ウェディング会場としてのはじめ方

会場であるあなたは、結婚式当日の中心的な進行役を担うことが多いはずです。複数のベンダーが敷地内に出入りし、カップルに代わって請求をとりまとめることもあり、あなたのチームは何がいつ起こるのかを正確に把握しておく必要があります。きちんと設定しておけば、カップルは予約した瞬間からプロフェッショナルな調整のハブを手に入れ、あなた自身はスケジュールが変わるたびに古くなってしまう当日の運営表ではなく、常に最新の状態を保つ運営シートを持てるようになります。

ステップ1 ── 会場プロフィールを完成させる

設定 → プロフィールを開き、以下を入力します。

事業名 ── カップルが知っている会場名
カテゴリー ── 会場を選択
所在地 ── 完全な住所（天気予報に使われ、ワークスペース内のベンダーにも共有されます）
タイムゾーン ── 現地のタイムゾーン
自己紹介と説明 ── あなたの会場ならではの魅力。公開ディレクトリの掲載に表示されます
ウェブサイトと Instagram ── プロフィールからリンクされます

理由： あなたの結婚式ワークスペースに招待されたベンダーは全員、あなたの会場プロフィールを見ることになります。名前、住所、写真がそろった完全な会場プロフィールは、他のベンダーが到着、ロジスティクス、設営を計画する際の判断材料になります。フォトグラファーはどこにいればいいかを知る必要があり、フローリストは設営できる時間帯を知る必要があります。プロフィールが明確であれば、当日までのベンダーからの問い合わせも減ります。

ステップ2 ── 問い合わせフォームを作る

フォーム → 問い合わせを開き、カップルが予約について連絡してきたときに答える質問をカスタマイズします。

会場にとって役立つ質問の例：

結婚式の日付（または検討中の日程の範囲）
ゲスト数の見込み（挙式と披露宴で人数が異なる場合は分けて）
挙式と披露宴を同じ空間で行うか、別々のエリアに分けるか
ケータリングの希望：会場専属、外部手配、どちらでも可
宿泊の必要性（客室がある会場の場合）
どこであなたを知ったか

理由： 問い合わせフォームは予約パイプラインの最初の段階です。回答を見れば、カップルがあなたの会場の収容人数に合っているか、その日程が空いているか、どのパッケージについて話すべきかがすぐにわかります。よく設計されたフォームは、長いメールのやり取りよりも価値があります。

ステップ3 ── メールの受信箱を設定する

設定 → メールを開き、ハンドルを取得します ── あなたのアドレスは yourhandle@wedding.computer になります。設定が済んだら、サイドバーのメールから受信箱を使えます。受信箱と送信済みのタブ、作成ボタン、すべてのメッセージでのスレッド返信が揃っています。

理由： 問い合わせやベンダーとのやり取りは個人の受信箱に散らばりがちで、数週間後にどのカップルと何を合意したか思い出しにくくなります。Wedding Computer のアドレスで送受信したメールはすべて、該当する連絡先のアクティビティタイムラインに自動的に記録されるため、会話の履歴はメールボックスの奥に埋もれるのではなく、予約に直接紐づきます。カップルやベンダー側は普通のメールアドレスに返信するだけで、彼らの側では何も変わりません。

ステップ4 ── 空き状況を設定する ── ここが特に重要です

カレンダー → 空き状況を開き、以下を行います。

すでに予約済みの日程をブロックする ── 確定しているすべての結婚式の日程を追加します。他のベンダーと異なり、会場は通常「1日1組（またはスペースごとに1組）」という厳格な上限があるため、ここは正確でなければなりません。
結婚式を受け付ける曜日を設定する ── 一般的には金曜〜日曜。それ以外の曜日は不可に設定します
設定 → 空き状況の共有で公開を選ぶ ── カップルが問い合わせる前にカレンダーを確認できるようにします

同時進行できる挙式・披露宴スペースが複数ある場合は、問い合わせフォームにその旨を記載してください。Wedding Computer は現時点で複数スペースの空き状況をネイティブにはモデル化していないため、その部分は手動で管理する必要があります。

