Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Gids voor planners & locaties

Weddingplanners en trouwlocaties spelen een andere rol in Wedding Computer dan andere leveranciers. Omdat jij de hele dag coördineert — niet alleen je eigen onderdeel — kun je een rol als beherende leverancier aannemen, met extra rechten: eigenaarschap van de tijdlijn, goedkeuring van wijzigingen, en overzicht over het volledige leveranciersteam.

Deze gids behandelt alles wat specifiek is voor planners en locaties. Voor functies die gedeeld worden met alle leveranciers (CRM, facturatie, draaiboeken, agenda), zie de bijbehorende secties in de hoofddocumentatie.

De beherende-leverancierrol

Section titled “De beherende-leverancierrol”

Word je toegevoegd aan een bruiloftswerkruimte, dan kan je de vlag kan beheren krijgen. Dit maakt je de beherende leverancier voor die bruiloft. Als beherende leverancier:

  • Beheer je de hoofdtijdlijn — belangrijke trouwtijdvelden (datum, ceremonietijd, receptietijd, klaarmaaktijden, portrettijden) kunnen alleen met jouw goedkeuring worden gewijzigd
  • Dienen andere leveranciers die deze velden willen wijzigen eerst een wijzigingsverzoek in dat naar jou gaat
  • Kun je elk verzoek goedkeuren of afwijzen, met een optionele notitie
  • Kun je de tijdlijnonderdelen van elke leverancier bewerken — niet alleen je eigen onderdelen

Planners en locaties zijn doorgaans de voor de hand liggende kandidaten voor deze rol. Een planner die de hele dag coördineert, moet de tijdlijn vasthouden; een locatie waar het zaalschema alles aanstuurt, moet om vergelijkbare redenen tijdwijzigingen kunnen afdwingen.

Jezelf aanwijzen als beherende leverancier: word je toegevoegd aan een bruiloft (of ben je al lid), ga dan naar de bruiloftswerkruimte → Mensen → klik op je eigen naam → schakel Kan beheren in.

Heb je de bruiloftswerkruimte zelf aangemaakt (door een geboekt contact te promoveren naar een bruiloft), dan kun je dit instellen bij het aanmaken van de werkruimte.

Bruiloftswerkruimtes aanmaken en beheren

Section titled “Bruiloftswerkruimtes aanmaken en beheren”

Als planner of locatie ben jij doorgaans degene die de werkruimte aanmaakt.

Een werkruimte aanmaken: ga naar Contacten, zoek je geboekte koppel, en kies Promoveren naar bruiloft. Vul de trouwgegevens in (datum, locatie, type ceremonie, tijden) en maak de werkruimte aan.

Het koppel uitnodigen: ga vanuit de werkruimte naar Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in. Het koppel krijgt een gratis account — geen abonnement nodig.

Andere leveranciers uitnodigen: ga naar Mensen toevoegen → Leverancier toevoegen. Je kunt zoeken naar leveranciers die al op Wedding Computer staan, of uitnodigen per e-mail. Uitgenodigde leveranciers kunnen:

  • De gedeelde tijdlijn bekijken en eraan bijdragen
  • Hun eigen draaiboekonderdelen toevoegen
  • Gedeelde notities en documenten lezen
  • Bestanden uploaden naar de documentenbibliotheek

Leveranciers die jij uitnodigt, hebben geen Pro-abonnement nodig om deel te nemen. Zij sluiten aan als leden van jouw werkruimte en kunnen volledig bijdragen.

Tijdlijnbeheer

Section titled “Tijdlijnbeheer”

Je eigen draaiboekonderdelen

Section titled “Je eigen draaiboekonderdelen”

Elke leverancier voegt zijn eigen tijdlijnonderdelen toe en beheert ze. Jouw onderdelen als planner/locatie kunnen bestaan uit: inloopschema, aankomst leveranciers, timing zaalwissel, gastenopstelling, timing maaltijdservice, en logistiek aan het einde van de avond.

De gedeelde tijdlijn

Section titled “De gedeelde tijdlijn”

Alle tijdlijnonderdelen gemarkeerd met zichtbaarheid koppel of leveranciers zijn zichtbaar voor iedereen op de bruiloft. Onderdelen gemarkeerd als privé zijn alleen zichtbaar voor de leverancier die ze heeft aangemaakt.

Als beherende leverancier zie jij alles, behalve de privé-onderdelen van andere leveranciers.

