Guide wedding planners et lieux de réception
Les wedding planners et lieux de réception jouent un rôle différent dans Wedding Computer que les autres fournisseurs. Parce que vous coordonnez toute la journée — pas seulement votre propre partie — vous pouvez endosser un rôle de fournisseur gestionnaire qui vous donne des contrôles supplémentaires : propriété du déroulé, approbation des modifications, et supervision de l’équipe complète de fournisseurs.
Ce guide couvre tout ce qui est spécifique aux wedding planners et lieux de réception. Pour les fonctionnalités partagées avec tous les fournisseurs (CRM, facturation, feuilles de route, calendrier), consultez ces sections dans la documentation principale.
Le rôle de fournisseur gestionnaire
Section intitulée « Le rôle de fournisseur gestionnaire »Quand vous êtes ajouté à un espace de travail de mariage, on peut vous attribuer le drapeau peut gérer. Cela fait de vous le fournisseur gestionnaire de ce mariage. En tant que fournisseur gestionnaire :
- Vous contrôlez le déroulé maître — les champs d’horaires clés du mariage (date, heure de cérémonie, heure de réception, heures de préparatifs, heures de portraits) ne peuvent être modifiés qu’avec votre approbation
- Les autres fournisseurs qui veulent modifier ces champs soumettent une demande de modification qui vous parvient d’abord
- Vous pouvez approuver ou refuser chaque demande, avec une note facultative
- Vous pouvez modifier les éléments de déroulé de n’importe quel fournisseur — pas seulement les vôtres
Les wedding planners et lieux de réception sont généralement les candidats naturels pour ce rôle. Un wedding planner qui coordonne toute la journée doit tenir le déroulé ; un lieu de réception dont le planning de salle conditionne tout le reste a de la même façon besoin de conditionner les changements d’horaires.
Pour vous désigner comme fournisseur gestionnaire : quand vous êtes ajouté à un mariage (ou une fois que vous êtes déjà membre), allez dans l’espace de travail du mariage → Équipe → cliquez sur votre propre nom → activez Peut gérer.
Si vous avez créé l’espace de travail du mariage vous-même (en promouvant un contact réservé en mariage), vous pouvez régler cela lors de la création de l’espace de travail.
Créer et gérer des espaces de travail de mariage
Section intitulée « Créer et gérer des espaces de travail de mariage »En tant que wedding planner ou lieu de réception, vous serez généralement celui qui crée l’espace de travail.
Pour créer un espace de travail : allez dans Contacts, trouvez votre couple réservé, et choisissez Promouvoir en mariage. Renseignez les détails du mariage (date, lieu, type de cérémonie, horaires) et créez l’espace de travail.
Pour inviter le couple : depuis l’espace de travail, allez dans Ajouter des personnes → Inviter le couple. Saisissez les deux adresses e-mail. Le couple obtient un compte gratuit — aucun abonnement nécessaire.
Pour inviter d’autres fournisseurs : allez dans Ajouter des personnes → Ajouter un fournisseur. Vous pouvez rechercher des fournisseurs déjà sur Wedding Computer, ou inviter par e-mail. Les fournisseurs invités peuvent :
- Consulter et contribuer au déroulé partagé
- Ajouter leurs propres éléments de feuille de route
- Lire les notes et documents partagés
- Téléverser des fichiers dans la bibliothèque de documents
Les fournisseurs que vous invitez n’ont pas besoin d’abonnement Pro pour participer. Ils rejoignent en tant que membres de votre espace de travail et peuvent y contribuer pleinement.
Gestion du déroulé
Section intitulée « Gestion du déroulé »Vos propres éléments de feuille de route
Section intitulée « Vos propres éléments de feuille de route »Chaque fournisseur ajoute et gère ses propres éléments de déroulé. Vos éléments en tant que wedding planner/lieu de réception pourraient inclure : planning d’installation, arrivées des prestataires, timing de retournement de salle, placement des invités, timing du service des repas, et logistique de fin de soirée.
Le déroulé partagé
Section intitulée « Le déroulé partagé »Tous les éléments de déroulé marqués avec une visibilité couple ou fournisseurs sont visibles par tout le monde sur le mariage. Les éléments marqués privé ne sont visibles que par le fournisseur qui les a créés.
En tant que fournisseur gestionnaire, vous pouvez tout voir sauf les éléments privés des autres fournisseurs.
Approuver les demandes de modification du déroulé
Section intitulée « Approuver les demandes de modification du déroulé »Quand un autre fournisseur propose une modification d’un champ d’horaires partagé (heure de début de cérémonie, heure de réception, heure de préparatifs, etc.), vous recevez une notification de demande de modification.
