Guida per planner e location

I wedding planner e le location svolgono un ruolo diverso in Wedding Computer rispetto agli altri fornitori. Poiché coordini l’intera giornata — non solo la tua parte — puoi assumere un ruolo di fornitore responsabile che ti dà controlli aggiuntivi: proprietà della timeline, approvazioni delle modifiche, e supervisione dell’intero team fornitori. Due funzioni sono pensate apposta per questo ruolo: il pacchetto operativo, un unico documento vivo che riunisce programma, team, invitati e posti a sedere così puoi gestire la giornata da un solo posto, e i modelli di checklist, che ti permettono di standardizzare i passaggi ricorrenti dietro ogni matrimonio che coordini.

Questa guida copre tutto ciò che è specifico per planner e location. Per le funzioni condivise con tutti i fornitori (CRM, fatturazione, scalette, calendario), vedi quelle sezioni nella documentazione principale.

Il ruolo di fornitore responsabile

Quando vieni aggiunto a uno spazio di lavoro matrimonio, può esserti assegnato il flag può gestire. Questo ti rende il fornitore responsabile per quel matrimonio. Come fornitore responsabile:

• Sei il responsabile della timeline e puoi aggiungere, modificare e rimuovere direttamente le righe condivise
• Gli altri membri che vedono una riga condivisa inviano una proposta per aggiungerla, modificarla o rimuoverla
• Puoi approvare una proposta così com’è, modificarla prima dell’approvazione o rifiutarla
• Cerimonia, ricevimento, preparativi, ritratti, allestimento e ogni altra logistica sono righe distinte, ciascuna con il proprio orario e luogo

I planner e le location sono tipicamente i candidati naturali per questo ruolo. Un planner che coordina l’intera giornata deve detenere la timeline; una location il cui programma delle sale guida tutto il resto ha similmente bisogno di subordinare le modifiche agli orari.

Per assegnarti come fornitore responsabile: quando vieni aggiunto a un matrimonio (o una volta che sei già membro), vai nello spazio di lavoro matrimonio → Persone → clicca sul tuo nome → attiva Può gestire.

Se hai creato tu stesso lo spazio di lavoro matrimonio (promuovendo un contatto prenotato a matrimonio), puoi impostare questo durante la creazione dello spazio di lavoro.

Creare e gestire spazi di lavoro matrimonio

Come planner o location, sarai tipicamente tu a creare lo spazio di lavoro.

Per creare uno spazio di lavoro: vai su Contatti, trova la coppia prenotata e scegli Promuovi a matrimonio. Compila i dati principali (data, località generale e tipo di cerimonia) e crea lo spazio di lavoro. Aggiungi tutti gli orari e luoghi della giornata come righe della timeline.

Per invitare la coppia: dallo spazio di lavoro, vai su Aggiungi persone → Invita la coppia. Inserisci entrambi gli indirizzi email. La coppia ottiene un account gratuito — nessun abbonamento necessario.

Per invitare altri fornitori: vai su Aggiungi persone → Aggiungi fornitore. Puoi cercare fornitori già su Wedding Computer, o invitare via email. I fornitori invitati possono:

• Visualizzare e contribuire alla timeline condivisa
• Proporre righe condivise o modifiche e gestire direttamente le proprie righe private
• Leggere note e documenti condivisi
• Caricare file nella libreria documenti

I fornitori che inviti non hanno bisogno di abbonamenti Pro per partecipare. Si uniscono come membri del tuo spazio di lavoro e possono contribuire pienamente.

Standardizzare il tuo processo con i modelli di checklist

Ogni matrimonio che gestisci ha gli stessi passaggi ricorrenti — pratiche legali, chiamate di pianificazione, conferme dei fornitori, attività di carico e scarico, chiusura post-matrimonio. Invece di ricostruire quella lista a ogni nuova prenotazione, creala una volta come modello di checklist.

Per crearne uno: apri Checklist nella barra laterale del fornitore, scegli Nuovo modello e scrivilo in Markdown semplice — ## Nome sezione per un titolo di sezione, - [ ] Attività per una voce. Tieni modelli separati per tipi di prenotazione diversi, ad esempio coordinamento a giornata intera rispetto al solo giorno dell’evento.

Per farlo distribuire automaticamente: attiva Applica automaticamente quando viene creato un nuovo matrimonio sul modello che vuoi come predefinito. Ogni spazio di lavoro matrimonio che crei da quel momento in poi parte già con una copia di quella checklist, così nulla viene dimenticato perché qualcuno si è scordato di aggiungerla manualmente. Modificare il modello in seguito non riscrive le checklist già copiate sui matrimoni esistenti.

