Fatture, pagamenti e contratti

Questo strumento aziendale è incluso in Pro. Consulta Piani e abbonamenti per la piattaforma e i prodotti IA e media facoltativi.

Creare fatture e scegliere scadenze

Le fatture registrano quanto dovuto; le ricevute il denaro ricevuto. In Fatture → Nuova fattura, o da contatto o matrimonio, aggiungi servizi, quantità, prezzi e imposte. Scegli acconto e termini: a ricevimento, giorni dopo emissione, data fissa, giorni prima del matrimonio o piano personalizzato. I termini relativi si risolvono all’emissione; una data fissa resta fissa. Controlla totale, scadenze, istruzioni e contratto prima di inviare. Cambiare le impostazioni non riscrive accordi accettati.

Stati delle fatture

Bozza non è ancora inviata. Inviata, parziale, pagata e scaduta descrivono saldo e piano. Ricevute, rimborsi, correzioni e crediti possono cambiarli. Lo storico può mostrare anche annullata o rimborsata: controlla le operazioni.

Promemoria di pagamento e periodo di tolleranza

Ogni rata non saldata segue la propria scadenza nel fuso orario del fornitore:

Quando	Cosa succede
Un mese di calendario, una settimana e un giorno prima	Un promemoria del pagamento in arrivo
Il giorno della scadenza e per 24 ore dalla fine di quel giorno	Nessuna indicazione né avviso di pagamento scaduto
Dopo il periodo di tolleranza	Può essere inviato il primo sollecito
Se ancora non pagata	I solleciti successivi sono distanziati di 2 giorni, poi 3, poi 4, aumentando ogni intervallo di un giorno

I controlli sono giornalieri, senza un’ora di consegna garantita. Per fatture emesse più vicino alla scadenza, i promemoria precedenti non vengono inviati retroattivamente. I promemoria terminano quando la rata è saldata e si sospendono mentre un pagamento segnalato attende conferma.

Ad esempio, una rata con scadenza il 10 settembre è pagabile fino alla fine di quel giorno. L’11 è il giorno di tolleranza; un sollecito può seguire dal 12. Il cambio dell’ora può spostare il termine esatto delle 24 ore.

Pagamenti con carta

I pagamenti vanno al conto Stripe collegato del fornitore senza percentuale trattenuta da Wedding Computer. Collega Stripe in Impostazioni → Pagamenti. Il link sicuro permette di pagare rate esigibili, comprese successive e residui di rate parziali. Stripe verifica la carta e conferma. Nelle nuove fatture l’eventuale maggiorazione si applica solo alla parte pagata con carta; le vecchie conservano il calcolo originale. Controlla l’importo in Checkout. Dopo un’interruzione o durante elaborazione verifica prima di ripetere. Un pagamento completato in attesa di conferma non va pagato due volte. La ricevuta Stripe non prova l’accredito bancario: controlla i versamenti nel conto collegato.

Quando la connessione Stripe del fornitore è pronta per accettare carte, le e-mail di fattura e promemoria indicano la disponibilità del pagamento con carta di credito o debito. Apri la fattura per accedere al pagamento sicuro.

Registrare pagamenti manuali

Per contanti, bonifico, PayID o carta incassata altrove usa Registra pagamento con importo reale, data e metodo. Un incasso parziale lascia il residuo dovuto; un’eccedenza reale resta registrata e può creare saldo a credito. La registrazione non muove denaro tramite Stripe.

Verificare una segnalazione di pagamento

La coppia può scegliere Ho pagato per segnalare bonifico, PayID, contanti o carta elaborata altrove. Promemoria e pagamento con carta della rata vengono sospesi, ma l’importo resta dovuto fino alla conferma dell’incasso.

1. Apri la fattura e trova Pagamenti segnalati dai clienti.
2. Confronta importo, metodo, data e riferimento con i tuoi movimenti bancari o di pagamento.
3. Quando ricevi il denaro, inserisci la data effettiva di ricezione e scegli Conferma ricezione del denaro. Si registra la ricevuta e si aggiorna il saldo. Non registrare anche lo stesso pagamento separatamente.
4. Se, dopo aver verificato con la coppia, la segnalazione è errata o il pagamento non è arrivato, scegli Pagamento non ricevuto: riprendi i promemoria. Riprendono promemoria e opzioni di pagamento senza registrare un incasso.

Lascia in sospeso un bonifico ancora in elaborazione mentre verifichi. Un incasso parziale lascia il resto pagabile. Se un pagamento verificato salda la rata prima del controllo, la segnalazione si risolve senza creare una seconda ricevuta.

Rimborsi, correzioni e crediti

Conserva la ricevuta originale. Dopo aver restituito un pagamento manuale, registra rimborso datato con importo e motivo; uno storno corregge una ricevuta errata. Eccedenze e cicli ripetuti restano nello storico. Il fornitore avvia i rimborsi Stripe nel proprio conto; Wedding Computer riconcilia rimborsi e contestazioni senza avviarli. Se manca un aggiornamento, controlla entrambi i sistemi. Un credito fattura riduce il debito senza movimento di denaro. Annullare il matrimonio, accreditare la fattura e rimborsare sono azioni distinte.

