Primeros pasos como fotógrafo de bodas

Como fotógrafo, tu día empieza antes que el de nadie y tu entregable llega semanas después de que termine la boda. Wedding Computer hace seguimiento de todo el recorrido —desde la primera consulta hasta la entrega de la galería— y pone tus horarios de llegada y datos de ubicación en el cronograma compartido donde todos los demás proveedores pueden verlos.

Paso 1 — Completa tu perfil

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — el nombre de tu negocio de fotografía
Categoría — selecciona Fotógrafo
Ubicación — tu ciudad o región base
Biografía, sitio web, Instagram — tu portafolio y enlaces de contacto aparecen en tu listado de directorio

Por qué: cuando un wedding planner o lugar te añade a un espacio de trabajo de boda, otros proveedores ven tu perfil. Un enlace a tu portafolio de Instagram suele ser la forma más rápida para que los proveedores entiendan tu estilo antes de haber visto tu trabajo en persona.

Paso 2 — Crea tu formulario de consulta de fotografía

Ve a Ajustes → Formulario de consulta y personaliza las preguntas que responden las parejas. Para los fotógrafos, las preguntas más útiles son:

Fecha de la boda
Ubicación de la ceremonia (nombre del lugar y barrio)
Ubicación de preparativos — ¿es en el lugar, o en un hotel/casa separados?
Ubicación de la recepción (si es distinta de la ceremonia)
Número de invitados estimado
Número aproximado de horas de cobertura solicitadas
Interés en paquetes (si ofreces paquetes definidos)
¿Buscan un segundo fotógrafo?
Momentos o ubicaciones específicos que quieran priorizar
Cómo te conocieron

Por qué: la logística de fotografía depende mucho de la ubicación. Una ceremonia en un lugar a 90 minutos de la ciudad es un día distinto a una ceremonia en el centro. Conocer las ubicaciones desde el principio significa que puedes planificar tu día, presupuestar con precisión los desplazamientos e identificar cualquier restricción de hora dorada antes de la primera llamada.

Paso 3 — Configura la facturación basada en paquetes

Ve a Ajustes → Facturas y crea plantillas de factura para tus paquetes. Una estructura típica de factura de fotógrafo:

Total del paquete — el precio del paquete acordado
Depósito (normalmente 25-33%) — vence al reservar para asegurar la fecha
Saldo — vence 2-4 semanas antes de la boda, o el día de la boda

Si haces elopements o sesiones de retrato por separado, crea también plantillas para esos casos.

Adjunta tu documento de términos y condiciones a la factura de depósito usando la función de Contratos en Ajustes → Contratos. Las parejas firman cuando pagan — no tienes que perseguir una firma por separado.

Por qué: una factura de depósito con un contrato adjunto es la confirmación de reserva completa. La envías, pagan y firman, tu fecha queda asegurada. Sin perseguir transferencias bancarias ni esperar a que vuelva un PDF firmado por separado.

Paso 4 — Conecta tu calendario para alertas automáticas del día de boda

Ve a Ajustes → Calendario y copia la URL de tu feed de iCal. Suscríbete a ella en la app de calendario de tu teléfono:

iPhone / Apple Calendar: toca el enlace en tu teléfono, o ve a Calendario → Añadir cuenta → Otra → Añadir calendario suscrito
Google Calendar: Otros calendarios → Desde URL
Outlook: Agregar calendario → Suscribirse desde la web

Cada próxima boda aparece como un evento de calendario con los nombres de la pareja, la dirección del lugar y la hora de la ceremonia — la información que de otro modo estarías buscando la mañana de la boda.

Para sincronización bidireccional (Pro), configura CalDAV en Ajustes → Sincronización de dispositivos. Esto se recomienda si usas Apple Calendar como tu calendario principal y quieres que los cambios aparezcan de inmediato sin esperar a que se actualice un feed.

Por qué: tu calendario de bodas no es solo una lista de fechas. Cada evento incluye la dirección del lugar, lo que significa que la app de mapas de tu teléfono puede llevarte directamente desde el evento de calendario. Las ubicaciones de preparativos, lugares de ceremonia y ubicaciones de recepción aparecen en el cronograma, todo en un solo lugar.

