作为婚礼场地开始使用

作为场地方，你常常是婚礼当天的核心统筹者。多位供应商会进入你的场地，你也可能代表新人处理账单，而你的团队需要清楚知道每件事发生的时间和内容。把设置做对，意味着你的新人从预订那一刻起就拥有一个专业的协调中枢——而你也拥有一份当天运营单，它会持续保持最新，而不会在日程一变动就悄悄过时。

第一步 —— 完善你的场地资料

前往设置 → 资料并填写：

商家名称 —— 新人所熟知的场地名称
类别 —— 选择场地
地点 —— 你的完整地址（用于天气预报，并会与工作空间中的供应商共享）
时区 —— 你的本地时区
简介与描述 —— 让你的场地与众不同之处；这会出现在你的公开目录页面上
网站与 Instagram —— 在你的资料中链接

为什么： 每一位被邀请进入你婚礼工作空间的供应商都会看到你的场地资料。一份完整的场地资料——名称、地址、照片——是其他供应商在规划到场、物流和布置时所依据的背景信息。你的摄影师需要知道在哪里就位；你的花艺师需要知道布置时段。清晰的资料能减少婚礼当天之前供应商的提问。

第二步 —— 搭建你的咨询表单

打开表单 → 咨询，自定义新人就预订事宜联系你时需要回答的问题。

对场地而言，有用的问题包括：

婚礼日期（或他们考虑中的日期范围）
预估宾客人数（如果仪式和招待会人数不同，分别填写）
仪式和招待会是否在同一空间举行，还是分布在不同区域？
餐饮偏好：场地内部、外部供应商，还是灵活安排？
住宿需求（如果你的场地有客房）
他们是如何得知你的

为什么： 你的咨询表单是预订管道的第一阶段。回答能立刻告诉你这对新人是否符合你的承载能力、他们的日期是否可订，以及该谈哪个套餐。一份设计良好的表单，比一长串来回邮件更有价值。

第三步 —— 设置你的邮件收件箱

前往设置 → 邮箱，认领一个邮箱用户名——它会成为 yourhandle@wedding.computer。设置完成后，使用侧边栏中的邮件作为你的收件箱：收件箱和已发送两个标签页、一个撰写按钮，以及每条消息自动串联的回复。

为什么： 咨询和供应商沟通常常散落在个人邮箱各处，几周后很难记起和某对新人具体谈定了什么。通过你的 Wedding Computer 地址发送或收到的每一封邮件，都会自动记录到相应联系人的活动时间线上——对话记录附着在预订上，而不是埋没在邮箱搜索里。新人和供应商回复的仍是一个普通邮箱地址；他们那端不会有任何变化。

第四步 —— 配置你的可用时间——这一步至关重要

打开日历 → 可用时间，并：

封锁已被预订的日期 —— 添加每一个已确认的婚礼日期。与其他供应商类型不同，场地通常每天（或每个空间）只能接一单，因此这里必须准确。
设置每周举办婚礼的日子 —— 通常是周五到周日；将其他日子标记为不可用
在设置 → 可用时间共享中选择公开 —— 让新人在咨询前就能查看你的日历

如果你有多个可以同时使用的仪式或招待会空间，请在咨询表单中加以说明——Wedding Computer 目前不原生支持多空间可用时间建模，因此你需要手动管理这部分。

为什么： 拥有准确可用时间日历的场地，不会再收到针对已被预订日期的咨询。更重要的是，你已预订新人的工作空间会在他们的共享日历订阅中显示这场婚礼事件——他们的供应商也会看到。这份日历的准确性至关重要。

第五步 —— 设置开票与付款计划

前往设置 → 付款 → 连接 Stripe，连接你的 Stripe 账户。如果你更倾向于银行转账或直接开票，将付款方式设置为银行转账——发票会包含你的银行信息。

为你的标准租赁服务在每张发票中添加付款计划：

预订时支付定金（通常 20%—30%）
中期付款（如适用），在婚礼前数月支付
婚礼前 4—6 周支付尾款

为什么： 新人正在同时管理来自所有供应商的多份付款计划。通过 Wedding Computer 发送发票，能把你的款项与其他所有款项放在同一视图中——新人能看清自己一共欠多少，可以在线支付，双方也都有清晰的记录。

第六步 —— 配置默认租赁合同

前往设置 → 合同，编写标准场地租赁协议。Wedding Computer 只保留一份默认服务合同，并在每次新建发票时把内容复制到发票中。某次预订需要不同条款时，你可以只编辑该发票上的副本，不会改变之前的发票。应包含：