Pour examiner les demandes : allez dans l’espace de travail du mariage → Déroulé → cherchez la section Approbations en attente. Chaque demande affiche :
- Qui a proposé la modification
- Ce qu’il veut changer (par ex. « Déplacer le début de la cérémonie de 14h00 à 14h30 »)
- Sa raison (facultative)
Vous pouvez approuver (la modification prend effet immédiatement) ou refuser (avec une note facultative expliquant pourquoi). Le fournisseur à l’origine de la demande est notifié de votre décision.
Faire des modifications de déroulé directement
Section intitulée « Faire des modifications de déroulé directement »En tant que fournisseur gestionnaire, vous pouvez modifier directement n’importe quel champ d’horaires partagé — vous n’avez pas besoin de soumettre de demande. Allez dans Déroulé → Modifier les détails du mariage pour changer la date, l’heure de cérémonie, les heures de préparatifs, l’heure des portraits, le début de la réception, et plus encore.
Coordonner l’équipe de fournisseurs
Section intitulée « Coordonner l’équipe de fournisseurs »Qui est sur le mariage
Section intitulée « Qui est sur le mariage »La section Équipe de l’espace de travail affiche tous les membres actuels : le couple, les fournisseurs, et leurs rôles. Vous pouvez voir qui a accepté son invitation et qui ne l’a pas encore fait.
Vous pouvez retirer un fournisseur de l’espace de travail si nécessaire — il perd l’accès immédiatement.
Partage des coordonnées du couple
Section intitulée « Partage des coordonnées du couple »Vous pouvez contrôler la visibilité des fournisseurs depuis les paramètres du mariage :
- Visible : tous les fournisseurs peuvent voir les coordonnées des uns et des autres — utile quand les fournisseurs ont besoin de communiquer directement sans passer par vous
- Privé : les fournisseurs ne peuvent pas se voir entre eux ; seuls vous (et le couple) pouvez voir l’équipe complète
La liste des crédits fournisseurs
Section intitulée « La liste des crédits fournisseurs »Après le mariage, allez dans l’espace de travail → Crédits pour copier la liste complète de l’équipe de fournisseurs pour des publications Instagram, des articles de blog, ou des publications. Vous pouvez copier au format mention Instagram (@identifiant), Markdown, ou HTML.
Gérer le jour du mariage
Section intitulée « Gérer le jour du mariage »Mode en direct
Section intitulée « Mode en direct »Le jour J, basculez le déroulé en mode en direct depuis la page du déroulé. En tant que fournisseur gestionnaire, vous pouvez :
- Marquer n’importe quel élément comme démarré (pas seulement les vôtres) — cela enregistre l’heure de début réelle
- Voir le décalage — de combien de minutes la journée est en avance ou en retard sur le programme
- Voir les contributions de tous les fournisseurs dans le déroulé partagé en temps réel
Les autres fournisseurs et le couple peuvent aussi voir le déroulé en direct — tout le monde est sur la même page quant à l’avancement de la journée.
Terminer le mode en direct
Section intitulée « Terminer le mode en direct »Quand la journée est terminée, appuyez sur Terminer le mode en direct. Cela efface tous les horaires de début enregistrés et ramène le déroulé à sa vue planifiée. Vous pouvez toujours accéder au déroulé pour référence après la journée.
Lieux de réception : le rôle de partie financière
Section intitulée « Lieux de réception : le rôle de partie financière »Les lieux de réception qui agissent comme la partie de facturation centrale d’un mariage — collectant tous les paiements des fournisseurs et les redistribuant — peuvent être définis comme partie financière sur un mariage. Cela s’adresse aux lieux de réception qui fonctionnent selon un modèle d’organisateur, où les couples paient le lieu et le lieu paie les fournisseurs.
Pour définir un lieu de réception comme partie financière : allez sur le mariage → Équipe → cliquez sur le membre lieu de réception → activez Est partie financière.
Une fois ce drapeau activé, les factures du lieu de réception sont marquées comme la relation financière principale avec le couple.
Plusieurs mariages le même jour
Section intitulée « Plusieurs mariages le même jour »Le calendrier de Wedding Computer affiche toutes vos réservations. Si vous avez deux mariages à la même date, les deux apparaissent sur votre calendrier. Votre calendrier de disponibilité affichera cette date comme réservée, empêchant des demandes supplémentaires pour ce jour (si votre partage de disponibilité est réglé sur public ou réponse automatique IA).
