Per iniziare come location

Come location, sei spesso l’organizzatore centrale di un giorno di matrimonio. Più fornitori arrivano nei tuoi locali, potresti gestire la fatturazione per conto della coppia, e il tuo team deve sapere esattamente cosa sta succedendo e quando. Configurarsi correttamente significa che le tue coppie hanno un hub di coordinamento professionale dal momento in cui prenotano con te — e tu hai un foglio operativo del giorno che resta sempre aggiornato, invece di diventare obsoleto non appena il programma cambia.

Passo 1 — Completa il profilo della tua location

Vai su Impostazioni → Profilo e compila:

Nome attività — il nome della tua location come la conoscono le coppie
Categoria — seleziona Location
Località — il tuo indirizzo completo (usato per le previsioni meteo e condiviso con i fornitori nello spazio di lavoro)
Fuso orario — il tuo fuso orario locale
Bio e descrizione — cosa rende la tua location distintiva; appare nella tua scheda directory pubblica
Sito web e Instagram — collegati dal tuo profilo

Perché: ogni fornitore invitato nei tuoi spazi di lavoro matrimonio vedrà il profilo della tua location. Un profilo completo della location — nome, indirizzo, foto — è il contesto che gli altri fornitori usano per pianificare il loro arrivo, logistica, e allestimento. Il tuo fotografo deve sapere dove essere; il tuo fiorista deve conoscere la finestra di allestimento. Un profilo chiaro riduce le domande dei fornitori prima della giornata.

Passo 2 — Costruisci il tuo modulo richieste

Apri Moduli → Richiesta e personalizza le domande a cui rispondono le coppie quando ti contattano per una prenotazione.

Per una location, le domande utili includono:

Data del matrimonio (o intervallo di date che stanno considerando)
Numero di ospiti stimato (cerimonia e ricevimento separatamente se diversi)
Cerimonia e ricevimento nello stesso spazio, o divisi tra aree?
Preferenza di catering: interno, esterno, o flessibile?
Requisiti di alloggio (se la tua location ha camere)
Come ti hanno trovato

Perché: il tuo modulo richieste è la prima fase della tua pipeline di prenotazione. Le risposte ti dicono immediatamente se la coppia si adatta alla tua capacità, se la loro data è disponibile, e quali conversazioni sui pacchetti avere. Un modulo ben progettato vale più di una lunga catena di email avanti e indietro.

Passo 3 — Configura la tua casella email

Vai su Impostazioni → Email e registra un handle email — diventerà iltuohandle@wedding.computer. Una volta impostato, usa Email nella barra laterale per la tua posta in arrivo: le schede Posta in arrivo e Inviati, un pulsante Scrivi, e la gestione a thread delle risposte su ogni messaggio.

Perché: le richieste e le conversazioni con i fornitori finiscono spesso sparse in una casella personale, rendendo difficile ricordare settimane dopo cosa è stato concordato con una determinata coppia. Ogni email inviata o ricevuta tramite il tuo indirizzo Wedding Computer si registra automaticamente sulla cronologia attività del contatto pertinente — così la storia della conversazione resta attaccata alla prenotazione, invece di restare sepolta in una ricerca nella casella di posta. Coppie e fornitori rispondono a un normale indirizzo email; per loro non cambia nulla.

Passo 4 — Configura la tua disponibilità — questa è critica

Apri Calendario → Disponibilità e:

Blocca le date già prenotate — aggiungi ogni data di matrimonio confermata. A differenza di altri tipi di fornitore, le location di solito hanno un limite rigido di una prenotazione al giorno (o per spazio), quindi questo deve essere accurato.
Imposta i giorni della settimana in cui ospiti matrimoni — tipicamente da venerdì a domenica; segna gli altri giorni come non disponibili
In Impostazioni → Condivisione disponibilità, scegli Pubblica — così le coppie possono controllare il tuo calendario prima di fare richiesta

Se hai più spazi per cerimonia o ricevimento che possono funzionare simultaneamente, fanne nota nel tuo modulo richieste — Wedding Computer attualmente non modella nativamente la disponibilità multi-spazio, quindi dovrai gestirlo manualmente.

Perché: una location con un calendario di disponibilità accurato smette di ricevere richieste per date già prenotate. Più importante, gli spazi di lavoro delle tue coppie prenotate mostreranno l’evento del matrimonio nel loro feed calendario condiviso — e i loro fornitori lo vedranno. L’accuratezza di quel calendario conta.

