Guía para wedding planners y lugares

Los wedding planners y los lugares desempeñan un papel distinto en Wedding Computer respecto a otros proveedores. Como coordináis todo el día —no solo vuestra propia parte—, podéis asumir un rol de proveedor gestor que os da controles adicionales: propiedad del cronograma, aprobaciones de cambios y supervisión de todo el equipo de proveedores.

Esta guía cubre todo lo específico para wedding planners y lugares. Para funciones compartidas con todos los proveedores (CRM, facturación, hojas de ejecución, calendario), consulta esas secciones en la documentación principal.

El rol de proveedor gestor

Cuando te añaden a un espacio de trabajo de boda, se te puede asignar el indicador puede gestionar. Esto te convierte en el proveedor gestor de esa boda. Como proveedor gestor:

Controlas el cronograma maestro — los campos clave de horario de la boda (fecha, hora de ceremonia, hora de recepción, horarios de preparativos, hora de retratos) solo se pueden cambiar con tu aprobación
Otros proveedores que quieran cambiar estos campos envían una solicitud de cambio que llega primero a ti
Puedes aprobar o rechazar cada solicitud, con una nota opcional
Puedes editar los elementos del cronograma de cualquier proveedor — no solo los tuyos

Los wedding planners y los lugares son normalmente los candidatos naturales para este rol. Un wedding planner que coordina todo el día necesita controlar el cronograma; un lugar cuyo horario de salas marca todo lo demás necesita igualmente controlar los cambios de horario.

Para asignarte como proveedor gestor: cuando te añaden a una boda (o una vez que ya eres miembro), ve al espacio de trabajo de la boda → Personas → haz clic en tu propio nombre → activa Puede gestionar.

Si has creado tú mismo el espacio de trabajo de la boda (promoviendo un contacto reservado a boda), puedes configurar esto al crear el espacio de trabajo.

Crear y gestionar espacios de trabajo de boda

Como wedding planner o lugar, normalmente serás tú quien cree el espacio de trabajo.

Para crear un espacio de trabajo: ve a Contactos, busca tu pareja reservada y elige Promover a boda. Rellena los detalles de la boda (fecha, ubicación, tipo de ceremonia, horarios) y crea el espacio de trabajo.

Para invitar a la pareja: desde el espacio de trabajo, ve a Añadir personas → Invitar pareja. Introduce ambas direcciones de correo. La pareja obtiene una cuenta gratuita — sin necesidad de suscripción.

Para invitar a otros proveedores: ve a Añadir personas → Añadir proveedor. Puedes buscar proveedores que ya estén en Wedding Computer, o invitar por correo. Los proveedores invitados pueden:

Ver y contribuir al cronograma compartido
Añadir sus propios elementos de hoja de ejecución
Leer notas y documentos compartidos
Subir archivos a la biblioteca de documentos

Los proveedores que invitas no necesitan suscripciones Pro para participar. Se unen como miembros de tu espacio de trabajo y pueden contribuir plenamente.

Gestión del cronograma

Tus propios elementos de hoja de ejecución

Cada proveedor añade y gestiona sus propios elementos del cronograma. Tus elementos como wedding planner/lugar podrían incluir: horario de montaje, llegadas de proveedores, horario de cambio de sala, distribución de invitados, horario del servicio de comida y logística de cierre de noche.

El cronograma compartido

Todos los elementos del cronograma marcados con visibilidad pareja o proveedores son visibles para todos los miembros de la boda. Los elementos marcados como privados solo son visibles para el proveedor que los creó.

Como proveedor gestor, puedes ver todo excepto los elementos privados de otros proveedores.

Aprobar solicitudes de cambio del cronograma

Cuando otro proveedor propone un cambio en un campo de horario compartido (hora de inicio de ceremonia, hora de recepción, hora de preparativos, etc.), recibes una notificación de solicitud de cambio.

Para revisar solicitudes: ve al espacio de trabajo de la boda → Cronograma → busca la sección Aprobaciones pendientes. Cada solicitud muestra:

Quién propuso el cambio
Qué quiere cambiar (por ejemplo, “Mover el inicio de la ceremonia de las 14:00 a las 14:30”)
Su motivo (opcional)

Puedes aprobar (el cambio entra en vigor de inmediato) o rechazar (con una nota opcional explicando el motivo). Se notifica al proveedor que propuso el cambio de tu decisión.

Hacer cambios en el cronograma directamente

Como proveedor gestor, puedes cambiar cualquier campo de horario compartido directamente — no necesitas enviar una solicitud. Ve a Cronograma → Editar detalles de la boda para cambiar la fecha, hora de ceremonia, horarios de preparativos, hora de retratos, inicio de recepción y más.

Coordinar el equipo de proveedores

Quién está en la boda

La sección Personas del espacio de trabajo muestra a todos los miembros actuales: la pareja, los proveedores y sus roles. Puedes ver quién ha aceptado su invitación y quién todavía no.

Puedes eliminar a un proveedor del espacio de trabajo si es necesario — pierde el acceso de inmediato.

