Per iniziare come wedding planner

Come planner, Wedding Computer è l’hub per ogni matrimonio che gestisci. Coordini i fornitori, detieni la timeline, e crei lo spazio di lavoro a cui tutti gli altri si uniscono. Configurarsi correttamente significa che ogni matrimonio che prendi in carico passa attraverso un sistema coerente e professionale.

Passo 1 — Completa il profilo della tua attività

Vai su Impostazioni → Profilo e compila:

Nome attività — ciò che vedranno coppie e fornitori quando visualizzano il tuo profilo
Categoria — seleziona Wedding planner
Località — la tua città o regione di base
Fuso orario — il tuo fuso orario locale, usato per tutte le date ed eventi calendario
Bio, sito web, Instagram — questi appaiono nella tua scheda directory pubblica e nel tuo profilo fornitore quando vieni aggiunto a un matrimonio

Perché: il tuo profilo è ciò che vedono gli altri fornitori quando li inviti in un matrimonio. Un profilo completo — nome attività, località, foto — gli dice immediatamente con chi stanno lavorando. I fornitori sono più propensi ad accettare un invito da un planner che appare affermato.

Passo 2 — Importa i tuoi contatti esistenti

Se stai passando da un altro CRM, apri Contatti → Importa. Carica un’esportazione CSV, TSV o JSON e mappa le sue colonne ai campi contatto di Wedding Computer — ci sono preset di mappatura già pronti per Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, e VSCO Workspace/Tave, così non devi definire tu stesso la corrispondenza dei campi. Se non hai un’esportazione pulita, puoi invece incollare del testo grezzo (un’email, un frammento di foglio di calcolo) e lasciare che l’IA estragga i dettagli di contatto in un record strutturato.

Prima che venga creato qualcosa, vedi un’anteprima di ciò che verrà generato, e il controllo dei duplicati segnala i contatti che sembrano già presenti nella tua pipeline. Le righe che rappresentano coppie già prenotate possono creare automaticamente il loro spazio di lavoro matrimonio come parte facoltativa dell’importazione. Se qualcosa va storto, l’intera importazione è reversibile — puoi archiviare i contatti creati da una determinata importazione.

Perché: migrare a mano anni di storico clienti è il motivo numero uno per cui i planner rimandano il cambio di strumento. Poiché i preset di mappatura delle colonne già capiscono come Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook e VSCO/Tave strutturano le loro esportazioni, puoi portare tutta la tua pipeline esistente in una sola sessione invece di reinserire ogni lead — e poiché l’importazione è reversibile, non c’è alcun rischio nel fare una prova prima di confermarla.

Passo 3 — Costruisci il tuo modulo richieste

Apri Moduli → Richiesta e personalizza le domande a cui rispondono le coppie quando ti contattano.

Per un planner, le domande utili includono:

Data del matrimonio (obbligatoria)
Località o location del matrimonio (oppure “location selezionate”)
Numero di ospiti stimato
Tipo di cerimonia (all’aperto, al chiuso, destination, fuga romantica)
Quale pacchetto di pianificazione li interessa (se offri livelli: pianificazione completa, parziale, coordinamento del giorno)
Come ti hanno trovato
Eventuali dettagli sulla loro visione o stile

L’editor attuale non include un generatore di logica condizionale. Usa intestazioni di sezione chiare oppure crea moduli separati quando pacchetti diversi richiedono domande sostanzialmente diverse.

Perché: un buon modulo richieste qualifica i lead prima che tu investa tempo in una risposta. Se il tuo modulo fa le domande giuste, saprai dal primo messaggio se una coppia è adatta, qual è la loro data, e di quale livello di servizio hanno bisogno — prima ancora di alzare il telefono. Le richieste arrivano direttamente nella tua pipeline contatti, alla stessa fase di nuova richiesta di qualsiasi lead che aggiungi manualmente.

Passo 4 — Usa la tua posta in arrivo e le bozze IA per le risposte

Ogni account fornitore include un proprio indirizzo handle@wedding.computer — registra il tuo handle in Impostazioni → Attività se non l’hai già fatto. Apri Posta in arrivo per vedere tutto raggruppato per conversazione: richieste in arrivo, le tue risposte, e qualsiasi cosa inviata dai tuoi altri strumenti che hai messo in CC o inoltrato. Ogni messaggio inviato o ricevuto tramite questa casella si registra automaticamente sulla cronologia attività di quel contatto, insieme agli invii dei moduli, alle fatture e allo stato del contratto.

Quando rispondi, clicca Bozza IA per generare una prima versione costruita sulla cronologia di quel contatto, sui dettagli del matrimonio già registrati, e sulla tua voce e contesto. Copre i casi di routine — un follow-up, comunicare a una coppia che non sei disponibile per la loro data, indirizzarla verso un altro planner — così stai modificando una bozza invece di partire da un messaggio vuoto.