Passo 5 — Configura fatturazione e piani di pagamento

Vai su Impostazioni → Pagamenti → Collega Stripe e collega il tuo account Stripe. Se preferisci bonifico bancario o fattura diretta, imposta il tuo metodo di pagamento su Bonifico bancario — le fatture includeranno i tuoi dati bancari.

Aggiungi il piano di pagamento a ogni fattura per il tuo noleggio standard:

Caparra (tipicamente 20-30%) alla prenotazione
Pagamento intermedio (se applicabile) diversi mesi prima del matrimonio
Saldo finale 4-6 settimane prima

Perché: le coppie gestiscono più piani di pagamento tra tutti i loro fornitori. Inviare fatture tramite Wedding Computer mette i tuoi pagamenti accanto a tutti gli altri in un’unica vista — la coppia può vedere tutto ciò che deve, pagare online, ed entrambe le parti hanno un registro chiaro.

Passo 6 — Configura il contratto di noleggio predefinito

Vai su Impostazioni → Contratti e scrivi il tuo accordo di noleggio location standard. Wedding Computer conserva un contratto di servizio predefinito e ne copia il contenuto in ogni nuova fattura. Puoi modificare la copia di una fattura quando una prenotazione richiede condizioni diverse senza cambiare le fatture precedenti. Includi:

Ambito del noleggio location (spazi, ore, attrezzatura inclusa)
Accordi e restrizioni sul catering
Limiti di rumore e orari di fine
Politica di cancellazione e rinvio
Condizioni della caparra cauzionale
Orari di allestimento e smontaggio
Cosa succede se la data del matrimonio cambia

Perché: nella pagina di prenotazione, la coppia digita nome completo ed email e conferma di accettare. Wedding Computer registra l’accettazione sulla fattura. Non è una firma disegnata e non genera un PDF firmato scaricabile; l’email di conferma include una copia testuale del contratto accettato.

Passo 7 — Configura i modelli di checklist

Vai su Checklist nella barra laterale e crea uno o più modelli — per esempio “Checklist standard per il noleggio location” con voci come numero finale di invitati confermato, planimetria approvata, caparra cauzionale ricevuta, certificato assicurativo depositato, sopralluogo finale prenotato, orari di arrivo dei fornitori confermati, e smontaggio firmato.

Contrassegna un modello come Predefinito così si applica automaticamente nel momento in cui un matrimonio viene prenotato. Tieni gli altri come modelli facoltativi da applicare manualmente a un matrimonio specifico dalla sezione checklist di quel matrimonio.

Perché: un modello di checklist trasforma il tuo processo standard pre-matrimonio in qualcosa che il sistema fa rispettare, invece di qualcosa che devi ricordarti. Una volta impostato un modello come predefinito, ogni nuova prenotazione riceve la stessa lista di attività senza alcun passaggio in più da parte tua — niente si perde solo perché eri impegnato nella settimana in cui è arrivata una prenotazione. La lista vive sul matrimonio stesso, così tu e il tuo team potete spuntare le voci man mano che la data si avvicina.

Passo 8 — Crea il tuo primo spazio di lavoro matrimonio

Quando una coppia prenota, apri la sua scheda contatto e clicca Promuovi a matrimonio. Compila i dati principali:

La data
La tua location come località generale del matrimonio
Il tipo di cerimonia

Poi:

Assegnati come fornitore responsabile — vai su Persone → il tuo nome → attiva Può gestire. Diventi responsabile della timeline. Gli altri membri possono proporre aggiunte, modifiche o rimozioni di righe condivise; tu le approvi così come sono, le modifichi prima dell’approvazione o le rifiuti.
Invita la coppia — Aggiungi persone → Invita la coppia.
Costruisci la scaletta della location — aggiungi righe separate per preparativi (se previsti), cerimonia, ricevimento, allestimento, sala, arrivi dei fornitori, cocktail, cena, discorsi, ballo e smontaggio. Inserisci orario e luogo in ogni riga. Imposta le righe operative su visibilità fornitori e le righe che la coppia deve vedere anche su coppia.
Invita il team fornitori man mano che vengono confermati — aggiungi ogni fornitore prenotato. Come membri possono proporre modifiche condivise e gestire le proprie righe private.

