Τιμολόγια, πληρωμές & συμβάσεις

Το Wedding Computer περιλαμβάνει τιμολόγηση μέσα στο CRM σας. Μπορείτε να δημιουργείτε και να στέλνετε τιμολόγια σε ζευγάρια, να λαμβάνετε την προμήθεια κράτησης μέσω του δικού σας λογαριασμού Stripe, να καταγράφετε χειροκίνητες πληρωμές, να επισυνάπτετε την προεπιλεγμένη σύμβαση παροχής υπηρεσιών και να συλλέγετε αποδοχή με πληκτρολόγηση ονόματος — χωρίς να φύγετε από την πλατφόρμα.

Δημιουργία τιμολογίου

Πηγαίνετε στο Τιμολόγια → Νέο τιμολόγιο, ή δημιουργήστε ένα από μέσα σε μια επαφή ή χώρο εργασίας γάμου.

Ένα τιμολόγιο αποτελείται από:

• Στοιχεία γραμμής — υπηρεσίες, με όνομα, ποσότητα, τιμή μονάδας, και προαιρετική περιγραφή
• Χρέωση κράτησης — μια προκαταβολή, οριζόμενη ως σταθερό ποσό ή ποσοστό του συνόλου. Αυτό εμφανίζεται ως η πρώτη οφειλόμενη πληρωμή και επισημαίνεται ως το αρχικό ποσό δέσμευσης.
• Πρόγραμμα πληρωμών — προσθέστε πολλαπλές δόσεις, η καθεμία με το δικό της ποσό και ημερομηνία λήξης
• Φόρος — εφαρμόζεται αυτόματα με βάση τις ρυθμίσεις φόρου σας (ετικέτα, ποσοστό, και αν περιλαμβάνεται ή όχι στις αναγραφόμενες τιμές)
• Προμήθεια επεξεργασίας κάρτας — προαιρετικά μεταφέρεται στον πελάτη ως ποσοστό, για να καλύψει την προμήθεια του Stripe
• Σημειώσεις — επιπλέον όροι, οδηγίες, ή μηνύματα ορατά στο ζευγάρι

Μόλις σταλεί, το ζευγάρι λαμβάνει ειδοποίηση με πρόσβαση στο τιμολόγιο και την ασφαλή σελίδα κράτησης. Εκεί ελέγχει το τιμολόγιο, συμπληρώνει τις ερωτήσεις κράτησης και αποδέχεται τυχόν επισυναπτόμενη σύμβαση. Αν έχει συνδεθεί το Stripe και οφείλεται προμήθεια κράτησης, η επιβεβαίωση μπορεί να συνεχίσει στο Stripe Checkout.

Καταστάσεις τιμολογίου

Κατάσταση	Τι σημαίνει
Προσχέδιο	Δημιουργήθηκε αλλά δεν έχει σταλεί ακόμα
Στάλθηκε	Στάλθηκε· αναμένει πληρωμή
Μερική	Τουλάχιστον μία πληρωμή λήφθηκε, υπόλοιπο εκκρεμεί
Πληρώθηκε	Πληρώθηκε πλήρως
Ληξιπρόθεσμο	Μια ημερομηνία λήξης πληρωμής έχει περάσει
Ακυρώθηκε	Το τιμολόγιο ακυρώθηκε
Επιστράφηκε	Η πληρωμή έχει επιστραφεί

Οι καταστάσεις Ακυρώθηκε και Επιστράφηκε υπάρχουν για την τήρηση αρχείων, μεταξύ άλλων για εισαγόμενα ή ιστορικά δεδομένα. Η τρέχουσα εφαρμογή δεν ξεκινά επιστροφή χρημάτων στο Stripe, δεν παρέχει στον επαγγελματία χειριστήριο για να σημειώσει ένα τιμολόγιο ως επιστραφέν και δεν συγχρονίζει αυτόματα τις επιστροφές του Stripe με το Wedding Computer. Πραγματοποιήστε την επιστροφή στο Stripe ή με την αρχική μη αυτόματη μέθοδο πληρωμής και ενημερώστε το ζευγάρι· μην θεωρείτε την κατάσταση στο Wedding Computer απόδειξη ότι η επιστροφή ολοκληρώθηκε.

Αποδοχή πληρωμών με κάρτα μέσω Stripe

Το Wedding Computer χρησιμοποιεί το Stripe Connect Standard — συνδέετε τον δικό σας λογαριασμό Stripe, και όλες οι πληρωμές με κάρτα πηγαίνουν απευθείας σε αυτόν. Το Wedding Computer δεν χρεώνει ποσοστό επί των τιμολογίων σας ούτε κρατά ποσοστό από καμία πληρωμή.

