Per iniziare come DJ o band

I fornitori di intrattenimento hanno un programma tecnico serrato in un giorno di matrimonio: ti serve una finestra di allestimento specifica, un soundcheck prima dell’arrivo degli ospiti, orari del set definiti, e un orario di fine chiaro. Se la location sposta il tuo soundcheck di 30 minuti, tutta la tua giornata si sposta. Inserire i tuoi requisiti nella scaletta condivisa — e proteggere il tuo tempo in un contratto — è la cosa più importante che puoi fare prima che suoni la prima nota.

Passo 1 — Completa il tuo profilo

Vai su Impostazioni → Profilo e compila:

Nome attività — il tuo nome da DJ, nome della band, o azienda di intrattenimento
Categoria — seleziona DJ o Band
Località — la tua città di base
Bio, sito web, Instagram — collega i tuoi mix demo, filmati live, o EPK (electronic press kit)

Perché: quando una coppia guarda il proprio spazio di lavoro matrimonio, vede il nome e il profilo di ogni fornitore. Un link al tuo demo o filmato live è il modo più veloce per una coppia — o un planner che ti raccomanda — di capire come suoni prima di impegnarsi.

Passo 2 — Costruisci un modulo richieste specifico per la musica

Apri Moduli → Richiesta e personalizza le domande. Per DJ e band, le domande chiave sono:

Data del matrimonio
Nome e indirizzo della location (devi conoscere l’area del palco, la disponibilità di corrente, e l’accesso per il carico)
Quali parti della giornata stai coprendo? Musica cerimonia / cocktail hour / ricevimento / tutto quanto
Orari del set richiesti — a che ora inizi, a che ora finisci?
Dimensione della pista da ballo (rilevante per il dimensionamento del PA)
Preferenze di stile: top 40 / classici / 80s-90s / RnB / country / open format
Ci sono canzoni obbligatorie o da evitare?
Vogliono servizi MC?
Vogliono uno slideshow fotografico o un video tributo proiettato?
Numero di ospiti previsto al ricevimento
Come ti hanno trovato

Perché: le informazioni su location e orari del set determinano le tue esigenze di attrezzatura prima di fare un preventivo. Un ricevimento per 200 ospiti in una grande sala da ballo ha bisogno di un PA diverso rispetto a un cocktail hour per 50 persone su una terrazza. Ottenere queste informazioni in fase di richiesta significa che il tuo preventivo è accurato e non ci sono sorprese quando vedi la location per la prima volta il giorno del matrimonio.

Ogni account fornitore include anche una casella email gratuita all’indirizzo iltuonome@wedding.computer (registra il tuo handle in Impostazioni → Attività se non l’hai già fatto), così non hai bisogno di un client email separato per gestire una richiesta musicale. Apri Email nella barra laterale per le schede Posta in arrivo e Inviati — ogni messaggio che invii o ricevi lì si registra automaticamente sulla scheda di quel contatto, insieme alle sue risposte al modulo, alle note e alle fatture.

Per rispondere, apri il contatto nel tuo CRM e fai clic su Scrivi email (Pro). La bozza viene costruita a partire dalla scheda di quel contatto — la sua location, la richiesta di orari del set, le preferenze di stile, ed eventuali canzoni obbligatorie o da evitare indicate nel modulo, oltre alle tue note e alla fase della pipeline — così sembra scritta da te, non un modello generico. Copre i casi di routine: un follow-up cordiale, un rifiuto “non siamo disponibili per quella data”, o un rimando a un altro DJ o band. La rivedi e modifichi sempre prima dell’invio.

Perché: un modulo con domande dettagliate su location e orari del set è solo metà del lavoro — trasformare quel dettaglio in una risposta rapida e specifica è l’altra metà. Rispondere a “potete evitare di suonare X” o “avete corrente per un impianto completo da band nella nostra location” partendo da un’email vuota richiede un tempo che non hai quando stai gestendo richieste per la stessa data da più coppie. Scrivere la bozza a partire dalla richiesta stessa mantiene breve il tuo tempo di risposta senza rendere ogni risposta generica.

