Aan de slag als weddingplanner

Als planner is Wedding Computer het centrale punt voor elke bruiloft die je beheert. Jij coördineert leveranciers, beheert de tijdlijn, en maakt de werkruimte aan waar iedereen bij aansluit. Een goede installatie betekent dat elke bruiloft die je aanneemt door een consistent, professioneel systeem loopt.

Stap 1 — Vul je bedrijfsprofiel aan

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

Bedrijfsnaam — wat koppels en leveranciers zien als zij je profiel bekijken
Categorie — selecteer Planner
Locatie — je standplaats of regio
Tijdzone — je lokale tijdzone, gebruikt voor alle datums en agenda-afspraken
Bio, website, Instagram — deze verschijnen in je openbare gidsvermelding en in je leveranciersprofiel wanneer je aan een bruiloft wordt toegevoegd

Waarom: je profiel is wat andere leveranciers zien wanneer jij hen uitnodigt voor een bruiloft. Een compleet profiel — bedrijfsnaam, locatie, foto — vertelt hen direct met wie ze te maken hebben. Leveranciers accepteren een uitnodiging van een planner die er gevestigd uitziet sneller.

Stap 2 — Bouw je aanvraagformulier

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan die koppels beantwoorden wanneer zij contact met je opnemen.

Voor een planner zijn nuttige vragen:

Trouwdatum (verplicht)
Trouwlocatie of locatie (of “voorgeselecteerde locaties”)
Geschatte aantal gasten
Type ceremonie (buiten, binnen, destination, elopement)
Welk planningspakket interesseert hen (als je niveaus aanbiedt: volledige planning, gedeeltelijk, dag-coördinatie)
Hoe ze je hebben gevonden
Eventuele details over hun visie of stijl

Schakel voorwaardelijke logica in om verschillende vervolgvragen te stellen op basis van pakketinteresse — klanten met dag-coördinatie hebben andere informatie nodig dan klanten met volledige planning.

Waarom: een goed aanvraagformulier kwalificeert leads voordat je tijd in een reactie investeert. Stelt je formulier de juiste vragen, dan weet je al bij het eerste bericht of een koppel bij je past, wat hun datum is, en welk serviceniveau ze nodig hebben — voordat je de telefoon oppakt.

Stap 3 — Maak een servicecontractsjabloon

Ga naar Instellingen → Contracten en maak je standaard planneroverkomst. Neem op:

Omvang van diensten (volledige planning, gedeeltelijk, dag-coördinatie)
Betaalschema (aanbetaling, termijnen, eindsaldo)
Annulerings- en uitstelvoorwaarden
Wat er gebeurt als een leverancier die je aanbeveelt niet beschikbaar is
Communicatieverwachtingen

Waarom: je contract beschermt jou en het koppel. Koppel het aan een factuur, dan lezen en ondertekenen zij het voordat ze betalen — geen aparte handtekeningen najagen. Je kunt meerdere sjablonen maken voor verschillende serviceniveaus.

Stap 4 — Configureer Stripe voor aanbetalingen en betalingen

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de Stripe-onboarding.

Stel je betaalschema in per factuur: doorgaans een aanbetaling (20–30% van het totale tarief) bij boeking, een tussenbetaling op een bepaalde mijlpaal, en het eindsaldo 4–6 weken voor de bruiloft.

Waarom: geautomatiseerde kaartbetalingen betekenen dat je niet handmatig elke termijn hoeft op te volgen. Koppels betalen online via hun boekingspagina — geen bankoverschrijvingsreferenties checken, geen betalingsbevestigingsmails opzoeken.

Stap 5 — Stel je beschikbaarheid in

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en:

Markeer op welke dagen van de week je bruiloften aanneemt (de meeste planners werken in het weekend)
Blokkeer persoonlijke datums en vakanties
Stel het delen van je beschikbaarheid in — Openbaar, zodat aanvragers je beschikbare datums kunnen zien voordat ze contact opnemen

Waarom: een openbare beschikbaarheidskalender betekent dat je geen aanvragen meer krijgt voor datums die je al geboekt hebt. Koppels checken je agenda voordat ze een aanvraag indienen, dus de leads die wel binnenkomen zijn voor echt beschikbare datums.

Heb je Pro, schakel dan AI-automatisch antwoord in — komt er een nieuwe aanvraag binnen voor een datum die je vrij hebt, dan stuurt de AI direct een persoonlijk antwoord dat de aanvraag erkent en je beschikbaarheid bevestigt. Koppels verwachten snelle reacties; dit regelt het eerste antwoord automatisch.

