Διαχείριση επαφών & του αγωγού σας

Κάθε ερώτημα που λαμβάνετε ζει στις Επαφές — τη λίστα ερωτημάτων και το CRM σας. Οι επαφές προχωρούν μέσα από έναν αγωγό οκτώ σταδίων, από το πρώτο ερώτημα έως τον ολοκληρωμένο γάμο, και κάθε μία κρατά όλα όσα γνωρίζετε για εκείνο το ζευγάρι: email, σημειώσεις, τιμολόγια, ιστορικό δραστηριότητας και τον συνδεδεμένο χώρο εργασίας του γάμου τους.

Ο αγωγός

Το Wedding Computer χρησιμοποιεί έναν σταθερό αγωγό οκτώ σταδίων:

Στάδιο	Τι σημαίνει
Νέος	Έφτασε ένα ερώτημα — δεν έχει ακόμα αντιμετωπιστεί
Επικοινώνησε	Απαντήσατε ή επικοινωνήσατε
Συνάντηση	Έχει προγραμματιστεί ή έχει γίνει μια συνάντηση
Παρατίθεται	Στείλατε μια προσφορά ή πρόταση
Κράτηση	Η κράτηση έχει επιβεβαιωθεί
Ολοκληρώθηκε	Ο γάμος έχει πραγματοποιηθεί
Χαμένος	Το ερώτημα δεν μετατράπηκε σε κράτηση
Αρχειοθετήθηκε	Ανενεργό· διατηρείται με ασφάλεια εκτός των ενεργών ροών εργασίας

Μετακινήστε μια επαφή μεταξύ σταδίων κάνοντας κλικ στην ετικέτα σταδίου στην εγγραφή της και επιλέγοντας το νέο στάδιο.

Τα οκτώ στάδια είναι σταθερά — έχουν σχεδιαστεί ώστε να καλύπτουν τη γενική ροή εργασίας κάθε προμηθευτή και δεν μπορούν να προσαρμοστούν. Αυτό είναι σκόπιμο: είτε εργάζεστε ως ανεξάρτητος φωτογράφος είτε ως χώρος δεξιώσεων με ολόκληρη ομάδα, κάθε ερώτημα ακολουθεί την ίδια διαδρομή από την πρώτη επαφή έως την κράτηση ή την απώλεια, ώστε τίποτα να μη μένει αθόρυβα σε ένα στάδιο που κάποιος επινόησε για ένα μόνο ερώτημα και ξέχασε. Αν εργάζεστε μόνοι σας, αυτή η συνέπεια σημαίνει ότι δεν χάνετε ποτέ την ακριβή θέση ενός ερωτήματος. Αν διευθύνετε ομάδα, σημαίνει ότι όλοι διαβάζουν την ίδια εικόνα χωρίς να χρειάζεται να συντηρείτε κοινό εγχειρίδιο.

Όταν μετακινείτε μια επαφή σε Χαμένος, σας ζητείται να καταγράψετε έναν δομημένο λόγο: τιμή, διαθεσιμότητα, επέλεξαν ανταγωνιστή, καμία απάντηση, δεν ταίριαζε, ή άλλο. Αυτοί οι λόγοι τροφοδοτούν απευθείας τις αναλύσεις σας, ώστε με τον καιρό να μπορείτε να εντοπίσετε μοτίβα — αν ένας δυσανάλογος αριθμός ερωτημάτων χάνεται λόγω τιμής, αυτό είναι ένα σήμα που αξίζει να αντιμετωπιστεί.

Όταν μια επαφή είναι Κράτηση, μπορείτε να την προάγετε σε χώρο εργασίας γάμου, που δημιουργεί το κοινό συνεργατικό περιβάλλον για εκείνον τον γάμο.

Έλεγχος διαθεσιμότητας από επαφή

Πριν απαντήσετε σε ένα ερώτημα, ανοίξτε την εγγραφή της επαφής για να δείτε αν είστε ελεύθεροι για την ημερομηνία τους. Το Wedding Computer συγκρίνει την ημερομηνία γάμου του ερωτήματος με το ημερολόγιό σας — την προεπιλεγμένη εβδομαδιαία διαθεσιμότητά σας συν τυχόν εξαιρέσεις ανά ημερομηνία — ακριβώς εκεί στην επαφή, ώστε να έχετε άμεση εικόνα «διαθέσιμος» ή «μη διαθέσιμος» χωρίς να αφήσετε το ερώτημα για να ελέγξετε μια άλλη καρτέλα ημερολογίου. Αυτό έχει τη μεγαλύτερη σημασία τα πρώτα λεπτά μετά την άφιξη ενός ερωτήματος: μια γρήγορη και σίγουρη απάντηση «ναι, είμαι ελεύθερος» ή «λυπάμαι, αυτή η ημέρα είναι ήδη κλεισμένη» σάς γλιτώνει από το να προτείνετε ημερομηνία που δεν μπορείτε να τηρήσετε, ή να χάσετε ένα ερώτημα σε κάποιον που απάντησε πιο γρήγορα ενώ εσείς ελέγχατε χειροκίνητα.