理由： 正確な空き状況カレンダーがあれば、すでに予約済みの日程への問い合わせが来なくなります。さらに重要なのは、予約済みのカップルのワークスペースでは、その結婚式のイベントが共有カレンダーフィードに表示され、担当するベンダーにも見えるという点です。このカレンダーの正確さが直接影響します。

ステップ5 ── 請求書と支払いスケジュールを設定する

設定 → 支払い → Stripe を連携で、Stripe アカウントを連携します。銀行振込や直接請求を希望する場合は、支払い方法を銀行振込に設定してください ── 請求書に振込先情報が記載されます。

標準の貸切プランに合わせて、各請求書に支払いスケジュールを追加します。

予約時に予約金（通常は20〜30%）
（該当する場合）結婚式の数か月前に中間払い
4〜6週間前に最終残金

理由： カップルはすべてのベンダーにまたがる複数の支払いスケジュールを管理しています。Wedding Computer 経由で請求書を送ることで、あなたへの支払いも他のベンダーへの支払いと並んで一つの画面に表示されます ── カップルは未払い分をすべて把握しオンラインで支払え、双方に明確な記録が残ります。

ステップ6 ── デフォルトの貸切契約書を設定する

設定 → 契約書を開き、標準の会場貸切契約書を作成します。Wedding Computer が保持するデフォルトのサービス契約書は1つで、新しい請求書ごとにその内容がコピーされます。特別な条件が必要な予約があれば、過去の請求書を変えずに、その請求書のコピーだけを編集できます。含めるべき内容：

貸切の範囲（スペース、時間、含まれる設備）
ケータリングの取り決めと制限事項
騒音制限と終了時刻
キャンセル・延期ポリシー
保証金・敷金の条件
設営・撤収の時間
結婚式の日程が変更になった場合の対応

理由： 予約ページでカップルが氏名とメールアドレスを入力し、同意することを確認すると、Wedding Computer はその承諾を請求書に記録します。これは手書きの署名ではなく、ダウンロード可能な署名済み PDF も作成されません。確認メールには、承諾した契約書のテキストコピーが含まれます。

ステップ7 ── チェックリストのテンプレートを設定する

サイドバーのチェックリストを開き、テンプレートを1つ以上作成します。たとえば「標準会場貸切チェックリスト」として、最終ゲスト数の確定、フロアプランの承認、保証金の受領、保険証書の保管、最終下見の予約、ベンダー到着時刻の確認、撤収完了の確認といった項目を含めます。

テンプレートの1つをデフォルトに設定すると、結婚式が予約された瞬間に自動的に展開されます。それ以外のテンプレートは任意テンプレートとして残し、特定の結婚式のチェックリストセクションから手動で展開します。

理由： チェックリストのテンプレートがあれば、標準的な結婚式前の手順を「覚えておくべきこと」ではなく「仕組みが徹底してくれること」に変えられます。テンプレートをデフォルトに設定しておけば、新しい予約が入るたびに同じ To-Do リストが自動的に付き、追加の手間はかかりません ── 予約が入った週が忙しかったせいで何かが抜け落ちる、ということがなくなります。リストは結婚式そのものに紐づいているので、あなたとチームは日程が近づくにつれて項目にチェックを入れていけます。

ステップ8 ── 最初の結婚式ワークスペースを作る

カップルが予約したら、連絡先レコードを開いて結婚式に昇格をクリックします。結婚式の詳細を入力します。

日付
全体の結婚式会場としてのあなたの会場
挙式の種類

続けて：

自分を管理ベンダーに設定する ── 関係者 → 自分の名前 → マネージャーにするを有効にします。これによりあなたが進行表の責任者になります。他のメンバーは共有行の追加・編集・削除を提案でき、あなたはそのまま承認、調整してから承認、または却下できます。
カップルを招待する ── 人を追加 → カップルを招待。
会場側の進行表を組み立てる ── 身支度（使う場合）、挙式、披露宴、搬入、会場設営、ベンダー到着ウィンドウ、カクテルアワー、ディナー、スピーチ、ダンス、撤収のそれぞれについて別々のタイムライン行を追加します。各行に該当する時刻と場所を入れます。運営項目はベンダーの公開範囲に、カップルにも見せたい項目はカップルに設定します。
ベンダーチームを確定次第招待する ── 各ベンダーが予約されたら追加します。メンバーとして共有タイムラインの変更を提案し、自分の非公開行を管理できます。

