Gestire i contatti e la tua pipeline

Ogni richiesta che ricevi vive in Contatti — la tua lista lead e CRM. I contatti avanzano attraverso una pipeline a otto fasi dalla prima richiesta al matrimonio concluso, e ognuno contiene tutto ciò che sai su quella coppia: email, note, fatture, cronologia attività e il loro spazio di lavoro matrimonio collegato.

La pipeline

Wedding Computer usa una pipeline fissa a otto fasi:

Fase	Cosa significa
Nuovo	È arrivata una richiesta — non ancora gestita
Contattato	Hai risposto o ti sei messo in contatto
Incontro	È stato programmato o si è svolto un incontro
Preventivo inviato	Hai inviato un preventivo o una proposta
Prenotato	La prenotazione è confermata
Completato	Il matrimonio si è svolto
Perso	Il lead non si è convertito
Archiviato	Inattivo; conservato al sicuro fuori dai flussi di lavoro attivi

Sposta un contatto tra le fasi cliccando sul badge della fase sulla sua scheda e selezionando la nuova fase.

Le otto fasi sono fisse — sono pensate per coprire il flusso di lavoro universale di ogni fornitore e non possono essere personalizzate. È una scelta deliberata: che tu sia un fotografo in proprio o un venue con un team completo, ogni richiesta segue lo stesso percorso dal primo contatto alla prenotazione o alla perdita, in modo che nulla rimanga silenziosamente bloccato in una fase che qualcuno ha inventato per un singolo lead e poi ha dimenticato. Se lavori da solo, questa coerenza significa che non perdi mai di vista dove si trova un lead. Se gestisci un team, significa che tutti leggono la pipeline allo stesso modo senza dover mantenere un manuale condiviso.

Quando sposti un contatto su Perso, ti viene chiesto di registrare un motivo strutturato: prezzo, disponibilità, ha scelto un concorrente, nessuna risposta, non è un fit, o altro. Questi motivi alimentano direttamente i tuoi report, così nel tempo puoi vedere degli schemi — se un numero sproporzionato di lead viene perso sul prezzo, è un segnale su cui vale la pena agire.

Quando un contatto è Prenotato, puoi promuoverlo a uno spazio di lavoro matrimonio, che crea l’ambiente collaborativo condiviso per quel matrimonio.

Verificare la disponibilità da un contatto

Prima di rispondere a una richiesta, apri la scheda del contatto per vedere se sei libero per la loro data. Wedding Computer confronta la data del matrimonio della richiesta con il tuo calendario — la tua disponibilità settimanale predefinita più le eccezioni per data — direttamente sul contatto, così ottieni un chiaro “disponibile” o “non disponibile” senza lasciare il lead per controllare un’altra scheda del calendario. Questo conta di più nei primi minuti dopo che arriva una richiesta: un rapido e sicuro “sì, sono libero” o “mi dispiace, quel giorno è già prenotato” ti evita di quotare una data che non puoi rispettare, o di perdere un lead a favore di una risposta più veloce mentre controlli manualmente.

Email bozze via IA per contatto (Pro)

Ogni contatto ha un’opzione di redazione AI in modo da non dover iniziare ogni risposta da una pagina vuota. Apri il contatto e scegli Bozza risposta, e Wedding Computer scrive un messaggio personalizzato usando la cronologia di quel contatto, i dettagli del loro matrimonio e la tua voce e contesto — coprendo situazioni comuni come fare follow-up su un lead silenzioso, declinare con gentilezza quando non sei disponibile per la loro data, o indirizzarli a un altro fornitore. Rivedi e modifica la bozza prima che venga inviata qualsiasi cosa; non viene mai inviata automaticamente. È pensata per chi ha più richieste che tempo per scrivere ogni risposta a mano — trasforma “lo faccio dopo” in una bozza che puoi approvare in un paio di minuti, attingendo allo stesso registro attività e ai dettagli del matrimonio già salvati sul contatto in modo che il messaggio rifletta davvero la situazione di quella coppia.

Archiviare e ripristinare i contatti

Wedding Computer non elimina definitivamente i contatti dall’app. Dalla pagina Modifica di un contatto, scegli Archivia contatto. Il contatto passa alla fase Archiviato e viene rimosso dalla dashboard attiva e dalle viste sincronizzate con i dispositivi, mentre tutti i dati, le note, le fatture, la cronologia delle attività e il matrimonio collegato restano intatti.