Σχέδια email με AI ανά επαφή (Pro)

Κάθε επαφή διαθέτει επιλογή σύνταξης με AI ώστε να μην ξεκινάτε κάθε απάντηση από κενή σελίδα. Ανοίξτε την επαφή και επιλέξτε Σύνταξη απάντησης, και το Wedding Computer γράφει ένα εξατομικευμένο μήνυμα χρησιμοποιώντας το ιστορικό της επαφής, τα στοιχεία γάμου τους και τη δική σας φωνή και πλαίσιο — καλύπτοντας συνηθισμένες καταστάσεις όπως παρακολούθηση ενός αδρανούς ερωτήματος, ευγενική άρνηση όταν δεν είστε διαθέσιμοι για την ημερομηνία τους, ή παραπομπή τους σε άλλο προμηθευτή. Ελέγχετε και επεξεργάζεστε το σχέδιο πριν σταλεί οτιδήποτε· δεν στέλνεται ποτέ αυτόματα. Απευθύνεται σε όσους δέχονται περισσότερα ερωτήματα από όσα έχουν χρόνο να απαντήσουν χειροκίνητα — μετατρέπει το «θα το κάνω αργότερα» σε σχέδιο που μπορείτε να εγκρίνετε σε ένα-δύο λεπτά, αξιοποιώντας το ίδιο αρχείο δραστηριότητας και τα στοιχεία γάμου που είναι ήδη αποθηκευμένα στην επαφή, ώστε το μήνυμα να αντικατοπτρίζει πραγματικά την κατάσταση εκείνου του ζευγαριού.

Αρχειοθέτηση και επαναφορά επαφών

Το Wedding Computer δεν διαγράφει οριστικά επαφές από την εφαρμογή. Από τη σελίδα Επεξεργασία μιας επαφής, επιλέξτε Αρχειοθέτηση επαφής. Η επαφή μετακινείται στο στάδιο Αρχειοθετήθηκε και αφαιρείται από τον ενεργό πίνακα ελέγχου και τις προβολές συγχρονισμού συσκευών, ενώ όλα τα στοιχεία, οι σημειώσεις, τα τιμολόγια, το ιστορικό δραστηριότητας και ο συνδεδεμένος γάμος παραμένουν άθικτα.

Για να την επαναφέρετε, ανοίξτε την επαφή από την καρτέλα Αρχειοθετήθηκε και επιλέξτε Επαναφορά. Το Wedding Computer την επιστρέφει στο στάδιο του αγωγού όπου βρισκόταν αμέσως πριν από την αρχειοθέτηση.

Αν μια εισαγωγή ή εξωτερική επεξεργασία αρχείου αρχειοθέτησε την επαφή χωρίς να καταγράψει το προηγούμενο στάδιο, επαναφέρεται ως Νέα. Στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε το σωστό στάδιο από την εγγραφή της επαφής.

Τι αποθηκεύεται σε μια εγγραφή επαφής

Κάθε επαφή κρατά:

• Στοιχεία ζευγαριού — όνομα πρώτου και δεύτερου προσώπου, email, τηλέφωνο και Instagram handle
• Στοιχεία γάμου — ημερομηνία (ή ημερομηνία TBC), τοποθεσία, αριθμό καλεσμένων και τύπο τελετής
• Στάδιο αγωγού και πηγή — από πού προήλθε το ερώτημα
• Σημειώσεις — ελεύθερο κείμενο με ιδιωτικές σημειώσεις που βλέπετε μόνο εσείς, πλήρως αναζητήσιμο
• Προσαρμοσμένα πεδία — οποιεσδήποτε επιπλέον ερωτήσεις έχετε προσθέσει στη φόρμα ερωτήματός σας
• Αρχείο δραστηριότητας — ένα χρονολογικά σημειωμένο ιστορικό κάθε αλλαγής σταδίου, συμβάντος τιμολογίου και βασικής ενέργειας
• Τιμολόγια — όλα τα τιμολόγια που δημιουργήθηκαν για αυτό το ζευγάρι
• Email — το πλήρες νήμα email μέσω της διεύθυνσης @wedding.computer σας
• Συνδεδεμένος γάμος — μόλις προαχθεί, ένας απευθείας σύνδεσμος προς τον κοινό χώρο εργασίας

Αναζήτηση και φιλτράρισμα

Η γραμμή αναζήτησης στο πάνω μέρος των Επαφών αναζητά σε ονόματα, διευθύνσεις email, τηλέφωνα και σημειώσεις καθώς πληκτρολογείτε. Μπορείτε επίσης να φιλτράρετε τη λίστα επαφών κατά:

• Στάδιο αγωγού — οποιοσδήποτε συνδυασμός από τα οκτώ στάδια
• Ημερομηνία γάμου — ένα εύρος ημερομηνιών για να βρείτε γάμους μιας συγκεκριμένης σεζόν ή έτους
• Πηγή — από πού προήλθε το ερώτημα (φόρμα ερωτήματος, API, χειροκίνητη καταχώριση κ.λπ.)
• Τοποθεσία — πόλη ή περιοχή

Δεν υπάρχει ξεχωριστό σύστημα ετικετών, αλλά οι σημειώσεις σας και τυχόν προσαρμοσμένα πεδία φόρμας ερωτήματος που έχετε ορίσει είναι πλήρως αναζητήσιμα και εξυπηρετούν τον ίδιο σκοπό για κατάτμηση.

