Καλεσμένοι, RSVP και πλάνο καθισμάτων

Η εφαρμογή Καλεσμένοι είναι προαιρετικό μέρος κάθε χώρου εργασίας γάμου. Προσθέστε την όταν θέλετε το Wedding Computer να φιλοξενεί τη λίστα καλεσμένων, τις προσκλήσεις RSVP, το πλάνο καθισμάτων και τον σχεδιασμό χώρου δίπλα στο χρονοδιάγραμμα και την ομάδα προμηθευτών.

Ενεργοποίηση εφαρμογής Καλεσμένοι

Στον χώρο εργασίας ανοίξτε τις Εφαρμογές γάμου και επιλέξτε Προσθήκη εφαρμογής Καλεσμένοι. Το ζευγάρι και όσοι μπορούν να διαχειρίζονται τον γάμο — όπως ένας ορισμένος planner ή χώρος εκδήλωσης — μπορούν να την ενεργοποιήσουν και να τη διαχειριστούν.

Οι πληροφορίες καλεσμένων δεν εμφανίζονται αυτόματα σε όλους τους προμηθευτές. Η ρύθμιση ορατότητας προσφέρει τρία επίπεδα:

• Μόνο το ζευγάρι
• Ζευγάρι + planners/χώροι
• Ολόκληρη η ομάδα προμηθευτών

Όσοι έχουν πρόσβαση μπορούν να δουν τις πληροφορίες καλεσμένων στην εφαρμογή. Μόνο το ζευγάρι και οι διαχειριστές μπορούν να προσθέτουν καλεσμένους, να αλλάζουν ρυθμίσεις, να στέλνουν προσκλήσεις και να οργανώνουν θέσεις. Επιλέξτε την πιο περιορισμένη ορατότητα που επιτρέπει στην ομάδα συντονισμού να κάνει τη δουλειά της.

Προσθήκη καλεσμένων στη λίστα

Ανοίξτε τους Καλεσμένους και επιλέξτε πώς θέλετε να ξεκινήσετε. Μπορείτε να συνδυάσετε μεθόδους για διαφορετικά μέρη της λίστας και να αλλάζετε μέθοδο όποτε θέλετε — αυτό κάνει την εισαγωγή μεγάλης λίστας πρακτική αντί κουραστική.

• Προσθήκη ενός καλεσμένου — αρκούν ένα όνομα, ο τύπος πρόσκλησης και ένα email. Τα πλήρη στοιχεία νοικοκυριού είναι προαιρετικά και μπορούν να συμπληρωθούν αργότερα, είτε από εσάς είτε από τον καλεσμένο μέσω του RSVP.
• Επικόλληση λίστας — φέρτε ονόματα απευθείας από Σημειώσεις, email, εξαγωγή CSV ή άλλο υπολογιστικό φύλλο. Μία πρόσκληση ανά γραμμή: τα ονόματα μόνα τους λειτουργούν, ή επικολλήστε στήλες με τη σειρά όνομα, email, τύπος. Διαχωρίστε άτομα που μοιράζονται πρόσκληση με & (π.χ. «Μαρία & Νίκος Παπαδόπουλος»). Οι κεφαλίδες αναγνωρίζονται και παραλείπονται αυτόματα.
• Χρήση πλέγματος τύπου υπολογιστικού φύλλου — πληκτρολογήστε προσκλήσεις απευθείας σε πλέγμα εντός του Wedding Computer, χωρίς εξαγωγή ή εισαγωγή αρχείου. Κάθε γραμμή είναι μια πρόσκληση· συμπληρώστε όνομα, email, τύπο και πλευρά καθώς προχωράτε. Ένα πλέγμα περιέχει μια δέσμη γραμμών — αποθηκεύστε τη δέσμη και ξεκινήστε νέα για να συνεχίσετε.

Γραμμές χωρίς χρήσιμο όνομα παραλείπονται και μη έγκυρες διευθύνσεις email αφήνονται κενές, ώστε μια λανθασμένη γραμμή να μην εμποδίζει τις υπόλοιπες. Μια επικόλληση εισάγει έως 100 γραμμές — χωρίστε μια πολύ μεγάλη λίστα σε μερικές επικολλήσεις αν χρειαστεί.

Αυτή είναι η πραγματική εξοικονόμηση χρόνου για μια μεγάλη λίστα καλεσμένων: αντί να ανοίγετε φόρμα 100 φορές, επικολλάτε ή συμπληρώνετε ένα πλέγμα μια φορά και το Wedding Computer μετατρέπει κάθε γραμμή σε μονάδα καλεσμένου με δικό της RSVP.

Καταγραφή στοιχείων καλεσμένων

Οι καλεσμένοι οργανώνονται σε μονάδες πρόσκλησης. Μία μονάδα είναι μία πρόσκληση: μεμονωμένο άτομο, ζευγάρι, οικογένεια ή άλλο νοικοκυριό. Μια μονάδα μπορεί να περιλαμβάνει έως έξι άτομα, το καθένα με τα δικά του στοιχεία.

