ウェディングプランナーとしてのはじめ方

プランナーにとって、Wedding Computer はあなたが担当するすべての結婚式のハブです。ベンダーを調整し、タイムラインを管理し、他の全員が参加するワークスペースを作成します。きちんと設定しておけば、引き受けるすべての結婚式が一貫したプロフェッショナルな仕組みの上で進みます。

ステップ1 ── 事業プロフィールを入力する

設定 → プロフィールで以下を入力します。

事業名 ── カップルやベンダーがあなたのプロフィールを見たときに表示される名前
カテゴリー ── プランナーを選択
所在地 ── 拠点となる都市や地域
タイムゾーン ── すべての日付やカレンダーイベントに使われるあなたの現地時間
自己紹介、ウェブサイト、Instagram ── 公開ディレクトリの掲載と、結婚式に追加されたときのベンダープロフィールに表示されます

理由： あなたのプロフィールは、他のベンダーを結婚式に招待したときに彼らが目にするものです。完成度の高いプロフィール ── 事業名、所在地、写真 ── は、誰と仕事をしているのかを即座に伝えます。実績のあるプランナーからの招待であれば、ベンダーは承諾しやすくなります。

ステップ2 ── 既存の連絡先をインポートする

他の CRM から移行する場合は、連絡先 → インポートを開きます。CSV、TSV、JSON 形式でエクスポートしたファイルをアップロードし、列を Wedding Computer の連絡先フィールドへマッピングします ── Dubsado、Studio Ninja、HoneyBook、VSCO Workspace/Tave 向けにあらかじめ用意されたマッピングプリセットがあるので、フィールドの対応関係を自分で考える必要はありません。きれいなエクスポートファイルがない場合は、代わりにテキスト(メールの文面やスプレッドシートの断片など)をそのまま貼り付け、AI に連絡先の詳細を抽出させて構造化されたレコードにまとめさせることもできます。

何かが作成される前にプレビューが表示され、パイプライン内にすでに存在していそうな連絡先には重複検出のフラグが付きます。すでに予約済みのカップルを表す行については、インポートの一環として任意で結婚式ワークスペースを自動作成できます。取り込んだ内容に誤りがあっても、インポート全体を取り消せます ── そのインポートが作成した連絡先をアーカイブできます。

理由： 何年分ものクライアント履歴を手作業で移行する手間は、プランナーがツールの乗り換えを先延ばしにする最大の理由です。列マッピングのプリセットが Dubsado、Studio Ninja、HoneyBook、VSCO/Tave のエクスポート形式をあらかじめ理解しているため、リードを1件ずつ入力し直すのではなく、一度の作業で既存のパイプラインをまるごと移行できます ── そしてインポートは取り消せるので、本番として確定する前に試しに実行しても安全です。

ステップ3 ── 問い合わせフォームを作る

フォーム → 問い合わせを開き、カップルが連絡してきたときに答える質問をカスタマイズします。

プランナーにとって役立つ質問の例：

結婚式の日付（必須）
結婚式の場所や会場（または「候補の会場」）
ゲスト数の見込み
挙式の種類（屋外、屋内、デスティネーション、エロープメント）
どのプランニングパッケージに興味があるか（フルプランニング、部分プランニング、当日コーディネーションなど階層を提供している場合）
どこであなたを知ったか
ビジョンやスタイルについての詳細

現在のエディターには条件分岐ロジックのビルダーはありません。明確なセクション見出しを使うか、パッケージごとに大きく異なる質問が必要な場合は別々のフォームを作成してください。

理由： 良い問い合わせフォームは、時間を投じて返信する前にリードを絞り込んでくれます。フォームが適切な質問をしていれば、最初のメッセージの時点で、そのカップルが自分に合っているか、日程はいつか、どのサービスレベルが必要かがわかります ── 電話をかける前に。フォームの送信内容は、あなたが手動で追加したリードと同じ新規問い合わせ段階で、そのまま連絡先パイプラインに入ります。

ステップ4 ── 受信箱と AI 下書きで返信する

すべてのベンダーアカウントには handle@wedding.computer という専用アドレスが用意されています ── まだの場合は設定 → 事業設定でハンドルを取得しましょう。受信箱を開くと、届いた問い合わせ、あなたの返信、そして CC やフォワードで取り込んだ他のツールからのメッセージまで、すべてが会話ごとにスレッド表示されます。この受信箱を通じて送受信したメッセージは、フォームの送信内容、請求書、契約書のステータスと並んで、その連絡先の活動履歴に自動的に記録されます。

返信するときはAI 下書きをクリックすると、その連絡先の履歴、すでに登録されている結婚式の詳細、そしてあなた自身の口調や背景をもとにした返信案の第一稿が生成されます。フォローアップ、その日程は対応できない旨の連絡、他のプランナーへの紹介といった定型的なケースをカバーするので、白紙から書き始めるのではなく下書きを編集するだけで済みます。

