Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Aan de slag als trouwvideograaf

Videografie heeft unieke logistiek die fotografen niet delen: plaatsing van audioapparatuur, ceremonie-doorloop-vereisten, langere montagetermijnen, en deliverables die in fasen komen (highlightfilm, volledige ceremonie, volledige speeches). Wedding Computer volgt je hele workflow — van eerste aanvraag tot definitieve bestandslevering — en plaatst je dekkingsvereisten in het gedeelde draaiboek waar het hele leveranciersteam ze kan zien.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Section titled “Stap 1 — Vul je profiel aan”

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

  • Bedrijfsnaam — je videografiebedrijfsnaam
  • Categorie — selecteer Videograaf
  • Locatie — je standplaats of regio
  • Bio, website, Instagram — link je showreel en portfolio

Waarom: je Instagram- en websitelinks verschijnen in je leveranciersprofiel wanneer je aan een werkruimte wordt toegevoegd. Een link naar je showreel is vaak de snelste manier voor een planner of locatie om je stijl te begrijpen wanneer zij je aan een koppel aanbevelen.

Stap 2 — Bouw een videografie-specifiek aanvraagformulier

Section titled “Stap 2 — Bouw een videografie-specifiek aanvraagformulier”

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan. Voor videografen zijn belangrijke vragen:

  • Trouwdatum
  • Locatie ceremonie en receptie (apart adres als deze verschillen)
  • Klaarmaaklocatie — is dat op de locatie of elders?
  • Gevraagde uren dekking
  • Beeldstijl: documentaire/cinematisch/redactioneel/raw/social-first
  • Gevraagde deliverables: lengte highlightfilm, volledige ceremonieopname, volledige speeches, volledige receptie
  • Hebben ze audiodiensten nodig? (draadloze dasspeld-microfoon op de trouwambtenaar, zaalmicrofoons, ceremoniemuziek)
  • Zijn er toegangsbeperkingen bij de ceremonielocatie? (sommige locaties verbieden bepaalde opstellingen of verlichting)
  • Willen ze een same-day edit voor de receptie?
  • Pakketinteresse
  • Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: audiovereisten en toegangsbeperkingen van de locatie zijn vragen die je vroeg beantwoord moet hebben — niet op de ochtend van de bruiloft. Een locatie die statieven verbiedt of je verplicht een specifieke positie in te nemen, verandert je apparatuuropstelling fundamenteel. Deze informatie in de aanvraagfase verzamelen, betekent geen verrassingen.

Stap 3 — Stel facturatie in met levermijlpalen

Section titled “Stap 3 — Stel facturatie in met levermijlpalen”

Ga naar Instellingen → Facturen en maak factuursjablonen. Een typische videograafsfactuurstructuur:

  • Aanbetaling (25–33% bij boeking)
  • Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft

Voor levermijlpalen gebruik je de checklist in de bruiloftswerkruimte (niet de factuur) om bij te houden:

  • Beeldmateriaal geback-upt (twee locaties)
  • Ruwe montage afgerond
  • Highlightfilm geleverd
  • Volledige ceremoniefilm geleverd
  • Volledige speechesfilm geleverd
  • Definitieve bestanden gearchiveerd

Koppel je algemene voorwaarden — inclusief levertermijnen en auteursrechtvoorwaarden — aan de aanbetalingsfactuur via Instellingen → Contracten.

Waarom: montagetermijnen voor video zijn langer dan voor foto’s, en koppels beseffen dat vaak niet. Expliciet zijn in je contract over geschatte levervensters vermindert “waar is onze video?”-berichten nog voordat je begonnen bent met monteren.

Stap 4 — Abonneer je op je agenda

Section titled “Stap 4 — Abonneer je op je agenda”

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in je agenda-app.

Voor tweerichtingssynchronisatie (Pro), stel je CalDAV in onder Instellingen → Apparaatsynchronisatie.

Waarom: je iCal-feed bevat het locatieadres en de ceremonietijden — de gegevens die je voor elke bruiloft nodig hebt. Heb je ze in je telefoonagenda, dan navigeer je naar de juiste locatie zonder door e-mails te zoeken.