Για κάθε μονάδα πρόσκλησης μπορείτε να καταγράψετε:

• Όνομα πρόσκλησης, email και τηλέφωνο
• Σε ποια πλευρά του ζευγαριού ανήκουν
• Όνομα, ηλικιακή ομάδα και σχέση κάθε ατόμου
• Αλλεργίες, διατροφικές σημειώσεις και επιθυμίες τραγουδιού
• Προτεραιότητα καθίσματος, άτομα που πρέπει να καθίσουν κοντά και άτομα που πρέπει να κρατηθούν χωριστά
• Κοινές και εσωτερικές σημειώσεις οργάνωσης

Η σύνοψη μετρά μονάδες πρόσκλησης, άτομα, απεσταλμένες προσκλήσεις, απαντήσεις και αρνήσεις. Μια μονάδα μπορεί να αφαιρεθεί αν προστέθηκε κατά λάθος.

Ρύθμιση προσκλήσεων RSVP

Πριν στείλετε προσκλήσεις, ανοίξτε τις ρυθμίσεις πρόσκλησης. Μπορείτε να προσαρμόσετε:

• Θέμα email, τίτλο πρόσκλησης και μήνυμα
• Κείμενο κουμπιού RSVP και προθεσμία απάντησης
• Επιλογές γεύματος ή ελεύθερο κείμενο από τους καλεσμένους
• Αν θα συλλέγεται ταχυδρομική διεύθυνση
• Εικόνα πρόσκλησης που εμφανίζεται στο email και τη σελίδα RSVP

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε προσαρμοσμένες ερωτήσεις RSVP. Οι ερωτήσεις μπορεί να είναι σύντομο κείμενο, μεγάλο κείμενο, αναπτυσσόμενη λίστα ή πλαίσια επιλογής, και μπορούν να οριστούν ως προαιρετικές ή υποχρεωτικές.

Προσθέστε email στη μονάδα πρόσκλησης και επιλέξτε Αποστολή πρόσκλησης. Το Wedding Computer στέλνει έναν ιδιωτικό σύνδεσμο RSVP αποκλειστικά για αυτή τη μονάδα. Μπορείτε να ξαναστείλετε την πρόσκληση όποτε χρειαστεί και να αντιγράψετε τον σύνδεσμο RSVP μετά την αποστολή.

Αντιμετωπίστε κάθε σύνδεσμο ως ιδιωτικό. Ανοίγει μόνο τη μονάδα πρόσκλησης για την οποία δημιουργήθηκε, αλλά οποιοσδήποτε λάβει τον σύνδεσμο θα μπορούσε να απαντήσει για αυτή τη μονάδα — ζητήστε από τους καλεσμένους να μην τον προωθούν.

Τι μπορούν να υποβάλουν οι καλεσμένοι

Η σελίδα RSVP επιτρέπει στον παραλήπτη να ενημερώσει τα στοιχεία των ατόμων στην πρόσκλησή του. Για κάθε άτομο μπορούν να δηλώσουν:

• Παρουσία ή άρνηση
• Επιλογή γεύματος
• Αλλεργίες και διατροφικές ανάγκες
• Επιλογή τραγουδιού
• Σημείωση για αυτό το άτομο

Η φόρμα μπορεί επίσης να συλλέξει όνομα, email, τηλέφωνο, ταχυδρομική διεύθυνση, μήνυμα προς το ζευγάρι και απαντήσεις στις προσαρμοσμένες ερωτήσεις. Οι καλεσμένοι μπορούν να επισκεφθούν ξανά τον ίδιο ιδιωτικό σύνδεσμο για να ενημερώσουν την απάντησή τους όσο το RSVP είναι διαθέσιμο.

Η απάντηση σε RSVP δεν δημιουργεί λογαριασμό Wedding Computer ούτε χορηγεί πρόσβαση στον χώρο εργασίας γάμου. Ο καλεσμένος βλέπει μόνο την πρόσκλησή του και τη φόρμα RSVP.

Δημιουργία πλάνου καθισμάτων

Ανοίξτε Καλεσμένοι → Πλάνο καθισμάτων για να οργανώσετε καλεσμένους που έχουν αποδεχθεί ή εκκρεμούν.

Μπορείτε να:

• Προσθέσετε τραπέζια με όνομα, τύπο και χωρητικότητα
• Χρησιμοποιήσετε Αυτόματη τοποθέτηση για να δημιουργήσετε αρχική διάταξη αυτόματα
• Σύρετε άτομα μεταξύ τραπεζιών και της λίστας χωρίς θέση
• Αγγίξετε ένα άτομο και μετά μια θέση σε συσκευή αφής ή με πληκτρολόγιο
• Διατηρήσετε υπάρχουσες θέσεις ενώ συμπληρώνετε διαθέσιμες

Η αυτόματη διάταξη χρησιμοποιεί σημειώσεις νοικοκυριού και καθίσματος όπου είναι δυνατό. Μπορεί να τοποθετεί παιδιά σε παιδικό τραπέζι αν υπάρχει και αφήνει εκτός του ενεργού πλάνου όσους αρνήθηκαν.

