Primeros pasos como wedding planner

Como wedding planner, Wedding Computer es el centro de cada boda que gestionas. Coordinas proveedores, controlas el cronograma y creas el espacio de trabajo al que todos los demás se unen. Configurarlo correctamente significa que cada boda que aceptas funciona a través de un sistema coherente y profesional.

Paso 1 — Completa tu perfil de negocio

Ve a Ajustes → Perfil y rellena:

Nombre del negocio — lo que verán las parejas y los proveedores al ver tu perfil
Categoría — selecciona Wedding planner
Ubicación — tu ciudad o región base
Zona horaria — tu zona horaria local, usada para todas las fechas y eventos de calendario
Biografía, sitio web, Instagram — aparecen en tu listado de directorio público y en tu perfil de proveedor cuando te añaden a una boda

Por qué: tu perfil es lo que ven otros proveedores cuando los invitas a una boda. Un perfil completo —nombre del negocio, ubicación, foto— les dice de inmediato con quién están trabajando. Los proveedores tienen más probabilidad de aceptar una invitación de un wedding planner que parece establecido.

Paso 2 — Crea tu formulario de consulta

Ve a Ajustes → Formulario de consulta y personaliza las preguntas que responden las parejas cuando te contactan.

Para un wedding planner, las preguntas útiles incluyen:

Fecha de la boda (obligatoria)
Ubicación o lugar de la boda (o “lugares preseleccionados”)
Número de invitados estimado
Tipo de ceremonia (al aire libre, en interior, destino, elopement)
Qué paquete de planificación les interesa (si ofreces niveles: planificación completa, parcial, coordinación del día)
Cómo te conocieron
Cualquier detalle sobre su visión o estilo

Activa la lógica condicional para hacer distintas preguntas de seguimiento según el interés en el paquete — los clientes de coordinación del día necesitan información distinta a los de planificación completa.

Por qué: un buen formulario de consulta cualifica a los contactos antes de que inviertas tiempo en una respuesta. Si tu formulario hace las preguntas correctas, sabrás desde el primer mensaje si una pareja encaja, cuál es su fecha y qué nivel de servicio necesita — antes de descolgar el teléfono.

Paso 3 — Crea una plantilla de contrato de servicio

Ve a Ajustes → Contratos y crea tu acuerdo estándar de wedding planner. Incluye:

Alcance de servicios (planificación completa, parcial, coordinación del día)
Calendario de pago (depósito, plazos, saldo final)
Términos de cancelación y aplazamiento
Qué pasa si un proveedor que recomiendas no está disponible
Expectativas de comunicación

Por qué: tu contrato te protege tanto a ti como a la pareja. Adjuntarlo a una factura significa que lo leen y firman antes de pagar — sin perseguir firmas por separado. Puedes crear varias plantillas para distintos niveles de servicio.

Paso 4 — Configura Stripe para depósitos y pagos

Ve a Ajustes → Pagos → Conectar Stripe y completa el proceso de incorporación de Stripe.

Configura tu calendario de pago en cada factura: normalmente un depósito (20-30% del importe total) al reservar, un pago intermedio en un hito determinado, y el saldo final 4-6 semanas antes de la boda.

Por qué: los pagos automatizados con tarjeta significan que no tienes que hacer seguimiento manual de cada plazo. Las parejas pagan en línea a través de su página de reserva — sin referencias de transferencia bancaria que comprobar, sin correos de confirmación de pago que rastrear.

Paso 5 — Configura tu disponibilidad

Ve a Ajustes → Disponibilidad y:

Marca qué días de la semana aceptas bodas (la mayoría de los wedding planners trabajan fines de semana)
Bloquea fechas personales y vacaciones
Define tu uso compartido de disponibilidad — Pública para que quienes consultan puedan ver tus fechas disponibles antes de contactarte

Por qué: un calendario de disponibilidad público significa que dejas de recibir consultas para fechas que ya tienes reservadas. Las parejas comprueban tu calendario antes de consultar, así que los contactos que llegan son para fechas realmente disponibles.

Si tienes Pro, activa la respuesta automática con IA — cuando llega una consulta nueva para una fecha libre, la IA envía una respuesta personalizada inmediata reconociendo la consulta y confirmando tu disponibilidad. Las parejas esperan respuestas rápidas; esto gestiona la primera respuesta automáticamente.

