Je contacten importeren

Heb je je bedrijf tot nu toe in een andere tool gerund — een spreadsheet, Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, of iets anders — dan hoef je je klanten niet handmatig opnieuw in te voeren. Wedding Computer kan je bestaande gegevens importeren, uitzoeken welke kolommen bij welke velden horen, en je een voorbeeld tonen voordat er iets wordt aangemaakt.

Ga naar Instellingen → Importeren om te beginnen.

---

Importeren vanuit een spreadsheet (CSV)

Een CSV is de meest gebruikte indeling om gegevens tussen tools te verplaatsen. De meeste software kan er een exporteren — waaronder Google Sheets, Excel, Numbers en elk CRM op de markt.

Stap 1: Haal je gegevens op als CSV

Vanuit Google Sheets: Bestand → Downloaden → Kommagescheiden waarden (.csv)

Vanuit Excel of Numbers: Bestand → Bewaar als → kies CSV, of Exporteer → CSV

Vanuit een ander CRM: zoek naar een exportoptie — meestal in Instellingen, de klantenlijstweergave, of een “…”-menu. Exporteer als CSV als je de keuze hebt.

Stap 2: Upload het bestand

Klik in Instellingen → Importeren op Bestand uploaden en selecteer je CSV. Wedding Computer leest de kolomkoppen uit je bestand en probeert ze automatisch te koppelen aan contactvelden.

Stap 3: Controleer de kolomtoewijzing

Je ziet een tabel met elke kolom uit je bestand naast waar Wedding Computer denkt dat deze bij hoort. Bijvoorbeeld:

Jouw kolom	Wordt gekoppeld aan
Voornaam	Voornaam
E-mailadres	E-mail
Datum	Trouwdatum
Notities	Notities
Interne code	— (overgeslagen)

De koppeling gebeurt automatisch en herkent veelvoorkomende varianten (Voornaam, FirstName, first, fname worden allemaal herkend). Je kunt elke koppeling wijzigen door op de keuzelijst naast een kolom te klikken. Kolommen die nergens aan gekoppeld worden, worden als extra detail bij het contact opgeslagen — ze gaan niet verloren.

Stap 4: Bekijk het voorbeeld en importeer

Je ziet een voorbeeld van de eerste paar rijen zoals ze aangemaakt zullen worden. Klopt er iets niet — namen staan in de verkeerde velden, datums zien er vreemd uit — pas dan de koppeling aan en ververs het voorbeeld. Ziet het er goed uit, klik dan op Importeren. Contacten worden op de achtergrond aangemaakt; je krijgt een melding zodra het klaar is.

---

Importeren vanuit specifieke CRM’s

Wedding Computer heeft ingebouwde voorinstellingen voor de meest gebruikte tools, waardoor de kolomtoewijzing automatisch voor je gebeurt. Selecteer de voorinstelling in de keuzelijst op het importscherm voordat je je bestand uploadt.

Dubsado

Exporteren vanuit Dubsado:

1. Ga in Dubsado naar Settings → Data Export
2. Filter op de projectstatussen die je wilt (bijvoorbeeld “Active”, “Archived”, “Leads”)
3. Klik op Download CSV

Upload het bestand in Wedding Computer en selecteer de voorinstelling Dubsado. Velden zoals “Event Date” worden gekoppeld aan trouwdatum, “Lead or Job” wordt gekoppeld aan pijplijnstatus, en prijs- en contractkolommen worden automatisch overgeslagen (die hebben geen zinvolle waarde in een nieuw systeem).

Studio Ninja

Klanten exporteren vanuit Studio Ninja:

1. Ga naar Clients in Studio Ninja
2. Klik op Export Client List — dit downloadt een CSV van je klantrecords

Voor leads en opdrachten:

1. Ga naar Leads of Jobs
2. Klik op Export — Studio Ninja mailt je een ZIP-bestand met een CSV erin
3. Pak het bestand uit en importeer de CSV

Upload in Wedding Computer met de voorinstelling Studio Ninja geselecteerd.