Έξυπνοι έλεγχοι προειδοποιούν για άτομα χωρίς θέση, συγκρούσεις «να μην καθίσουν μαζί», αρνήσεις που παραμένουν σε θέση και τραπέζια πάνω από τη χωρητικότητα. Είναι προειδοποιήσεις για έλεγχο, όχι αυτόματες αποφάσεις για οικογενειακές σχέσεις ή προσβασιμότητα.

Τοποθέτηση τραπεζιών σε σχέδιο χώρου

Το πλάνο καθισμάτων σάς λέει ποιος κάθεται πού. Το σχέδιο χώρου μεταφέρει την ίδια διάταξη σε ένα πραγματικό σχέδιο του χώρου σας, ώστε οι άνθρωποι που διαχειρίζονται τον γάμο σας να βλέπουν όχι μόνο τα καθίσματα αλλά και τη μορφή του χώρου. Ανοίξτε Καλεσμένοι → Πλάνο καθισμάτων → Άνοιγμα σχεδίου χώρου.

• Ανεβάστε την κάτοψη του χώρου — προσθέστε JPG ή PNG ως φόντο του καμβά, ή επισυνάψτε το PDF του χώρου ως αναφορά (έως 10 MB). Αντικαταστήστε ή αφαιρέστε το οποτεδήποτε· αν αλλάξει ο χώρος, ανεβάστε νέο.
• Σύρετε τα τραπέζια στη θέση τους — κάθε τραπέζι από το πλάνο καθισμάτων εμφανίζεται ως στοιχείο στον καμβά. Σύρετε καθένα στη θέση που βρίσκεται πραγματικά στον χώρο. Σε τηλέφωνο ή tablet, επιλέξτε ένα στοιχείο και χρησιμοποιήστε τα βέλη για να το μετακινήσετε.
• Προσθέστε επιχειρησιακές ζώνες και σειρές τελετής — πέρα από τα τραπέζια, σημειώστε ευρύτερες ζώνες (πίστα χορού, μπαρ, τραπέζι δώρων) και σειρές καθισμάτων τελετής, ονομάστε τες και τοποθετήστε τες στο ίδιο σχέδιο. Αυτά είναι σημεία αναφοράς για την ομάδα σας, όχι αναθέσεις καλεσμένων.
• Παραμένει συνδεδεμένο με το πλάνο καθισμάτων — το σχέδιο διαβάζει τα ίδια δεδομένα καθισμάτων, οπότε η αλλαγή θέσης ενός καλεσμένου δεν σημαίνει ότι πρέπει να ξαναζωγραφίσετε τον χώρο από την αρχή.
• Εξαγωγή ή εκτύπωση — χρησιμοποιήστε Εκτύπωση / Αποθήκευση PDF για να παράγετε καθαρό αντίγραφο του σχεδίου για τον χώρο, τον catering ή τον συντονιστή της ημέρας. Αν το φόντο είναι PDF αντί εικόνας, η εκτυπωμένη διάταξη αναφέρει αυτό το αρχείο με το όνομά του.

Αυτό είναι το στοιχείο που μετατρέπει μια λίστα καθισμάτων σε κάτι με το οποίο μπορεί να δουλέψει ένας συντονιστής χώρου ή catering χωρίς εξήγηση: μία σελίδα που δείχνει πού βρίσκεται κάθε τραπέζι, ζώνη και σειρά τελετής στον χώρο.

Τι δεν περιλαμβάνεται στην επικοινωνία καλεσμένων

Το Wedding Computer στέλνει την ατομική πρόσκληση RSVP κάθε μονάδας πρόσκλησης. Δεν διαθέτει επί του παρόντος ομαδική συνομιλία καλεσμένων, χώρους συζήτησης, newsletter ή γενικό εργαλείο μαζικής αποστολής για μεταγενέστερες ανακοινώσεις.

Χρησιμοποιήστε το συνηθισμένο email ή εργαλείο μηνυμάτων για ευρείες ενημερώσεις όπως αλλαγές μεταφοράς ή σχέδια για την επόμενη μέρα. Η ενότητα Σύνδεσμοι του χώρου εργασίας είναι χρήσιμη για πληροφορίες που μοιράζονται με συνδεδεμένα μέλη, αλλά οι παραλήπτες RSVP δεν τη βλέπουν μέσω του συνδέσμου πρόσκλησής τους.

---

Δείτε επίσης

• Οργάνωση του γάμου σας — χρονοδιαγράμματα, προμηθευτές, προϋπολογισμός και ο υπόλοιπος χώρος εργασίας
• Απόρρητο και δικαιώματα — ποιος μπορεί να δει στοιχεία καλεσμένων, αρχεία, σημειώσεις και οικονομικές πληροφορίες
• Χρονοδιάγραμμα και ημέρα γάμου — το κοινό run sheet για τους προμηθευτές σας
• Επιχειρησιακά πακέτα / BEO — πώς οι αριθμοί καλεσμένων, οι διατροφικές ανάγκες και το πλάνο καθισμάτων τροφοδοτούν το πακέτο ημέρας που κοινοποιείται στο προσωπικό επί τόπου