La checklist di un matrimonio è privata per l’account fornitore che l’ha creata — la coppia, gli altri fornitori e persino un altro fornitore responsabile sullo stesso matrimonio non la vedono nello spazio di lavoro condiviso. È la tua lista di lavoro personale, separata dalla timeline condivisa e dalle note dello spazio di lavoro.

Vedi Modelli di checklist per il riferimento completo.

Gestione della timeline

Le tue voci della scaletta

Usa una riga per ogni parte della giornata: preparativi, cerimonia, ritratti, ricevimento, allestimento, arrivi, cambio sala, servizio e chiusura. Come responsabile modifichi direttamente le righe condivise; gli altri membri autorizzati propongono le modifiche. I fornitori continuano a gestire direttamente le proprie righe private.

La timeline condivisa

Le righe con visibilità coppia sono visibili a tutti i membri dello spazio. Le righe fornitori solo ai membri fornitori. Le righe private solo al fornitore a cui appartengono.

Come fornitore responsabile, puoi vedere tutto tranne le voci private degli altri fornitori.

Approvare le richieste di modifica alla timeline

Quando un altro membro propone di aggiungere, modificare o rimuovere una riga condivisa, ricevi una notifica di modifica alla timeline.

Per rivedere le richieste: vai nello spazio di lavoro matrimonio → Timeline → cerca la sezione Approvazioni in sospeso. Ogni richiesta mostra:

• Chi ha proposto la modifica
• Cosa vuole aggiungere, modificare o rimuovere, con i valori prima e dopo per orario, titolo, luogo, visibilità e altri campi interessati
• Il loro motivo (facoltativo)

Puoi approvare esattamente la proposta, modificare la riga e poi approvarla, oppure rifiutarla. Il membro che l’ha proposta viene informato della decisione.

Fare modifiche alla timeline direttamente

Come responsabile modifichi il programma direttamente nella Timeline. Modifica la riga interessata per cambiare orario, luogo, titolo, dettagli, visibilità, durata o posizionamento relativo. La pagina di modifica del matrimonio serve ai dati principali come data, località generale e tipo di cerimonia — non a mantenere una seconda copia del programma della giornata.

Assegnare persone a una riga

I membri disponibili dello spazio, i fornitori e i membri del team aziendale assegnati al matrimonio compaiono sotto ogni riga come pulsanti di aggiunta diretta. Seleziona un nome una sola volta e l’assegnazione viene salvata subito, senza un ulteriore clic sul più. Usa l’etichetta libera solo per chi non è nell’elenco. Le assegnazioni sono operazioni condivise in lettura e scrittura: chi vede una riga condivisa ne vede gli assegnatari e può aggiungerli o rimuoverli senza attendere l’approvazione della timeline; in una riga privata, solo il proprietario può gestire gli assegnatari.

Coordinare il team fornitori

Chi è nel matrimonio

La sezione Persone dello spazio di lavoro mostra tutti i membri attuali: la coppia, i fornitori, e i loro ruoli. Puoi vedere chi ha accettato il proprio invito e chi non lo ha ancora fatto.

Puoi rimuovere un fornitore dallo spazio di lavoro se necessario — perde l’accesso immediatamente.

Condivisione dei contatti della coppia

Puoi controllare la visibilità fornitori dalle impostazioni del matrimonio:

• Visibile: tutti i fornitori possono vedere i dettagli di contatto degli altri — utile quando i fornitori devono comunicare direttamente senza passare da te
• Privato: i fornitori non possono vedersi a vicenda; solo tu (e la coppia) potete vedere il team completo

La lista crediti fornitore

Dopo il matrimonio, vai nello spazio di lavoro → Crediti per copiare la lista completa del team fornitori per post Instagram, articoli di blog, o pubblicazioni. Puoi copiare nel formato menzione Instagram (@handle), Markdown, o HTML.

Lista invitati, posti a sedere e disposizione della sala

L’app opzionale Invitati — attivata dalla coppia o da un gestore dalle App del matrimonio — contiene la lista invitati, le risposte RSVP, la disposizione dei tavoli e la disposizione della sala del matrimonio. La sua impostazione di visibilità ha tre livelli, e uno è pensato apposta per questo ruolo: solo la coppia, coppia + planner/location, o l’intero team fornitori. Chi gestisce il matrimonio la imposta, e il livello intermedio è la scelta naturale per una location che deve confermare i cambi sala o per un planner che costruisce il piano dei tavoli senza aprire i dettagli degli invitati all’intero team fornitori.

