Primeros pasos como lugar para bodas

Como lugar, a menudo eres el organizador central del día de la boda. Llegan varios proveedores a tus instalaciones, puede que gestiones la facturación en nombre de la pareja, y tu equipo necesita saber exactamente qué pasa y cuándo. Configurarlo correctamente significa que tus parejas tienen un centro de coordinación profesional desde el momento en que reservan contigo.

Paso 1 — Completa el perfil de tu lugar

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — el nombre de tu lugar tal como lo conocen las parejas
Categoría — selecciona Lugar
Ubicación — tu dirección completa (se usa para previsiones meteorológicas y se comparte con los proveedores en el espacio de trabajo)
Zona horaria — tu zona horaria local
Biografía y descripción — qué hace que tu lugar sea distintivo; esto aparece en tu listado de directorio público
Sitio web e Instagram — enlazados desde tu perfil

Por qué: todos los proveedores invitados a tus espacios de trabajo de boda verán tu perfil de lugar. Un perfil de lugar completo —nombre, dirección, fotos— es el contexto que otros proveedores usan al planificar su llegada, logística y montaje. Tu fotógrafo necesita saber dónde estar; tu florista necesita saber la ventana de montaje. Un perfil claro reduce las preguntas de proveedores antes del día.

Paso 2 — Crea tu formulario de consulta

Ve a Ajustes → Formulario de consulta y personaliza las preguntas que responden las parejas cuando te contactan sobre una reserva.

Para un lugar, las preguntas útiles incluyen:

Fecha de la boda (o rango de fechas que están considerando)
Número de invitados estimado (ceremonia y recepción por separado si difieren)
¿Ceremonia y recepción en el mismo espacio, o repartidas en distintas zonas?
Preferencia de catering: interno, externo o flexible
Requisitos de alojamiento (si tu lugar tiene habitaciones)
Cómo te conocieron

Por qué: tu formulario de consulta es la primera etapa de tu canal de reservas. Las respuestas te dicen de inmediato si la pareja encaja en tu capacidad, si su fecha está disponible y qué conversaciones de paquetes mantener. Un formulario bien diseñado vale más que una larga cadena de correos.

Paso 3 — Configura tu disponibilidad — esto es crítico

Ve a Ajustes → Disponibilidad y:

Bloquea las fechas que ya tienes reservadas — añade cada fecha de boda confirmada. A diferencia de otros tipos de proveedor, los lugares suelen tener un límite estricto de una reserva por día (o por espacio), así que esto debe ser preciso.
Define los días de la semana en que celebráis bodas — normalmente de viernes a domingo; marca otros días como no disponibles
Configura tu uso compartido de disponibilidad como Pública — para que las parejas puedan comprobar tu calendario antes de consultar

Si tienes varios espacios de ceremonia o recepción que pueden funcionar simultáneamente, hazlo constar en tu formulario de consulta — Wedding Computer actualmente no modela disponibilidad de espacios múltiples de forma nativa, así que tendrás que gestionarlo manualmente.

Por qué: un lugar con un calendario de disponibilidad preciso deja de recibir consultas para fechas que ya tiene reservadas. Más importante aún, los espacios de trabajo de tus parejas reservadas mostrarán el evento de boda en su feed de calendario compartido — y sus proveedores lo verán. La precisión de ese calendario importa.

Paso 4 — Configura la facturación y los calendarios de pago

Ve a Ajustes → Pagos → Conectar Stripe y conecta tu cuenta de Stripe. Si prefieres transferencia bancaria o factura directa, configura tu método de pago como Transferencia bancaria — las facturas incluirán tus datos bancarios.

Crea una plantilla de calendario de pago para tu alquiler estándar:

Depósito (normalmente 20-30%) al reservar
Pago intermedio (si aplica) varios meses antes de la boda
Saldo final 4-6 semanas antes

Por qué: las parejas gestionan varios calendarios de pago entre todos sus proveedores. Enviar facturas a través de Wedding Computer pone tus pagos junto a todos los demás en una sola vista — la pareja puede ver todo lo que debe, pagar en línea, y ambas partes tienen un registro claro.

Paso 5 — Crea una plantilla de contrato de alquiler

Ve a Ajustes → Contratos y crea un acuerdo estándar de alquiler de lugar. Incluye:

Alcance del alquiler del lugar (espacios, horas, equipo incluido)
Acuerdos y restricciones de catering
Límites de ruido y horas de finalización
Política de cancelación y aplazamiento
Depósito de seguridad y condiciones de fianza
Horarios de montaje y desmontaje
Qué pasa si cambia la fecha de la boda

Por qué: enviar un contrato a través de Wedding Computer significa que la pareja lo firma digitalmente, obtienes una confirmación inmediata, y el documento firmado vive en el espacio de trabajo. Sin impresión, sin PDFs por correo, sin perseguir firmas.