Chaque mariage a son propre espace de travail indépendant, son propre déroulé, sa propre équipe de fournisseurs, et son propre ensemble de notes.
Analyses pour votre activité
Section intitulée « Analyses pour votre activité »Les wedding planners et lieux de réception ont souvent des volumes de réservation plus élevés et des pipelines plus complexes que les fournisseurs solo. Le tableau de bord d’analyse (Rapports dans la barre latérale) affiche :
- Votre taux de conversion de la demande à la réservation
- Le chiffre d’affaires par mois et par contact
- L’attribution des sources (d’où viennent vos prospects)
- La carte de chaleur d’activité (la densité de vos réservations sur l’année)
- L’analyse des réussites/échecs (pourquoi les prospects n’ont pas converti)
Les abonnés Pro bénéficient d’objectifs de réservation, de références par source, et d’un score de demande.
Questions fréquentes
Section intitulée « Questions fréquentes »Puis-je coordonner plusieurs fournisseurs depuis un seul espace de travail ?
Section intitulée « Puis-je coordonner plusieurs fournisseurs depuis un seul espace de travail ? »Oui. C’est l’objectif principal du rôle de fournisseur gestionnaire. Vous créez l’espace de travail, invitez tous vos fournisseurs, et le déroulé partagé devient la source unique de vérité pour la journée.
Les autres fournisseurs doivent-ils payer pour Wedding Computer ?
Section intitulée « Les autres fournisseurs doivent-ils payer pour Wedding Computer ? »Non. Les fournisseurs que vous invitez sur un mariage que vous avez créé participent gratuitement. Ils n’ont pas besoin d’un abonnement Pro pour consulter et contribuer à l’espace de travail partagé.
Que se passe-t-il si un fournisseur propose une modification du déroulé que je n’ai pas encore approuvée ?
Section intitulée « Que se passe-t-il si un fournisseur propose une modification du déroulé que je n’ai pas encore approuvée ? »Elle reste comme demande en attente. La modification n’est pas appliquée au déroulé partagé tant que vous ne l’avez pas approuvée. Le fournisseur la voit comme en attente ; tout le monde voit le déroulé inchangé.
Puis-je refuser une modification et quand même voir ce qui a été proposé ?
Section intitulée « Puis-je refuser une modification et quand même voir ce qui a été proposé ? »Oui. Les demandes refusées sont conservées dans l’historique du déroulé pour que vous puissiez vous y référer.
Puis-je empêcher les fournisseurs de voir les coordonnées du couple ?
Section intitulée « Puis-je empêcher les fournisseurs de voir les coordonnées du couple ? »Oui. Dans les paramètres du mariage → Visibilité des fournisseurs → Privé, les coordonnées des fournisseurs sont cachées les unes des autres. Seuls vous et le couple pouvez voir l’équipe complète.
Comment cela fonctionne-t-il si nous utilisons une feuille de route modèle ?
Section intitulée « Comment cela fonctionne-t-il si nous utilisons une feuille de route modèle ? »Wedding Computer n’a pas encore de modèles de feuille de route enregistrés (c’est sur la feuille de route du produit). Commencez par ajouter vos éléments d’horaires clés — ouverture du lieu, installation, cérémonie, réception — et construisez le déroulé partagé à partir de là. Les autres fournisseurs ajoutent leurs propres éléments une fois que vous les avez invités.
Les lieux de réception peuvent-ils utiliser cela pour des événements autres que des mariages ?
Section intitulée « Les lieux de réception peuvent-ils utiliser cela pour des événements autres que des mariages ? »La feuille de route, le calendrier, et le pipeline CRM fonctionnent pour tout événement. L’espace de travail de mariage est structuré autour des mariages (sections cérémonie, réception, préparatifs), mais beaucoup de fonctionnalités sont suffisamment génériques pour des conférences, réceptions, et autres événements.
Voir aussi
Section intitulée « Voir aussi »- Feuilles de route et déroulé — construire et naviguer dans le déroulé, mode en direct, export
- Espaces de travail et collaboration — structure de l’espace de travail, inviter fournisseurs et couples, paramètres de visibilité
- Calendrier et disponibilité — comment vos mariages apparaissent dans votre calendrier et la synchronisation CalDAV
- Formulaires de demande — recevoir et gérer des prospects avant qu’une réservation soit confirmée
- Premiers pas en tant que wedding planner — guide de configuration étape par étape pour les wedding planners
- Premiers pas en tant que lieu de réception — guide de configuration étape par étape pour les lieux de réception