El cronograma y el día de la boda

El cronograma (o hoja de ejecución) es el horario minuto a minuto del día de tu boda. Es la parte más usada activamente del espacio de trabajo — tanto en las semanas previas a la boda como el día mismo.

Accede desde tu espacio de trabajo → Cronograma.

¿Quién crea el cronograma?

Normalmente tu wedding planner o lugar crea la estructura inicial y los horarios clave. Cada proveedor añade después sus propios elementos — tu fotógrafo añade las sesiones de retratos, tu celebrante añade el horario de la ceremonia, tu lugar añade los hitos de cambio de sala y catering. El resultado es un único horario compartido que refleja la contribución de todos.

Si no tienes wedding planner, tú y tus proveedores lo creáis juntos. Tú también puedes añadir elementos del cronograma — horarios de transporte, puntos de encuentro familiar, cualquier cosa que pertenezca al horario.

¿Qué puedes ver en el cronograma?

Ves todos los elementos configurados con visibilidad pareja — el plan completo del día tal como tus proveedores pretenden que lo veas. Algunos proveedores configuran elementos como solo proveedores (visibles para el equipo de proveedores pero no para ti) o privados (solo visibles para quien los creó). Esto no busca ocultarte cosas — normalmente son notas internas de preparación o logística técnica que no es relevante para la pareja.

Cada elemento muestra su hora, título, descripción, ubicación y quién es responsable.

¿Puede el cronograma incluir preparativos, primer encuentro, ceremonia, canapés, discursos, tarta y baile?

Sí. El cronograma admite cualquier tipo de elemento, y puedes añadir tantos como necesites. El sistema de categorías organiza los elementos en: preparativos, ceremonia, retratos, recepción y otro. Cada momento del día —desde la primera cita de peluquería hasta la última canción— puede tener un lugar en el cronograma.

¿Se pueden añadir ubicaciones exactas y personas asignadas?

Sí. Cada elemento del cronograma tiene un campo de ubicación (por ejemplo, “Vestíbulo del hotel, planta 2” o “Jardín de rosas, césped sur”) y un campo de asignado a (por ejemplo, “Comitiva nupcial”, “Equipo de fotografía”, o un nombre concreto). Esto permite que todos sepan no solo cuándo ocurre algo, sino exactamente dónde y quién debe estar ahí.

¿Ve todo el mundo la misma versión?

Sí. El cronograma es un documento compartido. Cuando tu wedding planner actualiza el horario de la ceremonia o tu fotógrafo ajusta las sesiones de retratos, ves la versión actualizada de inmediato. No hay problema de “versión 6 final final” — todos están viendo siempre el mismo horario.

Si tu wedding planner es el proveedor gestor, otros proveedores deben enviar una solicitud de cambio para los cambios de horario antes de que entren en vigor. Esto mantiene el cronograma estable y garantiza que tu wedding planner haya aprobado cualquier ajuste.

¿Se puede imprimir la hoja de ejecución?

Sí. Ve a Cronograma → Exportar → Imprimir hoja de ejecución (PDF). Esto genera un documento A4 limpio del horario completo del día. Imprímelo, envíalo por correo o guárdalo en tu teléfono — es un PDF estándar.

También puedes exportar una versión de fondo de pantalla para móvil: Cronograma → Exportar → Guardar como fondo de pantalla (PNG). Esto te da una imagen en formato vertical del horario del día, dimensionada para la pantalla de bloqueo de un teléfono.

¿Se puede enviar el cronograma a familiares?

Sí, de un par de formas:

Compartir el PDF — exporta la hoja de ejecución como PDF y envíala a quien quieras por mensaje, correo o WhatsApp. Es un documento estándar que pueden abrir en cualquier dispositivo sin necesidad de cuenta.

Invitarlos al espacio de trabajo — si un familiar (como un padre o una madrina) necesita acceso continuo al cronograma en vivo, puedes pedirle a tu proveedor que lo invite como miembro invitado. Los invitados pueden ver el espacio de trabajo y el cronograma, pero no pueden editar nada. Ten en cuenta que los invitados ven todo lo del espacio de trabajo configurado con visibilidad de pareja o compartida.

¿Pueden los proveedores consultar la hoja de ejecución desde sus teléfonos?

Sí. Wedding Computer es una aplicación web accesible desde cualquier navegador móvil. Los proveedores inician sesión en su cuenta desde el teléfono y acceden al cronograma desde ahí. El día de la boda, así es como la mayoría de los proveedores consultarán el horario.

¿Qué pasa si la cobertura es mala el día del evento?

Wedding Computer requiere conexión a internet. Si estás en una ubicación con cobertura mala o nula el día del evento —una propiedad remota, un salón de recepción en sótano—, el cronograma no cargará sin conectividad.

La solución práctica: exporta el PDF de la hoja de ejecución antes del día de la boda y guárdalo localmente en tu teléfono o impreso. El PDF no necesita internet para verse. La mayoría de los proveedores hacen lo mismo para su propia copia.

¿Se pueden añadir planes de mal tiempo o ubicaciones de respaldo?

No hay un campo dedicado para el mal tiempo, pero puedes gestionarlo a través del cronograma y las notas:

Duplicar elementos con etiquetas “(mal tiempo)” — añade una segunda versión de los elementos al aire libre con la ubicación y el horario de respaldo, y márcalos como “mal tiempo” en el título. El día del evento, los proveedores consultan la versión que corresponda.

Usar la sección de Notas — escribe el plan de mal tiempo como una nota visible para todos los proveedores. Describe las ubicaciones de respaldo, cómo se comunicará el cambio y quién toma la decisión.

Descripciones de los elementos del cronograma — añade el plan de respaldo en el campo de descripción de cada elemento afectado: “Ceremonia en el pabellón. Mal tiempo: trasladar a la sala de jardín, avisar al coordinador del lugar antes de las 10:00”.

No hay ningún botón automático de “activar plan de mal tiempo” — la comunicación el día del evento sigue siendo manual, ya sea por teléfono o mensaje.

¿Se pueden añadir contactos de emergencia?

No como una función estructurada dedicada, pero la sección de Notas es el lugar adecuado para esto. Añade una nota visible para todos los proveedores con nombres y números de teléfono: contacto de emergencia del lugar, contactos de proveedores para cualquier problema de última hora, empresa de transporte, recepción del alojamiento. Cualquier proveedor que necesite un número el día del evento podrá encontrarlo ahí.

Usar Wedding Computer el día de la boda

El día del evento, abre tu espacio de trabajo → Cronograma. Si tu proveedor o wedding planner ha activado el modo en vivo, verás el estado actual del día:

Los elementos que han empezado se marcan como iniciados con su hora real de inicio
Los elementos que empiezan más tarde de lo previsto muestran un indicador de desfase — cuántos minutos de retraso lleva ese elemento respecto al horario
La vista en vivo se actualiza en tiempo real conforme los proveedores van marcando las cosas

Puedes ver el cronograma en vivo desde tu teléfono en cualquier momento del día. No puedes marcar elementos como iniciados tú mismo —solo pueden hacerlo los proveedores—, pero puedes ver exactamente qué está pasando y si todo va según lo previsto.

Ver también

Hojas de ejecución y cronograma — cómo crean y gestionan el cronograma tus proveedores
Guía para wedding planners y lugares — cómo controla los horarios tu wedding planner o lugar y cómo aprueba los cambios