HoneyBook

Exporteren vanuit HoneyBook:

1. Ga naar Clients in HoneyBook
2. Klik op het tabblad Contacts
3. Klik op het ⋯-menu (meer opties) → Download spreadsheet

Let op: HoneyBook exporteert je contactenlijst, niet de volledige projectdetails. Trouwdatums en projectnotities zijn afhankelijk van je accountinstellingen mogelijk niet inbegrepen. Upload met de voorinstelling HoneyBook.

VSCO Workspace (voorheen Táve)

Exporteren vanuit VSCO Workspace:

1. Open een lijstweergave — Leads, Jobs of Address Book
2. Klik op Export
3. Kies “alle kolommen” voor het beste resultaat

Upload met de voorinstelling VSCO Workspace. Kolomnamen zijn afhankelijk van welke kolommen zichtbaar waren, maar de voorinstelling herkent de meest voorkomende, waaronder partnergegevens, evenementdatums en locaties.

---

Importeren door tekst te plakken

Heb je contactgegevens in een e-mail, een sms, een notitie, een aanvraag via je website, of een andere ongestructureerde vorm — dan kun je dit rechtstreeks in de importtool plakken en de AI haalt de gegevens eruit.

Kies in Instellingen → Importeren voor Tekst of URL plakken in plaats van een bestand te uploaden.

Plak wat je hebt. Bijvoorbeeld:

Hoi, ik ben Emily Chen en mijn verloofde is Marcus Lee. We trouwen op 15 maart 2026 bij Stones of the Yarra Valley. Mijn nummer is 0412 555 789 en je kunt me bereiken via emily@example.com. We hebben je gevonden via Instagram.

De AI leest dat en maakt een contact aan met voornaam Emily, achternaam Chen, partner Marcus Lee, trouwdatum 15-03-2026, trouwlocatie Stones of the Yarra Valley, telefoon 0412 555 789, e-mail emily@example.com en bron Instagram.

Je controleert de geëxtraheerde gegevens voordat het contact wordt aangemaakt. Dit werkt goed voor:

• Oude aanvraagmails die je nooit hebt afgehandeld
• Sms-berichten van potentiële klanten
• Notities van een trouwbeurs of markt
• Doorverwijzingen die telefonisch zijn doorgegeven en waar je gegevens hebt opgeschreven
• Aanvragen vanuit platforms die niet netjes exporteren

---

Wat er wordt geïmporteerd

Bij het importeren van een contact maakt Wedding Computer een volledig contactrecord aan met de velden die je hebt gekoppeld:

• Namen (eerste persoon en partner)
• E-mailadressen
• Telefoonnummers
• Social media-handles (Instagram, Facebook, TikTok)
• Website
• Adres
• Trouwdatum
• Trouwlocatie
• Pijplijnstatus (automatisch gekoppeld — “Lead” wordt Nieuw, “Confirmed” wordt Geboekt, enz.)
• Bron (waar de lead vandaan kwam)
• Notities

Kolommen die niet aan een standaardveld worden gekoppeld, worden opgeslagen als extra details bij de notities van het contact — ze worden niet stilzwijgend weggegooid.

Wat niet wordt geïmporteerd:

• Facturen en financiële gegevens (die zijn niet overdraagbaar tussen systemen)
• Bijgevoegde documenten en bestanden (alleen contactrecords worden geïmporteerd, geen bijlagen)
• E-mailthreadgeschiedenis (begin opnieuw in het e-mailsysteem van Wedding Computer)
• Draaiboeken en tijdlijnonderdelen (import bouwt contacten op; draaiboeken moeten apart worden toegevoegd)

---

Draaiboeken en bruiloftsgegevens importeren

De bestandsimporteur maakt contacten aan. Om het draaiboek of de gedetailleerde gegevens van een bestaande bruiloft in een werkruimte te importeren, heb je twee opties:

Handmatig toevoegen — open de bruiloftswerkruimte en voeg tijdlijnonderdelen één voor één toe. Dit kost tijd, maar geeft je volledige controle.

Gebruik de AI-assistent (MCP) — heb je Claude Desktop gekoppeld aan Wedding Computer, dan kun je een draaiboek vanuit elke bron plakken en Claude vragen het te importeren. Dit is de snelste optie voor bestaande draaiboeken. Zie de sectie hieronder.