Tijdlijnwijzigingsverzoeken goedkeuren

Section titled “Tijdlijnwijzigingsverzoeken goedkeuren”

Stelt een andere leverancier een wijziging voor in een gedeeld tijdveld (starttijd ceremonie, receptietijd, klaarmaaktijd, enz.), dan ontvang jij een melding van een wijzigingsverzoek.

Verzoeken beoordelen: ga naar de bruiloftswerkruimte → Tijdlijn → zoek de sectie In afwachting van goedkeuring. Elk verzoek toont:

  • Wie de wijziging heeft voorgesteld
  • Wat zij willen wijzigen (bijvoorbeeld “Start ceremonie verplaatsen van 14.00 naar 14.30 uur”)
  • Hun reden (optioneel)

Je kunt goedkeuren (de wijziging is direct van kracht) of afwijzen (met een optionele notitie waarin je dit toelicht). De leverancier die het voorstel deed, wordt over je beslissing geïnformeerd.

Tijdlijnwijzigingen direct doorvoeren

Section titled “Tijdlijnwijzigingen direct doorvoeren”

Als beherende leverancier kun je elk gedeeld tijdveld direct wijzigen — je hoeft geen verzoek in te dienen. Ga naar Tijdlijn → Trouwgegevens bewerken om de datum, ceremonietijd, klaarmaaktijden, portrettijd, starttijd receptie en meer te wijzigen.

Het leveranciersteam coördineren

Section titled “Het leveranciersteam coördineren”

Wie er op de bruiloft zit

Section titled “Wie er op de bruiloft zit”

De sectie Mensen van de werkruimte toont alle huidige leden: het koppel, leveranciers en hun rollen. Je ziet wie hun uitnodiging heeft geaccepteerd en wie nog niet.

Je kunt een leverancier op elk moment verwijderen uit de werkruimte — zij verliezen direct toegang.

Contactgegevens van het koppel delen

Section titled “Contactgegevens van het koppel delen”

Je kunt zichtbaarheid van leveranciers beheren vanuit de bruiloftsinstellingen:

  • Zichtbaar: alle leveranciers kunnen elkaars contactgegevens zien — handig wanneer leveranciers rechtstreeks moeten communiceren zonder via jou te gaan
  • Privé: leveranciers kunnen elkaar niet zien; alleen jij (en het koppel) kunnen het volledige team zien

De leverancierscreditslijst

Section titled “De leverancierscreditslijst”

Ga na de bruiloft naar de werkruimte → Credits om de volledige leverancierslijst te kopiëren voor Instagram-posts, blogartikelen, of publicaties. Je kunt kopiëren in Instagram-mentionformaat (@handle), Markdown, of HTML.

De trouwdag aansturen

Section titled “De trouwdag aansturen”

Live-modus

Section titled “Live-modus”

Schakel de tijdlijn op de dag zelf over naar live-modus vanaf de tijdlijnpagina. Als beherende leverancier kun je:

  • Elk onderdeel als gestart markeren (niet alleen je eigen onderdelen) — dit registreert de werkelijke starttijd
  • Afwijking zien — hoeveel minuten de dag voor- of achterloopt op het schema
  • De bijdragen van alle leveranciers in real time zien in de gedeelde tijdlijn

Andere leveranciers en het koppel kunnen ook de live tijdlijn zien — iedereen heeft hetzelfde overzicht van waar de dag staat.

Live-modus beëindigen

Section titled “Live-modus beëindigen”

Is de dag voorbij, tik dan op Live-modus beëindigen. Dit wist alle geregistreerde starttijden en zet de tijdlijn terug naar de geplande weergave. Je hebt de tijdlijn na de dag zelf nog steeds beschikbaar als referentie.

Locaties: de rol van financiële partij

Section titled “Locaties: de rol van financiële partij”

Locaties die optreden als de centrale facturatiepartij voor een bruiloft — die alle leveranciersbetalingen verzamelen en uitkeren — kunnen worden ingesteld als financiële partij op een bruiloft. Dit is voor locaties met een organisatormodel, waarbij koppels de locatie betalen en de locatie de leveranciers betaalt.

Een locatie instellen als financiële partij: ga naar de bruiloft → Mensen → klik op het locatielid → schakel Is financiële partij in.

Met deze vlag ingeschakeld, worden de facturen van de locatie gemarkeerd als de primaire financiële relatie met het koppel.

