Invitati, RSVP e disposizione dei tavoli

L’app Invitati è una parte opzionale di ogni spazio di lavoro del matrimonio. Aggiungila quando vuoi che Wedding Computer gestisca la lista invitati, gli RSVP, la disposizione dei tavoli e il layout della sala insieme alla timeline e al team di fornitori.

Attivare l’app Invitati

Nello spazio del matrimonio apri App del matrimonio e scegli Aggiungi app Invitati. La coppia e chi può gestire il matrimonio — per esempio un wedding planner o una location designata — possono attivarla e amministrarla.

Le informazioni sugli invitati non vengono mostrate automaticamente a tutti i fornitori. Le impostazioni di visibilità offrono tre livelli:

• Solo la coppia
• Coppia + planner/location
• Intero team di fornitori

Chi ha accesso può vedere le informazioni nella app. Solo la coppia e i gestori possono aggiungere invitati, cambiare le impostazioni, inviare inviti e organizzare i posti. Scegli la visibilità più ristretta che consenta ancora alle persone che coordinano il giorno di fare il loro lavoro.

Aggiungere invitati alla lista

Apri Invitati e scegli come vuoi iniziare. Puoi combinare i metodi per diverse parti della lista e cambiare metodo in qualsiasi momento — è questo che rende l’inserimento di una lista grande pratico invece che noioso.

• Aggiungere un invitato — un nome, un tipo di invito e un’email bastano per cominciare. I dettagli completi del nucleo sono opzionali e possono essere aggiunti più tardi, da te o dall’invitato tramite il suo RSVP.
• Incollare una lista — porta nomi direttamente da Note, un’email, un export CSV o un altro foglio di calcolo. Usa un invito per riga: i nomi soli funzionano, oppure incolla colonne nell’ordine nome, email, tipo. Separa le persone che condividono un invito con & (per esempio, «Marco & Laura Rossi»). Le righe di intestazione copiate con i dati vengono riconosciute e saltate automaticamente.
• Usare una griglia tipo foglio di calcolo — digita gli inviti direttamente in una griglia dentro Wedding Computer, senza esportare né importare file. Ogni riga è un invito; compila nome, email, tipo e lato man mano. Una griglia contiene un lotto di righe — salva il lotto, poi inizia un nuovo per continuare ad aggiungere.

Le righe senza un nome utilizzabile vengono saltate e gli indirizzi email non validi sono semplicemente lasciati vuoti, così una riga sbagliata non blocca le altre. Un singolo incolla importa fino alle prime 100 righe — dividi una lista molto grande in più incolla se necessario.

Questo è il vero risparmio di tempo per una grande lista: invece di aprire un modulo 100 volte, incolla o compila una griglia una volta e Wedding Computer trasforma ogni riga in un’unità di invito con il proprio RSVP.

Registrare i dettagli degli invitati

Gli invitati sono organizzati in unità di invito. Un’unità è un invito: una persona singola, una coppia, una famiglia o un altro nucleo. Un’unità può contenere fino a sei persone, ciascuna con i propri dettagli.

Per un’unità di invito puoi registrare:

• Nome dell’invito, email e numero di telefono
• A quale lato della coppia appartengono
• Il nome, la fascia d’età e il legame di ogni persona
• Allergie, note alimentari e richieste di canzoni
• Priorità dei posti, persone da tenere vicine e persone da tenere separate
• Note di pianificazione condivise e interne

Il riepilogo conta le unità di invito, le singole persone, gli inviti inviati, le risposte e i rifiuti. Un’unità può essere rimossa se è stata aggiunta per errore.

Preparare gli inviti RSVP

Prima di inviare gli inviti, apri le impostazioni di invito. Puoi personalizzare:

• L’oggetto dell’email, il titolo e il messaggio dell’invito
• Il testo del pulsante RSVP e la scadenza per rispondere
• Le opzioni del pasto, o lasciare che gli invitati scrivano la propria scelta
• Se raccogliere un indirizzo postale
• Un’immagine dell’invito mostrata nell’email e nella pagina RSVP

Puoi anche aggiungere domande RSVP personalizzate. Le domande possono essere testo breve, testo lungo, un menu a tendina o caselle di controllo, e possono essere facoltative o obbligatorie.

Aggiungi un indirizzo email a un’unità di invito, poi scegli Invia invito. Wedding Computer invia a quella unità un link RSVP privato. Puoi reinviare un invito quando necessario e copiare il link RSVP dopo l’invio.

Tratta ogni link come riservato. Apre solo l’unità di invito per cui è stato creato, ma chiunque lo riceva potrebbe rispondere per quella unità — chiedi agli invitati di non inoltrarlo.