场地租赁范围（空间、时长、含设备）
餐饮安排与限制
噪音限制和结束时间
取消和延期政策
押金及保证金条款
布置与撤场时间
如果婚礼日期变更会怎样

为什么： 在预订页面，新人输入全名和邮箱地址，并确认同意。Wedding Computer 会把这份接受记录保存到发票中。这不是手写签名，也不会生成可下载的已签署 PDF；确认邮件会包含已接受合同的文本副本。

第七步 —— 设置清单模板

打开侧边栏中的清单，创建一个或多个模板——例如「标准场地租赁清单」，内含最终宾客人数已确认、平面图已批准、押金已收到、保险证明已存档、最终踩点已预约、供应商到场时间已确认、撤场已签收等事项。

将其中一个模板标记为默认，这样它会在婚礼预订的那一刻自动部署。其余模板保留为可选项，需要时可以从对应婚礼的清单部分手动部署到某一场特定婚礼上。

为什么： 清单模板把你标准的婚前流程，从需要凭记忆完成的事，变成系统会强制执行的事。一旦某个模板被设为默认，每一笔新预订都会自动附带同一份待办清单，不需要你额外操作——不会因为某周预订多、你忙不过来就漏掉步骤。清单就挂在婚礼本身上，你和团队可以随着日期临近逐项打勾。

第八步 —— 创建你的第一个婚礼工作空间

当新人完成预订后，打开他们的联系人记录并点击创建婚礼。填写婚礼详情：

日期
将你的场地作为婚礼的整体地点
仪式类型

然后：

把自己设为管理供应商 —— 前往人员 → 你的名字 → 启用可管理。这会使你成为时间线负责人。其他成员可以建议添加、编辑或删除共享行；你可以原样批准、调整后批准或拒绝。
邀请新人 —— 添加人员 → 邀请新人。
搭建场地一侧的运行表 —— 分别为婚前准备（如适用）、仪式、招待会、入场布置、场地布置、供应商到场时段、鸡尾酒时间、晚宴、致辞、跳舞和撤场添加时间线行。每行填写相应的时间和地点。运营行设为供应商可见，新人也应看到的行设为新人可见。
随着确认逐一邀请供应商团队 —— 每当某位供应商完成预订，就把他们加入工作空间。作为成员，他们可以提出共享时间线变更建议，并管理自己的私密行。

为什么： 管理供应商标志让日程拥有明确负责人。餐饮、花艺或娱乐供应商提出时间线修改时，你可以查看变更前后内容，并批准、调整或拒绝，无需在婚礼设置中重复维护仪式和招待会安排。

工作空间中可用的成员、供应商，以及已分配到该婚礼的团队成员，会在每一行下方显示为直接添加按钮。只需选择一次姓名就会立即保存，无需再点击加号。自定义标签只用于名单外的人。人员分配属于共享的读写操作：任何能看到共享行的人都能看到负责人，并可直接添加或移除；私密行则只有行所有者可以管理负责人。

第九步 —— 搭建当天的运营资料包（BEO）

工作空间创建后，打开婚礼并前往运营资料包。这是一份单一的实时文件，汇总了共享运行表、婚礼团队、宾客人数与饮食需求、座位与布局，以及共享文件——不需要把日程再重新誊写进一份单独的 BEO 模板。填写：

服务与餐饮 —— 服务方式与流程、菜单及供应商备注、饮品方案
当天运营 —— 人员安排备注、布置与撤场的进出时间、无障碍注意事项
运营宾客人数 —— 留空则使用已确认的 RSVP 人数（依次回退到婚礼的宾客估计人数，再到当前宾客名单），也可以设置手动覆盖值
状态 —— 填写过程中设为草稿，锁定后设为最终

只有管理供应商可以编辑资料包——作为场地方，这场婚礼的这一角色通常就是你。

当资料包需要交给没有 Wedding Computer 账号的人——吧台工作人员、安保、跑腿人员——开启分享资料包即可生成一个公开链接。它会显示共享日程、宾客与饮食摘要、供应商团队，以及你的运营备注。你搭建的任何座位/布局示意图（见第十步）也会一并显示，但私密的场地平面图参考图片，即使在资料包链接公开时，也仍只对已登录的婚礼成员开放。你也可以随时打印 / 保存 PDF。

为什么： BEO 是每个场地本来就已经在用来运营当天的文件。Wedding Computer 版本的 BEO 与婚礼上其他所有人正在更新的同一份日程、团队和宾客数据保持联动，因此它不会像纸质 BEO 那样，在运行表变动、又没有人记得重新发送时悄悄过时。公开链接选项意味着你可以把资料包交到临时的现场工作人员手上，而不必给他们开账号，也不必暴露你的私密平面图文件。