---

Een AI-assistent gebruiken om te importeren (MCP)

De MCP-server is wat Claude Desktop (en andere AI-tools) met Wedding Computer laat praten. Eenmaal ingesteld kun je contacten en draaiboekgegevens importeren door simpelweg met Claude te praten in plaats van formulieren in te vullen.

Dit is de krachtigste importroute voor het binnenhalen van grote hoeveelheden bestaande gegevens — vooral wanneer de gegevens in indelingen staan die niet netjes als CSV exporteren, of verspreid zijn over e-mails, documenten en notities.

Claude Desktop instellen met Wedding Computer

Je hebt nodig:

• Claude Desktop geïnstalleerd op je Mac of Windows-computer (gratis te downloaden; voor langdurig gebruik is een Claude-abonnement vereist)
• Een Wedding Computer Pro-abonnement (de MCP-server is een Pro-functie)
• Je synchronisatietoken uit Instellingen → Apparaatsynchronisatie

Open het configuratiebestand van Claude Desktop. Op een Mac staat dit op: ~/.claude/claude_desktop_config.json

Op Windows staat het op: %APPDATA%\Claude\claude_desktop_config.json

Bestaat het bestand nog niet, maak het dan aan. Voeg dit toe (vervang your-sync-token-here door de token die je uit Instellingen hebt gekopieerd):

{
  "mcpServers": {
    "wedding-computer": {
      "url": "https://wedding.computer/mcp",
      "headers": {
        "Authorization": "Bearer your-sync-token-here"
      }
    }
  }
}

Bewaar het bestand en herstart Claude Desktop. Je zou onderaan het Claude-venster een kleine tool-indicator moeten zien die laat zien dat Wedding Computer-tools zijn gekoppeld.

Contacten importeren met Claude

Eenmaal gekoppeld, open je een nieuw gesprek in Claude Desktop en praat je er gewoon natuurlijk tegen. Claude weet dat je contacten in Wedding Computer terecht moeten komen en roept automatisch de juiste tool aan.

Eén contact importeren vanuit een e-mail:

Kopieer een aanvraagmail (het geheel, naam, gegevens, alles) en plak het in Claude met een bericht zoals:

Dit is een aanvraag die ik heb ontvangen. Voeg deze persoon toe aan mijn Wedding Computer-contacten.

[plak de e-mail hier]

Claude leest de e-mail, haalt de namen, e-mail, telefoon, trouwdatum, locatie en eventuele andere gegevens van het koppel eruit, en maakt het contact aan in Wedding Computer. Je ziet het direct verschijnen in je contactenlijst.

Meerdere contacten tegelijk importeren:

Heb je meerdere contacten in een spreadsheet of lijst, plak ze dan in en vraag Claude om ze te verwerken:

Ik heb deze vijf koppels uit mijn oude notities. Voeg ze elk toe aan Wedding Computer als nieuwe aanvraag.

Sarah Chen & Marcus Lee — sarah@example.com — 04 12 345 678 — Bruiloft: 15 maart 2026, Yarra Valley James Wilson & Emma Brown — emma@example.com — Bruiloft: 8 november 2025, Daylesford [enzovoort]

Claude maakt per koppel één contact aan en doorloopt de lijst. Voor langere lijsten is het het beste om dit in batches van 10–20 te doen, zodat je elke batch kunt controleren voordat je verdergaat.

Importeren vanuit een rommelig document:

Niet elke bron is netjes. Heb je oude notities van een trouwbeurs, een handgeschreven lijst, of contacten gekopieerd uit oude e-mails, geef Claude dan gewoon wat je hebt:

Dit zijn mijn notities van de trouwbeurs van vorig weekend. Sommige zijn rommelig — haal eruit wat je kunt en voeg ze toe als contacten.

[plak je notities]

Claude haalt eruit wat het kan vinden en maakt contacten aan van de leesbare delen. Alles wat het niet duidelijk kan interpreteren, vraagt het je voordat het wordt aangemaakt.