Για να λάβετε την προμήθεια κράτησης με κάρτα, πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Πληρωμές → Σύνδεση Stripe και ολοκληρώστε τη διαδικασία onboarding του Stripe. Αφού το ζευγάρι επιβεβαιώσει τη φόρμα κράτησης και τη σύμβαση, το Wedding Computer μπορεί να το μεταφέρει στο Stripe Checkout για την εκκρεμή δόση της προμήθειας κράτησης. Οι επόμενες δόσεις παραμένουν στο πρόγραμμα πληρωμών για παρακολούθηση· καταγράψτε τις χειροκίνητα όταν τις λάβετε.

Το Stripe χειρίζεται όλη την επαλήθευση κάρτας, το 3D Secure, και την επιβεβαίωση πληρωμής. Ειδοποιείστε όταν φτάνει μια πληρωμή.

Αν θέλετε να προσθέσετε επιβάρυνση κάρτας, ενεργοποιήστε τη ρύθμιση προμήθειας επεξεργασίας κάρτας στις Ρυθμίσεις → Πληρωμές. Το ρυθμισμένο ποσοστό εμφανίζεται στα σύνολα του τιμολογίου. Πριν την ενεργοποιήσετε, ελέγξτε τους κανόνες επιβάρυνσης κάρτας που ισχύουν στη δικαιοδοσία σας και στον λογαριασμό Stripe.

Καταγραφή χειροκίνητων πληρωμών

Για τραπεζικές μεταφορές, PayID, μετρητά, ή οποιαδήποτε άλλη μέθοδο πληρωμής, χρησιμοποιήστε Καταγραφή πληρωμής στο τιμολόγιο. Εισαγάγετε το ποσό, την ημερομηνία λήψης, και τη μέθοδο πληρωμής. Η κατάσταση του τιμολογίου ενημερώνεται αυτόματα και η πληρωμή εμφανίζεται στο ιστορικό πληρωμών.

Οι χειροκίνητες πληρωμές δεν επεξεργάζονται μέσω Stripe — είναι καταγραφές μόνο για σκοπούς παρακολούθησης.

Συμβάσεις παροχής υπηρεσιών

Το Wedding Computer διατηρεί ένα προεπιλεγμένο πρότυπο σύμβασης παροχής υπηρεσιών για κάθε προμηθευτή. Όταν υπάρχει αυτό το πρότυπο, ένα αντίγραφό του επισυνάπτεται αυτόματα κατά τη δημιουργία νέου τιμολογίου. Αν επεξεργαστείτε αργότερα το προεπιλεγμένο πρότυπο, οι συμβάσεις που έχουν ήδη επισυναφθεί σε προηγούμενα τιμολόγια δεν αλλάζουν.

Αυτό είναι το νόημά του: δεν χρειάζεται να θυμάστε να επισυνάπτετε ξεχωριστά σύμβαση σε κάθε κράτηση, και κάθε ζευγάρι που τιμολογείτε καλύπτεται από τους όρους σας από τη στιγμή αποστολής του τιμολογίου — όχι μόνο εκείνα που θυμηθήκατε να κυνηγήσετε για υπογραφή.

Για να το ρυθμίσετε: πηγαίνετε στις Ρυθμίσεις → Συμβάσεις για να δημιουργήσετε το πρότυπο σύμβασής σας με τα δικά σας λόγια. Το Wedding Computer δεν παρέχει νομικά πρότυπα — γράφετε τους δικούς σας όρους και προϋποθέσεις. Ζητήστε από έναν δικηγόρο αδειοδοτημένο στη δικαιοδοσία σας να ελέγξει τη διατύπωση οποιασδήποτε σύμβασης πριν τη χρησιμοποιήσετε με πελάτες.

Η σελίδα κράτησης ζητά από το ζευγάρι να πληκτρολογήσει το πλήρες όνομά του, να δώσει διεύθυνση email και να επιλέξει ότι συμφωνεί με τη σύμβαση. Το Wedding Computer καταγράφει στο τιμολόγιο το πληκτρολογημένο όνομα, τη διεύθυνση email, τη διεύθυνση IP και τη χρονοσφραγίδα. Αυτό δεν είναι σχεδιασμένη υπογραφή και η εγγραφή της σύμβασης παροχής υπηρεσιών δεν προσφέρεται επί του παρόντος ως υπογεγραμμένο PDF για λήψη. Το email επιβεβαίωσης περιλαμβάνει αντίγραφο κειμένου της σύμβασης που έγινε αποδεκτή.