Fatture aggiuntive e opzioni

Una fattura aggiuntiva può partire da fattura, cliente o prenotazione, con termini propri senza riavviare la conferma. Il fornitore offre opzioni a prezzo definito e abilita esplicitamente l’accettazione cliente. Un membro attivo idoneo della coppia verifica extra, nuovo totale, pagamenti, saldo e scadenza; se la versione cambia, rilegge l’offerta corrente. Ricevute, acconto originale e contratto firmato restano. La differenza scade alla più tarda tra l’ultima scadenza esistente e oggi. Nessun addebito automatico su carta salvata: il pagamento è separato.

Rapporti finanziari ed esportazioni

Financials mostra registri ricevute e fatture, saldi attuali, rate scadute e future. Usa i filtri disponibili per valuta, cliente, matrimonio, stato, metodo e periodo. Le valute restano separate. Il registro fatture usa emissione o ultima scadenza prevista, conservata anche dopo il saldo. Periodi e metodi riguardano movimenti; i saldi sono attuali tra tutti i metodi. Lordo e netto ricevuti includono imposte e maggiorazioni incassate, escludendo commissioni Stripe e versamenti bancari. Rimborsi, storni e contestazioni restano completi; i crediti incidono sul debito. CSV segue i filtri e indica centesimi. JSON completo e archivi conservano storia di riferimento senza ripristinare o eseguire pagamenti. Controlla la consegna: in coda non significa consegnato; uno stato che richiede attenzione va verificato prima di riprovare.

Contratti di servizio

Se hai un modello predefinito di contratto di servizio, Wedding Computer lo copia sulle nuove fatture di prenotazione. Le fatture aggiuntive non ricevono automaticamente quel contratto. Controlla i termini allegati prima di condividere la pagina di prenotazione; inviare una fattura non registra da solo il consenso del cliente.

Per configurarlo: vai su Impostazioni → Contratti per creare il tuo modello di contratto con le tue parole. Wedding Computer non fornisce modelli legali — scrivi i tuoi termini e condizioni. Fai rivedere qualsiasi testo contrattuale da un avvocato qualificato nella tua giurisdizione prima di usarlo con i clienti.

La pagina di prenotazione chiede alla coppia di digitare il nome completo, fornire un indirizzo email e selezionare la casella con cui accetta il contratto. Wedding Computer registra sulla fattura il nome digitato, l’indirizzo email, l’indirizzo IP e il timestamp. Non è una firma disegnata e il contratto di servizio accettato non è attualmente disponibile come PDF firmato scaricabile. L’email di conferma include una copia testuale del contratto accettato.

La pagina di prenotazione

Il link privato mostra fattura, scadenze, domande e contratto. Una prenotazione validamente firmata viene creata o collegata subito, anche con acconto non pagato o metodo manuale. L’acconto resta dovuto fino alla registrazione di un incasso reale. Inviare il modulo o segnalare un pagamento non dimostra che il denaro sia arrivato. L’accettazione del fornitore e le approvazioni per cambi di data restano requisiti separati. Le fatture sono visibili anche nei pagamenti del matrimonio. Vedi Stato della prenotazione.

Per incorporare la pagina di prenotazione nel tuo sito, aggiungi ?embed=1 all’URL e usalo in un <iframe>.

Firma collaborativa di PDF (celebranti)

I celebranti hanno un flusso di lavoro dedicato per firmare NOIM e altri documenti che richiedono sia al celebrante che alla coppia di firmare in un ordine specifico:

1. Il celebrante prepara il PDF — caricato oppure esportato dal generatore NOIM di Wedding Computer
2. Il celebrante rilascia il documento alla coppia
3. La coppia firma tramite il proprio spazio di lavoro (usando un canvas del browser — nessuna app da scaricare)
4. La firma della coppia viene impressa nel PDF
5. Il celebrante controfirma, completando il documento
6. Il PDF completamente firmato è salvato accessibile solo al celebrante

L’ordine è imposto: il celebrante deve rilasciare il documento prima che la coppia possa firmare, e le firme della coppia lo bloccano prima che la controfirma venga accettata. Il software è progettato per un flusso di firma con testimone, ma il celebrante resta responsabile di verificare che la procedura e il documento soddisfino i requisiti legali della propria giurisdizione. La coppia non riceve il PDF finale attraverso questo flusso; resta accessibile al celebrante.

---

Vedi anche

• Impostazioni dell’attività — valori fattura, imposte, pagamenti e Stripe
• Spazi di lavoro e collaborazione — come le fatture sono visibili alle coppie nello spazio di lavoro condiviso
• Pipeline e contatti — spostare un lead a prenotato e promuoverlo a matrimonio
• Piani e abbonamenti
• Pagare e segnalare un pagamento — guida per le coppie