Ga naar inhoud
Wedding Computer Help

Aan de slag als trouwfotograaf

Als fotograaf begint jouw dag eerder dan ieder ander en je opgeleverde werk komt weken na de bruiloft. Wedding Computer volgt de hele boog — van eerste aanvraag tot galerijlevering — en plaatst je oproeptijden en locatiegegevens in de gedeelde tijdlijn waar elke andere leverancier ze kan zien.

Stap 1 — Vul je profiel aan

Section titled “Stap 1 — Vul je profiel aan”

Ga naar Instellingen → Profiel en vul in:

  • Bedrijfsnaam — je fotografiebedrijfsnaam
  • Categorie — selecteer Fotograaf
  • Locatie — je standplaats of regio
  • Bio, website, Instagram — je portfolio- en contactlinks verschijnen in je gidsvermelding

Waarom: voegt een planner of locatie je toe aan een bruiloftswerkruimte, dan zien andere leveranciers je profiel. Een link naar je Instagram-portfolio is vaak de snelste manier voor leveranciers om je stijl te begrijpen voordat ze je werk persoonlijk hebben gezien.

Stap 2 — Bouw je fotografie-aanvraagformulier

Section titled “Stap 2 — Bouw je fotografie-aanvraagformulier”

Ga naar Instellingen → Aanvraagformulier en pas de vragen aan die koppels beantwoorden. Voor fotografen zijn de nuttigste vragen:

  • Trouwdatum
  • Ceremonielocatie (naam van de locatie en plaats)
  • Klaarmaaklocatie — is dat op de locatie, of een apart hotel/huis?
  • Receptielocatie (als deze anders is dan de ceremonie)
  • Geschatte aantal gasten
  • Geschat aantal uren gevraagde dekking
  • Interesse in pakketten (als je vaste pakketten aanbiedt)
  • Zoeken ze een tweede fotograaf?
  • Specifieke momenten of locaties die ze prioriteit willen geven
  • Hoe ze je hebben gevonden

Waarom: fotografielogistiek hangt sterk af van locatie. Een ceremonie op een locatie 90 minuten buiten de stad is een andere dag dan een ceremonie in het centrum. Locaties vanaf het begin kennen, betekent dat je je dag kunt plannen, accuraat kunt offreren voor reistijd, en eventuele golden hour-beperkingen kunt identificeren voor het eerste gesprek.

Stap 3 — Stel pakketgebaseerde facturatie in

Section titled “Stap 3 — Stel pakketgebaseerde facturatie in”

Ga naar Instellingen → Facturen en maak factuursjablonen voor je pakketten. Een typische fotograafsfactuurstructuur:

  • Pakkettotaal — de afgesproken pakketprijs
  • Aanbetaling (doorgaans 25–33%) — verschuldigd bij boeking om de datum vast te leggen
  • Saldo — verschuldigd 2–4 weken voor de bruiloft, of op de trouwdag

Maak je elopement- of portretsessies apart, maak dan ook sjablonen daarvoor.

Koppel je document met algemene voorwaarden aan de aanbetalingsfactuur via de Contractenfunctie onder Instellingen → Contracten. Koppels ondertekenen wanneer ze betalen — je hoeft geen aparte handtekening na te jagen.

Waarom: een aanbetalingsfactuur met gekoppeld contract is de volledige boekingsbevestiging. Verstuur het, zij betalen en tekenen, je datum is vastgelegd. Geen bankoverschrijvingen najagen of wachten tot een ondertekende PDF apart terugkomt.

Stap 4 — Koppel je agenda voor automatische meldingen op de trouwdag

Section titled “Stap 4 — Koppel je agenda voor automatische meldingen op de trouwdag”

Ga naar Instellingen → Agenda en kopieer je iCal-feed-URL. Abonneer je hierop in de agenda-app van je telefoon:

  • iPhone / Apple Calendar: tik op de link op je telefoon, of ga naar Agenda → Account toevoegen → Overig → Geabonneerde agenda toevoegen
  • Google Agenda: Andere agenda’s → Vanaf URL
  • Outlook: Agenda toevoegen → Abonneren vanaf web

Elke aankomende bruiloft verschijnt als agenda-afspraak met de namen van het koppel, het locatieadres en de ceremonietijd — de informatie waar je anders op de ochtend van de bruiloft naar zou zoeken.

Voor tweerichtingssynchronisatie (Pro), stel je CalDAV in onder Instellingen → Apparaatsynchronisatie. Dit is aan te raden als je Apple Calendar als primaire agenda gebruikt en wijzigingen direct wilt zien zonder te wachten op een feedvernieuwing.