理由： 管理ベンダーのフラグにより、スケジュールの責任者が一人明確になります。ケータリング、フローリスト、エンターテインメントがタイムラインの変更を提案してきたときも、変更前後の詳細を確認したうえで承認、調整、却下でき、結婚式の設定に挙式・披露宴のロジスティクスを重複して記録する必要はありません。

その結婚式に割り当てられているワークスペースのメンバー、ベンダー、事業のチームメンバーは、各行の下に直接追加できるボタンとして表示されます。名前を1回選ぶだけですぐに保存され、別途プラスボタンを押す必要はありません。自由入力ラベルは名簿にいない人にだけ使います。担当の割り当ては共同の読み書き操作です。共有行を見られる人は全員、担当者を確認し、直接追加・削除できます。非公開行の担当を管理できるのは、その行の所有者だけです。

ステップ9 ── 当日の運営パケット（BEO）を組み立てる

ワークスペースができたら、結婚式を開いて運営パケットに移動します。これは、共有の進行表、結婚式チーム、ゲスト数と食事上の注意、席次とレイアウト、共有ファイルをひとつにまとめた、生きたドキュメントです ── 別の BEO テンプレートにスケジュールを打ち直す必要はありません。以下を入力します。

サービスとケータリング ── サービススタイルと進行順、メニューと仕入れ先のメモ、飲み物のプラン
当日の運営 ── スタッフ配置のメモ、設営・撤収の立ち入り可能時間、アクセシビリティへの配慮
運営上のゲスト数 ── 空欄のままにすると確定 RSVP を使用（RSVP がなければ結婚式のゲスト見込み数、それもなければ現在のゲストリストにフォールバック）、または手動で上書きできます
ステータス ── 入力中は下書き、確定したら確定

パケットを編集できるのは管理ベンダーだけです ── 会場であるあなたは、自分の結婚式当日についてはたいていこの役割を担うことになります。

Wedding Computer のアカウントを持たない人 ── バースタッフ、警備、ランナー ── に渡す準備ができたら、パケットを共有をオンにして公開リンクを生成します。共有の進行表、ゲストと食事の概要、ベンダーチーム、あなたの運営メモが表示されます。作成済みの席次・レイアウト図（ステップ10を参照）もあわせて表示されますが、非公開のフロアプラン参照画像は、パケットのリンクが公開されていてもログイン済みの結婚式メンバーだけに制限されたままです。いつでも印刷 / PDF 保存もできます。

理由： BEO はどの会場もすでに当日運営の拠り所にしているドキュメントです。Wedding Computer 版は、結婚式に関わる全員が更新している同じスケジュール、チーム、ゲストデータに直結し続けるため、進行表が変わったのに誰も再発行を覚えていない紙の BEO のように、いつの間にか古くなってしまうことがありません。公開リンクの選択肢があることで、アカウントを渡したり非公開のフロアプランファイルを見せたりすることなく、現場だけの臨時スタッフにパケットを見せられます。

ステップ10 ── ゲストアプリで席次と会場レイアウトを設定する

カップルに（またはワークスペースへのアクセス権があれば自分で）結婚式のゲストアプリを有効にしてもらい、あなたのチームが見られるよう公開範囲を少なくともカップル + プランナー／会場に設定してもらいます。ゲストリストと RSVP が集まってきたら：

席次表を開き、未配置欄からゲストをテーブル（丸型、長方形、キッズ、カップル、その他）へドラッグします。自動配置を使うと、既存の配置を保ったままテーブルへ自動的に割り当てられ、欠席者は未配置欄に戻され、キッズ用テーブルも自動検出されます。未配置のゲスト、離すべき人同士の衝突、欠席者がまだ着席している状態、定員超過のテーブルがあれば警告が表示されます。
会場レイアウトを開き、実際の会場のフロアプラン（JPG、PNG、PDF のいずれか）をキャンバスの背景としてアップロードします。席次表と同じテーブルをその上にドラッグして配置し、必要に応じて運営ゾーン（バー、ダンスフロアなど）や挙式の着席列を追加します。準備ができたら印刷 / PDF 保存を使って現場スタッフに渡せる形にします。