Per recuperarlo, apri il contatto dalla scheda Archiviato e scegli Ripristina. Wedding Computer lo riporta alla fase della pipeline in cui si trovava subito prima dell’archiviazione.

Se un’importazione o una modifica esterna del file ha archiviato il contatto senza registrarne la fase precedente, viene ripristinato come Nuovo. Puoi quindi scegliere la fase corretta dalla scheda del contatto.

Cosa viene salvato su una scheda contatto

Ogni contatto contiene:

• Dettagli della coppia — nome della prima e della seconda persona, email, telefono e handle Instagram
• Dettagli del matrimonio — data (o data da confermare), località, numero di ospiti e tipo di cerimonia
• Fase della pipeline e fonte — da dove proviene il lead
• Note — note private in testo libero visibili solo a te, completamente ricercabili
• Campi personalizzati — qualsiasi domanda aggiuntiva che hai aggiunto al tuo modulo richieste
• Registro attività — una cronologia con timestamp di ogni cambio di fase, evento fattura e azione chiave
• Fatture — tutte le fatture create per questa coppia
• Email — il thread email completo tramite il tuo indirizzo @wedding.computer
• Matrimonio collegato — una volta promosso, un link diretto allo spazio di lavoro condiviso

Ricerca e filtri

La barra di ricerca in cima a Contatti cerca tra nomi, indirizzi email, numeri di telefono e note mentre digiti. Puoi anche filtrare la lista contatti per:

• Fase della pipeline — qualsiasi combinazione delle otto fasi
• Data del matrimonio — un intervallo di date per trovare matrimoni di una particolare stagione o anno
• Fonte — da dove proviene il lead (modulo richieste, API, inserimento manuale, ecc.)
• Località — città o regione

Non c’è un sistema di tag separato, ma le tue note e qualsiasi campo personalizzato del modulo richieste che hai definito sono completamente ricercabili e svolgono la stessa funzione di segmentazione.

Cronologia attività

Ogni contatto mantiene un registro attività — una cronologia in ordine cronologico inverso di cambi di fase, eventi fattura, pagamenti e altri momenti chiave. È visibile solo a te e si aggiorna automaticamente man mano che le cose accadono.

Una volta che un contatto diventa uno spazio di lavoro matrimonio, un registro del matrimonio separato registra azioni che anche gli altri membri dello spazio di lavoro possono vedere (aggiornamenti alla timeline, persone aggiunte o rimosse, ecc.).

Seguire i lead

Non ci sono ancora funzioni separate di promemoria o attività — la pianificazione strutturata dei follow-up è nella roadmap. Il flusso di lavoro più usato dai fornitori è spostare i lead nella fase appropriata quando devono essere gestiti, poi usare la lista contatti filtrata per far emergere i lead che non si sono mossi da un po’.

Importare contatti esistenti

Se arrivi da un altro strumento — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, o un foglio di calcolo — puoi importare i tuoi contatti esistenti senza reinserirli a mano. Puoi anche incollare testo grezzo (vecchie email, note da una fiera, liste scritte a mano) e l’IA estrarrà per te i dettagli del contatto.

Per istruzioni passo passo per ogni fonte, come preparare la tua esportazione, e come usare Claude Desktop per importare grandi quantità di dati tramite MCP, vedi la guida completa Importazione contatti.

Calcolatori di preventivo

Oltre al modulo di richiesta, puoi creare calcolatori di preventivo interattivi — i clienti stimano un prezzo e inviano una richiesta direttamente dal risultato, che arriva nella tua pipeline come l’invio di un modulo.

Scaricare i dati del tuo CRM

Apri Contatti e scegli Scarica CSV contatti per esportare direttamente i contatti reali del CRM. Il file UTF-8 è preparato per i fogli di calcolo e neutralizza valori che altrimenti potrebbero essere interpretati come formule. I contatti dimostrativi sono esclusi.

Il CSV è il modo più rapido per trasferire o controllare la tabella contatti. Per il registro più ampio dell’account, con altri dati aziendali e dei matrimoni supportati, usa lo ZIP portatile in Il tuo profilo → Esporta. Vedi Proprietà dei dati per il contenuto esatto e i limiti di recupero.

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Vedi anche

• Moduli richieste — crea il modulo che alimenta la tua pipeline e imposta la risposta automatica AI per i nuovi contatti
• Importazione contatti — porta i contatti esistenti da un altro CRM o foglio di calcolo
• Calcolatori di preventivo — lascia che i clienti stimino la propria richiesta prima che arrivi nella tua pipeline