Cosa possono inviare gli invitati

La pagina RSVP consente al destinatario di aggiornare i dati delle persone nel suo invito. Per ogni persona può indicare:

• Presenza o rifiuto
• Scelta del pasto
• Allergie e necessità alimentari
• Canzone richiesta
• Una nota su quella persona

Il modulo può anche raccogliere il nome, l’email, il telefono, l’indirizzo postale, un messaggio alla coppia e le risposte alle domande personalizzate. Gli invitati possono tornare sullo stesso link privato per aggiornare la risposta finché il RSVP è disponibile.

Rispondere a un RSVP non crea un account Wedding Computer né concede accesso allo spazio di lavoro del matrimonio. L’invitato vede solo il proprio invito e il modulo RSVP.

Creare la disposizione dei tavoli

Apri Invitati → Disposizione dei tavoli per organizzare gli invitati che hanno confermato e quelli in attesa.

Puoi:

• Aggiungere tavoli con un nome, un tipo e una capienza
• Usare Sistema la panchina per creare automaticamente una disposizione iniziale
• Trascinare persone tra i tavoli e la panchina dei non sistemati
• Toccare una persona e poi un posto su tastiera o dispositivo touch
• Mantenere i posti esistenti riempiendo quelli disponibili

La disposizione automatica utilizza le note di nucleo e di posto dove possibile. Può mettere i bambini a un tavolo bambini se esiste e lascia fuori dal piano attivo gli invitati che hanno rifiutato.

Controlli intelligenti segnalano invitati senza posto, conflitti tra persone da separare, rifiuti ancora seduti e tavoli oltre la capienza. Sono avvisi da verificare, non decisioni automatiche sulle relazioni familiari o sull’accessibilità.

Posizionare i tavoli sul layout della sala

La disposizione dei tavoli dice chi siede dove. Il layout della sala prende la stessa disposizione e la pone su una planimetria reale del tuo spazio, così le persone che gestiscono il giorno possono vedere non solo la disposizione ma anche la forma della sala. Apri Invitati → Disposizione dei tavoli → Apri layout sala.

• Carica la planimetria del tuo spazio — aggiungi un JPG o PNG come sfondo del canevas, o allega il PDF dello spazio come riferimento (fino a 10 MB). Sostituiscilo o rimuovilo in qualsiasi momento; se lo spazio cambia, carica un nuovo piano.
• Trascina i tavoli in posizione — ogni tavolo dalla disposizione appare come elemento sul canevas. Trascina ciascuno nella posizione in cui si trova effettivamente nella sala. Su telefono o tablet, seleziona un elemento e usa i controlli freccia per spostarlo.
• Aggiungi zone operative e file di cerimonia — oltre ai tavoli, indica zone più ampie (pista da ballo, bar, tavolo regali) e file di sedute per la cerimonia, assegna loro un nome e posizionale sullo stesso piano. Sono marker per il tuo team il giorno del matrimonio, non assegnazioni di invitati.
• Rimane collegato alla disposizione — il layout legge gli stessi dati di seduta, quindi spostare un invitato a un tavolo non significa ridisegnare la sala da zero.
• Esporta o stampa — usa Stampa / Salva PDF per produrre una copia pulita del layout da consegnare allo spazio, al catering o al coordinatore del giorno. Se lo sfondo caricato è un PDF invece di un’immagine, il layout stampato ne indica il nome accanto al diagramma.

Questo è l’elemento che trasforma una lista di posti in qualcosa con cui un coordinatore dello spazio o un catering possono lavorare senza bisogno di spiegazioni: una sola pagina che mostra dove si trovano effettivamente ogni tavolo, zona e fila di cerimonia nella sala.

Cosa la comunicazione con gli invitati non include

Wedding Computer invia il singolo invito RSVP per ogni unità di invito. Non offre attualmente chat di gruppo per invitati, stanze di discussione, newsletter o uno strumento generale di diffusione per annunci successivi.

Usa il tuo servizio email o di messaggistica abituale per aggiornamenti generali come cambiamenti di trasporto o piani per il giorno dopo. La sezione Link dello spazio di lavoro è utile per le informazioni condivise con i membri che hanno effettuato l’accesso, ma i destinatari RSVP non la vedono tramite il loro link di invito.

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Vedi anche

• Pianificare il matrimonio — timeline, fornitori, budget e il resto dello spazio di lavoro
• Privacy e permessi — chi può vedere i dettagli degli invitati, i file, le note e le informazioni finanziarie
• Timeline e giorno del matrimonio — la scaletta condivisa per i tuoi fornitori
• Pacchetti operativi / BEO — come i conteggi degli invitati, le necessità alimentari e la disposizione alimentano il pacchetto del giorno condiviso con il personale in loco