理由： ここで席次プランは単なる表計算ではなく、実際の会場を表す本物の図面になります。レイアウトに配置されたテーブルは席次表と同じテーブルなので、テーブルを動かしたりゲストを座り直させたりすると両方の表示が同時に更新されます ── 席次の表とフロアプランのスケッチを手作業で一致させ続ける必要はありません。フロアプランの画像自体はログイン済みの結婚式メンバーだけに非公開のまま保たれ、運営パケットを後で公開共有しても、そこから生成されたレイアウト図だけが表示されます。

ステップ11 ── 支払い窓口（financial party）の役割を理解する（該当する場合）

あなたの会場がカップルに代わって他のベンダーへの支払いをとりまとめている場合 ── カップルのお金をケータリング業者やエンターテインメント、フローリストへ振り分けている場合 ── は、設定 → プロフィールで主催者である（支払い窓口の設定として表示される場合もあります）を有効にします。

有効にすると、あなたが主催者である結婚式において、あなたの会場アカウントが支払い窓口としてマークされます。これは請求フローの表示方法や会計処理に関係します。

理由： すべての会場がこの運営方法を取っているわけではありません。単純に会場貸切のみを提供し、それ以外をカップルが独自に管理している場合は、この設定は不要です。カップルが一度だけ支払い、あなたがすべてのベンダーに支払う、いわゆるフルサービス型の会場である場合、このフラグによってその取り決めがシステム上で表現されます。

ステップ12 ── チームメンバーを追加する（イベントスタッフがいる場合）

イベントコーディネーター、フロアマネージャー、予約担当の管理者については、サイドバーのチームを開いて事業の名簿に追加します。名簿は両方のプランで利用できます。チームメンバーの登録だけではログインやアカウントアクセスは作成されません。対象の結婚式に割り当て、その後に進行表の行から直接選択します。

理由： 名簿には各結婚式で働く人を記録でき、進行表には各運営タスクの担当者を表示できます。誰かがサインインしてワークスペースで作業する必要がある場合は、適切なワークスペースメンバー権限で別途招待してください。

ステップ13 ── カレンダーを安全に接続する

プロフィール → 結婚式カレンダーを開き、個人用の非公開フィードを作成します。Apple カレンダーで購読を選ぶか、リンクを Google カレンダーまたは Outlook にコピーします。

Pro では、設定 → カレンダーと連絡先 → カレンダー接続を作成から、ビジネス用フィードまたは CalDAV アカウントを作成できます。1つの認証情報を使い回すのではなく、スタッフのアプリや端末ごとに別の接続を作成してください。ほかを切断せずに1つだけ無効化できます。

理由： これらの接続は、連携先のカレンダーに今後の結婚式と閲覧を許可されたタイムライン行を表示します。接続は読み取り専用です ── カレンダーアプリ側で行った変更は Wedding Computer には反映されません。フィードのリンクや認証情報はパスワードと同様に扱い、誤って共有してしまった場合は無効化してください。

準備が整ったサイン

会場プロフィールが完成している（名前、住所、説明）
メールハンドルを取得し、内蔵の受信箱で作業できている
問い合わせフォームが適切な質問をしている
予約済みの日程がすべて空き状況でブロックされている
Stripe が連携され、支払いスケジュールの構成が決まっている
デフォルトのサービス契約書が設定されている
少なくとも1つのチェックリストテンプレートがデフォルトに設定されている
ワークスペースの作成方法と、自分を管理ベンダーに設定する方法がわかっている
次に予約が確定している結婚式で運営パケットを作り始めている
ゲストアプリが有効になっており、席次表と会場レイアウトの場所がわかっている
主要なスタッフがチームメンバーとして追加されている

今すぐすべきこと

直近で予約が確定している結婚式を選び、ワークスペースを作成しましょう。自分を管理ベンダーに設定し、カップルを招待し、会場側のスケジュール（搬入、設営ウィンドウ、終了時刻）をタイムラインに追加します。続けて確定しているベンダーを招待し、運営パケットを開いてサービス、スタッフ配置、設営に関するメモを入力し始めましょう ── そしてゲストがリストに載り始めたら、席次表を組み立てて会場レイアウトで実際のフロアプランの上に配置します。

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