Η σελίδα κράτησης

Κάθε τιμολόγιο που στέλνεται έχει έναν σύνδεσμο κράτησης — ένα μοναδικό, ασφαλές URL που μπορείτε να μοιραστείτε απευθείας με το ζευγάρι. Αντί να στέλνετε σύνδεσμο σύμβασης, σύνδεσμο τιμολογίου και αίτημα πληρωμής σε τρία ξεχωριστά email, όλα γίνονται σε αυτή τη μία ροή. Σε αυτή τη σελίδα μπορούν να:

• Δουν το πλήρες τιμολόγιο και το πρόγραμμα πληρωμών
• Διαβάσουν και αποδεχτούν τη σύμβαση με το πληκτρολογημένο όνομά τους (αν έχει επισυναφθεί)
• Συμπληρώσουν μια φόρμα κράτησης (αν έχετε δημιουργήσει μία)
• Συνεχίσουν στο Stripe Checkout για την προμήθεια κράτησης, όταν έχει ρυθμιστεί πληρωμή με κάρτα

Επειδή η επισκόπηση, η υπογραφή, η συμπλήρωση των ερωτήσεων κράτησης και η πληρωμή γίνονται όλα σε ένα μέρος, το ζευγάρι επιβεβαιώνει μια φορά και η κράτηση μεταβαίνει κατευθείαν από το αίτημα σε υπογεγραμμένη και πληρωμένη — χωρίς να χρειαστεί να στείλετε πολλά emails για κάθε βήμα ξεχωριστά.

Η σελίδα κράτησης μπορεί να ενσωματωθεί στον ιστότοπό σας προσθέτοντας ?embed=1 στο URL και τοποθετώντας το σε ένα <iframe>.

Συνεργατική υπογραφή PDF (τελετάρχες)

Οι τελετάρχες έχουν μια ειδική ροή εργασίας για την υπογραφή NOIM και άλλων εγγράφων που απαιτούν την υπογραφή τόσο του τελετάρχη όσο και του ζευγαριού με συγκεκριμένη σειρά:

1. Ο τελετάρχης προετοιμάζει το PDF — είτε ανεβασμένο είτε εξαγμένο από τον δημιουργό NOIM του Wedding Computer
2. Ο τελετάρχης αποδεσμεύει το έγγραφο στο ζευγάρι
3. Το ζευγάρι υπογράφει μέσω του χώρου εργασίας του (χρησιμοποιώντας έναν καμβά browser — χωρίς λήψη εφαρμογής)
4. Η υπογραφή του ζευγαριού ενσωματώνεται μόνιμα στο PDF
5. Ο τελετάρχης συνυπογράφει, ολοκληρώνοντας το έγγραφο
6. Το πλήρως υπογεγραμμένο PDF αποθηκεύεται μόνο με πρόσβαση του τελετάρχη

Η σειρά επιβάλλεται: ο τελετάρχης πρέπει να αποδεσμεύσει το έγγραφο πριν μπορέσει να υπογράψει το ζευγάρι, και οι υπογραφές του ζευγαριού το κλειδώνουν πριν γίνει δεκτή η συνυπογραφή. Το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για ροή υπογραφής με μάρτυρα, αλλά ο τελετάρχης παραμένει υπεύθυνος να επιβεβαιώσει ότι η διαδικασία και το έγγραφο πληρούν τις νομικές απαιτήσεις της δικαιοδοσίας του. Το ζευγάρι δεν λαμβάνει το τελικό PDF μέσω αυτής της ροής· παραμένει στην πρόσβαση του τελετάρχη.

---

Δείτε επίσης

• Ρυθμίσεις επιχείρησης — προεπιλογές τιμολογίων, φόρος, πληρωμές και Stripe
• Χώροι εργασίας & συνεργασία — πώς τα τιμολόγια είναι ορατά στα ζευγάρια στον κοινό χώρο εργασίας
• Αγωγός & επαφές — μετακίνηση ενός ερωτήματος σε κράτηση και προαγωγή σε γάμο
• Δωρεάν vs Pro — οι πληρωμές Stripe και μία προεπιλεγμένη σύμβαση παροχής υπηρεσιών είναι διαθέσιμες στο δωρεάν πλάνο