Perché: il flag dà al programma un responsabile chiaro. Quando catering, fioristi o intrattenimento propongono modifiche, vedi i valori prima e dopo e puoi approvare, modificare o rifiutare, senza duplicare cerimonia e ricevimento nelle impostazioni.

I membri disponibili dello spazio, i fornitori e i membri del team assegnati al matrimonio compaiono sotto ogni riga come pulsanti di aggiunta diretta. Seleziona un nome una sola volta e l’assegnazione viene salvata subito, senza un ulteriore clic sul più. Usa l’etichetta libera solo per chi non è nell’elenco. Le assegnazioni sono operazioni condivise in lettura e scrittura: chi vede una riga condivisa ne vede gli assegnatari e può aggiungerli o rimuoverli direttamente; in una riga privata, solo il proprietario può gestire gli assegnatari.

Passo 9 — Costruisci il pacchetto operativo (BEO) per la giornata

Una volta creato lo spazio di lavoro, apri il matrimonio e vai su Pacchetto operativo. È un unico documento vivo che riunisce la scaletta condivisa, il team del matrimonio, il numero di invitati e le esigenze alimentari, la disposizione dei tavoli e della sala, e i file condivisi in un solo posto — niente più ricopiare il programma in un modello di BEO separato. Compila:

Servizio e catering — stile e sequenza del servizio, note su menu e fornitori, piano delle bevande
Operazioni del giorno — note sul personale, orari di accesso per allestimento e smontaggio, considerazioni sull’accessibilità
Numero invitati operativo — lascia vuoto per usare gli RSVP confermati (ricadendo sulla stima invitati del matrimonio, poi sulla lista invitati attuale), oppure imposta un valore manuale
Stato — Bozza mentre lo stai ancora compilando, Finale una volta bloccato

Solo il fornitore responsabile può modificare il pacchetto — come location, di solito sei tu a ricoprire questo ruolo per il tuo stesso giorno di matrimonio.

Quando è pronto per essere consegnato a persone senza account Wedding Computer — staff del bar, sicurezza, un runner — attiva Condividi pacchetto per generare un link pubblico. Mostra il programma condiviso, il riepilogo invitati e diete, il team fornitori e le tue note operative. Appare anche qualsiasi schema di disposizione dei tavoli/della sala che hai costruito (vedi Passo 10), ma l’immagine di riferimento privata della planimetria resta riservata ai membri autenticati del matrimonio anche quando il link del pacchetto è pubblico. Puoi anche scegliere Stampa / salva PDF in qualsiasi momento.

Perché: un BEO è il documento da cui ogni location già gestisce la giornata. La versione di Wedding Computer resta collegata alla stessa scaletta, allo stesso team e agli stessi dati invitati che tutti gli altri sul matrimonio stanno aggiornando, quindi non può diventare silenziosamente obsoleta come succede a un BEO stampato quando la scaletta cambia e nessuno si ricorda di ristamparlo. L’opzione del link pubblico ti permette di mettere il pacchetto davanti a staff occasionale, presente solo sul posto, senza dargli un account né esporre il tuo file privato della planimetria.

Passo 10 — Attiva l’app Invitati per la disposizione dei tavoli e della sala

Chiedi alla coppia (oppure attivala tu stesso se hai accesso allo spazio di lavoro) di attivare l’app Invitati per il matrimonio, con visibilità impostata almeno su Coppia + planner/location in modo che il tuo team possa vederla. Una volta che la lista invitati e gli RSVP iniziano ad arrivare:

Apri Disposizione dei tavoli e trascina gli invitati dall’area di attesa ai tavoli (rotondi, rettangolari, bambini, coppia o altri). Sistema l’area di attesa riempie automaticamente i tavoli mantenendo stabili i posizionamenti già fatti, mette in attesa chi ha rifiutato e individua automaticamente un tavolo per i bambini. Segnala invitati senza posto, conflitti tra persone da tenere separate, un invitato che ha rifiutato ma è ancora seduto, oppure un tavolo oltre la capienza.
Apri Disposizione della sala e carica la planimetria reale della tua location — un JPG, PNG o PDF — come sfondo della tela. Trascina in posizione gli stessi tavoli della disposizione dei tavoli e aggiungi zone operative (bar, pista da ballo) o file di sedute per la cerimonia, secondo necessità. Usa Stampa / salva PDF quando è pronta da consegnare al tuo team di sala.

