Gestión de contactos y tu canal

Cada consulta que recibes vive en Contactos — tu lista de contactos y CRM. Los contactos se mueven a través de un canal de ocho etapas, desde la primera consulta hasta la boda completada, y cada uno guarda todo lo que sabes sobre esa pareja: correos, notas, facturas, historial de actividad y su espacio de trabajo de boda vinculado.

El canal

Wedding Computer usa un canal fijo de ocho etapas:

Etapa	Qué significa
Nuevo	Ha llegado una consulta — aún sin gestionar
Contactado	Has respondido o te has puesto en contacto
Reunión	Se ha programado o ha tenido lugar una reunión
Presupuestado	Has enviado un presupuesto o propuesta
Reservado	La reserva está confirmada
Completado	La boda ha tenido lugar
Perdido	El contacto no se convirtió
Archivado	Inactivo; oculto de la vista activa

Mueve un contacto entre etapas haciendo clic en la insignia de etapa en su registro y seleccionando la nueva etapa.

Las ocho etapas son fijas — están diseñadas para cubrir el flujo de trabajo universal de cualquier proveedor y no se pueden personalizar.

Cuando mueves un contacto a Perdido, se te pide que registres un motivo estructurado: precio, disponibilidad, eligió a un competidor, sin respuesta, no encajaba, u otro. Estos motivos alimentan directamente tus informes, así que con el tiempo puedes ver patrones — si un número desproporcionado de contactos se pierde por precio, esa es una señal que vale la pena atender.

Cuando un contacto está Reservado, puedes promoverlo a un espacio de trabajo de boda, lo que crea el entorno colaborativo compartido para esa boda.

Qué se guarda en un registro de contacto

Cada contacto guarda:

• Datos de la pareja — nombre de la primera y segunda persona, correo, teléfono y usuario de Instagram
• Datos de la boda — fecha (o fecha por confirmar), ubicación, número de invitados y tipo de ceremonia
• Etapa del canal y origen — de dónde proviene el contacto
• Notas — notas privadas en texto libre que solo tú puedes ver, totalmente buscables
• Campos personalizados — cualquier pregunta adicional que hayas añadido a tu formulario de consulta
• Registro de actividad — un historial con marca de tiempo de cada cambio de etapa, evento de factura y acción clave
• Facturas — todas las facturas creadas para esta pareja
• Correos — el hilo de correo completo a través de tu dirección @wedding.computer
• Boda vinculada — una vez promovido, un enlace directo al espacio de trabajo compartido

Buscar y filtrar

La barra de búsqueda en la parte superior de Contactos busca en nombres, direcciones de correo, números de teléfono y notas mientras escribes. También puedes filtrar la lista de contactos por:

• Etapa del canal — cualquier combinación de las ocho etapas
• Fecha de boda — un rango de fechas para encontrar bodas de una temporada o año concretos
• Origen — de dónde proviene el contacto (formulario de consulta, API, entrada manual, etc.)
• Ubicación — ciudad o región

No hay un sistema de etiquetado independiente, pero tus notas y cualquier campo personalizado de formulario de consulta que hayas definido son totalmente buscables y cumplen la misma función de segmentación.

Historial de actividad

Cada contacto mantiene un registro de actividad — un historial en orden cronológico inverso de cambios de etapa, eventos de factura, pagos y otros momentos clave. Esto solo es visible para ti y se actualiza automáticamente conforme ocurren las cosas.

Una vez que un contacto se convierte en espacio de trabajo de boda, un registro de boda independiente registra acciones que también pueden ver otros miembros del espacio de trabajo (actualizaciones del cronograma, personas añadidas o eliminadas, etc.).

Hacer seguimiento de contactos

Todavía no hay funciones independientes de recordatorios o tareas — la programación estructurada de seguimientos está en la hoja de ruta. El flujo que usan la mayoría de los proveedores es mover los contactos a la etapa adecuada cuando necesitan acción, y luego usar la lista de contactos filtrada para detectar contactos que no se han movido en un tiempo.

Importar contactos existentes

Si vienes de otra herramienta — Dubsado, Studio Ninja, HoneyBook, VSCO Workspace o una hoja de cálculo — puedes importar tus contactos existentes sin volver a introducirlos a mano. También puedes pegar texto sin formato (correos antiguos, notas de ferias, listas escritas a mano) y la IA extraerá los datos de contacto por ti.

Para instrucciones paso a paso de cada fuente, cómo preparar tu exportación y cómo usar Claude Desktop para importar grandes cantidades de datos mediante MCP, consulta la guía completa de Importar contactos.

Exportar tus contactos

Tu lista completa de contactos se puede descargar en cualquier momento desde Ajustes → Exportar. Formatos de exportación:

• Markdown — un archivo .md por contacto con frontmatter YAML (el mismo formato que Wedding Computer usa internamente)
• JSON — datos estructurados aptos para otras herramientas
• CSV — para uso en hojas de cálculo

Las exportaciones no tienen restricciones tanto en el plan gratuito como en Pro. Consulta Propiedad de los datos para más detalle sobre cómo se almacenan tus datos y qué se incluye en una exportación completa de cuenta.