Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Aan de slag als trouwambtenaar of officiant

Als trouwambtenaar ben je vaak de eerste leverancier die een koppel boekt, en degene die het meest juridisch significante deel van hun trouwdag uitvoert. Wedding Computer geeft je tools die specifiek bij die rol horen: NOIM-generatie en gezamenlijk PDF-ondertekenen dat voldoet aan de wettelijke eis voor ondertekend papierwerk, plus een ceremoniegerichte pijplijn voor het beheren van leads en het coördineren met de rest van het leveranciersteam op de dag zelf.

Stap 1 — Vul je profiel aan en stel je weergavetitel in

Section titled “Stap 1 — Vul je profiel aan en stel je weergavetitel in”

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

  • Bedrijfsnaam — je handelsnaam als trouwambtenaar
  • Categorie — selecteer Trouwambtenaar
  • Weergaveterm — geef je er de voorkeur aan om als “officiant” te worden vermeld in plaats van “trouwambtenaar” (relevant voor interreligieuze, humanistische en sommige Amerikaans-stijl ceremonies), wijzig dit dan in je profielinstellingen. De slug in je URL blijft sowieso celebrant; de weergavetitel is wat koppels en leveranciers zien
  • Locatie — je standplaats, stad of regio
  • Bio en website — dit verschijnt in je gidsvermelding en leveranciersprofiel

Waarom: de categorie Trouwambtenaar in Wedding Computer heeft ceremonie-specifieke tooling — NOIM-generatie en PDF-ondertekenen — die andere leverancierscategorieën niet hebben. Doordat je profiel correct is ingesteld als Trouwambtenaar, krijg je toegang tot die tools.

Stap 2 — Bouw een ceremonie-specifiek aanvraagformulier

Section titled “Stap 2 — Bouw een ceremonie-specifiek aanvraagformulier”

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan die koppels beantwoorden. Voor trouwambtenaren zijn de nuttigste vragen:

  • Trouwdatum
  • Ceremonielocatie (naam van de locatie en globaal adres)
  • Type ceremonie: burgerlijk, religieus, interreligieus, humanistisch, blootsvoets, elopement, destination
  • Verwacht aantal gasten (nuttig voor ceremonielogistiek)
  • Of ze een binnen- of buitenceremonie overwegen
  • Stijl van geloften: traditioneel, eigentijds, zelf geschreven
  • Culturele of religieuze tradities om te verwerken
  • Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: met deze antwoorden kun je de fit beoordelen voordat je een verkennend gesprek voert. Een koppel dat een traditionele katholieke ceremonie wil en een koppel dat een blootsvoetse strand-elopement wil, zijn heel verschillende boekingen, ook al hebben beide een trouwambtenaar nodig. De juiste vragen vertellen je snel welke aanvragen prioriteit krijgen.

Stap 3 — Stel je ceremonie-contractsjabloon in

Section titled “Stap 3 — Stel je ceremonie-contractsjabloon in”

Ga naar Instellingen → Contracten en maak een dienstverleningsovereenkomst voor trouwambtenaren. Neem op:

  • Type en omvang van de ceremonie
  • Wat erbij hoort: aantal gesprekken, ceremonietekst, aanwezigheid bij de repetitie, reizen
  • Verplichtingen en termijn voor de Notice of Intended Marriage (NOIM) (in Australische rechtsgebieden: minstens één maand voor de ceremonie)
  • Annulerings- en uitstelbeleid
  • Betalingsschema: aanbetaling bij boeking, saldo voor of bij de ceremonie

Waarom: een ondertekend contract vóór betaling beschermt beide partijen. Koppel het aan je aanbetalingsfactuur, dan lezen en ondertekenen koppels het voordat ze betalen — één stap in plaats van twee.

Stap 4 — Configureer Stripe voor betalingen

Section titled “Stap 4 — Configureer Stripe voor betalingen”

Ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de Stripe-onboarding.

Voor de meeste trouwambtenaren is het betaalschema eenvoudig: een aanbetaling bij boeking (doorgaans 20–30% van het tarief) en het saldo betaald voor of op de trouwdag. Je kunt het eindsaldo ook automatisch laten herinneren 2–4 weken van tevoren.

Waarom: online betalingen betekenen dat je geen bankoverschrijvingen hoeft na te jagen of koppels om contant geld hoeft te vragen. Stripe verwerkt de betaling veilig; het koppel betaalt vanaf hun telefoon of computer.

Stap 5 — Stel je beschikbaarheid in

Section titled “Stap 5 — Stel je beschikbaarheid in”

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en:

  • Blokkeer elke datum waarop je al geboekt bent
  • Stel in op welke dagen van de week je ceremonies doet (de meeste trouwambtenaren werken in het weekend, sommige doen doordeweekse elopements)
  • Stel het delen van beschikbaarheid in op Openbaar, zodat koppels je beschikbare datums kunnen zien voordat ze een aanvraag indienen

Waarom: trouwambtenaren hebben vaak strikte limieten van één ceremonie per dag — je kunt maar op één plek tegelijk zijn, en de timing van een ceremonie maakt het lastig om gemakkelijk meerdere boekingen achter elkaar te doen. Accurate beschikbaarheid betekent dat je alleen aanvragen krijgt voor datums die je daadwerkelijk kunt aannemen.

