Aan de slag als koppel

Wedding Computer is gratis voor koppels, voor altijd. Je stelt geen bedrijfsaccount in — je sluit aan bij een werkruimte die je leveranciers bouwen en met je delen, of je maakt er zelf een aan en nodigt hen uit.

Stap 1 — Maak je account aan

Ga naar wedding.computer en klik op Aanmelden. Voer je e-mailadres in en je ontvangt een magische link — klik erop en je bent binnen. Geen wachtwoord, geen app om te installeren.

Waarom: je account is hoe je toegang krijgt tot de werkruimte. Het kost niets en duurt ongeveer 30 seconden.

Heeft een leverancier je al per e-mail een uitnodiging gestuurd, klik dan op de link in die e-mail. Dat brengt je direct naar de werkruimte die zij voor jullie bruiloft hebben aangemaakt.

Stap 2 — Voeg je trouwgegevens toe

Eenmaal binnen, ga je naar je werkruimte-instellingen en vul je in:

Trouwdatum — of laat dit op datum-nog-te-bepalen staan als je deze nog niet definitief hebt vastgelegd
Ceremonielocatie — naam en adres van de locatie
Receptielocatie — als het een andere plek is
Aantal gasten — een schatting is prima
Type ceremonie — burgerlijk, religieus, buiten, elopement, enz.
Belangrijke tijden — start ceremonie, start receptie, tijd klaarmaken

Waarom: deze gegevens stromen door naar het draaiboek dat je leveranciers bouwen. Kijkt je trouwambtenaar naar de tijdlijn, dan ziet deze jouw ceremonietijd. Kijkt je fotograaf naar de locatie, dan ziet deze jouw adres. Dit vroeg goed instellen betekent dat je hele leveranciersteam vanaf dag één met accurate informatie werkt.

Stap 3 — Nodig je partner uit (als jullie allebei toegang willen)

Willen jullie allebei de werkruimte zien, vraag dan je leverancier om ook het e-mailadres van je partner uit te nodigen — of ga naar Mensen toevoegen in de werkruimte en voeg hen zelf toe.

Waarom: sommige koppels geven er de voorkeur aan dat één persoon alles regelt; anderen willen dat beide partners facturen zien, contracten ondertekenen en het draaiboek checken. Beide aanpakken werken. Heeft maar één van jullie een account, dan kan de ander altijd een PDF-export van het draaiboek bekijken.

Stap 4 — Nodig je leveranciers uit

Voor elke leverancier die je hebt geboekt, ga je naar Mensen toevoegen → Leverancier toevoegen en voer je hun e-mailadres in. Zij ontvangen een uitnodiging om bij je werkruimte aan te sluiten.

Werk je leverancierslijst door:

Trouwambtenaar of officiant
Fotograaf
Videograaf
Bloemist
Haar en make-up
DJ of band
Locatie (als zij niet degene zijn die de werkruimte heeft opgezet)
Cateraar
Andere leveranciers die bij de dag betrokken zijn

Waarom: leveranciers die bij de werkruimte aansluiten, kunnen hun eigen draaiboekonderdelen toevoegen, elkaars timing zien (als de zichtbaarheid dit toestaat), documenten uploaden, en bijdragen aan het gedeelde schema. Hoe meer leveranciers in de werkruimte zitten, hoe minder coördinatie er over verspreide e-mailthreads loopt.

Leveranciers die niet aansluiten, kunnen hun contactgegevens nog steeds in je Notitiessectie laten opslaan — zie Wat te doen als een leverancier niet wil aansluiten.

Stap 5 — Upload documenten die je al hebt

Ga naar Documenten en upload bestanden die je al hebt ontvangen:

Contracten en boekingsbevestigingen van leveranciers
Offertes of voorstellen
Plattegronden van de locatie
Inspiratiebeelden of stijlreferenties

Waarom: alles op één plek betekent dat je drie maanden later niet door je e-mail hoeft te zoeken naar “dat contract van de fotograaf”. Leveranciers kunnen ook zien wat je hebt geüpload (het is een gedeelde bibliotheek), wat nuttig kan zijn als stijlreferentie bij hun planning.

Stap 6 — Check je checklist

De sectie Checklist is een gedeelde takenlijst. Je leveranciers kunnen onderdelen toevoegen die relevant zijn voor hun dienst; je kunt ook je eigen items toevoegen.

Voeg openstaande taken toe die je kent — boekingen die nog bevestigd moeten worden, beslissingen die nog genomen moeten worden, aanbetalingen die nog niet betaald zijn. De checklist is een levend, gedeeld document, geen planningssjabloon, dus deze bevat alleen wat jij erin zet.

Waarom: een simpele lijst met openstaande items is vaak rustgevender dan een complex planningssysteem. Zie je wat er nog moet gebeuren, dan hoef je het niet allemaal in je hoofd mee te dragen.

Je bent er klaar voor wanneer:

Je trouwgegevens zijn ingevuld (datum, locatie, ceremonietijd)
Jij en je partner hebben allebei toegang (als jullie dat allebei willen)
In ieder geval je planner, trouwambtenaar en fotograaf zijn uitgenodigd
Belangrijke documenten zijn geüpload
Je checklist bevat wat je nog bijhoudt

Vanaf hier bestaat je werk vooral uit het beoordelen van wat leveranciers aan de tijdlijn toevoegen, facturen betalen via de werkruimte, en checken naarmate de dag dichterbij komt.

Wat je nu kunt doen

Heeft je planner of locatie de werkruimte voor je opgezet: open deze, controleer of de trouwgegevens kloppen, en nodig leveranciers uit die nog niet in de werkruimte zitten.

Begin je vanaf nul: vul je trouwgegevens in, werk daarna je leverancierslijst door en stuur uitnodigingen.

De gids voor koppels behandelt alles wat je vanaf hier tegenkomt — facturen betalen, contracten ondertekenen, de tijdlijn op de trouwdag, en wat er gebeurt als je een leverancier moet verwijderen.