Stap 5 — Voeg je toegangsvereisten toe aan het draaiboek

Section titled “Stap 5 — Voeg je toegangsvereisten toe aan het draaiboek”

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je onderdelen toe — maar gebruik ook de Notities of een speciaal tijdlijnonderdeel om toegangsvereisten te communiceren naar de planner en locatie:

  • Hoe laat je toegang nodig hebt tot de ceremonielocatie voor apparatuuropbouw (vaak een uur voordat gasten arriveren)
  • Of je een doorloop van de locatie nodig hebt met de trouwambtenaar voor de ceremonie
  • Vereisten voor microfoonplaatsing en wie de draadloze microfoon levert
  • Eventuele zones of momenten met beperkte of geen toegang (familie-only-momenten, beperkingen door locatieverlichting)

Voeg daarna je dekkingsonderdelen toe:

  • Start dekking klaarmaken
  • Opbouw apparatuur ceremonie
  • Start tot eind ceremonie
  • Formele portretten (je afstemmingsvenster met de fotograaf)
  • Dekking receptie: speeches, openingsdans, taart, einde formaliteiten

Zet je onderdelen op zichtbaarheid leveranciers.

Waarom: videografen hebben meer opbouwvereisten dan bijna elke andere leverancier. De planner en locatie via de gedeelde tijdlijn op de hoogte brengen van je toegangsbehoeften, voorkomt het scenario waarin je aankomt en de ceremonieruimte op slot blijkt, of de audiolessenaar zo geplaatst is dat je er geen kabel naartoe kunt leggen.

Stap 6 — Stem het portretvenster af met de fotograaf

Section titled “Stap 6 — Stem het portretvenster af met de fotograaf”

Is er ook een fotograaf op de bruiloft, dan is de portretsessie een gedeelde aangelegenheid. Gebruik de bruiloftswerkruimte om:

  1. Te zien wie de fotograaf is (zichtbaar in de sectie Mensen)
  2. Hun tijdlijnonderdelen te zien voor de portrettiming
  3. Je eigen portretonderdeel toe te voegen dat hierop aansluit

Waarom: het koppel heeft jullie allebei geboekt. Sluit je portretvenster niet aan op dat van de fotograaf, dan besteed je de portretsessie aan het uitzoeken van logistiek in plaats van het vastleggen van het moment. Een gedeelde tijdlijn voorkomt dat dit gesprek op de dag zelf plaatsvindt.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Section titled “Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in”

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en blokkeer elke geboekte datum. Stel je openbare beschikbaarheid in, zodat koppels kunnen checken voordat ze een aanvraag indienen.

Waarom: videografen die volledig geboekt zijn in het hoogseizoen hebben accurate beschikbaarheid nodig, meer dan bijna elke andere leverancier. Een aanvraag voor een datum die je al hebt geboekt, betekent een e-mail die je moet afwijzen en een koppel dat verder moet zoeken.

Je bent er klaar voor wanneer:

Section titled “Je bent er klaar voor wanneer:”
  • Je profiel is compleet met showreel- en portfoliolinks
  • Je aanvraagformulier vraagt naar beeldstijl, audiovereisten en locatietoegang
  • Factuursjablonen zijn klaar met levertermijnverwachtingen in het contract
  • Stripe is gekoppeld
  • Je beschikbaarheid is accuraat en ingesteld op Openbaar
  • Je iCal-feed is geabonneerd in je telefoonagenda

Wat je nu kunt doen

Section titled “Wat je nu kunt doen”

Open je volgende geboekte bruiloftswerkruimte (of sluit aan bij een bestaande als een planner deze al heeft opgezet) en voeg je toegangsvereisten en dekkingsonderdelen toe aan de tijdlijn. Neem daarna contact op met de planner of locatie om je apparatuuropbouwvenster te bevestigen — zelfs een snelle bevestiging nu voorkomt een probleem op de dag zelf.

Ga dieper

Section titled “Ga dieper”