Perché: i planner vivono nell’email, e una casella separata per la corrispondenza con i clienti significa altrimenti duplicare i messaggi a mano nel tuo CRM oppure perdere il filo di cosa è stato realmente detto. Poiché ogni messaggio qui si collega automaticamente al contatto, la conversazione completa resta sulla scheda di quel contatto perché chiunque — te compreso, mesi dopo — possa leggerla senza scavare in una casella di posta. La bozza IA elimina il costo della pagina bianca per le risposte di routine, così una prima risposta rapida non dipende dal trovare dieci minuti liberi per scriverla.

Passo 5 — Configura il contratto di servizio predefinito

Vai su Impostazioni → Contratti e scrivi il tuo accordo standard da planner. Wedding Computer conserva un contratto di servizio predefinito e ne copia il contenuto in ogni nuova fattura. Puoi modificare la copia della singola fattura per un pacchetto specifico senza cambiare le fatture precedenti. Includi:

Ambito dei servizi (pianificazione completa, parziale, coordinamento del giorno)
Piano di pagamento (caparra, rate, saldo finale)
Termini di cancellazione e rinvio
Cosa succede se un fornitore che raccomandi non è disponibile
Aspettative di comunicazione

Perché: il contratto protegge sia te sia la coppia. Nella pagina di prenotazione, la coppia digita nome completo ed email e conferma di accettare. Wedding Computer registra l’accettazione sulla fattura. Non è una firma disegnata e non genera un PDF firmato scaricabile; l’email di conferma include una copia testuale del contratto accettato.

Passo 6 — Configura Stripe per caparre e pagamenti

Vai su Impostazioni → Pagamenti → Collega Stripe e completa l’onboarding di Stripe.

Configura il tuo piano di pagamento in ogni fattura: tipicamente una caparra (20-30% della tariffa totale) alla prenotazione, un pagamento intermedio a una certa milestone, e il saldo finale 4-6 settimane prima del matrimonio.

Perché: quando il pagamento con carta è configurato, la coppia può pagare la rata della commissione di prenotazione tramite Stripe Checkout. Le rate successive restano nel piano della fattura, così puoi registrarle quando le ricevi.

Passo 7 — Imposta la tua disponibilità

Apri Calendario → Disponibilità e:

Segna quali giorni della settimana accetti matrimoni (la maggior parte dei planner lavora nei weekend)
Blocca date personali e festività
In Impostazioni → Condivisione disponibilità, scegli Pubblica così chi fa richiesta può vedere le tue date disponibili prima di contattarti

Perché: un calendario di disponibilità pubblico significa che smetti di ricevere richieste per date già prenotate. Le coppie controllano il tuo calendario prima di fare richiesta, così i lead che arrivano sono per date realmente disponibili.

Se hai Pro, attiva la risposta automatica IA — quando arriva una nuova richiesta per una data libera, l’IA invia immediatamente una risposta personalizzata che riconosce la richiesta e conferma la tua disponibilità. Le coppie si aspettano risposte rapide; questo gestisce automaticamente la prima risposta.

Passo 8 — Collega il calendario in sicurezza

Apri Il tuo profilo → Il tuo calendario matrimoni per creare il feed personale privato. Scegli Sottoscrivi in Apple Calendar oppure copia il link in Google Calendar o Outlook.

Con Pro, apri Impostazioni → Calendario e contatti → Crea connessione calendario per ottenere un feed aziendale o un account CalDAV. Crea una connessione distinta per ogni app o dispositivo, così puoi revocarla senza interrompere le altre.

Perché: queste connessioni mostrano le prenotazioni di Wedding Computer e le righe consentite della timeline accanto agli altri impegni. Sono di sola lettura: le modifiche fatte in Apple Calendar, Google Calendar, Outlook o un’app CalDAV non tornano in Wedding Computer. Tratta ogni link o credenziale come una password e revocalo se viene condiviso per errore.

Passo 9 — Crea il tuo primo spazio di lavoro matrimonio

Quando una coppia prenota, apri la sua scheda contatto e clicca Promuovi a matrimonio. Compila i dati principali:

Data e località generale
Tipo di cerimonia

Poi, immediatamente:

Assegnati come fornitore responsabile — vai su Persone → il tuo nome → attiva Può gestire. Diventi responsabile della timeline. Gli altri membri possono proporre aggiunte, modifiche o rimozioni di righe condivise; tu le approvi così come sono, le modifichi prima dell’approvazione o le rifiuti.
Invita la coppia — Aggiungi persone → Invita la coppia. Inserisci entrambi gli indirizzi email.
Invita il team fornitori — man mano che vengono confermati, aggiungili allo spazio. Come membri possono proporre modifiche condivise e gestire le proprie righe private.
Controlla che le tue checklist si siano applicate — qualsiasi modello di checklist che hai costruito in Impostazioni → Checklist si applica automaticamente alla lista attività del matrimonio nel momento in cui promuovi il contatto, così le attività ricorrenti sono già lì invece di doverle riaggiungere per ogni prenotazione.

Perché: il ruolo dà al programma condiviso un responsabile chiaro. La logistica della giornata vive nelle righe della timeline, non in campi duplicati del matrimonio, e le proposte condivise passano prima da te. Il dispiegamento automatico delle checklist esiste perché un passaggio non venga perso solo perché una prenotazione è arrivata in una settimana intensa — la lista attività è già popolata prima ancora che tu abbia pensato a costruirla.

