Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Aan de slag als trouwbloemist

Bloemwerk heeft een workflow anders dan de meeste andere trouwleveranciers. Je levering en opbouw gebeuren vroeg — vaak voordat de eerste gast arriveert — en je tijdlijnonderdelen raken de logistiek van elke andere leverancier. Je boeket moet bij de klaarmaaklocatie zijn voordat de fotograaf arriveert; je ceremoniebloemen moeten klaarstaan voordat de gasten dat zijn. Door deze timingvereisten in het gedeelde draaiboek te krijgen, weten de planner en de locatie precies wat je nodig hebt zonder herhaalde telefoontjes.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Section titled “Stap 1 — Vul je profiel aan”

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

  • Bedrijfsnaam — je bloemisterijnaam
  • Categorie — selecteer Bloemist
  • Locatie — je standplaats of studiolocatie
  • Bio, website, Instagram — je portfolio en esthetiek zijn alles in het bloemwerk; link er direct naartoe

Waarom: voegt een planner je toe aan een bruiloftswerkruimte, dan zien andere leveranciers je profiel. Je Instagram-feed is vaak de snelste manier voor een koppel of planner om je stijl te begrijpen wanneer ze overwegen je aan te bevelen.

Stap 2 — Bouw een aanvraagformulier voor bloemwerk

Section titled “Stap 2 — Bouw een aanvraagformulier voor bloemwerk”

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan. Voor bloemisten zijn nuttige vragen:

  • Trouwdatum
  • Ceremonielocatie (naam en adres — dit bepaalt je levervenster en of je een vrachtlift nodig hebt)
  • Receptielocatie (als deze anders is dan de ceremonie — en of bloemen tussen ruimtes verplaatst moeten worden)
  • Geschatte aantal gasten (relevant voor het aantal middenstukken)
  • Welke arrangementen ze zoeken: bruidsboeket, boeketten bruidsmeisjes, corsages, ceremonieboog, ceremoniepad, middenstukken receptie, taartbloemen, overig
  • Stijlvoorkeuren: gestructureerd/los, tuin/romantisch/wild, specifieke bloemvoorkeuren of harde uitsluitingen (sommige klanten zijn allergisch voor lelies)
  • Kleurenpalet
  • Budgetrange of indicatief bedrag
  • Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: offertes voor bloemwerk vereisen veel informatie voordat ze accuraat kunnen zijn. Een aanvraagformulier dat informatie verzamelt over type arrangement, stijl en hoeveelheden betekent dat je eerste reactie aan een koppel een geïnformeerd gesprek kan zijn in plaats van een lange lijst verduidelijkende vragen.

Stap 3 — Stel offertegebaseerde facturatie in

Section titled “Stap 3 — Stel offertegebaseerde facturatie in”

Bloemwerk wordt bijna altijd individueel geoffreerd in plaats van verpakt tegen vaste prijzen. Ga naar Instellingen → Facturen en maak een factuursjabloon die je per bruiloft kunt aanpassen.

Een typische bloemwerkfactuurstructuur:

  • Offertetotaal — gespecificeerd per type arrangement
  • Aanbetaling (20–50%, afhankelijk van je beleid) bij boeking
  • Saldo — verschuldigd 4–6 weken voor de bruiloft, wanneer de bestelling wordt bevestigd en bloemen ingekocht moeten worden

Koppel je algemene voorwaarden aan de aanbetalingsfactuur, inclusief je annuleringsbeleid, vervangingsbeleid (als een specifieke bloem seizoensgebonden niet beschikbaar is), en wat er gebeurt als de datum verandert.

Waarom: bloembestellingen vereisen inkoop van voorraad — vaak weken vooraf stelen bestellen. Je annuleringsvoorwaarden moeten je kostenrisico weerspiegelen, en het koppel moet begrijpen dat ondertekend en aanbetaald betekent dat de bestelling echt is.

Stap 4 — Koppel Stripe voor betalingen

Section titled “Stap 4 — Koppel Stripe voor betalingen”

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de Stripe-onboarding.

Waarom: de aanbetaling en het saldo worden vaak maanden uit elkaar betaald. Online betalen betekent dat geen van jullie beiden bankoverschrijvingen en betalingsbevestigingsmails apart hoeft bij te houden. De factuurgeschiedenis in Wedding Computer laat precies zien wat betaald is en wat openstaat.

