Bruiloftswerkruimtes & samenwerking

Een bruiloftswerkruimte is een gedeelde omgeving voor één bruiloft. Het brengt het draaiboek, checklists, notities, gedeelde links, geüploade bestanden, leverancierscredits, en betalingsgegevens samen — en maakt deze toegankelijk voor iedereen die erbij betrokken is: het koppel, hun leveranciers, en elke planner of locatie die de dag coördineert.

Een werkruimte aanmaken

Werkruimtes worden aangemaakt door een geboekt contact te promoveren. Ga naar een contact dat je hebt gemarkeerd als Geboekt en kies Promoveren naar bruiloft. Vul de trouwgegevens in — datum (of laat dit op TBC staan), locatie, type ceremonie, en timing — en de werkruimte wordt aangemaakt met jou als eerste lid.

Koppels kunnen ook hun eigen werkruimte aanmaken aan de koppelkant en jou daarvoor uitnodigen. In beide gevallen is de werkruimte hetzelfde gedeelde object.

Wie kan aansluiten

Er zijn drie ledenrollen:

Leverancier — elke dienstverlener op de bruiloft: fotograaf, trouwambtenaar, bloemist, DJ, locatie, planner, cateraar, haar, make-up, of iemand anders. Leveranciers hebben hun eigen login en dragen hun eigen tijdlijnonderdelen, notities en bestanden bij.

Koppel — de mensen die gaan trouwen. Zij krijgen een gratis Wedding Computer-account (geen abonnement nodig) en zien het gedeelde draaiboek, hun facturen, gedeelde notities, en het leveranciersteam.

Gast — gereserveerd voor toekomstig gebruik.

Het koppel uitnodigen

Ga vanuit de werkruimte naar Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in en er wordt een welkomstbericht verstuurd. Het koppel logt in met een magische link — geen wachtwoord, geen abonnement nodig — en ziet direct hun werkruimte.

Eenmaal binnen kan het koppel de gedeelde tijdlijn bekijken, hun facturen en betaalschema inzien, gedeelde notities en documenten lezen, en zien welke leveranciers op hun bruiloft zitten. Zij kunnen jouw privénotities, je CRM-pijplijngegevens, of de privénotities of factuurbedragen van andere leveranciers niet zien.

Andere leveranciers uitnodigen

Ga naar Mensen toevoegen → Leverancier toevoegen om een fotograaf, bloemist, DJ, of iemand anders die bij de bruiloft betrokken is uit te nodigen. Je kunt uitnodigen per e-mail of zoeken naar leveranciers die al op het platform staan.

Uitgenodigde leveranciers kunnen de gedeelde tijdlijn zien en eraan bijdragen, bestanden uploaden naar de documentenbibliotheek, en notities lezen binnen de reikwijdtes waar zij toegang toe hebben. Zij kunnen hun eigen tijdlijnonderdelen toevoegen, bewerken en verwijderen — niet die van andere leveranciers.

Leveranciers die je uitnodigt, hebben geen Pro-abonnement nodig om deel te nemen aan een werkruimte die jij hebt aangemaakt. De limiet aan actieve bruiloften geldt alleen voor de leverancier die de werkruimte heeft aangemaakt — niet voor iedereen die wordt uitgenodigd.

De beherende leverancier

Een planner of locatie kan de vlag kan beheren krijgen op een bruiloft. Dit maakt hen de beherende leverancier. Als beherende leverancier:

• Kunnen zij elk gedeeld tijdveld direct wijzigen — datum, ceremonietijd, klaarmaaktijden, portrettijd, starttijd receptie — zonder een goedkeuringsverzoek
• Wanneer een andere leverancier een van die gedeelde velden probeert te wijzigen, dient deze in plaats daarvan een wijzigingsverzoek in, dat de beherende leverancier goedkeurt of afwijst
• Kunnen zij alle openstaande wijzigingsverzoeken in de werkruimte bekijken en hierop reageren met een optionele notitie waarin ze hun beslissing toelichten

Een beherende leverancier toewijzen: ga naar de sectie Mensen van de werkruimte en schakel de vlag “Kan beheren” in bij het juiste lid.

Zie de Gids voor planners & locaties voor een volledige uitleg van hoe je deze rol gebruikt.

Zichtbaarheid en privacy

Onderdelen van het draaiboek zijn zichtbaar volgens hun zichtbaarheidsinstelling: onderdelen ingesteld op “koppel” of “leveranciers” zijn zichtbaar voor iedereen op de bruiloft; onderdelen ingesteld op “privé” zijn alleen zichtbaar voor de leverancier die ze heeft aangemaakt.

Notities hebben drie reikwijdtes: Gedeeld (alle leden, inclusief het koppel), Alleen leveranciers (alle leveranciers, niet het koppel), en Privé (alleen jij — niemand anders ziet deze ooit).

Bestanden geüpload naar de gedeelde documentenbibliotheek zijn zichtbaar voor alle leden.

Facturen zijn gescheiden per relatie: elke leverancier ziet alleen zijn eigen facturen, en het koppel ziet alle facturen die aan hen gericht zijn.

Leverancierscredits — de lijst van wie er aan de bruiloft heeft gewerkt — zijn zichtbaar voor alle leden.

Zichtbaarheidsinstellingen voor het koppel

Het koppel (of de beherende leverancier) kan beheren of leveranciers elkaars contactgegevens kunnen zien:

Zichtbaar — leveranciers kunnen zien wie de andere leveranciers zijn: namen, rollen, en contactgegevens. Handig wanneer leveranciers rechtstreeks moeten afstemmen zonder via het koppel of de planner te gaan.

Privé — contactgegevens van leveranciers zijn verborgen voor andere leveranciers. Alleen het koppel en de beherende leverancier kunnen het volledige team zien. Leveranciers zien nog steeds het draaiboek en de werkruimte, alleen niet elkaars contactgegevens.

Privénotities

Elke leverancier heeft een gebied met privénotities bij elke bruiloft, alleen toegankelijk voor henzelf. Gebruik dit voor alles wat je niet zou delen met het koppel of andere leveranciers — interne herinneringen, prijsbeslissingen, persoonlijke aandachtspunten. Privénotities worden opgeslagen in een Markdown-bestand per leverancier en worden nooit getoond aan een ander lid van de werkruimte, ook niet aan de beherende leverancier.