理由： プランナーの仕事はメールに支えられています。クライアントとのやり取り専用の受信箱がなければ、CRM へメッセージを手作業で複製するか、実際に何を伝えたかという流れを見失うことになります。ここでのメッセージはすべて自動的に連絡先へ紐づくため、数か月後にあなた自身が読み返すときでさえ、メールボックスを掘り返さずに会話全体をその連絡先の記録から確認できます。AI 下書きは定型的な返信にまつわる「白紙のページ」というコストを取り除くので、素早い一次返信が「書く時間を10分見つけられるかどうか」に左右されなくなります。

ステップ5 ── デフォルトのサービス契約書を設定する

設定 → 契約書で、標準のプランナー契約書を作成します。Wedding Computer が保持するデフォルトのサービス契約書は1つで、新しい請求書ごとにその内容がコピーされます。過去の請求書を変えずに、その請求書のコピーだけをパッケージに合わせて編集できます。含めるべき内容：

サービス範囲（フルプランニング、部分プランニング、当日コーディネーション）
支払いスケジュール（予約金、分割払い、最終残金）
キャンセル・延期の条件
あなたが紹介したベンダーが対応できなかった場合の対応
コミュニケーションに関する期待値

理由： 契約書はあなたとカップル双方を守ります。予約ページでカップルが氏名とメールアドレスを入力し、同意を確認すると、その受諾記録が請求書に保存されます。これは手書きの署名ではなく、ダウンロード可能な署名済み PDF も作成されません。確認メールには受諾した契約書のテキストコピーが含まれます。

ステップ6 ── 予約金・支払い用に Stripe を設定する

設定 → 支払い → Stripe を連携で、Stripe のオンボーディングを完了します。

各請求書で支払いスケジュールを設定します。一般的には、予約時に予約金（総額の20〜30%）、特定のマイルストーンで中間払い、結婚式の4〜6週間前に最終残金、という形です。

理由： カード決済を設定すると、カップルは Stripe Checkout で予約金の分割分を支払えます。その後の分割払いは請求書のスケジュールに残るため、受領時に記録してください。

ステップ7 ── 空き状況を設定する

カレンダー → 空き状況を開き、以下を行います。

結婚式を引き受ける曜日をマークする（ほとんどのプランナーは週末に対応）
個人的な予定や休暇をブロックする
設定 → 空き状況の共有で公開を選ぶ ── 問い合わせ前にカップルが空いている日程を確認できます

理由： 公開の空き状況カレンダーがあれば、すでに予約済みの日程への問い合わせが減ります。カップルは問い合わせる前にカレンダーを確認するので、届くリードは実際に空いている日程に対するものになります。

Pro をお持ちなら、AI 自動返信を有効にしましょう ── 空いている日程に新しい問い合わせが来ると、AI が即座に問い合わせを確認した個別の返信を送り、空き状況を確認します。カップルは迅速な返信を期待しているので、これが最初の返信を自動的に処理します。

ステップ8 ── カレンダーを安全に接続する

プロフィール → 結婚式カレンダーを開き、個人用の非公開フィードを作成します。Apple カレンダーで購読を選ぶか、リンクを Google カレンダーまたは Outlook にコピーします。

Pro では、設定 → カレンダーと連絡先 → カレンダー接続を作成から、ビジネス用フィードまたは CalDAV アカウントを作成できます。アプリや端末ごとに別の接続を作れば、ほかを止めずに個別に無効化できます。

理由： 接続したカレンダーには、Wedding Computer の予約と閲覧を許可されたタイムライン行が、ほかの予定と並んで表示されます。接続は読み取り専用です。Apple カレンダー、Google カレンダー、Outlook、CalDAV アプリでの変更は Wedding Computer に戻りません。リンクや認証情報はパスワードと同様に扱い、誤って共有した場合は無効化してください。

ステップ9 ── 最初の結婚式ワークスペースを作る

カップルが予約したら、連絡先レコードを開いて結婚式に昇格をクリックし、基本情報を入力します。

日付と全体の場所
挙式の種類

そして、すぐに：

自分を管理ベンダーに設定する ── 関係者 → 自分の名前 → マネージャーにするを有効にします。あなたが進行表の責任者になります。他のメンバーは共有行の追加・編集・削除を提案でき、あなたはそのまま承認、調整してから承認、または却下します。
カップルを招待する ── 人を追加 → カップルを招待。両方のメールアドレスを入力します。
ベンダーチームを招待する ── 各ベンダーが確定したらワークスペースに追加します。メンバーとして共有変更を提案し、自分の非公開行を管理できます。
チェックリストが展開されているか確認する ── 設定 → チェックリストで作成したチェックリストのテンプレートは、連絡先を結婚式に昇格した瞬間に自動でその結婚式のチェックリストへ展開されるため、繰り返し行うタスクは予約のたびに追加し直すのではなく、すでに用意された状態になっています。