Stap 5 — Voeg lever- en opbouwtijden toe aan het draaiboek

Section titled “Stap 5 — Voeg lever- en opbouwtijden toe aan het draaiboek”

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je onderdelen toe. Voor een typische bloemwerkdag:

  • Levering naar klaarmaaklocatie (als boeketten daar eerst heen gaan) — inclusief adres en tijdvenster
  • Start opbouw ceremonie — wanneer je toegang nodig hebt tot de ceremonieruimte. Dit moet samenwerken met het inloopschema van de locatie
  • Opbouw ceremonie afgerond — wanneer je klaar bent en de ruimte hebt verlaten
  • Overdracht bloemen ceremonie naar receptie (als bloemen verplaatsen) — het venster waarin jij of je team middenstukken of arrangementen verplaatst
  • Opbouw receptie afgerond
  • Ophalen / afbouw (als je huurspullen zoals vazen en standaards na de receptie ophaalt)

Zet deze op zichtbaarheid leveranciers, zodat de planner, locatie en fotograaf allemaal je schema kunnen zien.

Waarom: bloemisten hebben complexe logistiek met meerdere locaties op specifieke tijden. De fotograaf moet weten dat de boeketten om 10.00 uur worden geleverd, zodat zij detailfoto’s kunnen maken voordat de bruid zich aankleedt. De locatie moet je opbouwvenster kennen, zodat zij de ceremonieruimte niet afsluiten. Dit eenmalig publiceren in het gedeelde draaiboek betekent dat je de planner, locatie en fotograaf niet apart hoeft te mailen.

Stap 6 — Houd bestelnotities per bruiloft bij

Section titled “Stap 6 — Houd bestelnotities per bruiloft bij”

De sectie Notities van elke bruiloftswerkruimte is je werkdocument voor de specifieke arrangementen van die bruiloft. Gebruik het om vast te leggen:

  • Gedetailleerde bestelling: elk arrangement, aantal stelen, soorten
  • Kleur- en stijlreferenties
  • Vervangingsnotities (als een klant specifieke voorkeuren of uitsluitingen heeft)
  • Contactpersoon voor levering bij de locatie
  • Lijst met huurmateriaal (wat na afloop opgehaald moet worden)

Markeer deze notities als Privé, zodat alleen jij ze ziet — het koppel en andere leveranciers hoeven je bestelgegevens niet te zien.

Waarom: beheer je meerdere bruiloften, dan betekent de specifieke bestelnotitie in de werkruimte hebben dat je niet door e-mails of een aparte spreadsheet hoeft te zoeken wanneer de bloembestelling binnenkomt en je soorten moet bevestigen.

Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in

Section titled “Stap 7 — Stel je beschikbaarheid in”

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en blokkeer elke geboekte datum. Let op: bloemisten doen vaak één bruiloft per weekenddag, maar nemen mogelijk meerdere boekingen aan als ze een team hebben — beheer dit handmatig door datums naar behoefte te blokkeren.

Waarom: een accurate beschikbaarheidskalender betekent dat koppels checken voordat ze een aanvraag indienen. Een datum die al vol zit, hoeft geen aanvragen meer te krijgen.

Stap 8 — Abonneer je op je agenda

Section titled “Stap 8 — Abonneer je op je agenda”

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in je telefoonagenda.

Waarom: bloemwerkdagen beginnen vaak om 4–5 uur ’s ochtends voor bloemenmarktritten. Elke agenda-afspraak bevat het locatieadres voor je leverrit — geen adressen opzoeken op de ochtend van de bruiloft.

Je bent er klaar voor wanneer:

Section titled “Je bent er klaar voor wanneer:”
  • Je profiel linkt naar je Instagram-portfolio
  • Je aanvraagformulier vraagt naar type arrangement, stijl, hoeveelheden en kleurenpalet
  • Factuursjablonen zijn offertegebaseerd met een aanbetaling-/saldostructuur
  • Annulerings- en vervangingsvoorwaarden staan in je contractsjabloon
  • Stripe is gekoppeld
  • Je beschikbaarheid is accuraat en Openbaar
  • Je iCal-feed is geabonneerd

Wat je nu kunt doen

Section titled “Wat je nu kunt doen”

Open je volgende geboekte bruiloftswerkruimte en voeg je lever- en opbouwvensters toe aan de gedeelde tijdlijn. Neem daarna contact op met de locatie om je toegangsvenster te bevestigen — bloemisten zijn vaak de eerste leverancier op locatie op een trouwochtend, en een afgesloten ceremonieruimte om 7.00 uur is een slechte start van de dag.

Ga dieper

Section titled “Ga dieper”