Gasten & familie

Het eerlijke antwoord over gastenbeheer

Wedding Computer is gebouwd voor leverancierscoördinatie, niet voor gastenbeheer. Het heeft geen gastenlijst, RSVP-tracking, velden voor dieetwensen, tafelschikkingen of toewijzingen, of communicatiemiddelen voor gasten.

Zoek je een tool om je gastenlijst te beheren, RSVP’s bij te houden, zitplaatsen toe te wijzen, of massaal met gasten te communiceren, dan heb je een aparte tool nodig. Veelgebruikte opties zijn Zola, The Knot, Joy, of een goed georganiseerde spreadsheet die je deelt met een weddingplanner.

Wat Wedding Computer wel kan voor gasten en familie

Hoewel het geen gastenbeheersysteem is, zijn er een paar dingen die werken voor familie en gasten binnen de werkruimte:

Familie uitnodigen om de tijdlijn te bekijken

Wil een naast familielid — een ouder, een getuige, een ceremoniemeester — zicht op het schema van de dag, dan kun je je leverancier vragen om diegene als gast-lid uit te nodigen. Gasten kunnen de werkruimte en tijdlijn in real time bekijken, maar kunnen niets bewerken. Dit is met name handig voor iemand die op de dag zelf helpt coördineren en het draaiboek moet kunnen zien.

Houd er rekening mee dat gasten alles in de werkruimte zien dat zichtbaar is voor het koppel — notities, bestanden, het leveranciersteam, facturen. Nodig alleen gasten uit die die toegang ook zouden moeten hebben.

Reis- en accommodatiegegevens delen

De sectie Links van de werkruimte is een prikbord voor handige URL’s. Gebruik het om vast te pinnen:

Links naar accommodatie die je hebt geboekt voor gasten van buiten de stad
Een Google Maps-link naar de ceremonielocatie
Parkeerinformatie
Een website of PDF met vervoersopties

Links zijn zichtbaar voor iedereen in de werkruimte — leveranciers, het koppel en alle uitgenodigde gasten. Voor informatie specifiek voor gasten (die je niet aan leveranciers wilt laten zien), gebruik je notities die alleen voor het koppel zijn, met de tekst zelf, in plaats van de linksectie.

Belangrijke familiegegevens bewaren

De sectie Notities kan bevatten wat je maar nodig hebt. Voeg een notitie toe die alleen voor het koppel is, met belangrijke familie-informatie — familiedynamiek die je leveranciers moeten weten, gegevens over oudere gasten of gasten met toegankelijkheidsbehoeften die extra aandacht nodig hebben, wie welke familiegroep tijdens de fotosessie begeleidt.

Je kunt ook een notitie toevoegen die alleen voor leveranciers is, met familielogistiek die relevant is voor de dag: “Ouders van de bruid komen apart aan en hebben iemand nodig om hen bij de parkeerplaats op te halen”, “Oma van de bruidegom gebruikt een rolstoel — het middenpad bij de ceremonie moet vrij zijn.”

Aantal gasten

De bruiloftswerkruimte heeft een veld voor aantal gasten — gewoon een getal. Je leveranciers gebruiken dit om hun planning te onderbouwen (catering, indeling van zitplaatsen, aantal stoelen bij de ceremonie), niet om individuele gasten te beheren.

Wat te gebruiken voor echt gastenbeheer

Voor RSVP’s, gastenlijstbeheer, dieetwensen en zitplaatsindelingen kun je overwegen:

Zola of Joy — gratis trouwwebsites met RSVP-verzameling en gastenbeheer
The Knot — trouwwebsite en gastenlijst-tools
RSVPify — losse RSVP-tool
Google Sheets of Airtable — flexibel en gratis, te delen met je planner
Je locatie of weddingplanner — veel locaties en planners hebben eigen systemen voor het verzamelen van dieetwensen en het beheren van gastenlijsten

Deze tools regelen de gastgerichte kant van je bruiloft. Wedding Computer regelt de leverancierscoördinatie. Waarschijnlijk heb je beide nodig.

Kunnen gasten met elkaar communiceren via Wedding Computer?

Nee. Wedding Computer is geen sociaal of communicatieplatform voor gasten. De werkruimte is voor coördinatie tussen leveranciers en het koppel. Er is geen berichtenfunctie, groepschat of openbare communicatiefunctie voor gasten.

Zie ook

Voor koppels — overzicht — wat de werkruimte voor het koppel doet en hoe je er het meeste uit haalt
Je bruiloft plannen — de checklist, notities en trouwgegevens die je in de werkruimte beheert