Stap 6 — Abonneer je op je agendafeed

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in je agenda-app:

Apple Calendar: Archief → Nieuw agenda-abonnement
Google Agenda: Andere agenda’s → Vanaf URL

Waarom: je iCal-feed toont al je aankomende bruiloften als afspraken in je persoonlijke agenda. Naarmate je bruiloften boekt, verschijnen ze automatisch. Je hebt je trouwschema altijd zichtbaar naast je persoonlijke verplichtingen.

Voor tweerichtingssynchronisatie (Pro), stel je CalDAV in onder Instellingen → Apparaatsynchronisatie. Dit is aan te raden voor planners die meerdere bruiloften beheren — wijzigingen synchroniseren in real time naar de agenda van je telefoon.

Stap 7 — Maak je eerste bruiloftswerkruimte aan

Boekt een koppel, open dan hun contactrecord en klik op Promoveren naar bruiloft. Vul de trouwgegevens in:

Datum en locatie
Starttijden ceremonie en receptie
Tijd klaarmaken
Aantal gasten

Doe daarna meteen het volgende:

Wijs jezelf aan als beherende leverancier — ga naar Mensen → je naam → schakel Kan beheren in. Dit betekent dat andere leveranciers een wijzigingsverzoek moeten indienen voordat ze de ceremonietijd, receptietijd, of andere gedeelde tijdvelden aanpassen. Jij keurt elk verzoek goed of af.
Nodig het koppel uit — Mensen toevoegen → Koppel uitnodigen. Voer beide e-mailadressen in.
Nodig het leveranciersteam uit — voeg elke leverancier toe zodra deze bevestigd is. Zij sluiten aan als leden en kunnen hun eigen tijdlijnonderdelen toevoegen.

Waarom: de beherende-leverancierrol is wat Wedding Computer echt werkbaar maakt voor planners. Zonder deze rol kan elke leverancier de ceremonietijd wijzigen en breekt de tijdlijn van iedereen. Met deze rol gaan alle timingwijzigingen eerst via jou. De tijdlijn blijft accuraat omdat jij de poortwachter bent.

Stap 8 — Bouw het eerste draaiboek

Ga naar de bruiloft → Tijdlijn en begin de structuur van de dag op te bouwen. Gebruik de functie AI → Genereer draaiboek om een eerste concept te krijgen op basis van de trouwgegevens, en bewerk dit daarna naar jouw voorkeursformaat.

Voeg je eigen planningsmijlpalen toe als tijdlijnonderdelen: inlooptijd, aankomstvensters leveranciers, timing zaalwissel, schema einde van de avond. Zet je onderdelen op zichtbaarheid leveranciers, zodat het team ze ziet, of privé voor je interne notities.

Waarom: hoe eerder je een structuur in de tijdlijn hebt, hoe eerder leveranciers kunnen zien waar ze passen. Je fotograaf ziet de portrettijd, je trouwambtenaar ziet de start van de ceremonie, je locatie ziet hun opbouwvenster — allemaal vanuit de gedeelde werkruimte in plaats van aparte e-mails van jou.

Stap 9 — Voeg teamleden toe (Pro, als je personeel hebt)

Werk je met een assistent of coördinator, ga dan naar Instellingen → Team en nodig hen uit. Zij krijgen hun eigen login voor je account en kunnen al je bruiloften benaderen.

Waarom: een teamlid heeft geen eigen Wedding Computer-abonnement nodig — zij gebruiken het jouwe. Dit betekent dat je coördinator draaiboeken kan bijwerken, leveranciersvragen via de werkruimte kan beantwoorden, en bruiloften kan beheren wanneer jij niet beschikbaar bent.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je profiel is compleet (naam, categorie als Planner, locatie)
Je aanvraagformulier staat live en stelt de juiste vragen
Je hebt minstens één contractsjabloon klaarstaan
Stripe is gekoppeld en je betaalschemastructuur is bepaald
Je beschikbaarheid is ingesteld en zichtbaar voor aanvragers
Je agendafeed is geabonneerd in je telefoon-/desktopagenda
Je weet hoe je een werkruimte aanmaakt en jezelf meteen als beherende leverancier instelt

Wat je nu kunt doen

Neem je volgende geboekte koppel en maak hun werkruimte aan. Wijs jezelf aan als beherende leverancier, nodig hen uit, en nodig de leveranciers uit die je al bevestigd hebt. Begin je coördinatiemijlpalen aan de tijdlijn toe te voegen.

Het zien werken voor een echte bruiloft is de snelste manier om het systeem je eigen te maken. De gids voor planners & locaties behandelt de beherende-leverancierrol, wijzigingsgoedkeuringen, en live-modus uitgebreid.