Paso 6 — Crea tu primer espacio de trabajo de boda

Cuando una pareja reserva, abre su registro de contacto y haz clic en Promover a boda. Rellena los detalles de la boda:

La fecha
La dirección de tu lugar como ubicación de ceremonia y recepción
Hora de inicio de ceremonia, hora de inicio de recepción
Hora de inicio de preparativos (si usan tus instalaciones)
Número de invitados

Luego:

Asígnate como proveedor gestor — ve a Personas → tu nombre → activa Puede gestionar. Esto significa que la hora de ceremonia, la hora de recepción y otros campos de horario compartidos solo se pueden cambiar con tu aprobación. Como lugar, sabes qué horarios funcionan operativamente — ningún proveedor debería poder reprogramar la ceremonia sin tu conocimiento.
Invita a la pareja — Añadir personas → Invitar pareja.
Crea la hoja de ejecución del lugar — añade elementos del cronograma para montaje, configuración de sala, ventanas de llegada de proveedores, hora de cóctel, cena, discursos, baile y desmontaje. Configura estos con visibilidad proveedores para que cada proveedor del espacio de trabajo vea las limitaciones de horario del lugar.
Invita al equipo de proveedores a medida que se confirman — añade cada proveedor al espacio de trabajo cuando se reserve. Se unen como miembros y pueden añadir sus propios elementos al cronograma.

Por qué: el indicador de proveedor gestor es la configuración más importante para los lugares. Cuando tienes catering, floristas y entretenimiento queriendo conocer todos sus ventanas de montaje, las aprobaciones de solicitudes de cambio te permiten mantener el control operativo sin gestionarlo todo por correo. Las solicitudes de cambio llegan a ti, las apruebas, y el cronograma se actualiza.

Paso 7 — Entiende el rol de parte financiera (si aplica)

Si tu lugar gestiona la coordinación de pagos a otros proveedores en nombre de la pareja —dirigiendo el dinero de la pareja hacia un catering, entretenimiento o florista—, ve a Ajustes → Perfil y activa Es organizador (a veces visible como la configuración de parte financiera).

Cuando está activado, tu cuenta de lugar se marca como la parte financiera de las bodas en las que eres el organizador. Esto es relevante para cómo se muestran los flujos de facturación y con fines contables.

Por qué: no todos los lugares operan así. Si simplemente vendes el alquiler del lugar y la pareja gestiona todo lo demás de forma independiente, no necesitas esto. Si eres un lugar de servicio completo donde la pareja paga una vez y tú pagas a todos los proveedores, este indicador es cómo el sistema representa ese acuerdo.

Paso 8 — Añade miembros de equipo (Pro, si tienes personal de eventos)

Si tu equipo de operaciones necesita acceso —coordinadores de eventos, jefes de sala, administradores de reservas—, ve a Ajustes → Equipo e invítalos. Cada miembro de equipo obtiene su propio acceso bajo tu cuenta de lugar.

Por qué: un coordinador de eventos de tu plantilla debería poder consultar la hoja de ejecución de cualquier boda próxima sin necesitar tu inicio de sesión. Los miembros de equipo acceden directamente a las bodas de tu cuenta, y puedes ver su actividad en el registro de auditoría.

Paso 9 — Suscríbete a tu feed de calendario

Ve a Ajustes → Calendario y copia la URL de tu feed de iCal. Suscríbete a ella en la herramienta de calendario de tu equipo (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook). Comparte el enlace con cualquier persona de tu equipo que necesite ver las próximas fechas de evento.

Para sincronización bidireccional (Pro), configura CalDAV en Ajustes → Sincronización de dispositivos. Esto es particularmente útil si tu equipo de operaciones usa Apple Calendar u otra app compatible con CalDAV.

Por qué: tu feed de iCal muestra cada próxima boda como evento de calendario. A medida que reservas bodas, aparecen automáticamente. Tu equipo siempre sabe qué eventos hay sin tener que consultar el panel.

Estás listo cuando:

El perfil de tu lugar está completo (nombre, dirección, descripción)
Tu formulario de consulta hace las preguntas correctas
Todas las fechas reservadas están bloqueadas en disponibilidad
Stripe está conectado y la estructura del calendario de pago está decidida
Tienes una plantilla de contrato lista
Sabes cómo crear un espacio de trabajo y asignarte como proveedor gestor
El personal clave está añadido como miembros de equipo

Qué hacer ahora mismo

Toma tu próxima boda reservada y crea un espacio de trabajo para ella. Asígnate como proveedor gestor, invita a la pareja, y añade el horario de tu lugar (montaje, ventanas de configuración, horas de finalización) al cronograma. Luego invita a los proveedores confirmados.

Cuando empiecen a añadir sus propios elementos —la hora de montaje del florista, la prueba de sonido del DJ—, verás exactamente cómo funciona el flujo de coordinación. La guía para wedding planners y lugares cubre en profundidad las aprobaciones de proveedor gestor.