Premiers pas en tant que wedding planner

En tant que wedding planner, Wedding Computer est le centre névralgique de chaque mariage que vous gérez. Vous coordonnez les fournisseurs, tenez le déroulé, et créez l’espace de travail que tous les autres rejoignent. Une configuration soignée signifie que chaque mariage que vous prenez en charge passe par un système cohérent et professionnel.

Étape 1 — Complétez votre profil professionnel

Allez dans Paramètres → Profil et renseignez :

Nom de l’activité — ce que verront les couples et les fournisseurs en consultant votre profil
Catégorie — sélectionnez Wedding planner
Localisation — votre ville ou région de base
Fuseau horaire — votre fuseau horaire local, utilisé pour toutes les dates et événements de calendrier
Biographie, site web, Instagram — ces éléments apparaissent sur votre fiche d’annuaire publique et dans votre profil fournisseur quand vous êtes ajouté à un mariage

Pourquoi : votre profil est ce que voient les autres fournisseurs lorsque vous les invitez sur un mariage. Un profil complet — nom de l’activité, localisation, photo — leur indique immédiatement avec qui ils travaillent. Les fournisseurs sont plus enclins à accepter une invitation d’un wedding planner qui paraît établi.

Étape 2 — Construisez votre formulaire de demande

Allez dans Paramètres → Formulaire de demande et personnalisez les questions auxquelles répondent les couples lorsqu’ils vous contactent.

Pour un wedding planner, les questions utiles incluent :

Date du mariage (obligatoire)
Lieu ou site du mariage (ou « lieux présélectionnés »)
Nombre d’invités estimé
Type de cérémonie (extérieur, intérieur, destination, élopement)
Quel forfait de planification les intéresse (si vous proposez des paliers : organisation complète, partielle, coordination du jour J)
Comment ils ont entendu parler de vous
Tout détail sur leur vision ou leur style

Activez la logique conditionnelle pour poser des questions de suivi différentes selon le forfait — les clients en coordination du jour J ont besoin d’informations différentes des clients en organisation complète.

Pourquoi : un bon formulaire de demande qualifie les prospects avant que vous n’investissiez du temps dans une réponse. Si votre formulaire pose les bonnes questions, vous saurez dès le premier message si un couple correspond à votre cible, quelle est leur date, et quel niveau de service ils recherchent — avant même de décrocher le téléphone.

Étape 3 — Créez un modèle de contrat de service

Allez dans Paramètres → Contrats et créez votre contrat standard de wedding planner. Incluez :

Étendue des services (organisation complète, partielle, coordination du jour J)
Échéancier de paiement (acompte, échelonnements, solde final)
Conditions d’annulation et de report
Ce qui se passe si un fournisseur que vous recommandez n’est pas disponible
Attentes en matière de communication

Pourquoi : votre contrat vous protège, vous et le couple. Le joindre à une facture signifie qu’ils le lisent et le signent avant de payer — pas besoin de relancer pour une signature séparée. Vous pouvez créer plusieurs modèles pour différents paliers de service.

Étape 4 — Configurez Stripe pour les acomptes et paiements

Allez dans Paramètres → Paiements → Connecter Stripe et terminez l’intégration Stripe.

Configurez votre échéancier de paiement dans chaque facture : généralement un acompte (20 à 30 % des honoraires totaux) à la réservation, un paiement intermédiaire à un jalon donné, et le solde final 4 à 6 semaines avant le mariage.

Pourquoi : les paiements par carte automatisés signifient que vous n’avez pas à relancer manuellement pour chaque échéance. Les couples paient en ligne depuis leur page de réservation — pas de référence de virement bancaire à vérifier, pas d’e-mail de confirmation de paiement à retrouver.

Étape 5 — Définissez votre disponibilité

Allez dans Paramètres → Disponibilité et :

Indiquez les jours de la semaine où vous prenez en charge des mariages (la plupart des wedding planners travaillent le week-end)
Bloquez vos dates personnelles et jours fériés
Réglez le partage de votre disponibilité — Public pour que les personnes vous contactant puissent voir vos dates disponibles avant de vous écrire

Pourquoi : un calendrier de disponibilité public signifie que vous arrêtez de recevoir des demandes pour des dates déjà réservées. Les couples vérifient votre calendrier avant de vous contacter, donc les prospects qui arrivent concernent de vraies dates disponibles.

Si vous avez Pro, activez la réponse automatique par IA — quand une nouvelle demande arrive pour une date où vous êtes libre, l’IA envoie immédiatement une réponse personnalisée accusant réception de la demande et confirmant votre disponibilité. Les couples s’attendent à des réponses rapides ; cela gère automatiquement la première réponse.