Passo 3 — Configura il contratto predefinito con protezioni su attrezzatura e tempistica

Vai su Impostazioni → Contratti e scrivi il tuo accordo di servizi predefinito. Wedding Computer conserva un contratto di servizio predefinito e ne copia il contenuto in ogni nuova fattura; modifica la copia di quella fattura quando una prenotazione richiede condizioni diverse, senza toccare le fatture precedenti. Per i fornitori di intrattenimento, le clausole critiche includono:

Orari del set — gli orari di inizio e fine contrattuali, con tariffe di straordinario se il ricevimento si prolunga
Finestra soundcheck — il tempo che ti serve per l’allestimento e il soundcheck prima dell’arrivo degli ospiti (tipicamente 1-2 ore per un DJ, 2-3 ore per una band)
Fornitura dell’attrezzatura — cosa porti tu vs. cosa fornisce la location (PA, microfoni, palco, leggio per le funzioni MC)
Politica sulle richieste musicali — accetti richieste la sera, o la playlist è impostata in anticipo?
Forza maggiore — cosa succede se sei malato o non disponibile (sostituto, politica di rimborso)
Termini di cancellazione — particolarmente rilevanti dati i tempi di anticipo coinvolti nel garantire attrezzatura e viaggi
Coprifuoco rumore — riconosci qualsiasi coprifuoco impostato dalla location, e che non sei responsabile se la location applica un orario di fine più anticipato di quello contrattuale

Perché: “il ricevimento è andato oltre e il DJ si è fermato all’orario contrattuale” è una fonte comune di conflitto. Impostare tariffe di straordinario nel contratto prima del matrimonio significa che tutti sanno cosa succede se i discorsi si protraggono — il cliente sceglie di prolungare e paga la tariffa concordata, oppure la musica finisce all’orario contrattuale. Nessuna sorpresa, nessuna discussione.

Passo 4 — Configura la fatturazione

Apri Fatture → Nuova fattura e crea una fattura individuale per il matrimonio. Aggiungi righe, commissione di prenotazione e piano di pagamento pertinenti.

Una tipica struttura di fattura per DJ o band:

Caparra (25-50% alla prenotazione)
Saldo — dovuto 2-4 settimane prima del matrimonio, o la sera stessa prima di iniziare

Se il contratto predefinito era configurato prima di creare la fattura, le sue condizioni vengono copiate automaticamente sulla fattura. Nella pagina di prenotazione, la coppia digita nome completo ed email e conferma di accettare. Wedding Computer registra l’accettazione digitata sulla fattura. Non è una firma disegnata e non genera un PDF firmato scaricabile; l’email di conferma include una copia testuale del contratto accettato.

Perché: le commissioni di prenotazione per l’intrattenimento sono spesso non rimborsabili una volta che hai rifiutato altre richieste per quella data. Assicurati che la coppia abbia accettato il contratto prima di quell’impegno. Quando Stripe è collegato, la rata della commissione di prenotazione può essere pagata tramite Stripe Checkout; registra le rate successive quando le ricevi.

Se la tua tariffazione include degli extra, valuta un calcolatore di preventivo al posto di un elenco fisso di voci. DJ e band spesso quotano un pacchetto base più extra opzionali — un’ora aggiuntiva di copertura, luci d’atmosfera, un photo booth, sonorizzazione della cerimonia. In Calcolatore di preventivo → Nuovo calcolatore, imposta un prezzo base e aggiungi ogni extra come opzione Extra, Upgrade o Orario. Ottieni un link pubblico (wedding.computer/quote/your-token) che puoi incorporare nel tuo sito o inserire nella bio di Instagram — le coppie scelgono le loro opzioni, vedono il totale aggiornarsi in tempo reale, e possono inviare una richiesta direttamente dal risultato. Arriva nella tua pipeline nello stesso modo del tuo modulo richieste.

Perché: un modulo richieste fisso funziona bene una volta che sai esattamente cosa vuole una coppia, ma “quanto costa un’ora in più” o “quanto costano le luci d’atmosfera” sono domande a cui molte coppie vogliono una risposta prima ancora di scriverti. Un calcolatore permette loro di calcolare il prezzo da sole e di arrivare già a una richiesta definita sugli extra che vogliono, invece di un botta e risposta via email per arrivare allo stesso numero.

Passo 5 — Aggiungi i tuoi requisiti di tempistica alla scaletta

Quando ti unisci a uno spazio di lavoro matrimonio, vai su Timeline e aggiungi le tue voci critiche:

Inizio carico / allestimento — l’orario in cui devi arrivare e iniziare ad allestire
Finestra soundcheck — quando ti serve la sala libera o abbastanza silenziosa per impostare i livelli
Soundcheck completato — quando avrai finito e la sala sarà pronta per gli ospiti
Inizio musica cerimonia (se copri la cerimonia)
Inizio/fine intrattenimento cocktail hour (se applicabile)
Apertura porte ricevimento
Primo ballo — la coppia e il loro planner probabilmente aggiungeranno questo; conferma che la tempistica si allinei con la tua
Momenti chiave del ricevimento — inizio/fine discorsi, taglio torta, fine formalità
Apertura pista da ballo — quando la pista apre per il ballo generale
Ultima canzone — il tuo orario di fine contrattuale
Inizio smontaggio / carico in uscita

Imposta le tue voci di carico, soundcheck, e smontaggio su visibilità fornitori. La location e il planner devono vederle; la coppia non ne ha bisogno.

