Facturatie, betalingen & contracten

Wedding Computer heeft een volledig facturatiesysteem ingebouwd in je CRM. Je kunt facturen rechtstreeks naar koppels aanmaken en versturen, kaartbetalingen accepteren via je eigen Stripe-account, handmatige betalingen via elke methode registreren, servicecontracten koppelen, en digitale handtekeningen verzamelen — zonder het platform te verlaten.

Een factuur aanmaken

Ga naar Facturen → Nieuwe factuur, of maak er een aan vanuit een contact of bruiloftswerkruimte.

Een factuur bestaat uit:

Regelitems — diensten, met naam, aantal, eenheidsprijs en een optionele omschrijving
Boekingskosten — een aanbetaling, ingesteld als vast bedrag of percentage van het totaal. Dit verschijnt als de eerste verschuldigde betaling en wordt uitgelicht als het eerste verplichte bedrag
Betaalschema — voeg meerdere termijnen toe, elk met een eigen bedrag en vervaldatum
Belasting — automatisch toegepast op basis van je belastinginstellingen (label, tarief, en of dit inclusief of exclusief de vermelde prijzen is)
Kaartverwerkingskosten — optioneel doorberekend aan de klant als percentage, om Stripe’s kosten te dekken
Notities — aanvullende voorwaarden, instructies, of berichten zichtbaar voor het koppel

Eenmaal verstuurd ontvangt het koppel een e-mail met een link naar hun boekingspagina — een beveiligde pagina waar zij de factuur kunnen bekijken, een eventueel contract kunnen ondertekenen, en online kunnen betalen.

Factuurstatussen

Status	Betekenis
Concept	Aangemaakt maar nog niet verstuurd
Verstuurd	Verstuurd; in afwachting van betaling
Gedeeltelijk	Minstens één betaling ontvangen, saldo nog openstaand
Betaald	Volledig betaald
Te laat	Een vervaldatum voor betaling is verstreken
Geannuleerd	Factuur geannuleerd
Terugbetaald	Betaling is teruggestort

Kaartbetalingen accepteren met Stripe

Wedding Computer gebruikt Stripe Connect Standard — je koppelt je eigen Stripe-account, en alle kaartbetalingen gaan rechtstreeks daarheen. Wedding Computer rekent geen percentage over je facturen en neemt geen deel van enige betaling.

Om kaartbetalingen te accepteren: ga naar Instellingen → Betalingen → Stripe koppelen en doorloop de onboarding van Stripe. Eenmaal gekoppeld toont de boekingspagina een knop “Nu betalen” voor elke verschuldigde betaling.

Stripe regelt alle kaartverificatie, 3D Secure, en betalingsbevestiging. Je krijgt een melding zodra een betaling binnenkomt.

Wil je de verwerkingskosten van Stripe doorberekenen aan je klanten (doorgaans 1–2% afhankelijk van je land en Stripe-abonnement), schakel dan de instelling kaartverwerkingskosten in onder Instellingen → Betalingen. De kosten worden transparant toegevoegd aan kaartbetalingen op de boekingspagina.

Handmatige betalingen registreren

Gebruik voor bankoverschrijvingen, PayID, contant geld, of elke andere betaalmethode Betaling registreren op de factuur. Voer het bedrag, de ontvangstdatum, en de betaalmethode in. De factuurstatus wordt automatisch bijgewerkt en de betaling verschijnt in de betalingsgeschiedenis.

Handmatige betalingen worden niet via Stripe verwerkt — het zijn registraties bedoeld voor bijhouden.

Servicecontracten

Je kunt een servicecontract aan elke factuur koppelen. Ontvangt een koppel een factuur met een gekoppeld contract, dan moeten zij dit lezen en ondertekenen voordat ze kunnen betalen.

Om dit in te stellen: ga naar Instellingen → Contracten om je contractsjabloon in je eigen woorden op te stellen. Wedding Computer biedt geen juridische sjablonen — je schrijft je eigen voorwaarden. Laat een contracttekst beoordelen door een jurist die bevoegd is in jouw rechtsgebied voordat je deze met klanten gebruikt.

Je kunt meerdere contractsjablonen maken (bijvoorbeeld één voor een dagpakket en één voor een halve dag) en kiezen welke je aan elke factuur koppelt.

Handtekeningen leggen de naam van de ondertekenaar vast, een getypte of getekende handtekening, e-mailadres, IP-adres, en tijdstempel. Het ondertekende contract wordt bij de factuur opgeslagen en kan als PDF worden gedownload.

De boekingspagina

Elke verstuurde factuur heeft een boekingslink — een unieke, beveiligde URL die je rechtstreeks met het koppel kunt delen. Op deze pagina kunnen zij:

De volledige factuur en het betaalschema bekijken
Het contract lezen en ondertekenen (indien gekoppeld)
Een boekingsformulier invullen (indien je er een hebt aangemaakt)
Elk verschuldigd bedrag direct met kaart betalen

De boekingspagina kan op je website worden ingesloten door ?embed=1 aan de URL toe te voegen en deze in een <iframe> te plaatsen.

Gezamenlijk PDF-ondertekenen (trouwambtenaren)

Trouwambtenaren hebben een speciaal proces voor het ondertekenen van NOIM’s en andere documenten die zowel de trouwambtenaar als het koppel in een specifieke volgorde moeten ondertekenen:

De trouwambtenaar bereidt de PDF voor — geüpload of geëxporteerd vanuit de NOIM-generator van Wedding Computer
De trouwambtenaar geeft het document vrij aan het koppel
Het koppel ondertekent via hun werkruimte (met een browser-canvas — geen app nodig)
De handtekening van het koppel wordt ingebrand in de PDF
De trouwambtenaar zet een tegenhandtekening, waarmee het document compleet is
De volledig ondertekende PDF wordt opgeslagen, alleen toegankelijk voor de trouwambtenaar

De volgorde wordt afgedwongen: de trouwambtenaar moet vrijgeven voordat het koppel kan ondertekenen, en de handtekeningen van het koppel vergrendelen het document voordat de tegenhandtekening van de trouwambtenaar wordt geaccepteerd. Dit weerspiegelt de juridische volgorde van een natte handtekening. Het koppel ontvangt het definitieve, in te dienen document niet en heeft er geen toegang toe — dat blijft bij de trouwambtenaar.

Zie ook

Werkruimtes & samenwerking — hoe facturen zichtbaar zijn voor koppels in de gedeelde werkruimte
Pijplijn & contacten — een lead naar geboekt verplaatsen en promoveren naar een bruiloft
Gratis vs. Pro — Stripe-betalingen en contractsjablonen zijn beschikbaar op het gratis abonnement