Una volta ottenuto l’accesso, puoi vedere:

• Le unità di invito, le loro allergie, note alimentari e priorità di posto
• I totali RSVP, le scelte del pasto e il conteggio delle risposte
• La disposizione dei tavoli e della sala

Disposizione dei tavoli: apri Invitati → Disposizione dei tavoli per trascinare gli invitati tra i tavoli e la panchina dei non assegnati, oppure usa la funzione di posizionamento automatico per riempire i tavoli mantenendo le posizioni già assegnate, mettendo in panchina chi ha rifiutato e individuando un tavolo bambini. Segnala invitati senza posto, conflitti tra persone da tenere separate e tavoli oltre la capienza, così puoi risolverli prima della giornata.

Disposizione della sala: posiziona gli stessi tavoli su un’immagine o un PDF caricato della planimetria reale della location, insieme a zone operative e file di posti per la cerimonia — utile per definire un piano della sala con la coppia o un altro fornitore prima che venga incluso nel pacchetto operativo.

Solo la coppia e i gestori possono aggiungere invitati, cambiare le impostazioni di invito o modificare i posti; gli altri membri con accesso possono visualizzare ma non modificare. Vedi Invitati, RSVP e disposizione dei tavoli per il riferimento completo.

Pacchetti operativi: gestire la giornata da un unico documento

Il pacchetto operativo — spesso chiamato BEO — è pensato esattamente per questo ruolo: un unico documento vivo che Wedding Computer costruisce a partire dai dati attuali del matrimonio, così gestisci la giornata da un solo posto invece di mettere insieme a mano timeline, numero di invitati e piano dei tavoli.

Per aprirlo: vai nello spazio di lavoro matrimonio e scegli Pacchetto operativo dal centro di comando. Solo un membro con Può gestire — normalmente tu, come planner o location responsabile — può aprire, modificare o controllare la condivisione del pacchetto.

Il pacchetto riunisce:

• Data, luogo e stato dell’evento
• Le righe della timeline non private, con orari, descrizioni e luoghi
• Totali RSVP, scelte del pasto e note su diete e allergie
• Il team del matrimonio e i ruoli
• Il piano dei tavoli e la disposizione della sala collegata
• I file condivisi con il matrimonio, e il link alla planimetria se ne è stata inserita una

Aggiungi un titolo, un’etichetta bozza/finale, note su servizio, pasti, bevande, personale, allestimento e accessibilità, e un numero invitati manuale se il totale RSVP non è il numero che vuoi stampare. Poiché è una vista viva, riaprire il pacchetto mostra il programma, il team e i numeri degli invitati aggiornati — non una copia superata di quando lo hai creato la prima volta.

Per stampare o esportare: scegli Stampa per una visualizzazione di stampa pulita, poi usa la finestra di stampa del browser per stampare o salvare come PDF.

Per condividerlo con lo staff in loco senza account: attiva la condivisione per generare un link che apre il pacchetto senza accesso — utile per cucina, bar o personale della location che ha bisogno dei dettagli della giornata ma non dovrebbe avere un login. Rivedi il pacchetto prima di condividerlo, perché può includere informazioni su invitati e diete, nomi nella disposizione dei tavoli e nomi del team. Usa Ruota link se un link circola troppo, oppure Disattiva condivisione quando non serve più.

Vedi Pacchetti operativi / BEO per il riferimento completo, inclusi esattamente cosa viene incluso e il modello di sicurezza del link di condivisione.

Gestire il giorno del matrimonio

Modalità live

Il giorno stesso, passa la timeline alla modalità live dalla pagina timeline. Come fornitore responsabile, puoi:

• Segnare qualsiasi voce come iniziata (non solo le tue) — questo registra l’orario di inizio effettivo
• Vedere lo scostamento — quanti minuti la giornata è avanti o indietro rispetto al programma
• Vedere i contributi di tutti i fornitori nella timeline condivisa in tempo reale

Anche gli altri fornitori e la coppia possono vedere la timeline live — tutti sono allineati su dove si trova la giornata.

Terminare la modalità live

Quando la giornata è finita, tocca Termina modalità live. Questo cancella tutti gli orari di inizio registrati e riporta la timeline alla sua vista pianificata. Puoi ancora accedere alla timeline per riferimento dopo la giornata.

Location: il ruolo di parte finanziaria

Le location che agiscono come parte di fatturazione centrale per un matrimonio — raccogliendo tutti i pagamenti dei fornitori e distribuendoli — possono essere impostate come parte finanziaria su un matrimonio. Questo è per le location che operano con un modello organizzatore, dove le coppie pagano la location e la location paga i fornitori.

Per impostare una location come parte finanziaria: vai sul matrimonio → Persone → clicca sul membro location → attiva È parte finanziaria.

Con questo flag impostato, le fatture della location sono segnate come la relazione finanziaria primaria con la coppia.

