Premiers pas en tant que lieu de réception

En tant que lieu de réception, vous êtes souvent l’organisateur central d’un jour de mariage. Plusieurs fournisseurs se rendent sur vos lieux, vous gérez parfois la facturation pour le compte du couple, et votre équipe doit savoir exactement ce qui se passe et quand. Une configuration soignée signifie que vos couples disposent d’un centre de coordination professionnel dès l’instant où ils réservent chez vous.

Étape 1 — Complétez votre profil de lieu

Allez dans Paramètres → Profil et renseignez :

Nom de l’activité — le nom de votre lieu tel que le connaissent les couples
Catégorie — sélectionnez Lieu de réception
Localisation — votre adresse complète (utilisée pour les prévisions météo et partagée avec les fournisseurs dans l’espace de travail)
Fuseau horaire — votre fuseau horaire local
Biographie et description — ce qui rend votre lieu unique ; cela apparaît sur votre fiche d’annuaire publique
Site web et Instagram — reliés depuis votre profil

Pourquoi : chaque fournisseur invité dans vos espaces de travail de mariage verra votre profil de lieu. Un profil de lieu complet — nom, adresse, photos — est le contexte que les autres fournisseurs utilisent pour planifier leur arrivée, leur logistique et leur installation. Votre photographe a besoin de savoir où se rendre ; votre fleuriste a besoin de connaître le créneau d’installation. Un profil clair réduit les questions des fournisseurs avant le jour J.

Étape 2 — Construisez votre formulaire de demande

Allez dans Paramètres → Formulaire de demande et personnalisez les questions auxquelles répondent les couples lorsqu’ils vous contactent pour une réservation.

Pour un lieu de réception, les questions utiles incluent :

Date du mariage (ou plage de dates envisagée)
Nombre d’invités estimé (cérémonie et réception séparément si différent)
Cérémonie et réception dans le même espace, ou réparties sur plusieurs zones ?
Préférence de traitement : interne, externe, ou flexible ?
Besoins en hébergement (si votre lieu dispose de chambres)
Comment ils ont entendu parler de vous

Pourquoi : votre formulaire de demande est la première étape de votre pipeline de réservation. Les réponses vous indiquent immédiatement si le couple correspond à votre capacité, si leur date est disponible, et quelles conversations de forfait avoir. Un formulaire bien conçu vaut mieux qu’un long échange d’e-mails.

Étape 3 — Configurez votre disponibilité — c’est essentiel

Allez dans Paramètres → Disponibilité et :

Bloquez les dates déjà réservées — ajoutez chaque date de mariage confirmée. Contrairement à d’autres types de fournisseurs, les lieux de réception ont généralement une limite stricte d’une réservation par jour (ou par espace), donc cela doit être précis.
Définissez les jours de la semaine où vous accueillez des mariages — généralement du vendredi au dimanche ; marquez les autres jours comme indisponibles
Réglez le partage de votre disponibilité sur Public — pour que les couples puissent vérifier votre calendrier avant de vous contacter

Si vous avez plusieurs espaces de cérémonie ou de réception pouvant fonctionner simultanément, ajoutez une note dans votre formulaire de demande — Wedding Computer ne modélise pas nativement la disponibilité de plusieurs espaces pour le moment, vous devrez donc gérer cela manuellement.

Pourquoi : un lieu avec un calendrier de disponibilité précis arrête de recevoir des demandes pour des dates déjà réservées. Plus important encore, les espaces de travail de vos couples réservés afficheront l’événement du mariage dans leur flux de calendrier partagé — et leurs fournisseurs le verront. La précision de ce calendrier compte.

Étape 4 — Configurez la facturation et les échéanciers de paiement

Allez dans Paramètres → Paiements → Connecter Stripe et connectez votre compte Stripe. Si vous préférez le virement bancaire ou la facture directe, réglez votre méthode de paiement sur Virement bancaire — les factures incluront vos coordonnées bancaires.

Construisez un modèle d’échéancier de paiement pour votre location standard :

Acompte (généralement 20 à 30 %) à la réservation
Paiement intermédiaire (le cas échéant) plusieurs mois avant le mariage
Solde final 4 à 6 semaines avant

Pourquoi : les couples gèrent plusieurs échéanciers de paiement à travers tous leurs fournisseurs. Envoyer les factures via Wedding Computer place vos paiements aux côtés de tous les autres dans une seule vue — le couple peut voir tout ce qu’il doit, payer en ligne, et les deux parties disposent d’un suivi clair.

Étape 5 — Créez un modèle de contrat de location

Allez dans Paramètres → Contrats et créez un contrat de location de lieu standard. Incluez :

Étendue de la location (espaces, horaires, équipement inclus)
Modalités de traiteur et restrictions
Limites sonores et heures de fin
Politique d’annulation et de report
Dépôt de garantie et conditions de caution
Horaires d’installation et de démontage
Ce qui se passe si la date du mariage change

Pourquoi : envoyer un contrat via Wedding Computer signifie que le couple le signe numériquement, vous obtenez une confirmation immédiate, et le document signé reste dans l’espace de travail. Pas d’impression, pas de PDF par e-mail, pas de relances pour des signatures.