Paso 5 — Añade tus elementos del cronograma a cada espacio de trabajo de boda

Cuando te unes a un espacio de trabajo de boda, ve a Cronograma y añade tus elementos de horario. Para un día de fotografía típico:

Inicio de cobertura de preparativos (hora y ubicación)
Primer encuentro (si está planeado)
Inicio de ceremonia (lo verás ya si el celebrante o el wedding planner lo ha añadido)
Retratos de la comitiva nupcial tras la ceremonia
Retratos formales familiares
Retratos de pareja / sesión de hora dorada
Inicio de cobertura de recepción
Momentos clave de recepción: primer baile, corte de tarta, discursos, lanzamiento del ramo
Fin de cobertura

Configura estos con visibilidad proveedores para que el wedding planner, el celebrante, el videógrafo y el florista puedan ver tu horario. Configura cualquier nota sobre tus necesidades de horario específicas (la hora de retratos necesita un mínimo de 45 minutos antes del atardecer) como privada o como elemento de lista de tareas.

Por qué: tus elementos del cronograma resuelven el problema de coordinación más común el día de la boda: el wedding planner te escribe a mitad del día preguntando “¿cuánto tiempo necesitas para los retratos?” — y tienes que buscar el teléfono, consultar tus notas y responder. Con tus elementos en el cronograma compartido, todos ya conocen tus ventanas. Menos mensajes, más fotos.

Paso 6 — Configura tu disponibilidad

Ve a Ajustes → Disponibilidad y:

Bloquea todas las fechas de boda confirmadas
Define qué días haces bodas (normalmente fines de semana y algunos viernes)
Configura el uso compartido de disponibilidad como Pública

Si haces varias bodas por fin de semana (viernes + sábado + domingo), cada una debe bloquearse conforme se reserva para evitar dobles reservas.

Por qué: un calendario de disponibilidad público y preciso significa que las consultas llegan solo para fechas abiertas. Las parejas comprueban tu calendario antes de rellenar tu formulario de consulta.

Paso 7 — Haz seguimiento de los hitos de entrega de galería

Después de la boda, puedes añadir hitos al espacio de trabajo de boda —o usar las notas del contacto— para hacer seguimiento de:

Selección completada
Edición completada
Galería entregada a la pareja
Archivos finales respaldados

Algunos fotógrafos añaden “galería entregada” como elemento de lista de tareas en el espacio de trabajo de boda para que la pareja pueda ver el progreso. Esto es opcional, pero puede reducir los correos de “solo siguiendo el estado de nuestra galería” al fijar una expectativa clara de ventana de entrega que ambas partes pueden ver.

Por qué: las parejas que pueden ver un estado de entrega en su espacio de trabajo tienen menos probabilidad de enviar correos de “¿dónde están nuestras fotos?”. Define las expectativas una vez; el progreso visible gestiona el seguimiento.

Estás listo cuando:

Tu perfil está completo (categoría como Fotógrafo, ubicación, enlaces de portafolio)
Tu formulario de consulta pregunta sobre ubicación y cobertura
Tienes plantillas de factura para tus paquetes con contrato adjunto
Stripe está conectado con tu estructura de depósito/saldo
Tu disponibilidad es precisa y está configurada como Pública
Tu feed de iCal está suscrito en el calendario de tu teléfono

Qué hacer ahora mismo

Suscríbete a tu feed de iCal — lleva dos minutos y empieza a mostrar tus bodas en el calendario de tu teléfono de inmediato. Después, abre tu próxima boda reservada y añade tus elementos del cronograma de fotografía para que el wedding planner y la pareja puedan ver tu horario del día.

Profundiza más

Calendario y disponibilidad — instrucciones de suscripción a iCal por app, sincronización bidireccional CalDAV y configuración de disponibilidad
Facturación, pagos y contratos — facturación por paquetes, Stripe, calendarios de depósito y plantillas de contrato
Formularios de consulta — creador de formularios, inserción en tu sitio web y seguimiento de origen
Hojas de ejecución y cronograma — cómo funcionan los elementos del cronograma, la configuración de visibilidad y el modo en vivo el día del evento