Compartir el contacto de la pareja

Puedes controlar la visibilidad de proveedores desde la configuración de la boda:

Visible: todos los proveedores pueden ver los datos de contacto de los demás — útil cuando los proveedores necesitan comunicarse directamente sin pasar por ti
Privada: los proveedores no pueden verse entre sí; solo tú (y la pareja) podéis ver el equipo completo

La lista de créditos de proveedores

Después de la boda, ve al espacio de trabajo → Créditos para copiar la lista completa del equipo de proveedores para publicaciones de Instagram, artículos de blog o publicaciones. Puedes copiarla en formato de menciones de Instagram (@usuario), Markdown o HTML.

Dirigir el día de la boda

Modo en vivo

El día del evento, cambia el cronograma a modo en vivo desde la página del cronograma. Como proveedor gestor, puedes:

Marcar cualquier elemento como iniciado (no solo los tuyos) — esto registra la hora real de inicio
Ver el desfase — cuántos minutos por delante o por detrás del horario va el día
Ver las contribuciones de todos los proveedores en el cronograma compartido en tiempo real

Otros proveedores y la pareja también pueden ver el cronograma en vivo — todos están al tanto de en qué punto va el día.

Finalizar el modo en vivo

Cuando termina el día, toca Finalizar modo en vivo. Esto borra todas las horas de inicio registradas y devuelve el cronograma a su vista planificada. Puedes seguir accediendo al cronograma como referencia después del día.

Lugares: el rol de parte financiera

Los lugares que actúan como la parte central de facturación de una boda —cobrando todos los pagos de proveedores y distribuyéndolos— pueden configurarse como parte financiera de una boda. Esto es para lugares que operan un modelo de organizador, donde las parejas pagan al lugar y el lugar paga a los proveedores.

Para configurar un lugar como parte financiera: ve a la boda → Personas → haz clic en el miembro del lugar → activa Es parte financiera.

Con este indicador activado, las facturas del lugar se marcan como la relación financiera principal con la pareja.

Varias bodas el mismo día

El calendario de Wedding Computer muestra todas tus reservas. Si tienes dos bodas en la misma fecha, ambas aparecen en tu calendario. Tu calendario de disponibilidad mostrará esa fecha como reservada, evitando consultas adicionales para ese día (si tu uso compartido de disponibilidad está configurado como público o respuesta automática con IA).

Cada boda tiene su propio espacio de trabajo independiente, cronograma, equipo de proveedores y conjunto de notas.

Informes para tu negocio

Los wedding planners y los lugares suelen tener mayores volúmenes de reserva y canales más complejos que los proveedores independientes. El panel de informes (Informes en la barra lateral) muestra:

Tu tasa de conversión de consulta a reserva
Ingresos por mes y por contacto
Atribución de origen (de dónde vienen tus contactos)
Mapa de calor de ocupación (cuán densas son tus reservas a lo largo del año)
Análisis de ganados/perdidos (por qué no se convirtieron los contactos)

Los suscriptores Pro obtienen objetivos de reserva, referencias por origen y puntuación de demanda.

Preguntas frecuentes

¿Puedo coordinar a varios proveedores desde un espacio de trabajo?

Sí. Ese es el propósito principal del rol de proveedor gestor. Creas el espacio de trabajo, invitas a todos tus proveedores, y el cronograma compartido se convierte en la única fuente de verdad para el día.

¿Tienen que pagar los demás proveedores por Wedding Computer?

No. Los proveedores que invitas a una boda que has creado participan de forma gratuita. No necesitan una suscripción Pro para ver y contribuir al espacio de trabajo compartido.

¿Qué pasa si un proveedor propone un cambio de cronograma que aún no he aprobado?

Queda como solicitud pendiente. El cambio no se aplica al cronograma compartido hasta que lo apruebes. El proveedor lo ve como pendiente; todos los demás ven el cronograma sin cambios.

¿Puedo rechazar un cambio y aun así ver qué se propuso?

Sí. Las solicitudes rechazadas se guardan en el historial del cronograma para que puedas consultarlas.

¿Puedo evitar que los proveedores vean los datos de contacto de la pareja?

Sí. En la configuración de la boda → Visibilidad de proveedores → Privada, los datos de contacto de los proveedores quedan ocultos entre sí. Solo tú y la pareja podéis ver el equipo completo.

¿Cómo funciona esto si usamos una hoja de ejecución con plantilla?

Wedding Computer todavía no tiene plantillas de hoja de ejecución guardadas (están en la hoja de ruta). Empieza añadiendo tus elementos clave de horario —apertura del lugar, montaje, ceremonia, recepción— y crea el cronograma compartido a partir de ahí. Otros proveedores añaden sus propios elementos en cuanto los invitas.

¿Pueden los lugares usar esto para eventos que no sean bodas?

La hoja de ejecución, el calendario y el canal de CRM funcionan para cualquier evento. El espacio de trabajo de boda está enfocado en bodas (secciones de ceremonia, recepción, preparativos), pero muchas de las funciones son lo suficientemente genéricas para conferencias, eventos corporativos y otros eventos.

Ver también

Hojas de ejecución y cronograma — crear y navegar por el cronograma, modo en vivo, exportación
Espacios de trabajo y colaboración — estructura del espacio de trabajo, invitar proveedores y parejas, configuración de visibilidad
Calendario y disponibilidad — cómo aparecen tus bodas en tu calendario y la sincronización CalDAV
Formularios de consulta — captar y gestionar contactos antes de que se confirme una reserva
Primeros pasos como wedding planner — guía de configuración paso a paso para wedding planners
Primeros pasos como lugar — guía de configuración paso a paso para lugares