Έγγραφα & αρχεία

Ανέβασμα αρχείων

Ο σχεδιασμός γάμου παράγει πολλά χαρτιά — υπογεγραμμένες συμβάσεις, προσφορές, κατόψεις, moodboards, επιλογές μενού — και συνήθως φτάνουν διάσπαρτα σε ξεχωριστά email threads με κάθε προμηθευτή. Η ενότητα Αρχεία δίνει σε όλους στον γάμο έναν κοινό χώρο να τα φυλάνε, ώστε να μη χρειάζεται κάθε φορά να ψάχνετε τα εισερχόμενά σας (ή να ζητάτε από έναν προμηθευτή να ξαναστείλει κάτι) για την κάτοψη του χώρου ή την πρόταση catering.

Κάθε άτομο με πρόσβαση στον χώρο εργασίας του γάμου μπορεί να ανεβάσει αρχεία από την ενότητα Αρχεία. Αυτός που ανεβάζει το αρχείο επιλέγει αν θα είναι ορατό σε όλους στον γάμο ή μόνο σε επιλεγμένα ενεργά μέλη.

Κοινά αρχεία που ανεβάζουν τα ζευγάρια:

• Συμβάσεις που έλαβαν από προμηθευτές
• Προσφορές ή προτάσεις
• Εικόνες έμπνευσης (moodboards, αναφορές στιλ)
• Κείμενα τελετής ή έγγραφα σειράς εκδήλωσης
• Κατόψεις από τον χώρο
• Επιλογές μενού από τον catering
• Επιβεβαιώσεις κράτησης διαμονής

Κοινά αρχεία που ανεβάζουν προμηθευτές:

• Οι δικές τους συμβάσεις παροχής υπηρεσιών (επισυνάπτονται σε τιμολόγια, αλλά μπορούν επίσης να ανέβουν απευθείας)
• Οδηγοί στιλ ή έγγραφα προετοιμασίας
• Προτάσεις μουσικής τελετής
• Run sheets στιλιστικής ή σημειώσεις διαμόρφωσης χώρου

Ποιοι τύποι αρχείων υποστηρίζονται;

Κάθε αρχείο μπορεί να έχει μέγεθος έως 10 MB. Το Wedding Computer δέχεται:

• Εικόνες: JPEG και PNG
• Έγγραφα: PDF

Το Wedding Computer ελέγχει την επέκταση, τον τύπο του browser και την πραγματική υπογραφή του αρχείου. SVG, Office, ZIP, κείμενο, βίντεο, ήχος, εκτελέσιμα, μεταμφιεσμένα και άλλοι τύποι απορρίπτονται. Για μεγάλο ή μη υποστηριζόμενο αρχείο, μοιραστείτε σύνδεσμο στους Συνδέσμους. Τα επιτρεπόμενα αρχεία κατεβαίνουν, δεν εμφανίζονται inline και δεν αποθηκεύονται στην cache του browser.

Μπορείτε να οργανώσετε αρχεία ανά κατηγορία;

Τα αρχεία αποθηκεύονται στον φάκελο του χώρου εργασίας του γάμου σας, όχι σε υποκατηγορίες. Δεν υπάρχει σύστημα φακέλων μέσα στη βιβλιοθήκη εγγράφων — τα αρχεία εμφανίζονται χρονολογικά με βάση την ημερομηνία ανεβάσματος. Χρησιμοποιήστε περιγραφικά ονόματα αρχείων ώστε να είναι εύκολο να τα αναγνωρίζετε.

Ποιος μπορεί να δει τα ανεβασμένα αρχεία;

Η ορατότητα επιλέγεται ξεχωριστά για κάθε αρχείο, ώστε να μπορείτε να μοιράζεστε κάτι ακριβώς με τους προμηθευτές που το χρειάζονται, χωρίς να το εκθέτετε σε ολόκληρη την ομάδα σας. Για παράδειγμα, αν ο catering στείλει μια πρόταση μενού, μπορείτε να τη μοιραστείτε με τον χώρο — που πρέπει να προγραμματίσει γύρω από τις τελικές λεπτομέρειες catering — χωρίς να τη μοιραστείτε με τον φωτογράφο ή το συγκρότημα, που δεν έχουν λόγο να τη δουν και δεν πρέπει να βλέπουν τις τιμές.

• Όλοι σε αυτόν τον γάμο — κάθε ενεργό μέλος του χώρου εργασίας μπορεί να το ανοίξει.
• Μόνο συγκεκριμένα άτομα — επιλέγετε ακριβώς ποια άλλα μέλη αποκτούν πρόσβαση. Αν δεν επιλεγεί κανείς, το αρχείο παραμένει ιδιωτικό για αυτόν που το ανέβασε.

Μόνο αυτός που ανέβασε το αρχείο μπορεί να το διαγράψει ή να αλλάξει την κοινή χρήση του. Όποιος δεν έχει λάβει πρόσβαση δεν βλέπει ούτε μεταδεδομένα ούτε δυνατότητα λήψης, ακόμη κι αν γνωρίζει το URL του αρχείου.

Μπορείτε να κατεβάσετε αρχεία αργότερα;

Ναι. Ανοίξτε οποιοδήποτε αρχείο για το οποίο έχετε άδεια. Η πρόσβαση διαρκεί μόνο όσο το αρχείο υπάρχει, παραμένετε ενεργό μέλος και αυτός που το ανέβασε συνεχίζει να το μοιράζεται μαζί σας.

Τι συμβαίνει με τα αρχεία σας αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε το Wedding Computer;

Τα αρχεία παραμένουν συνδεδεμένα με τον χώρο εργασίας όσο αυτός υπάρχει. Κρατήστε δικά σας αντίγραφα για οτιδήποτε χρειάζεστε για νομικά, φορολογικά, επαγγελματικά ή μακροχρόνια προσωπικά αρχεία. Κατεβάστε τα σημαντικά αρχεία πριν αποχωρήσετε από έναν χώρο εργασίας ή διαγράψετε λογαριασμό.

Μπορείτε να εξαγάγετε το run sheet ως PDF ανά πάσα στιγμή (Χρονοδιάγραμμα → Εξαγωγή → Εκτύπωση run sheet (PDF)). Για άλλα έγγραφα, κατεβάστε τα μεμονωμένα από τη βιβλιοθήκη εγγράφων.

Μπορούν οι προμηθευτές να δουν τις συμβάσεις που έχετε υπογράψει;

Η σύμβαση υπηρεσιών που συνοδεύει τη ροή κράτησης ενός προμηθευτή είναι ορατή σε εκείνον και στο ζευγάρι που την αποδέχεται. Η αποδοχή καταγράφει το πληκτρολογημένο όνομα, τη χρονική σήμανση και το κείμενο σύμβασης που χρησιμοποιήθηκε για την κράτηση· δεν προστίθεται αυτόματα στη γενική λίστα Αρχείων. Άλλοι προμηθευτές δεν μπορούν να δουν τιμολόγιο ή σύμβαση άλλου προμηθευτή.

Για NOIM και έγγραφα τελετάρχη με συνεργατικές υπογραφές, δείτε τον οδηγό τελετάρχη για το πώς λειτουργεί αυτή η ροή.