Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Aan de slag als DJ of band

Entertainmentleveranciers hebben een strak technisch schema op een trouwdag: je hebt een specifiek opbouwvenster nodig, een soundcheck voordat gasten arriveren, vastgelegde speeltijden, en een duidelijke eindtijd. Schuift de locatie je soundcheck 30 minuten op, dan verschuift je hele dag. Je vereisten in het gedeelde draaiboek krijgen — en je tijd beschermen in een contract — is het belangrijkste wat je kunt doen voordat de eerste noot klinkt.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Section titled “Stap 1 — Vul je profiel aan”

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

  • Bedrijfsnaam — je DJ-naam, bandnaam, of entertainmentbedrijf
  • Categorie — selecteer DJ of Band
  • Locatie — je standplaats
  • Bio, website, Instagram — link je demo’s, liveopnames, of EPK (electronic press kit)

Waarom: kijkt een koppel naar hun bruiloftswerkruimte, dan zien zij de naam en het profiel van elke leverancier. Een link naar je demo of liveopnames is de snelste manier voor een koppel — of een planner die je aanbeveelt — om te begrijpen hoe je klinkt voordat ze boeken.

Stap 2 — Bouw een muziek-specifiek aanvraagformulier

Section titled “Stap 2 — Bouw een muziek-specifiek aanvraagformulier”

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan. Voor DJ’s en bands zijn belangrijke vragen:

  • Trouwdatum
  • Naam en adres van de locatie (je moet de zone, stroomvoorziening en laad-toegang kennen)
  • Welke delen van de dag dek je? Ceremoniemuziek / cocktailuur / receptie / alles
  • Gevraagde speeltijden — hoe laat begin je, hoe laat eindig je?
  • Grootte dansvloer (relevant voor de PA-grootte)
  • Stijlvoorkeuren: top 40 / klassiekers / 80s-90s / RnB / country / open format
  • Zijn er nummers die per se wel of niet gedraaid moeten worden?
  • Willen ze MC-diensten?
  • Willen ze een fotoslideshow of eerbetoonvideo laten zien?
  • Verwacht aantal gasten bij de receptie
  • Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: informatie over locatie en speeltijd bepaalt je apparatuurbehoefte voordat je offreert. Een receptie voor 200 gasten in een grote balzaal heeft een andere PA nodig dan een cocktailuur voor 50 op een terras. Deze informatie in de aanvraagfase verzamelen, betekent dat je offerte accuraat is en er geen verrassingen zijn als je de locatie voor het eerst ziet op de trouwdag.

Stap 3 — Stel je contract in met bescherming voor apparatuur en timing

Section titled “Stap 3 — Stel je contract in met bescherming voor apparatuur en timing”

Ga naar Instellingen → Contracten en maak een dienstverleningsovereenkomst. Voor entertainmentleveranciers zijn cruciale clausules:

  • Speeltijden — de contractueel vastgelegde start- en eindtijden, met overwerktarieven als de receptie uitloopt
  • Soundcheckvenster — de tijd die je nodig hebt voor opbouw en soundcheck voordat gasten arriveren (doorgaans 1–2 uur voor een DJ, 2–3 uur voor een band)
  • Apparatuurvoorziening — wat jij meebrengt versus wat de locatie levert (PA, microfoons, podium, lessenaar voor MC-taken)
  • Verzoeknummerbeleid — neem je verzoeknummers aan op de avond zelf, of staat de afspeellijst vooraf vast?
  • Overmacht — wat gebeurt er als je ziek of onbeschikbaar bent (vervanging, terugbetalingsbeleid)
  • Annuleringsvoorwaarden — vooral relevant gezien de doorlooptijden bij het regelen van apparatuur en reizen
  • Geluidscurfew — erken een eventuele curfew die de locatie heeft ingesteld, en dat jij niet verantwoordelijk bent als de locatie een eerdere eindtijd afdwingt dan contractueel vastgelegd

Waarom: “de receptie liep uit en de DJ stopte op de contractueel vastgelegde tijd” is een veelvoorkomende bron van conflict. Overwerktarieven vóór de bruiloft in het contract vastleggen, betekent dat iedereen weet wat er gebeurt als de speeches uitlopen — de klant kiest ervoor om te verlengen en betaalt het afgesproken tarief, of de muziek stopt op de contractueel vastgelegde tijd. Geen verrassingen, geen discussies.

Stap 4 — Stel facturatie in

Section titled “Stap 4 — Stel facturatie in”

Ga naar Instellingen → Facturen en maak factuursjablonen.

Een typische DJ- of bandfactuurstructuur:

  • Aanbetaling (25–50% bij boeking)
  • Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft, of op de avond zelf voordat je begint

Koppel je contract aan de aanbetalingsfactuur via Instellingen → Contracten. Het koppel ondertekent zodra ze de aanbetaling betalen — je voorwaarden zijn bevestigd voordat de datum vastligt.