Perché: è qui che un piano di posti smette di essere un foglio di calcolo e diventa un vero e proprio schema della tua sala reale. Poiché i tavoli posizionati nella disposizione della sala sono gli stessi tavoli della disposizione dei tavoli, spostare un tavolo o riassegnare un invitato aggiorna entrambe le viste — non devi tenere sincronizzati a mano un foglio di calcolo per i posti e uno schizzo separato della planimetria. L’immagine della tua planimetria resta privata ai membri autenticati del matrimonio; solo lo schema di disposizione derivato è visibile se il pacchetto operativo viene poi condiviso pubblicamente.

Passo 11 — Capisci il ruolo di parte finanziaria (se applicabile)

Se la tua location gestisce il coordinamento dei pagamenti verso altri fornitori per conto della coppia — instradando i soldi della coppia verso un catering, intrattenimento, o fiorista — vai su Impostazioni → Profilo e attiva È organizzatore (a volte visibile come impostazione parte finanziaria).

Quando attivato, l’account della tua location è segnato come parte finanziaria per i matrimoni in cui sei l’organizzatore. Questo è rilevante per come vengono visualizzati i flussi di fatturazione e per scopi contabili.

Perché: non tutte le location operano in questo modo. Se vendi semplicemente il noleggio della location e la coppia gestisce tutto il resto indipendentemente, non ti serve questo. Se sei una location full-service che la coppia paga una volta e tu paghi tutti i fornitori, questo flag è il modo in cui il sistema rappresenta quell’accordo.

Passo 12 — Aggiungi membri del team (se hai personale evento)

Per coordinatori evento, responsabili di sala e amministratori di prenotazione, apri Team nella barra laterale e aggiungili all’organico dell’attività. L’elenco è disponibile in entrambi i piani. Un record di team non crea un accesso né concede permessi sull’account. Assegna la persona al matrimonio pertinente e poi selezionala direttamente nelle righe.

Perché: l’organico registra chi lavora su ogni matrimonio e mostra il responsabile di ogni attività. Se qualcuno deve accedere e lavorare nello spazio, invitalo separatamente con il ruolo di membro appropriato.

Passo 13 — Collega il calendario in sicurezza

Apri Il tuo profilo → Il tuo calendario matrimoni per creare il feed personale privato. Scegli Sottoscrivi in Apple Calendar oppure copia il link in Google Calendar o Outlook.

Con Pro, apri Impostazioni → Calendario e contatti → Crea connessione calendario per ottenere un feed aziendale o un account CalDAV. Crea una connessione distinta per ogni app o dispositivo dello staff invece di condividere una credenziale; puoi revocarne una senza disconnettere le altre.

Perché: queste connessioni mostrano i prossimi matrimoni e le righe consentite della timeline nel calendario collegato. Sono di sola lettura: le modifiche fatte nell’app calendario non tornano in Wedding Computer. Tratta ogni link o credenziale come una password e revocalo se viene condiviso per errore.

Sei pronto quando:

Il profilo della tua location è completo (nome, indirizzo, descrizione)
Il tuo handle email è registrato e lavori dalla posta in arrivo integrata
Il tuo modulo richieste fa le domande giuste
Tutte le date prenotate sono bloccate nella disponibilità
Stripe è collegato e la struttura del piano di pagamento è decisa
Il tuo contratto di servizio predefinito è configurato
Almeno un modello di checklist è impostato come predefinito
Sai come creare uno spazio di lavoro e assegnarti come fornitore responsabile
Hai avviato un pacchetto operativo per il tuo prossimo matrimonio prenotato
L’app Invitati è attiva e sai dove si trovano la disposizione dei tavoli e la disposizione della sala
Il personale chiave è stato aggiunto come membro del team

Cosa fare adesso

Prendi il tuo prossimo matrimonio prenotato più vicino e crea uno spazio di lavoro per esso. Assegnati come fornitore responsabile, invita la coppia, e aggiungi il programma della tua location (allestimento, finestre di preparazione, orari di fine) alla timeline. Poi invita i fornitori confermati, apri Pacchetto operativo e inizia a compilare le note su servizio, personale e allestimento, e — una volta che gli invitati sono in lista — costruisci la disposizione dei tavoli e trasferiscila sulla tua planimetria reale in Disposizione della sala.

Quando i fornitori inizieranno a proporre i propri orari di servizio — l’allestimento del fiorista, il soundcheck del DJ — vedrai esattamente come funziona il flusso di coordinamento. La guida per planner e location approfondisce le approvazioni dei fornitori.

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