第十步 —— 设置宾客应用以处理座位与场地布局

请新人开启（或者如果你有工作空间访问权限，也可以自己开启）婚礼的宾客应用，并将可见范围至少设为新人 + 策划师／场地，这样你的团队才能看到它。宾客名单和 RSVP 开始进来后：

打开座位表，把宾客从待安排区拖到桌位上（圆形、长方形、儿童桌、新人桌或其他形状）。自动安排会在保留现有座位的同时填满桌位，把已谢绝的宾客留在待安排区，并自动识别儿童桌。它会提示未安排座位的宾客、需分开却坐得太近的冲突、已谢绝却仍被安排座位的宾客，以及超出容量的桌位。
打开场地布局，上传你实际场地的平面图——JPG、PNG 或 PDF——作为画布背景。把座位表中的同一批桌位拖到相应位置，并按需加入运营区域（吧台、舞池）或仪式座位排。准备好后使用打印 / 保存 PDF，交给你的现场团队。

为什么： 这一步让座位方案不再只是一张电子表格，而是变成一张你真实房间的实际示意图。因为布局上摆放的桌位，就是座位表里的那些桌位，所以移动一张桌子或改变某位宾客的座位，会同时更新两个视图——你不用再手动同步一份座位表格和一份单独的平面图草稿。你的场地平面图图片对已登录的婚礼成员保持私密；如果运营资料包之后被公开分享，也只有由此生成的布局示意图对外可见。

第十一步 —— 了解财务方角色（如适用）

如果你的场地负责协调向其他供应商的付款——把新人的钱转给餐饮、娱乐或花艺供应商——请前往设置 → 资料并启用统筹方（有时显示为财务方设置）。

启用后，你的场地账号会在你作为统筹方的婚礼中被标记为财务方。这与开票流程的展示方式以及记账用途相关。

为什么： 并非所有场地都采用这种运作方式。如果你只是单纯出租场地，其余事项由新人自行管理，你不需要这个设置。如果你是一家全包式场地，新人只需向你支付一次款项，再由你转付给所有供应商，那么这个标志正是系统用来表示这种安排的方式。

第十二步 —— 添加团队成员（如果你有活动工作人员）

对于活动统筹、楼面经理和预订管理员，请打开侧边栏中的团队，将其添加到企业人员名册。两个方案都可使用这份名册。团队成员记录不会创建登录账号，也不会授予账号访问权限。先把此人分配到相应婚礼，再直接在时间线行中选择。

为什么： 人员名册记录每场婚礼由谁当值，也让时间线显示每项任务的负责人。如果某人需要登录并在工作空间内工作，请使用合适的成员角色另行邀请。

第十三步 —— 安全连接你的日历

打开你的资料 → 你的婚礼日历，创建个人专用的私密订阅源。选择在 Apple Calendar 中订阅，或把链接复制到 Google Calendar 或 Outlook。

Pro 用户可以打开设置 → 日历与联系人 → 创建日历连接，创建商务日历订阅源或 CalDAV 账户。请为团队的每个应用或设备单独创建连接，而不要共享同一凭据；这样可以撤销某一个连接而不影响其他连接。

为什么： 这些连接会在已连接的日历中显示即将到来的婚礼和允许查看的时间线行。连接是只读的：在日历应用中所做的更改不会写回 Wedding Computer。请像保管密码一样保管每个链接或凭据；如果误发，请立即撤销。

你已准备就绪，当：

你的场地资料已完善（名称、地址、描述）
你的邮箱用户名已认领，你正在使用内置收件箱工作
你的咨询表单提出了正确的问题
所有已预订日期都已在可用时间中封锁
Stripe 已连接，付款计划结构已确定
你的默认服务合同已配置
至少有一个清单模板被设为默认
你知道如何创建工作空间并将自己设为管理供应商
你已为下一场已预订的婚礼开始搭建运营资料包
宾客应用已开启，你也知道座位表和场地布局在哪里
关键员工已被添加为团队成员

你现在该做什么

选取你最近一场即将到来的已预订婚礼，为其创建工作空间。把自己设为管理供应商，邀请新人，并把你场地的日程（布置入场、布置时段、结束时间）添加到时间线中。然后邀请已确认的供应商，打开运营资料包开始填写服务、人员安排和布置备注，并在宾客名单到位后，搭建座位表并把它放到你真实的场地平面图上的场地布局里。

当供应商开始提出各自的服务时间——花艺师的布置、DJ 的试音——你就会看到协调流程具体是如何运作的。策划师与场地指南深入介绍了管理供应商审批流程。

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