Paso 6 — Suscríbete a tu feed de calendario

Ve a Ajustes → Calendario y copia la URL de tu feed de iCal. Suscríbete a ella en tu app de calendario:

Apple Calendar: Archivo → Nueva suscripción de calendario
Google Calendar: Otros calendarios → Desde URL

Por qué: tu feed de iCal muestra todas tus próximas bodas como eventos en tu calendario personal. A medida que reservas bodas, aparecen automáticamente. Siempre tienes tu horario de bodas visible junto a tus compromisos personales.

Para sincronización bidireccional (Pro), configura CalDAV en Ajustes → Sincronización de dispositivos. Esto se recomienda para wedding planners que gestionan varias bodas — los cambios se sincronizan con el calendario de tu teléfono en tiempo real.

Paso 7 — Crea tu primer espacio de trabajo de boda

Cuando una pareja reserva, abre su registro de contacto y haz clic en Promover a boda. Rellena los detalles de la boda:

Fecha y ubicación
Horas de inicio de ceremonia y recepción
Hora de preparativos
Número de invitados

Luego, de inmediato:

Asígnate como proveedor gestor — ve a Personas → tu nombre → activa Puede gestionar. Esto significa que otros proveedores deben enviar una solicitud de cambio antes de modificar la hora de ceremonia, la hora de recepción u otros campos de horario compartidos. Tú apruebas o rechazas cada solicitud.
Invita a la pareja — Añadir personas → Invitar pareja. Introduce ambas direcciones de correo.
Invita al equipo de proveedores — a medida que se confirma cada proveedor, añádelo al espacio de trabajo. Se unen como miembros y pueden añadir sus propios elementos del cronograma.

Por qué: el rol de proveedor gestor es lo que hace que Wedding Computer funcione para los wedding planners. Sin él, cualquier proveedor puede cambiar la hora de la ceremonia y rompe el cronograma de todos los demás. Con él, todos los cambios de horario pasan primero por ti. El cronograma se mantiene preciso porque tú eres el filtro.

Paso 8 — Crea la hoja de ejecución inicial

Ve a la boda → Cronograma y empieza a construir la estructura del día. Usa la función IA → Generar hoja de ejecución para obtener un borrador inicial basado en los detalles de la boda, y luego edítalo a tu formato preferido.

Añade tus propios hitos de planificación como elementos del cronograma: hora de montaje, ventanas de llegada de proveedores, horario de cambio de sala, horario de fin de noche. Configura tus elementos con visibilidad proveedores para que el equipo los vea, o privado para tus notas internas.

Por qué: cuanto antes tengas una estructura en el cronograma, antes podrán ver los proveedores dónde encajan. Tu fotógrafo puede ver la hora de retratos, tu celebrante puede ver el inicio de la ceremonia, tu lugar puede ver su ventana de montaje — todo desde el espacio de trabajo compartido en lugar de correos separados de tu parte.

Paso 9 — Añade miembros de equipo (Pro, si tienes personal)

Si trabajas con un asistente o coordinador, ve a Ajustes → Equipo e invítalos. Obtienen su propio acceso a tu cuenta y pueden acceder a todas tus bodas.

Por qué: un miembro de equipo no necesita su propia suscripción de Wedding Computer — accede a la tuya. Esto significa que tu coordinador puede actualizar hojas de ejecución, responder a consultas de proveedores a través del espacio de trabajo y gestionar bodas cuando no estás disponible.

Estás listo cuando:

Tu perfil está completo (nombre, categoría como wedding planner, ubicación)
Tu formulario de consulta está activo y hace las preguntas correctas
Tienes al menos una plantilla de contrato lista
Stripe está conectado y la estructura de tu calendario de pago está decidida
Tu disponibilidad está configurada y visible para quienes consultan
Tu feed de calendario está suscrito en tu calendario de teléfono/escritorio
Sabes cómo crear un espacio de trabajo y asignarte de inmediato como proveedor gestor

Qué hacer ahora mismo

Toma tu próxima pareja reservada y crea su espacio de trabajo. Asígnate como proveedor gestor, invítalos, e invita a cualquier proveedor que ya hayas confirmado. Empieza a añadir tus hitos de coordinación al cronograma.

Verlo funcionar para una boda real es la forma más rápida de interiorizar el sistema. La guía para wedding planners y lugares cubre en profundidad el rol de proveedor gestor, las aprobaciones de cambios y el modo en vivo.