Waarom: aanbetalingen voor entertainment zijn vaak niet-restitueerbaar zodra je andere aanvragen voor die datum hebt afgewezen. Je contractvoorwaarden moeten ondertekend zijn voordat die verplichting wordt aangegaan.

Stap 5 — Voeg je timingvereisten toe aan het draaiboek

Section titled “Stap 5 — Voeg je timingvereisten toe aan het draaiboek”

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je cruciale onderdelen toe:

  • Laden / opbouw start — de tijd waarop je moet arriveren en beginnen met opbouwen
  • Soundcheckvenster — wanneer je de ruimte leeg of stil genoeg nodig hebt om niveaus in te stellen
  • Soundcheck afgerond — wanneer je klaar bent en de ruimte gereed is voor gasten
  • Start ceremoniemuziek (als je de ceremonie dekt)
  • Start/eind entertainment cocktailuur (indien van toepassing)
  • Deuren receptie open
  • Openingsdans — het koppel en hun planner voegen dit waarschijnlijk toe; bevestig dat de timing met die van jou overeenkomt
  • Belangrijke receptiemomenten — start/eind speeches, taart aansnijden, einde formaliteiten
  • Dansvloer open — wanneer de vloer opengaat voor algemeen dansen
  • Laatste nummer — je contractueel vastgelegde eindtijd
  • Afbouw / laden start

Zet je onderdelen voor laden, soundcheck en afbouw op zichtbaarheid leveranciers. De locatie en planner moeten dit zien; het koppel hoeft het niet te zien.

Waarom: soundcheck is de grootste bron van spanning op de dag zelf voor entertainmentleveranciers. De locatie moet een cocktailopstelling klaar hebben, de bloemist heeft toegang nodig tot de receptieruimte, en jij hebt 90 minuten stilte nodig. Geen van die drie mag overlappen. Een gedeelde tijdlijn maakt het conflict zichtbaar vóór de dag — en op te lossen met een herschikking van twee minuten — in plaats van het om 15.00 uur te ontdekken als iedereen tegelijk aankomt.

Stap 6 — Voeg song- en afspeellijstnotities per bruiloft toe

Section titled “Stap 6 — Voeg song- en afspeellijstnotities per bruiloft toe”

Gebruik de sectie Notities van elke bruiloftswerkruimte voor de specifieke muziekbriefing van die bruiloft:

  • Verplichte nummers (met specifieke versie als dat ertoe doet)
  • Te vermijden nummers of genres
  • Openingsdanssong en specifieke versie
  • Vader-dochter / ouder-danssongs
  • Songs voor bruidsboeketwerpen of taart aansnijden
  • Culturele of religieuze overwegingen
  • Notities voor MC-script als jij de aankondigingen doet

Zet deze notities op Privé, zodat alleen jouw account ze kan zien — het koppel hoeft je werknotities niet te zien.

Waarom: jongleer je met meerdere bruiloften, dan betekent de specifieke muziekbriefing in de werkruimte hebben dat je op de ochtend van de bruiloft niet door e-mailthreads hoeft te zoeken. Het staat in de werkruimte naast het draaiboek, het locatieadres, en je tijdlijnonderdelen.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Section titled “Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in”

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en blokkeer elke geboekte datum. De meeste entertainmentleveranciers doen één bruiloft per datum — heb je meerdere acts in je bedrijf die tegelijk kunnen werken, regel dat dan handmatig.

Waarom: aanvragen voor geboekte datums kosten iedereen tijd. Een accurate, openbare beschikbaarheidskalender stuurt aanvragen naar datums die je daadwerkelijk kunt aannemen.

Stap 8 — Abonneer je op je agenda

Section titled “Stap 8 — Abonneer je op je agenda”

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in je telefoonagenda.

Waarom: elke agenda-afspraak bevat het locatieadres en een link naar de werkruimte. Navigeren naar een locatie waar je nog niet bent geweest — vooral bij een laat opbouwmoment op een onbekende locatie — gaat sneller als het adres al in je telefoonagenda staat.

Je bent er klaar voor wanneer:

Section titled “Je bent er klaar voor wanneer:”
  • Je profiel heeft links naar demo’s of liveopnames
  • Je aanvraagformulier vraagt naar speeltijden, locatie en dekkingsomvang
  • Je contractsjabloon bevat soundcheckvenster, speeltijden, overwerktarieven en annuleringsvoorwaarden
  • Factuursjablonen hebben een aanbetaling-/saldostructuur met gekoppeld contract
  • Stripe is gekoppeld
  • Je beschikbaarheid is accuraat en Openbaar
  • Je iCal-feed is geabonneerd

Wat je nu kunt doen

Section titled “Wat je nu kunt doen”

Open je volgende geboekte bruiloftswerkruimte en voeg je opbouwvenster, soundchecktijd en contractuele speeltijden toe aan de gedeelde tijdlijn. Check daarna de tijdlijn op eventuele conflicten met de overige opbouwvereisten van de locatie. Een controle van vijf minuten nu voorkomt een telefoontje om 15.00 uur op de dag zelf.

Ga dieper

Section titled “Ga dieper”