Étape 6 — Abonnez-vous à votre flux de calendrier

Allez dans Paramètres → Calendrier et copiez l’URL de votre flux iCal. Abonnez-vous-y dans votre application calendrier :

Apple Calendar : Fichier → Nouvel abonnement à un calendrier
Google Agenda : Autres agendas → À partir d’une URL

Pourquoi : votre flux iCal affiche tous vos mariages à venir comme des événements dans votre calendrier personnel. Quand vous réservez des mariages, ils apparaissent automatiquement. Vous avez toujours votre planning de mariages visible aux côtés de vos engagements personnels.

Pour une synchronisation bidirectionnelle (Pro), configurez CalDAV sous Paramètres → Synchronisation des appareils. C’est recommandé pour les wedding planners qui gèrent plusieurs mariages — les changements se synchronisent en temps réel avec le calendrier de votre téléphone.

Étape 7 — Créez votre premier espace de travail de mariage

Quand un couple réserve, ouvrez sa fiche contact et cliquez sur Promouvoir en mariage. Renseignez les détails du mariage :

Date et lieu
Heures de début de la cérémonie et de la réception
Heure des préparatifs
Nombre d’invités

Ensuite, immédiatement :

Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire — allez dans Équipe → votre nom → activez Peut gérer. Cela signifie que les autres fournisseurs doivent soumettre une demande de modification avant de changer l’heure de la cérémonie, l’heure de la réception, ou d’autres champs d’horaires partagés. Vous approuvez ou refusez chaque demande.
Invitez le couple — Ajouter des personnes → Inviter le couple. Saisissez les deux adresses e-mail.
Invitez l’équipe de fournisseurs — au fur et à mesure que chaque fournisseur est confirmé, ajoutez-le à l’espace de travail. Ils rejoignent en tant que membres et peuvent ajouter leurs propres éléments de déroulé.

Pourquoi : le rôle de fournisseur gestionnaire est l’élément clé qui fait fonctionner Wedding Computer pour les wedding planners. Sans lui, n’importe quel fournisseur peut changer l’heure de la cérémonie et le déroulé de tout le monde se retrouve faussé. Avec lui, tous les changements d’horaires passent d’abord par vous. Le déroulé reste fiable parce que vous êtes le garde-fou.

Étape 8 — Construisez la feuille de route initiale

Allez sur le mariage → Déroulé et commencez à construire la structure de la journée. Utilisez la fonctionnalité IA → Générer la feuille de route pour obtenir une première ébauche basée sur les détails du mariage, puis modifiez-la selon votre format préféré.

Ajoutez vos propres jalons d’organisation comme éléments de déroulé : heure d’installation, créneaux d’arrivée des prestataires, timing de retournement de salle, programme de fin de soirée. Réglez vos éléments sur la visibilité fournisseurs pour que l’équipe les voie, ou privé pour vos notes internes.

Pourquoi : plus tôt vous avez une structure dans le déroulé, plus tôt les fournisseurs peuvent voir où ils s’insèrent. Votre photographe peut voir le créneau portraits, votre célébrant peut voir le début de la cérémonie, votre lieu de réception peut voir son créneau d’installation — tout depuis l’espace de travail partagé plutôt que par des e-mails séparés de votre part.

Étape 9 — Ajoutez des membres d’équipe (Pro, si vous avez du personnel)

Si vous travaillez avec un assistant ou un coordinateur, allez dans Paramètres → Équipe et invitez-le. Il obtient sa propre connexion à votre compte et peut accéder à tous vos mariages.

Pourquoi : un membre d’équipe n’a pas besoin de son propre abonnement Wedding Computer — il accède au vôtre. Cela signifie que votre coordinateur peut mettre à jour les feuilles de route, répondre aux questions des fournisseurs via l’espace de travail, et gérer les mariages quand vous n’êtes pas disponible.

Vous êtes prêt quand :

Votre profil est complet (nom, catégorie Wedding planner, localisation)
Votre formulaire de demande est en ligne et pose les bonnes questions
Vous avez au moins un modèle de contrat prêt
Stripe est connecté et la structure de votre échéancier de paiement est décidée
Votre disponibilité est définie et visible par les personnes vous contactant
Votre flux de calendrier est abonné dans votre calendrier téléphone/ordinateur
Vous savez comment créer un espace de travail et vous désigner immédiatement comme fournisseur gestionnaire

Que faire maintenant

Prenez votre prochain couple réservé et créez son espace de travail. Désignez-vous comme fournisseur gestionnaire, invitez-le, et invitez tous les fournisseurs déjà confirmés. Commencez à ajouter vos jalons de coordination au déroulé.

Voir cela fonctionner pour un vrai mariage est le moyen le plus rapide d’intégrer le système. Le guide wedding planners et lieux de réception couvre en profondeur le rôle de fournisseur gestionnaire, les approbations de modifications, et le mode en direct.