Passo 10 — Costruisci la scaletta iniziale

Vai sul matrimonio → Timeline e inizia a costruire la struttura della giornata. Non esiste ancora un pulsante integrato Genera scaletta. Con Pro, un assistente MCP collegato può proporre o aggiungere righe da una bozza che controlli; altrimenti aggiungi le righe direttamente nella timeline.

Aggiungi come righe della timeline la cerimonia, il ricevimento, i preparativi, i ritratti, l’allestimento, l’arrivo dei fornitori, il cambio sala e la logistica di fine serata. Ogni riga ha il proprio orario e luogo. Imposta le righe operative condivise su visibilità fornitori, le righe che tutti devono vedere su coppia, oppure le righe interne su privato.

Perché: prima hai una struttura nella timeline, prima i fornitori possono vedere dove si inseriscono. Il tuo fotografo può vedere l’orario dei ritratti, il tuo celebrante può vedere l’inizio della cerimonia, la tua location può vedere la sua finestra di allestimento — tutto dallo spazio di lavoro condiviso invece di email separate da parte tua.

I membri disponibili dello spazio, i fornitori e i membri del team assegnati al matrimonio compaiono sotto ogni riga come pulsanti di aggiunta diretta. Seleziona un nome una sola volta e l’assegnazione viene salvata subito, senza un ulteriore clic sul più. Usa l’etichetta libera solo per chi non è nell’elenco. Le assegnazioni sono operazioni condivise in lettura e scrittura: chi vede una riga condivisa ne vede gli assegnatari e può aggiungerli o rimuoverli direttamente; in una riga privata, solo il proprietario può gestire gli assegnatari.

Passo 11 — Costruisci il pacchetto operativo (BEO)

Vai sul matrimonio → Pacchetto operativo per assemblare l’unico documento di riferimento del giorno — il pacchetto in stile banquet-event-order che riunisce in un solo posto la scaletta, le assegnazioni del team, il numero di ospiti e le esigenze alimentari, la disposizione dei tavoli e i file condivisi. Poiché attinge agli stessi dati in tempo reale della tua timeline e della lista invitati, si aggiorna man mano che questi elementi cambiano, invece di dover essere ricostruito a mano ogni volta che qualcosa si sposta.

Condividilo con lo staff sul posto che non ha un account Wedding Computer tramite un link pubblico, oppure esportalo/stampalo come PDF per chiunque abbia bisogno di una copia cartacea il giorno stesso.

Perché: questo è il documento che un planner o una location ha più probabilità di dover assemblare per tutti gli altri — è il riferimento unico che ogni fornitore e membro dello staff sul posto può controllare invece di scriverti «a che ora avviene il cambio sala» o «quanti sono vegetariani». Poiché viene generato in tempo reale invece di essere mantenuto come file separato, non può diventare silenziosamente obsoleto come un BEO statico fermo in una cartella condivisa.

Passo 12 — Aggiungi membri del team (se hai personale)

Se lavori con un assistente o coordinatore, apri Team nella barra laterale e aggiungilo all’organico della tua attività. L’elenco è disponibile in entrambi i piani. Un record di team non crea un accesso né concede permessi sull’account. Assegna la persona al matrimonio pertinente e poi selezionala direttamente nelle righe.

Perché: l’organico registra chi lavora su ogni matrimonio e permette alla timeline di indicare il vero responsabile. Se qualcuno deve accedere e modificare lo spazio, invitalo separatamente con il ruolo di membro appropriato.

Sei pronto quando:

Il tuo profilo è completo (nome, categoria impostata su Wedding planner, località)
Hai importato i tuoi contatti esistenti, se stai migrando da un altro CRM
Il tuo modulo richieste è attivo e fa le domande giuste
Hai registrato il tuo handle @wedding.computer e sai dove trovare le bozze IA nella tua posta in arrivo
Il tuo contratto di servizio predefinito è configurato
Stripe è collegato e la struttura del tuo piano di pagamento è decisa
La tua disponibilità è impostata e visibile a chi fa richiesta
Il tuo feed calendario è sottoscritto sul calendario del telefono/desktop
Sai come creare uno spazio di lavoro e assegnarti immediatamente come fornitore responsabile
Hai costruito modelli di checklist così si applicano automaticamente alle prossime prenotazioni

Cosa fare adesso

Prendi la tua prossima coppia prenotata e crea il loro spazio di lavoro. Assegnati come fornitore responsabile, invitali, e invita qualsiasi fornitore che hai già confermato. Inizia ad aggiungere le tue milestone di coordinamento alla timeline, poi costruisci il pacchetto operativo una volta che il programma ha preso forma.

Vederlo funzionare per un matrimonio reale è il modo più veloce per interiorizzare il sistema. La guida per planner e location copre il ruolo di fornitore responsabile, le approvazioni delle modifiche, e la modalità live in profondità.

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