Aan de slag als trouwlocatie

Als locatie ben jij vaak de centrale organisator van een trouwdag. Meerdere leveranciers komen op jouw terrein, je regelt mogelijk de facturatie namens het koppel, en je team moet precies weten wat er gebeurt en wanneer. Een goede installatie betekent dat je koppels vanaf het moment dat ze bij je boeken een professionele coördinatiehub hebben.

Stap 1 — Vul je locatieprofiel aan

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

Bedrijfsnaam — je locatienaam zoals koppels die kennen
Categorie — selecteer Locatie
Locatie — je volledige adres (dit wordt gebruikt voor weersvoorspellingen en gedeeld met leveranciers in de werkruimte)
Tijdzone — je lokale tijdzone
Bio en omschrijving — wat jouw locatie onderscheidend maakt; dit verschijnt in je openbare gidsvermelding
Website en Instagram — gelinkt vanuit je profiel

Waarom: elke leverancier die wordt uitgenodigd voor je bruiloftswerkruimtes ziet jouw locatieprofiel. Een compleet locatieprofiel — naam, adres, foto’s — is de context die andere leveranciers gebruiken bij het plannen van hun aankomst, logistiek en opbouw. Je fotograaf moet weten waar te zijn; je bloemist moet het opbouwvenster kennen. Een duidelijk profiel vermindert vragen van leveranciers voor de dag zelf.

Stap 2 — Bouw je aanvraagformulier

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan die koppels beantwoorden wanneer zij contact met je opnemen over een boeking.

Voor een locatie zijn nuttige vragen:

Trouwdatum (of datumbereik dat ze overwegen)
Geschatte aantal gasten (apart voor ceremonie en receptie als deze verschillen)
Ceremonie en receptie in dezelfde ruimte, of verdeeld over zones?
Cateringvoorkeur: in-house, extern, of flexibel?
Accommodatiebehoeften (als je locatie kamers heeft)
Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: je aanvraagformulier is de eerste fase van je boekingspijplijn. De antwoorden vertellen je direct of het koppel binnen je capaciteit past, of hun datum beschikbaar is, en welke pakketgesprekken je moet voeren. Een goed ontworpen formulier is meer waard dan een lange e-mailwisseling heen en weer.

Stap 3 — Configureer je beschikbaarheid — dit is cruciaal

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en:

Blokkeer datums die je al geboekt hebt — voeg elke bevestigde trouwdatum toe. In tegenstelling tot andere typen leveranciers hebben locaties meestal een harde limiet van één boeking per dag (of per ruimte), dus dit moet accuraat zijn.
Stel de dagen van de week in waarop je bruiloften houdt — doorgaans vrijdag tot en met zondag; markeer andere dagen als niet-beschikbaar
Stel het delen van je beschikbaarheid in op Openbaar — zodat koppels je agenda kunnen checken voordat ze een aanvraag indienen

Heb je meerdere ceremonie- of receptieruimtes die gelijktijdig kunnen draaien, maak dan een notitie in je aanvraagformulier — Wedding Computer modelleert op dit moment geen beschikbaarheid per meerdere ruimtes, dus dit moet je handmatig beheren.

Waarom: een locatie met een accurate beschikbaarheidskalender krijgt geen aanvragen meer voor datums die al geboekt zijn. Belangrijker nog: de werkruimtes van je geboekte koppels tonen de bruiloftsafspraak in hun gedeelde agendafeed — en hun leveranciers zien dit ook. De accuraatheid van die kalender is van belang.

Stap 4 — Stel facturatie en betaalschema’s in

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en koppel je Stripe-account. Geef je de voorkeur aan bankoverschrijving of directe facturatie, stel je betaalmethode dan in op Bankoverschrijving — facturen bevatten dan je bankgegevens.

Bouw een betaalschemasjabloon voor je standaardverhuur:

Aanbetaling (doorgaans 20–30%) bij boeking
Tussenbetaling (indien van toepassing) enkele maanden voor de bruiloft
Eindsaldo 4–6 weken van tevoren

Waarom: koppels beheren meerdere betaalschema’s over al hun leveranciers. Facturen versturen via Wedding Computer plaatst jouw betalingen naast alle andere in één overzicht — het koppel kan alles zien wat ze verschuldigd zijn, online betalen, en beide partijen hebben een duidelijke registratie.

Stap 5 — Maak een huurcontractsjabloon

Ga naar Instellingen → Contracten en maak een standaard locatiehuurovereenkomst. Neem op:

Omvang van de locatiehuur (ruimtes, uren, inbegrepen apparatuur)
Cateringregelingen en beperkingen
Geluidslimieten en eindtijden
Annulerings- en uitstelbeleid
Borg en voorwaarden
Opbouw- en afbouwtijden
Wat er gebeurt als de trouwdatum verandert

Waarom: een contract versturen via Wedding Computer betekent dat het koppel digitaal ondertekent, jij direct een bevestiging krijgt, en het ondertekende document in de werkruimte blijft staan. Geen printen, geen PDF’s per e-mail, geen handtekeningen najagen.