Ιστορικό δραστηριότητας

Κάθε επαφή διατηρεί ένα αρχείο δραστηριότητας — μια αντίστροφη χρονολογική καταγραφή αλλαγών σταδίου, συμβάντων τιμολογίου, πληρωμών και άλλων βασικών στιγμών. Αυτό είναι ορατό μόνο σε εσάς και ενημερώνεται αυτόματα καθώς συμβαίνουν πράγματα.

Μόλις μια επαφή γίνει χώρος εργασίας γάμου, ένα ξεχωριστό αρχείο καταγραφής γάμου καταγράφει ενέργειες που μπορούν να δουν και άλλα μέλη του χώρου εργασίας (ενημερώσεις χρονοδιαγράμματος, προσθήκη ή αφαίρεση ατόμων κ.λπ.).

Παρακολούθηση ερωτημάτων

Δεν υπάρχουν ακόμα ξεχωριστές λειτουργίες υπενθύμισης ή εργασιών — ο δομημένος προγραμματισμός παρακολούθησης βρίσκεται στον χάρτη πορείας. Η ροή εργασίας που χρησιμοποιούν οι περισσότεροι προμηθευτές είναι να μετακινούν τα ερωτήματα στο κατάλληλο στάδιο όταν χρειάζονται ενέργεια, και μετά να χρησιμοποιούν τη φιλτραρισμένη λίστα επαφών για να εντοπίζουν ερωτήματα που δεν έχουν κινηθεί για καιρό.

Εισαγωγή υπαρχουσών επαφών

Αν προέρχεστε από άλλο εργαλείο — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, ή ένα υπολογιστικό φύλλο — δεν χρειάζεται να επανακαταχωρίσετε τους πελάτες σας με το χέρι. Μπορείτε επίσης να επικολλήσετε ακατέργαστο κείμενο (παλιά email, σημειώσεις από εκθέσεις, χειρόγραφες λίστες) και το AI θα εξαγάγει τα στοιχεία επαφής για εσάς.

Για αναλυτικές οδηγίες ανά πηγή, πώς να προετοιμάσετε την εξαγωγή σας, και πώς να χρησιμοποιήσετε το Claude Desktop για εισαγωγή μεγάλου όγκου δεδομένων μέσω MCP, δείτε τον πλήρη οδηγό εισαγωγής επαφών.

Υπολογιστές προσφοράς

Πέρα από τη φόρμα ερωτήματος, μπορείτε να δημιουργήσετε διαδραστικούς υπολογιστές προσφοράς — οι πελάτες εκτιμούν μια τιμή και στέλνουν ερώτημα απευθείας από το αποτέλεσμα, το οποίο καταλήγει στον αγωγό σας όπως ακριβώς μια υποβολή φόρμας.

Λήψη των δεδομένων CRM σας

Ανοίξτε τις Επαφές και επιλέξτε Λήψη CSV επαφών για άμεση εξαγωγή των πραγματικών επαφών CRM. Το αρχείο UTF-8 είναι έτοιμο για υπολογιστικά φύλλα και εξουδετερώνει τιμές που διαφορετικά θα μπορούσαν να εκτελεστούν ως τύποι. Οι δοκιμαστικές επαφές εξαιρούνται.

Το CSV είναι ο γρηγορότερος τρόπος μεταφοράς ή ελέγχου του πίνακα επαφών. Για το ευρύτερο αρχείο λογαριασμού με άλλα υποστηριζόμενα επιχειρηματικά και γαμήλια δεδομένα, χρησιμοποιήστε το φορητό ZIP στο Προφίλ σας → Εξαγωγή. Δείτε Κυριότητα δεδομένων για το ακριβές περιεχόμενο και τα όρια ανάκτησης.

---

Δείτε επίσης

• Φόρμες ερωτημάτων — φτιάξτε τη φόρμα που τροφοδοτεί τον αγωγό σας και ρυθμίστε την αυτόματη απάντηση AI για νέα ερωτήματα
• Εισαγωγή επαφών — μεταφορά υπαρχουσών επαφών από άλλο CRM ή υπολογιστικό φύλλο
• Υπολογιστές προσφοράς — αφήστε τους πελάτες να υπολογίσουν μόνοι τους την τιμή πριν το ερώτημά τους φτάσει στον αγωγό σας