Meerdere bruiloften op dezelfde dag

Section titled “Meerdere bruiloften op dezelfde dag”

De agenda van Wedding Computer toont al je boekingen. Heb je twee bruiloften op dezelfde datum, dan verschijnen beide in je agenda. Je beschikbaarheidskalender toont die datum als geboekt, waardoor extra aanvragen voor die dag worden voorkomen (als je beschikbaarheid is ingesteld op openbaar of AI-automatisch antwoord).

Elke bruiloft heeft zijn eigen onafhankelijke werkruimte, tijdlijn, leveranciersteam en notities.

Rapportages voor je bedrijf

Section titled “Rapportages voor je bedrijf”

Planners en locaties hebben vaak hogere boekingsvolumes en complexere pijplijnen dan solo-leveranciers. Het rapportagedashboard (Rapporten in de zijbalk) toont:

  • Je conversiepercentage van aanvraag naar boeking
  • Omzet per maand en per contact
  • Bronattributie (waar je leads vandaan komen)
  • Drukteheatmap (hoe dicht je boekingen door het jaar zijn verspreid)
  • Win/verlies-analyse (waarom leads niet converteerden)

Pro-abonnees krijgen boekingsdoelen, benchmarks per bron, en vraagvoorspelling.

Veelgestelde vragen

Section titled “Veelgestelde vragen”

Kan ik meerdere leveranciers coördineren vanuit één werkruimte?

Section titled “Kan ik meerdere leveranciers coördineren vanuit één werkruimte?”

Ja. Dat is het kerndoel van de beherende-leverancierrol. Je maakt de werkruimte aan, nodigt al je leveranciers uit, en de gedeelde tijdlijn wordt de centrale bron voor de dag.

Moeten andere leveranciers betalen voor Wedding Computer?

Section titled “Moeten andere leveranciers betalen voor Wedding Computer?”

Nee. Leveranciers die je uitnodigt voor een bruiloft die jij hebt aangemaakt, nemen gratis deel. Zij hebben geen Pro-abonnement nodig om de gedeelde werkruimte te bekijken en eraan bij te dragen.

Wat gebeurt er als een leverancier een tijdlijnwijziging voorstelt die ik nog niet heb goedgekeurd?

Section titled “Wat gebeurt er als een leverancier een tijdlijnwijziging voorstelt die ik nog niet heb goedgekeurd?”

Het blijft een verzoek in afwachting. De wijziging wordt niet toegepast op de gedeelde tijdlijn totdat jij deze goedkeurt. De leverancier ziet het als in afwachting; iedereen anders ziet de ongewijzigde tijdlijn.

Kan ik een wijziging afwijzen en toch zien wat er werd voorgesteld?

Section titled “Kan ik een wijziging afwijzen en toch zien wat er werd voorgesteld?”

Ja. Afgewezen verzoeken worden bewaard in de tijdlijngeschiedenis, zodat je ze later kunt terugvinden.

Kan ik voorkomen dat leveranciers de contactgegevens van het koppel zien?

Section titled “Kan ik voorkomen dat leveranciers de contactgegevens van het koppel zien?”

Ja. Onder bruiloftinstellingen → Zichtbaarheid van leveranciers → Privé worden contactgegevens van leveranciers voor elkaar verborgen. Alleen jij en het koppel kunnen het volledige team zien.

Hoe werkt dit als we een sjabloondraaiboek gebruiken?

Section titled “Hoe werkt dit als we een sjabloondraaiboek gebruiken?”

Wedding Computer heeft nog geen opgeslagen draaiboeksjablonen (staat op de roadmap). Begin met je belangrijkste tijdonderdelen — locatie open, inloop, ceremonie, receptie — en bouw de gedeelde tijdlijn vanaf daar op. Andere leveranciers voegen hun eigen onderdelen toe zodra je hen uitnodigt.

Kunnen locaties dit gebruiken voor niet-trouwevenementen?

Section titled “Kunnen locaties dit gebruiken voor niet-trouwevenementen?”

Het draaiboek, de agenda en de CRM-pijplijn werken voor elk evenement. De bruiloftswerkruimte is gericht op bruiloften (secties voor ceremonie, receptie, klaarmaken), maar veel functies zijn generiek genoeg voor congressen, partijen en andere evenementen.

Zie ook

Section titled “Zie ook”