Contacten en je pijplijn beheren
Elke aanvraag die je ontvangt, staat in Contacten — je leadlijst en CRM. Contacten doorlopen een pijplijn van acht fasen, van eerste aanvraag tot afgeronde bruiloft, en elk contact bevat alles wat je over dat koppel weet: e-mails, notities, facturen, activiteitengeschiedenis en hun gekoppelde bruiloftswerkruimte.
De pijplijn
Section titled “De pijplijn”Wedding Computer gebruikt een vaste pijplijn van acht fasen:
| Fase | Wat het betekent |
|---|---|
| Nieuw | Er is een aanvraag binnengekomen — nog niet opgevolgd |
| Contact gelegd | Je hebt gereageerd of contact opgenomen |
| Afspraak | Er is een afspraak gepland of geweest |
| Offerte verstuurd | Je hebt een offerte of voorstel verstuurd |
| Geboekt | De boeking is bevestigd |
| Afgerond | De bruiloft heeft plaatsgevonden |
| Verloren | De lead heeft niet geconverteerd |
| Gearchiveerd | Inactief; verborgen in de actieve weergave |
Verplaats een contact tussen fasen door op de fase-badge bij het contact te klikken en de nieuwe fase te kiezen.
De acht fasen liggen vast — ze zijn ontworpen om de universele workflow van elke leverancier te dekken en kunnen niet worden aangepast.
Verplaats je een contact naar Verloren, dan word je gevraagd een gestructureerde reden vast te leggen: prijs, beschikbaarheid, gekozen voor een concurrent, geen reactie, geen match, of anders. Deze redenen voeden rechtstreeks je rapportages, zodat je na verloop van tijd patronen kunt zien — gaat een onevenredig deel van je leads verloren op prijs, dan is dat een signaal om naar te handelen.
Is een contact Geboekt, dan kun je het promoveren naar een bruiloftswerkruimte, waarmee de gedeelde, gezamenlijke omgeving voor die bruiloft wordt aangemaakt.
Wat er bij een contactrecord wordt opgeslagen
Section titled “Wat er bij een contactrecord wordt opgeslagen”Elk contact bevat:
- Gegevens van het koppel — naam van de eerste en tweede persoon, e-mail, telefoon en Instagram-handle
- Trouwgegevens — datum (of datum nog te bepalen), locatie, aantal gasten en type ceremonie
- Pijplijnfase en bron — waar de lead vandaan kwam
- Notities — vrije, privénotities die alleen jij kunt zien, volledig doorzoekbaar
- Aangepaste velden — eventuele extra vragen die je aan je aanvraagformulier hebt toegevoegd
- Activiteitenlogboek — een geschiedenis met tijdstempel van elke faseverandering, factuurgebeurtenis en belangrijke actie
- Facturen — alle facturen die voor dit koppel zijn aangemaakt
- E-mails — de volledige e-mailthread via je
@wedding.computer-adres - Gekoppelde bruiloft — eenmaal gepromoveerd, een directe link naar de gedeelde werkruimte
Zoeken en filteren
Section titled “Zoeken en filteren”De zoekbalk bovenaan Contacten doorzoekt namen, e-mailadressen, telefoonnummers en notities terwijl je typt. Je kunt de contactenlijst ook filteren op:
- Pijplijnfase — elke combinatie van de acht fasen
- Trouwdatum — een datumbereik om bruiloften in een bepaald seizoen of jaar te vinden
- Bron — waar de lead vandaan kwam (aanvraagformulier, API, handmatige invoer, enz.)
- Locatie — stad of regio
Er is geen apart tagsysteem, maar je notities en alle aangepaste velden die je aan je aanvraagformulier hebt toegevoegd, zijn volledig doorzoekbaar en dienen hetzelfde doel voor segmentatie.
Activiteitengeschiedenis
Section titled “Activiteitengeschiedenis”Elk contact houdt een activiteitenlogboek bij — een chronologisch omgekeerd overzicht van faseveranderingen, factuurgebeurtenissen, betalingen en andere belangrijke momenten. Dit is alleen voor jou zichtbaar en wordt automatisch bijgewerkt naarmate dingen gebeuren.
Wordt een contact een bruiloftswerkruimte, dan houdt een apart bruiloftslogboek acties bij die ook andere leden van de werkruimte kunnen zien (tijdlijnupdates, toegevoegde of verwijderde mensen, enz.).
Leads opvolgen
Section titled “Leads opvolgen”Er zijn nog geen aparte herinnerings- of taakfuncties — gestructureerde opvolgplanning staat op de roadmap. De meeste leveranciers verplaatsen leads naar een passende fase wanneer er actie nodig is, en gebruiken daarna de gefilterde contactenlijst om leads naar boven te halen die al een tijdje niet bewogen zijn.
Bestaande contacten importeren
Section titled “Bestaande contacten importeren”Kom je van een andere tool — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace, of een spreadsheet — dan kun je je bestaande contacten importeren zonder ze handmatig opnieuw in te voeren. Je kunt ook platte tekst plakken (oude e-mails, beursnotities, handgeschreven lijsten) en de AI haalt de contactgegevens er voor je uit.
Voor stap-voor-stap instructies per bron, hoe je je export voorbereidt en hoe je Claude Desktop gebruikt om grote hoeveelheden gegevens via MCP te importeren, zie de volledige gids voor het importeren van contacten.
Je contacten exporteren
Section titled “Je contacten exporteren”Je volledige contactenlijst kan op elk moment worden gedownload via Instellingen → Exporteren. Exportformaten:
- Markdown — één
.md-bestand per contact met YAML-frontmatter (hetzelfde formaat dat Wedding Computer intern gebruikt) - JSON — gestructureerde gegevens geschikt voor andere tools
- CSV — voor gebruik in een spreadsheet
Exporteren is onbeperkt op zowel het gratis als het Pro-abonnement. Zie Eigenaarschap van je gegevens voor volledige details over hoe je gegevens worden opgeslagen en wat er in een volledige accountexport zit.