理由： 管理ベンダーの役割により、共有スケジュールの責任者が明確になります。当日のロジスティクスは重複する結婚式フィールドではなく進行表の行に置かれ、共有変更の提案はまずあなたに届きます。自動チェックリスト展開があるのは、忙しい週に予約が入ったからといって手順が抜け落ちないようにするためです ── あなたが作ろうと考える前に、すでにチェックリストが用意されています。

ステップ10 ── 最初の進行表を作る

結婚式 → 進行表に移動し、当日の構成を作り始めます。現在、組み込みの 進行表を生成 ボタンはありません。Pro では、接続した MCP アシスタントに、確認した草案から行を提案・追加させられます。それ以外は進行表へ直接追加します。

挙式、披露宴、身支度、ポートレート、搬入、到着、会場転換、終盤を進行表の行として追加します。各行に固有の時刻と場所を入れます。共有の運営項目はベンダー、全員が見る項目はカップル、内部項目は非公開にします。

理由： タイムラインに構成が早くできるほど、ベンダーは自分がどこに当てはまるかを早く把握できます。フォトグラファーはポートレートの時間を、セレブラントは挙式開始を、会場は設営ウィンドウを ── あなたから個別にメールを送るのではなく、共有ワークスペースから確認できます。

ワークスペースのメンバー、ベンダー、結婚式に割り当て済みのチームメンバーは、各行の下に直接追加できるボタンとして表示されます。名前を1回選ぶだけですぐに保存され、別途プラスボタンを押す必要はありません。自由入力ラベルは名簿にいない人にだけ使います。担当の割り当ては共同の読み書き操作です。共有行を見られる人は全員、担当者を確認し、直接追加・削除できます。非公開行の担当を管理できるのは、その行の所有者だけです。

ステップ11 ── 運営パケット（BEO）を作る

結婚式 → 運営パケットに移動し、進行表、チームの割り当て、ゲスト数と食事制限、席次、共有ファイルをひとつにまとめた、当日ひとつだけの参照ドキュメント ── BEO(バンケット・イベント・オーダー)形式のパケット ── を組み立てます。タイムラインやゲストリストと同じライブデータから生成されるため、何かが変わるたびに手作業で作り直す必要はなく、それらの内容が変わるのに合わせて自動的に更新されます。

Wedding Computer アカウントを持たない現地スタッフには公開リンクで共有するか、当日に紙の控えが必要な人のために PDF としてエクスポート・印刷してください。

理由： これは、プランナーや会場が他の全員のためにまとめる立場になることが最も多いドキュメントです ── 「会場転換は何時？」「ベジタリアンは何人？」とテキストで聞かれる代わりに、すべてのベンダーと現地スタッフが確認できる唯一の参照先になります。別ファイルとして管理するのではなくライブで生成されるため、共有ドライブに置かれた静的な BEO のように、誰も気づかないうちに情報が古くなる、ということが起きません。

ステップ12 ── チームメンバーを追加する（スタッフがいる場合）

アシスタントやコーディネーターと働く場合は、サイドバーの チーム で事業の名簿に追加します。名簿は両方のプランで利用できます。チームメンバーの登録だけではログインやアカウントアクセスは作成されません。対象の結婚式に割り当て、その後に進行表の行から直接選択します。

理由： 名簿には各結婚式で働く人を記録でき、進行表には実際の担当者を表示できます。誰かがサインインしてワークスペースを編集する必要がある場合は、適切なメンバー権限で別途招待してください。

準備が整ったサイン

プロフィールが完成している（名前、カテゴリーはプランナー、所在地）
他の CRM から移行する場合は、既存の連絡先をインポート済みである
問い合わせフォームが公開され、適切な質問をしている
@wedding.computer のハンドルを取得し、受信箱のどこに AI 下書きがあるか把握している
デフォルトのサービス契約書が設定されている
Stripe が連携され、支払いスケジュールの構成が決まっている
空き状況が設定され、問い合わせ者に公開されている
カレンダーフィードがスマートフォン・デスクトップのカレンダーに購読されている
ワークスペースの作成方法と、即座に自分を管理ベンダーに設定する方法がわかっている
今後の予約で自動的に展開されるよう、チェックリストのテンプレートを作成済みである

今すぐすべきこと

次に予約が決まったカップルを選び、ワークスペースを作成しましょう。自分を管理ベンダーに設定し、カップルを招待し、すでに確定しているベンダーを招待します。コーディネーションのマイルストーンをタイムラインに追加し始め、スケジュールがある程度形になったら運営パケットを組み立てましょう。

実際の結婚式で動いているところを見るのが、この仕組みを体得する一番の近道です。プランナー＆会場ガイドでは、管理ベンダーの役割、変更承認、ライブモードについて詳しく解説しています。

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