Documenti e file

Caricare file

La pianificazione di un matrimonio genera molta documentazione — contratti firmati, preventivi, planimetrie, moodboard, opzioni di menu — e di solito arriva dispersa in thread di email separati con ciascun fornitore. La sezione File dà a tutti i partecipanti al matrimonio un unico posto condiviso dove tenerla, così non devi scavare nella tua casella di posta (o chiedere a un fornitore di rimandare qualcosa) ogni volta che hai bisogno della planimetria della location o della proposta del catering.

Chiunque abbia accesso allo spazio di lavoro del matrimonio può caricare file dalla sezione File. Chi carica il file sceglie se renderlo visibile a tutti i partecipanti al matrimonio o solo a specifici membri attivi.

File comuni caricati dalle coppie:

• Contratti ricevuti dai fornitori
• Preventivi o proposte
• Immagini di ispirazione (moodboard, riferimenti di stile)
• Script della cerimonia o documenti dell’ordine del servizio
• Planimetrie della location
• Opzioni di menu dal catering
• Conferme di prenotazione dell’alloggio

File comuni caricati dai fornitori:

• I propri contratti di servizio (allegati alle fatture, ma anche caricabili direttamente)
• Guide di stile o documenti di preparazione
• Suggerimenti per la musica della cerimonia
• Scalette di styling o note sull’allestimento sala

Quali tipi di file sono supportati?

Ogni file può avere una dimensione massima di 10 MB. Wedding Computer accetta:

• Immagini: JPEG e PNG
• Documenti: PDF

Wedding Computer controlla estensione, tipo dichiarato dal browser e firma reale del file. SVG, Office, ZIP, testo, video, audio, eseguibili, file mascherati e altri tipi non elencati vengono rifiutati. Se un file è troppo grande o non supportato, condividi un link in Link. I file autorizzati vengono scaricati, non visualizzati inline e non restano nella cache del browser.

Puoi organizzare i file per categoria?

I file sono salvati nella cartella del tuo spazio di lavoro matrimonio, non in sottocategorie. Non c’è un sistema di cartelle all’interno della libreria documenti — i file sono elencati cronologicamente per data di caricamento. Usa nomi file descrittivi per renderli facili da identificare.

Chi può vedere i file caricati?

La visibilità viene scelta per ogni file, così puoi condividere qualcosa esattamente con i fornitori che ne hanno bisogno invece di esporlo a tutto il tuo team. Per esempio, se il tuo catering ti manda una proposta di menu, potresti condividerla con la location — che deve pianificare tenendo conto dei dettagli definitivi del catering — senza condividerla con il fotografo o la band, che non hanno motivo di vederla e non dovrebbero vedere i prezzi del catering.

• Tutti i partecipanti al matrimonio — ogni membro attivo dello spazio di lavoro può aprirlo.
• Solo persone specifiche — scegli esattamente quali altri membri attivi possono accedervi. Se non selezioni nessuno, il file rimane privato per chi lo ha caricato.

Solo chi ha caricato un file può eliminarlo o modificarne la condivisione. Chi non ha ricevuto l’accesso non può vedere i metadati né scaricare il file, anche se ne conosce l’URL.

Puoi scaricare i file più avanti?

Sì. Apri qualsiasi file per cui sei autorizzato. L’accesso dura solo finché il file esiste, resti un membro attivo e chi lo ha caricato continua a condividerlo con te.

Cosa succede ai tuoi file se smetti di usare Wedding Computer?

I file restano associati allo spazio di lavoro finché questo esiste. Conserva copie personali di tutto ciò che ti serve per motivi legali, fiscali, professionali o personali a lungo termine. Scarica i file importanti prima di lasciare uno spazio di lavoro o eliminare un account.

Puoi esportare la scaletta come PDF in qualsiasi momento (Timeline → Esporta → Stampa scaletta (PDF)). Per altri documenti, scaricali individualmente dalla libreria documenti.

I fornitori possono vedere i contratti che hai firmato?

Il contratto di servizio allegato al flusso di prenotazione di un fornitore è visibile a quel fornitore e alla persona della coppia che lo accetta. L’accettazione registra il nome digitato, la data e l’ora e il testo del contratto usato per la prenotazione; il contratto non viene aggiunto automaticamente all’elenco generale dei File. Gli altri fornitori non possono vedere la fattura o il contratto di un altro fornitore.

Per NOIM e documenti celebrante con firme collaborative, vedi la guida per i celebranti per come funziona quel flusso di lavoro.