Perché: il soundcheck è la singola fonte più grande di tensione del giorno dell’evento per i fornitori di intrattenimento. La location ha bisogno di un allestimento cocktail fatto, il fiorista ha bisogno di accesso allo spazio del ricevimento, e tu hai bisogno di 90 minuti di silenzio. Tutte e tre queste cose non devono sovrapporsi. Una timeline condivisa rende il conflitto visibile prima della giornata — e risolvibile con una riorganizzazione di due minuti — invece di scoprirlo alle 15:00 quando tutti arrivano insieme.

Passo 6 — Aggiungi note su canzoni e playlist per matrimonio

Usa la sezione Note di ogni spazio di lavoro matrimonio per il brief musicale specifico di quel matrimonio:

Canzoni obbligatorie (con la versione specifica se è importante)
Canzoni o generi da evitare
Canzone del primo ballo e qualsiasi versione specifica
Canzoni del ballo padre-figlia / genitore
Canzoni per il lancio del bouquet o il taglio della torta
Eventuali considerazioni culturali o religiose
Note per il copione MC se fai gli annunci

Imposta queste note come Private così solo il tuo account le vede — la coppia non ha bisogno di vedere le tue note di lavoro.

Perché: quando gestisci più matrimoni, avere il brief musicale specifico nello spazio di lavoro significa che non stai cercando tra thread email la mattina del matrimonio. È nello spazio di lavoro accanto alla scaletta, all’indirizzo della location, e alle tue voci della timeline.

Passo 7 — Imposta la tua disponibilità

Apri Calendario → Disponibilità e blocca ogni data prenotata. In Impostazioni → Condivisione disponibilità, scegli Pubblica se le coppie devono poter controllare le date prima di fare richiesta. La maggior parte dei fornitori di intrattenimento lavora a un solo matrimonio per data — se la tua azienda ha più formazioni che possono esibirsi contemporaneamente, gestiscilo manualmente.

Perché: le richieste per date già prenotate costano tempo a tutti. Un calendario di disponibilità pubblico accurato instrada le richieste verso date che puoi davvero accettare.

Passo 8 — Collega il calendario in sicurezza

Apri Il tuo profilo → Il tuo calendario matrimoni per creare un feed personale privato. Scegli Sottoscrivi in Apple Calendar oppure copia il link in Google Calendar o Outlook.

Con Pro, apri Impostazioni → Calendario e contatti → Crea connessione calendario per ottenere un feed aziendale o un account CalDAV. Crea una connessione distinta per ogni app o dispositivo, così puoi revocarla singolarmente.

Perché: gli eventi del matrimonio e le righe della timeline consentite possono includere le rispettive località salvate, così arrivare a un carico sconosciuto è più rapido. Le connessioni calendario sono di sola lettura: le modifiche fatte nell’app collegata non tornano in Wedding Computer. Tratta ogni link o credenziale come una password e revocala se viene condivisa per errore.

Sei pronto quando:

Il tuo profilo ha link a mix demo o filmati live
Il tuo modulo richieste fa domande su orari del set, location e ambito della copertura
Hai registrato il tuo handle @wedding.computer e sai dove si trova Scrivi email sulla scheda di un contatto
Il tuo contratto di servizio predefinito include finestra soundcheck, orari del set, tariffe di straordinario e termini di cancellazione
Ogni fattura ha le proprie righe e il proprio piano caparra/saldo, con il contratto predefinito copiato alla creazione — oppure hai impostato un calcolatore di preventivo se tariffi con extra
Stripe è collegato
La tua disponibilità è accurata e Pubblica
Il tuo feed calendario di sola lettura è sottoscritto

Cosa fare adesso

Apri il tuo prossimo spazio di lavoro matrimonio prenotato e aggiungi la tua finestra di allestimento, l’orario di soundcheck, e gli orari del set contrattuali alla timeline condivisa. Poi controlla la timeline per eventuali conflitti con altri requisiti di allestimento della location. Un controllo di cinque minuti adesso previene una telefonata alle 15:00 il giorno dell’evento.

Approfondisci

Moduli richieste — costruire questionari specifici per la musica e domande sugli orari del set
Email — registra il tuo handle @wedding.computer, la casella email, e come le risposte si collegano ai contatti
Funzioni IA e integrazioni — come funzionano le risposte scritte dall’IA e quali dati utilizzano
Calcolatori di preventivo — costruire un calcolatore di prezzo con extra e incorporarlo nel tuo sito
Fatture, pagamenti e contratti — protezioni su orari e soundcheck nel contratto predefinito, accettazione digitata e termini di straordinario
Calendario e disponibilità — feed iCal con indirizzi delle location, impostazioni di disponibilità
Scalette e timeline — come appaiono finestre soundcheck, orari del set, e carico in uscita nel programma condiviso

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