Stap 6 — Begrijp NOIM-generatie

Section titled “Stap 6 — Begrijp NOIM-generatie”

Is een koppel geboekt, open dan hun bruiloftswerkruimte en ga naar Documenten → NOIM. Wedding Computer genereert een ingevulde Notice of Intended Marriage met de gegevens van het koppel — volledige namen, adressen, geboortedatums en geboorteland — die je vooraf bij het koppel verzamelt voor de ondertekening.

De NOIM-workflow:

  1. Verzamel de vereiste gegevens van het koppel (volledige wettelijke namen, geboortedatums, adressen, nationaliteiten)
  2. Voer die gegevens in de bruiloftswerkruimte in
  3. Genereer de NOIM vanuit de sectie Documenten
  4. Gebruik het gezamenlijke ondertekenproces om het te laten ondertekenen — zie Stap 7

Waarom: het invullen van een NOIM is een wettelijke vereiste voor burgerlijke huwelijken in Australië. Door deze in de werkruimte te zetten, hebben jij en het koppel er allebei toegang toe, en het ondertekenproces regelt beide handtekeningen digitaal en juridisch correct.

Stap 7 — Gebruik gezamenlijk PDF-ondertekenen voor de NOIM

Section titled “Stap 7 — Gebruik gezamenlijk PDF-ondertekenen voor de NOIM”

Wedding Computer heeft een ingebouwd documentondertekenproces voor de NOIM en andere PDF’s. Zo werkt het:

  1. Open de gegenereerde NOIM vanuit de sectie Documenten van de bruiloftswerkruimte (of upload een andere PDF die handtekeningen vereist)
  2. Jij en het koppel ondertekenen deze met de digitale ondertekentools
  3. Het ondertekende document wordt vergrendeld en opgeslagen in jouw account

Getuigepoort: het ondertekenen verloopt in een vaste volgorde — jij (de trouwambtenaar) moet het document ondertekenen en vrijgeven voordat het koppel kan tekenen. Hebben beide partijen getekend, dan wordt het document vergrendeld en bewaard in jouw account als het gezaghebbende exemplaar. Het koppel ontvangt geen eigen kopie — de ondertekende NOIM is een privédocument van de trouwambtenaar.

Digitale handtekeningen op Wedding Computer voldoen aan de wettelijke vereiste voor het ondertekenen van een NOIM in Australië. Er is geen wettelijke verplichting om de NOIM af te drukken en fysiek te ondertekenen — de digitale handtekening is wettelijk gelijkwaardig aan een natte handtekening.

Waarom: een NOIM laten ondertekenen vereiste historisch gezien printen, opsturen of fysiek afspreken, en scannen. Het digitale proces is juridisch gelijkwaardig en elimineert die rompslomp.

Stap 8 — Voeg je ceremonie toe aan het draaiboek

Section titled “Stap 8 — Voeg je ceremonie toe aan het draaiboek”

Sluit je als trouwambtenaar aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je ceremonieonderdelen toe:

  • Starttijd ceremonie
  • Processie
  • Welkom en introductie
  • Geloften
  • Ringenuitwisseling
  • Verklaring en kus
  • Ondertekenen van het register
  • Uittocht
  • Eventuele andere ceremonie-elementen specifiek voor dit koppel

Stel de zichtbaarheid in op leveranciers, zodat andere leveranciers — fotograaf, videograaf, bloemist — de ceremoniestructuur kunnen zien en hun werk daarop kunnen afstemmen.

Waarom: je ceremoniestructuur is de basis van de trouwdag. De fotograaf moet weten wanneer de processie begint; de videograaf moet de timing van de geloften kennen. Door je ceremonieonderdelen in de gedeelde tijdlijn te publiceren, voorkom je “hoe laat zijn de geloften?”-mails van elke leverancier.

Stap 9 — Abonneer je op je agenda

Section titled “Stap 9 — Abonneer je op je agenda”

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in je agenda-app.

Voor live CalDAV-synchronisatie naar je agenda-app (Pro), koppel je CalDAV onder Instellingen → Apparaatsynchronisatie.

Waarom: je iCal-feed toont elke aankomende ceremonie als agenda-afspraak, met locatie, datum en namen van het koppel. Je weet altijd wat er op de planning staat zonder het dashboard te checken.

Je bent er klaar voor wanneer:

Section titled “Je bent er klaar voor wanneer:”
  • Je profiel staat op Trouwambtenaar (en je weergavetitel als je Officiant verkiest)
  • Je aanvraagformulier stelt ceremonie-specifieke vragen
  • Je hebt een contractsjabloon klaarstaan
  • Stripe is gekoppeld met je betaalschema
  • Je beschikbaarheid is accuraat en staat op Openbaar
  • Je weet hoe je een NOIM genereert en het ondertekenproces gebruikt

Wat je nu kunt doen

Section titled “Wat je nu kunt doen”

Neem je volgende geboekte koppel, maak een bruiloftswerkruimte voor hen aan (of sluit aan bij een bestaande als een planner deze al heeft opgezet), en voeg je ceremonie-tijdlijnonderdelen toe. Ben je in Australië, bekijk dan het NOIM-generatieproces in de sectie Documenten, zodat je er vertrouwd mee bent voordat je het voor het eerst echt nodig hebt.

Ga dieper

Section titled “Ga dieper”