para a cozinha, o bar, ou a equipe do local que precisa dos detalhes do dia, mas não deveria ter um login. Revisem o pacote antes de compartilhar, já que ele pode incluir informações de convidados e alimentação, nomes no mapa de mesas e nomes da equipe. Usem Girar link se um link circular além do necessário, ou Desativar compartilhamento quando ele não for mais necessário.

Veja Pacotes operacionais / BEOs para a referência completa, incluindo exatamente o que é reunido e o modelo de segurança do link de compartilhamento.

Administrando o dia do casamento

Modo ao vivo

No dia, mudem a linha do tempo para o modo ao vivo a partir da página da linha do tempo. Como fornecedor gerente, vocês podem:

• Marcar qualquer item como iniciado (não só os seus) — isso registra o horário real de início
• Ver o atraso — quantos minutos o dia está adiantado ou atrasado em relação ao programado
• Ver as contribuições de todos os fornecedores na linha do tempo compartilhada em tempo real

Outros fornecedores e o casal também podem ver a linha do tempo ao vivo — todos ficam cientes de como o dia está andando.

Encerrando o modo ao vivo

Quando o dia terminar, toquem em Encerrar modo ao vivo. Isso limpa todos os horários de início registrados e retorna a linha do tempo à sua visão planejada. Vocês ainda podem acessar a linha do tempo para referência depois do dia.

Locais: o papel de parte financeira

Locais que atuam como a parte central de cobrança de um casamento — coletando todos os pagamentos de fornecedores e os distribuindo — podem ser definidos como a parte financeira de um casamento. Isso é para locais que operam um modelo de organizador, em que os casais pagam ao local e o local paga aos fornecedores.

Para definir um local como parte financeira: vão no casamento → Pessoas → cliquem no membro do local → ativem É parte financeira.

Com essa flag ativada, as faturas do local são marcadas como o relacionamento financeiro principal com o casal.

Vários casamentos no mesmo dia

O calendário do Wedding Computer mostra todas as reservas de vocês. Se vocês tiverem dois casamentos na mesma data, ambos aparecem no calendário. O calendário de disponibilidade de vocês vai mostrar aquela data como reservada, impedindo consultas adicionais para o dia (se o compartilhamento de disponibilidade de vocês estiver definido como público ou resposta automática com IA).

Cada casamento tem seu próprio espaço de trabalho independente, linha do tempo, equipe de fornecedores, e conjunto de notas.

Relatórios para o seu negócio

Planejadores e locais costumam ter volumes de reserva mais altos e pipelines mais complexos do que fornecedores solo, o que torna o painel de relatórios (Relatórios na barra lateral) especialmente útil para identificar padrões — taxa de conversão, tendências de receita e de onde os seus melhores leads realmente vêm. Veja Relatórios para o detalhamento completo do que há no painel e o que exige o Pro.

Perguntas frequentes

Posso coordenar vários fornecedores a partir de um espaço de trabalho?

Sim. Esse é o propósito principal do papel de fornecedor gerente. Vocês criam o espaço de trabalho, convidam todos os fornecedores, e a linha do tempo compartilhada se torna a única fonte da verdade para o dia.

Outros fornecedores precisam pagar pelo Wedding Computer?

Não. Fornecedores que vocês convidam para um casamento criado por vocês participam de graça. Eles não precisam de uma assinatura Pro para visualizar e contribuir com o espaço de trabalho compartilhado.

O que acontece se um fornecedor propõe uma mudança de linha do tempo que eu ainda não aprovei?

Ela fica como uma solicitação pendente. A mudança não é aplicada à linha do tempo compartilhada até que vocês a aprovem. O fornecedor vê como pendente; todos os outros veem a linha do tempo inalterada.

Posso recusar uma mudança e ainda ver o que foi proposto?

Sim. Solicitações recusadas ficam armazenadas no histórico da linha do tempo para consulta.

Posso impedir que fornecedores vejam os detalhes de contato do casal?

Sim. Em configurações do casamento → Visibilidade de fornecedores → Privado, os detalhes de contato dos fornecedores ficam ocultos uns dos outros. Só vocês e o casal podem ver a equipe completa.

Como isso funciona se usarmos uma planilha de execução modelo?

A própria linha do tempo compartilhada não tem modelos salvos de planilha de execução — o cronograma de cada casamento é montado do zero, linha por linha. Como responsáveis, comecem adicionando as linhas principais — abertura do local, montagem, cerimônia, recepção — e construam a partir daí; fornecedores convidados podem propor adições compartilhadas e gerenciar suas próprias linhas privadas.

O que pode ser transformado em modelo é a sua própria checklist: uma lista de tarefas separada e privada (não a linha do tempo compartilhada) que vocês podem configurar para ser aplicada automaticamente em todo novo casamento que criarem. Usem-na para o processo recorrente ao redor do casamento — etapas jurídicas, confirmações com fornecedores, tarefas de montagem — enquanto a linha do tempo continua sendo montada casamento a casamento. Veja Modelos de checklist.

Posso ver a lista de convidados, os RSVPs ou o mapa de mesas a partir da minha conta de planejador ou local?

Sim, se a visibilidade do aplicativo Convidados do casamento estiver definida como casal + planejadores/locais ou toda a equipe de fornecedores — veja Convidados, RSVP e mapa de mesas. Quem administra o casamento controla essa configuração nas opções de visibilidade do aplicativo.

Locais podem usar isso para eventos que não são casamentos?

A planilha de execução, o calendário e o pipeline de CRM funcionam para qualquer evento. O espaço usa linhas flexíveis em vez de campos fixos de cerimônia, recepção ou preparação, por isso as mesmas ferramentas também servem para conferências, eventos corporativos e outras ocasiões.

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Veja também

• Planilhas de execução e linha do tempo — montando e navegando a linha do tempo, modo ao vivo, exportação
• Pacotes operacionais / BEOs — o documento conectado do dia, montado a partir do cronograma, da equipe, dos convidados e dos arquivos
• Modelos de checklist — checklists reutilizáveis por fornecedor que podem ser aplicadas automaticamente em todo novo casamento
• Convidados, RSVP e mapa de mesas — lista de convidados, RSVP, mapa de mesas e layout da sala
• Espaços de trabalho e colaboração — estrutura do espaço de trabalho, convidando fornecedores e casais, configurações de visibilidade
• Calendário e disponibilidade — disponibilidade, links de feed privados e conexões de calendário limitadas e somente leitura
• Formulários de consulta — captando e gerenciando leads antes de uma reserva ser confirmada
• Relatórios — o painel de relatórios completo, grátis vs Pro
• Equipe e agências — escalando e atribuindo uma equipe maior de fornecedores
• Primeiros passos como planejador — guia de configuração passo a passo para planejadores
• Primeiros passos como local — guia de configuração passo a passo para locais