Étape 6 — Créez votre premier espace de travail de mariage

Quand un couple réserve, ouvrez sa fiche contact et cliquez sur Promouvoir en mariage. Renseignez les détails du mariage :

La date
L’adresse de votre lieu comme lieu de cérémonie et de réception
Heure de début de la cérémonie, heure de début de la réception
Heure de début des préparatifs (s’ils utilisent vos installations)
Nombre d’invités

Ensuite :

Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire — allez dans Équipe → votre nom → activez Peut gérer. Cela signifie que l’heure de la cérémonie, l’heure de la réception et les autres champs d’horaires partagés ne peuvent être modifiés qu’avec votre approbation. En tant que lieu, vous savez quels horaires fonctionnent opérationnellement — aucun fournisseur ne devrait pouvoir reprogrammer la cérémonie sans votre accord.
Invitez le couple — Ajouter des personnes → Inviter le couple.
Construisez la feuille de route côté lieu — ajoutez des éléments de déroulé pour l’installation, l’aménagement de la salle, les créneaux d’arrivée des fournisseurs, le cocktail, le dîner, les discours, la danse, et le démontage. Réglez ces éléments sur la visibilité fournisseurs afin que chaque fournisseur de l’espace de travail voie les contraintes de planning du lieu.
Invitez l’équipe de fournisseurs au fur et à mesure des confirmations — ajoutez chaque fournisseur à l’espace de travail dès qu’il est réservé. Ils rejoignent en tant que membres et peuvent ajouter leurs propres éléments au déroulé.

Pourquoi : le statut de fournisseur gestionnaire est le paramètre le plus important pour les lieux de réception. Quand vous avez des traiteurs, des fleuristes et des animateurs qui veulent tous connaître leurs créneaux d’installation, les approbations de demandes de modification vous permettent de garder le contrôle opérationnel sans tout gérer par e-mail. Les demandes de modification arrivent jusqu’à vous, vous les approuvez, et le déroulé se met à jour.

Étape 7 — Comprenez le rôle de partie financière (le cas échéant)

Si votre lieu coordonne les paiements vers d’autres fournisseurs pour le compte du couple — en acheminant l’argent du couple vers un traiteur, un animateur ou un fleuriste — allez dans Paramètres → Profil et activez Est organisateur (parfois visible comme le paramètre de partie financière).

Une fois activé, votre compte de lieu est marqué comme partie financière pour les mariages dont vous êtes l’organisateur. Cela influence la façon dont les flux de facturation sont affichés et à des fins comptables.

Pourquoi : tous les lieux ne fonctionnent pas de cette façon. Si vous vendez simplement la location du lieu et que le couple gère tout le reste indépendamment, vous n’avez pas besoin de ceci. Si vous êtes un lieu tout compris que le couple paie en une fois et qui paie ensuite tous les fournisseurs, ce paramètre est la façon dont le système représente cet arrangement.

Étape 8 — Ajoutez des membres d’équipe (Pro, si vous avez du personnel événementiel)

Si votre équipe opérationnelle a besoin d’accès — coordinateurs événementiels, responsables de salle, administrateurs de réservation — allez dans Paramètres → Équipe et invitez-les. Chaque membre d’équipe obtient sa propre connexion sous votre compte de lieu.

Pourquoi : un coordinateur événementiel de votre personnel devrait pouvoir consulter la feuille de route de n’importe quel mariage à venir sans avoir besoin de votre connexion. Les membres d’équipe accèdent directement aux mariages de votre compte, et vous pouvez voir leur activité dans le journal d’audit.

Étape 9 — Abonnez-vous à votre flux de calendrier

Allez dans Paramètres → Calendrier et copiez l’URL de votre flux iCal. Abonnez-vous-y dans l’outil de calendrier de votre équipe (Google Agenda, Apple Calendar, Outlook). Partagez le lien avec toute personne de votre équipe ayant besoin de voir les dates d’événements à venir.

Pour une synchronisation bidirectionnelle (Pro), configurez CalDAV sous Paramètres → Synchronisation des appareils. C’est particulièrement utile si votre équipe opérationnelle utilise Apple Calendar ou une autre application compatible CalDAV.

Pourquoi : votre flux iCal affiche chaque mariage à venir comme un événement de calendrier. Quand vous réservez des mariages, ils apparaissent automatiquement. Votre équipe sait toujours quels événements sont prévus sans consulter le tableau de bord.

Vous êtes prêt quand :

Votre profil de lieu est complet (nom, adresse, description)
Votre formulaire de demande pose les bonnes questions
Toutes les dates réservées sont bloquées dans la disponibilité
Stripe est connecté et la structure de l’échéancier de paiement est décidée
Vous avez un modèle de contrat prêt
Vous savez comment créer un espace de travail et vous désigner comme fournisseur gestionnaire
Le personnel clé est ajouté comme membres d’équipe

Que faire maintenant

Prenez votre prochain mariage réservé à venir et créez un espace de travail pour celui-ci. Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire, invitez le couple, et ajoutez votre planning de lieu (installation, créneaux d’aménagement, heures de fin) au déroulé. Invitez ensuite les fournisseurs confirmés.

Quand ils commencent à ajouter leurs propres éléments — le créneau d’installation du fleuriste, la balance du DJ — vous verrez exactement comment fonctionne le flux de coordination. Le guide wedding planners et lieux de réception couvre en profondeur les approbations de fournisseur gestionnaire.