Waarom: je trouwagenda is niet alleen een lijst met datums. Elke afspraak bevat het locatieadres, waardoor de kaarten-app van je telefoon je rechtstreeks vanuit de afspraak kan navigeren. Klaarmaaklocaties, ceremonielocaties en receptielocaties verschijnen in de tijdlijn, allemaal op één plek.

Stap 5 — Voeg je tijdlijnonderdelen toe aan elke bruiloftswerkruimte

Section titled “Stap 5 — Voeg je tijdlijnonderdelen toe aan elke bruiloftswerkruimte”

Sluit je aan bij een bruiloftswerkruimte, ga dan naar Tijdlijn en voeg je schemaonderdelen toe. Voor een typische fotografiedag:

  • Start dekking klaarmaken (tijd en locatie)
  • First look (indien gepland)
  • Start ceremonie (zie je dit al staan, dan heeft de trouwambtenaar of planner het al toegevoegd)
  • Portretten bruidsparty na de ceremonie
  • Formele familieportretten
  • Portretten koppel / golden hour-sessie
  • Start dekking receptie
  • Belangrijke receptiemomenten: openingsdans, taart aansnijden, speeches, boeketwerpen
  • Einde dekking

Zet deze op zichtbaarheid leveranciers, zodat de planner, trouwambtenaar, videograaf en bloemist allemaal je schema kunnen zien. Zet notities over je specifieke timingbehoeften (portrettijd heeft minimaal 45 minuten nodig voor zonsondergang) op privé of als checklist-item.

Waarom: je tijdlijnonderdelen lossen het meest voorkomende coördinatieprobleem op de trouwdag op: de planner appt je halverwege de dag met “hoelang heb je nodig voor de portretten?” — en jij moet je telefoon zoeken, je notities checken, en reageren. Met je onderdelen in de gedeelde tijdlijn weet iedereen je vensters al. Minder berichten, meer fotograferen.

Stap 6 — Stel je beschikbaarheid in

Section titled “Stap 6 — Stel je beschikbaarheid in”

Ga naar Instellingen → Beschikbaarheid en:

  • Blokkeer alle bevestigde trouwdatums
  • Stel in op welke dagen je trouwt fotografeert (doorgaans weekenden en sommige vrijdagen)
  • Stel het delen van beschikbaarheid in op Openbaar

Doe je meerdere bruiloften per weekend (vrijdag + zaterdag + zondag), dan moet elke datum geblokkeerd worden zodra deze geboekt is, om dubbele boekingen te voorkomen.

Waarom: een accurate, openbare beschikbaarheidskalender betekent dat aanvragen alleen binnenkomen voor open datums. Koppels checken je agenda voordat ze je aanvraagformulier invullen.

Stap 7 — Volg mijlpalen voor galerijlevering

Section titled “Stap 7 — Volg mijlpalen voor galerijlevering”

Na de bruiloft kun je mijlpalen toevoegen aan de bruiloftswerkruimte — of de notities van het contact gebruiken — om bij te houden:

  • Selectie afgerond
  • Bewerking afgerond
  • Galerij geleverd aan het koppel
  • Definitieve bestanden geback-upt

Sommige fotografen voegen “galerij geleverd” toe als checklist-item in de bruiloftswerkruimte, zodat het koppel de voortgang kan zien. Dit is optioneel, maar het kan “even checken voor onze galerij”-mails verminderen door een duidelijk levervenster te verwachten dat beide partijen kunnen zien.

Waarom: koppels die een leverstatus in hun werkruimte kunnen zien, sturen minder vaak “waar zijn onze foto’s?”-mails. Verwachtingen één keer instellen; zichtbare voortgang regelt de opvolging.

Je bent er klaar voor wanneer:

Section titled “Je bent er klaar voor wanneer:”
  • Je profiel is compleet (categorie als Fotograaf, locatie, portfoliolinks)
  • Je aanvraagformulier vraagt naar locatie en dekkingsvragen
  • Je hebt factuursjablonen voor je pakketten met gekoppeld contract
  • Stripe is gekoppeld met je aanbetaling-/saldostructuur
  • Je beschikbaarheid is accuraat en ingesteld op Openbaar
  • Je iCal-feed is geabonneerd in je telefoonagenda

Wat je nu kunt doen

Section titled “Wat je nu kunt doen”

Abonneer je op je iCal-feed — het duurt twee minuten en je bruiloften verschijnen direct in je telefoonagenda. Open daarna je volgende geboekte bruiloft en voeg je fotografietijdlijnonderdelen toe, zodat de planner en het koppel je schema voor de dag kunnen zien.

Ga dieper

Section titled “Ga dieper”