Stap 6 — Maak je eerste bruiloftswerkruimte aan

Boekt een koppel, open dan hun contactrecord en klik op Promoveren naar bruiloft. Vul de trouwgegevens in:

De datum
Je locatieadres als ceremonie- en receptielocatie
Starttijd ceremonie, starttijd receptie
Starttijd klaarmaken (als zij jouw faciliteiten gebruiken)
Aantal gasten

Doe daarna het volgende:

Wijs jezelf aan als beherende leverancier — ga naar Mensen → je naam → schakel Kan beheren in. Dit betekent dat de ceremonietijd, receptietijd, en andere gedeelde tijdvelden alleen met jouw goedkeuring kunnen worden gewijzigd. Als locatie weet jij wat operationeel werkt — geen enkele leverancier zou de ceremonie moeten kunnen verzetten zonder jouw medeweten.
Nodig het koppel uit — Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen.
Bouw het draaiboek vanuit de locatie — voeg tijdlijnonderdelen toe voor inloop, opbouw ruimte, aankomstvensters leveranciers, cocktailuur, diner, speeches, dansen, en afbouw. Zet deze op zichtbaarheid leveranciers, zodat elke leverancier in de werkruimte de schemabeperkingen van de locatie ziet.
Nodig het leveranciersteam uit zodra ze bevestigd zijn — voeg elke leverancier toe aan de werkruimte zodra deze geboekt is. Zij sluiten aan als leden en kunnen hun eigen onderdelen aan de tijdlijn toevoegen.

Waarom: de vlag beherende leverancier is de belangrijkste instelling voor locaties. Heb je cateraars, bloemisten en entertainment die allemaal hun opbouwvensters willen weten, dan houden goedkeuringen van wijzigingsverzoeken operationele controle zonder dat je het allemaal via e-mail beheert. Wijzigingsverzoeken komen naar jou, jij keurt goed, en de tijdlijn wordt bijgewerkt.

Stap 7 — Begrijp de rol van financiële partij (indien van toepassing)

Regelt je locatie de betalingen aan andere leveranciers namens het koppel — het geld van het koppel doorsturen naar een cateraar, entertainment, of bloemist — ga dan naar Instellingen → Profiel en schakel Is organisator in (soms zichtbaar als de financiële-partij-instelling).

Eenmaal ingeschakeld, wordt je locatieaccount gemarkeerd als de financiële partij voor bruiloften waar jij de organisator bent. Dit is relevant voor hoe facturatiestromen worden weergegeven en voor boekhoudkundige doeleinden.

Waarom: niet elke locatie werkt op deze manier. Verkoop je simpelweg locatiehuur en regelt het koppel al het andere zelf, dan heb je dit niet nodig. Ben je een full-service locatie waar het koppel één keer betaalt en jij alle leveranciers betaalt, dan is deze vlag hoe het systeem die afspraak weergeeft.

Stap 8 — Voeg teamleden toe (Pro, als je evenementenpersoneel hebt)

Heeft je operationele team toegang nodig — evenementencoördinatoren, floor managers, boekingsmedewerkers — ga dan naar Instellingen → Team en nodig hen uit. Elk teamlid krijgt een eigen login onder jouw locatieaccount.

Waarom: een evenementencoördinator in je team zou het draaiboek voor elke aankomende bruiloft moeten kunnen checken zonder jouw login nodig te hebben. Teamleden krijgen rechtstreeks toegang tot de bruiloften van je account, en jij kunt hun activiteit zien in het auditlogboek.

Stap 9 — Abonneer je op je agendafeed

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in de agendatool van je team (Google Agenda, Apple Calendar, Outlook). Deel de link met iedereen in je team die aankomende evenementdatums moet zien.

Voor tweerichtingssynchronisatie (Pro), stel je CalDAV in onder Instellingen → Apparaatsynchronisatie. Dit is vooral handig als je operationele team Apple Calendar of een andere CalDAV-compatibele app gebruikt.

Waarom: je iCal-feed toont elke aankomende bruiloft als agenda-afspraak. Naarmate je bruiloften boekt, verschijnen ze automatisch. Je team weet altijd wat er op de planning staat zonder het dashboard te checken.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je locatieprofiel is compleet (naam, adres, omschrijving)
Je aanvraagformulier stelt de juiste vragen
Alle geboekte datums zijn geblokkeerd in beschikbaarheid
Stripe is gekoppeld en de betaalschemastructuur is bepaald
Je hebt een contractsjabloon klaarstaan
Je weet hoe je een werkruimte aanmaakt en jezelf als beherende leverancier instelt
Belangrijk personeel is toegevoegd als teamlid

Wat je nu kunt doen

Neem je dichtstbijzijnde aankomende geboekte bruiloft en maak er een werkruimte voor aan. Wijs jezelf aan als beherende leverancier, nodig het koppel uit, en voeg je locatieschema (inloop, opbouwvensters, eindtijden) toe aan de tijdlijn. Nodig daarna de bevestigde leveranciers uit.

Beginnen zij hun eigen onderdelen toe te voegen — de opbouwtijd van de bloemist, de soundcheck van de DJ — dan zie je precies hoe de coördinatiestroom werkt. De gids voor planners & locaties behandelt goedkeuringen voor de beherende leverancier uitgebreid.