Più matrimoni nello stesso giorno

Il calendario di Wedding Computer mostra tutte le tue prenotazioni. Se hai due matrimoni nella stessa data, entrambi appaiono nel tuo calendario. Il tuo calendario di disponibilità mostrerà quella data come prenotata, impedendo ulteriori richieste per quella giornata (se la tua condivisione disponibilità è impostata su pubblica o risposta automatica IA).

Ogni matrimonio ha il proprio spazio di lavoro indipendente, timeline, team fornitori, e set di note.

Report per la tua attività

Planner e location hanno spesso volumi di prenotazione più alti e pipeline più complesse rispetto ai fornitori singoli, il che rende la dashboard dei report (Report nella barra laterale) particolarmente utile per individuare pattern — tasso di conversione, andamento dei ricavi e da dove arrivano davvero i tuoi lead migliori. Vedi Report per il quadro completo di cosa contiene la dashboard e cosa richiede Pro.

Domande frequenti

Posso coordinare più fornitori da un unico spazio di lavoro?

Sì. È lo scopo principale del ruolo di fornitore responsabile. Crei lo spazio di lavoro, inviti tutti i tuoi fornitori, e la timeline condivisa diventa l’unica fonte di verità per la giornata.

Gli altri fornitori devono pagare per Wedding Computer?

No. I fornitori che inviti in un matrimonio che hai creato tu partecipano gratuitamente. Non hanno bisogno di un abbonamento Pro per visualizzare e contribuire allo spazio di lavoro condiviso.

Cosa succede se un fornitore propone una modifica alla timeline che non ho ancora approvato?

Resta come richiesta in sospeso. La modifica non viene applicata alla timeline condivisa finché non la approvi. Il fornitore la vede come in sospeso; tutti gli altri vedono la timeline invariata.

Posso rifiutare una modifica e vedere comunque cosa è stato proposto?

Sì. Le richieste rifiutate sono salvate nella cronologia della timeline così puoi farvi riferimento.

Posso impedire ai fornitori di vedere i dettagli di contatto della coppia?

Sì. Sotto le impostazioni del matrimonio → Visibilità fornitori → Privato, i dettagli di contatto dei fornitori sono nascosti gli uni dagli altri. Solo tu e la coppia potete vedere il team completo.

Come funziona se usiamo una scaletta basata su modello?

La timeline condivisa in sé non ha modelli di scaletta salvati — il programma di ogni matrimonio si costruisce da zero come righe. Come responsabile, inizia aggiungendo le righe chiave — apertura location, allestimento, cerimonia, ricevimento — e costruisci da lì; i fornitori invitati possono proporre aggiunte condivise e gestire le proprie righe private.

Quello che puoi trasformare in modello è la tua checklist personale: una lista di cose da fare separata e privata (non la timeline condivisa) che puoi impostare per distribuirsi automaticamente su ogni nuovo matrimonio che crei. Usala per il processo ripetibile attorno al matrimonio — adempimenti legali, conferme dei fornitori, attività di carico — mentre la timeline resta una costruzione per ogni singolo matrimonio. Vedi Modelli di checklist.

Posso vedere la lista invitati, gli RSVP o la disposizione dei tavoli dal mio account planner o location?

Sì, se la visibilità dell’app Invitati del matrimonio è impostata su coppia + planner/location o sull’intero team fornitori — vedi Invitati, RSVP e disposizione dei tavoli. Chi gestisce il matrimonio controlla quell’impostazione dalle opzioni di visibilità dell’app.

Le location possono usarlo per eventi non matrimoniali?

La scaletta, il calendario e la pipeline CRM funzionano per qualsiasi evento. Lo spazio usa righe flessibili invece di campi fissi per cerimonia, ricevimento o preparativi, quindi gli stessi strumenti sono adatti anche a conferenze, eventi aziendali e altri eventi.

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Vedi anche

• Scalette e timeline — costruire e navigare la timeline, modalità live, esportazione
• Pacchetti operativi / BEO — il documento del giorno collegato, costruito da programma, team, invitati e file
• Modelli di checklist — checklist riutilizzabili per ogni fornitore, che si possono distribuire automaticamente su ogni nuovo matrimonio
• Invitati, RSVP e disposizione dei tavoli — lista invitati, RSVP, disposizione dei tavoli e della sala
• Spazi di lavoro e collaborazione — struttura dello spazio di lavoro, invitare fornitori e coppie, impostazioni di visibilità
• Calendario e disponibilità — disponibilità, link a feed privati e connessioni calendario limitate di sola lettura
• Moduli richieste — gestire i lead prima che una prenotazione sia confermata
• Report — la dashboard report completa, gratis vs Pro
• Team e agenzie — comporre e assegnare un team fornitori più ampio
• Per iniziare come planner — guida di configurazione passo passo per i planner
• Per iniziare come location — guida di configurazione passo passo per le location