Een draaiboek importeren met Claude

Heb je een bestaand draaiboek — in een Word-document, een e-mail, een gekopieerde PDF, of zelfs een lijst met tijden die je hebt uitgetypt — dan kan Claude die onderdelen aan een bruiloftswerkruimte toevoegen.

Wat je eerst nodig hebt: de bruiloft moet al als werkruimte bestaan in Wedding Computer. Claude kan onderdelen toevoegen aan een bestaande bruiloft, maar kan geen nieuwe bruiloft vanaf nul aanmaken.

Vraag Claude bijvoorbeeld:

Ik heb het draaiboek voor de bruiloft van Sarah en James. Kun je deze onderdelen toevoegen aan hun tijdlijn?

9:00 — Bruidsparty arriveert bij The Olsen Hotel voor haar en make-up 11:30 — Bruid en bruidsparty verplaatsen naar Fitzroy Gardens 12:30 — First look met de bruidegom bij de rotunde 13:00 — Ceremonie begint bij Fitzroy Gardens Rotunda 13:45 — Ceremonie eindigt; gasten naar canapés op het oostelijke gazon 14:00 — Portretten bruidsparty, Fitzroy Gardens 15:30 — Alle gasten naar de receptie bij Luminare 16:00 — Deuren receptie open; gasten plaatsnemen [enzovoort]

Claude zoekt de bruiloft van Sarah en James op en voegt vervolgens elk onderdeel een voor een toe aan de tijdlijn. Je ziet ze verschijnen in de tijdlijn terwijl Claude de lijst doorwerkt.

Tips voor betere resultaten:

• Zorg dat de bruiloft al bestaat in je account voordat je Claude vraagt er onderdelen aan toe te voegen — Claude zoekt de bruiloft op naam
• Heb je twee bruiloften met vergelijkbare namen, geef Claude dan de trouwdatum mee om specifiek te zijn: “de bruiloft van Smith op 14 juni 2026”
• Vermeld locaties en toegewezen leveranciers in je lijst als je die hebt — Claude voegt die gegevens toe aan elk onderdeel
• Controleer na het importeren de tijdlijn in Wedding Computer om tijden en gegevens te checken

Notities over een bruiloft importeren

Claude kan ook geschreven notities toevoegen aan een bruiloftswerkruimte. Heb je gedetailleerde notities van een locatiebezoek, een planningsgesprek of een e-mailthread, vraag Claude dan om ze toe te voegen:

Ik had vorige week een planningsgesprek met Emma en Liam. Dit zijn mijn notities. Kun je ze toevoegen aan de notities van hun bruiloftswerkruimte?

[plak je gespreksnotities]

Claude voegt die notities toe aan de gedeelde notities van de bruiloft. Ze zijn zichtbaar voor jou (en je team, afhankelijk van de zichtbaarheidsinstellingen van de notitie) in de werkruimte.

Wat Claude niet kan importeren via MCP

• Nieuwe bruiloftswerkruimtes — Claude kan contacten en tijdlijnonderdelen toevoegen, maar geen werkruimte vanaf nul aanmaken. Promoveer eerst een contact naar een bruiloft en vraag Claude daarna om deze te vullen.
• Facturen en betalingsgeschiedenis — financiële gegevens worden niet overgedragen via MCP.
• Documenten en bijlagen — Claude kan geen bestanden uploaden; het kan alleen met tekstgebaseerde gegevens werken.
• Contacten van iemand anders’ account — Claude heeft alleen toegang tot de gegevens van jouw account, niet de systemen van andere leveranciers.

---

Na het importeren

Is je import klaar, ga dan naar Contacten om te controleren wat er is binnengekomen. Controleer een paar records om te zien of namen, datums en statussen kloppen. Elk via import aangemaakt contact kan worden bewerkt als elk ander contact — klik erin en pas elk veld aan.

Heb je geïmporteerd met een status als “Geboekt” en wil je die contacten promoveren naar bruiloftswerkruimtes, doe dat dan één voor één: open elk geboekt contact → Promoveren naar bruiloft.

Klopt er iets niet — verkeerde datums, namen verwisseld, ontbrekende velden — dan kun je contacten individueel bewerken of de batch verwijderen en opnieuw importeren met aangepaste kolomtoewijzingen.