Hochzeits-Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit

Ein Hochzeits-Arbeitsbereich ist eine gemeinsame Umgebung für eine Hochzeit. Er bringt Ablaufplan, Checklisten, Notizen, gemeinsame Links, hochgeladene Dateien, Anbieter-Credits und Zahlungsinformationen zusammen – und macht sie für alle Beteiligten zugänglich: das Paar, seine Anbieter und jede Planung oder Location, die den Tag koordiniert.

Einen Arbeitsbereich anlegen

Arbeitsbereiche entstehen durch das Hochstufen eines gebuchten Kontakts. Gehen Sie zu einem Kontakt, den Sie als Gebucht markiert haben, und wählen Sie Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Hochzeitsangaben aus – Datum (oder lassen Sie es als noch offen), Ort, Zeremonienart und Zeiten – und der Arbeitsbereich wird mit Ihnen als erstem Mitglied angelegt.

Alternativ können Paare ihren eigenen Arbeitsbereich auf der paar-seitigen Oberfläche anlegen und Sie dazu einladen. So oder so ist der Arbeitsbereich dasselbe gemeinsame Objekt.

Wer beitreten kann

Es gibt drei Mitgliedsrollen:

Anbieter – jede Dienstleisterin oder jeder Dienstleister bei der Hochzeit: Fotograf:in, Trauredner:in, Florist:in, DJ, Location, Planer:in, Caterer, Hair, Make-up oder alle anderen. Anbieter haben einen eigenen Zugang und tragen eigene Zeitplanpunkte, Notizen und Dateien bei.

Paar – die heiratenden Personen. Sie erhalten ein kostenloses Wedding-Computer-Konto (kein Abonnement nötig) und sehen den gemeinsamen Ablaufplan, ihre Rechnungen, gemeinsame Notizen und das Anbieterteam.

Gast – für zukünftige Nutzung reserviert.

Das Paar einladen

Gehen Sie im Arbeitsbereich zu Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein, und eine Willkommensnachricht wird versendet. Das Paar meldet sich mit einem Magic-Link an – kein Passwort, kein Abonnement nötig – und sieht sofort seinen Arbeitsbereich.

Einmal drinnen, kann das Paar den gemeinsamen Zeitplan ansehen, auf seine Rechnungen und den Zahlungsplan zugreifen, gemeinsame Notizen und Dokumente lesen und sehen, welche Anbieter bei seiner Hochzeit dabei sind. Es kann weder Ihre privaten Notizen noch Ihre CRM-Pipeline-Details noch die privaten Notizen oder Rechnungsbeträge anderer Anbieter sehen.

Weitere Anbieter einladen

Gehen Sie zu Personen hinzufügen → Anbieter hinzufügen, um eine Fotografie, eine Floristik, einen DJ oder jede andere an der Hochzeit beteiligte Person einzuladen. Sie können per E-Mail einladen oder nach bereits auf der Plattform registrierten Anbietern suchen.

Eingeladene Anbieter können den gemeinsamen Zeitplan ansehen und dazu beitragen, Dateien in die Dokumentenbibliothek hochladen und Notizen in den Bereichen lesen, auf die sie Zugriff haben. Sie können ihre eigenen Zeitplanpunkte hinzufügen, bearbeiten und löschen – nicht die Punkte anderer Anbieter.

Von Ihnen eingeladene Anbieter benötigen kein Pro-Abonnement, um an einem von Ihnen angelegten Arbeitsbereich teilzunehmen. Die Obergrenze für aktive Hochzeiten gilt nur für den Anbieter, der den Arbeitsbereich angelegt hat – nicht für eingeladene Personen.

Der verwaltende Anbieter

Einer Planung oder Location kann bei einer Hochzeit das Flag Kann verwalten zugewiesen werden. Das macht sie zum verwaltenden Anbieter. Als verwaltender Anbieter:

• können sie jedes gemeinsame Zeitfeld direkt ändern – Datum, Zeremoniezeit, Vorbereitungszeiten, Porträtzeit, Beginn des Empfangs – ohne eine Freigabeanfrage zu durchlaufen
• reichen alle anderen Anbieter, die eines dieser gemeinsamen Felder ändern möchten, stattdessen einen Änderungswunsch ein, den der verwaltende Anbieter genehmigt oder ablehnt
• sehen sie alle ausstehenden Änderungswünsche im Arbeitsbereich und können mit einer optionalen Notiz zur Begründung der Entscheidung darauf reagieren

So weisen Sie einen verwaltenden Anbieter zu: Gehen Sie zum Bereich Personen des Arbeitsbereichs und aktivieren Sie das Flag „Kann verwalten“ beim entsprechenden Mitglied.

Eine vollständige Anleitung zur Nutzung dieser Rolle finden Sie im Leitfaden für Planer:innen & Locations.

Sichtbarkeit und Datenschutz

Ablaufplanpunkte sind je nach ihrer Sichtbarkeitseinstellung sichtbar: Punkte mit der Einstellung „Paar“ oder „Anbieter“ sind für alle bei der Hochzeit sichtbar; Punkte mit der Einstellung „privat“ sind nur für den Anbieter sichtbar, der sie erstellt hat.

Notizen haben drei Geltungsbereiche: Gemeinsam (alle Mitglieder einschließlich des Paares), Nur Anbieter (alle Anbieter, nicht das Paar) und Privat (nur Sie – niemand sonst sieht diese jemals).

Dateien, die in die gemeinsame Dokumentenbibliothek hochgeladen werden, sind für alle Mitglieder sichtbar.

Rechnungen sind nach Beziehung abgegrenzt: Jeder Anbieter sieht nur seine eigenen Rechnungen, und das Paar sieht alle an es adressierten Rechnungen.

Anbieter-Credits – die Liste, wer bei der Hochzeit mitgewirkt hat – sind für alle Mitglieder sichtbar.

Sichtbarkeitssteuerung durch das Paar

Das Paar (oder der verwaltende Anbieter) kann steuern, ob Anbieter die Kontaktdaten der jeweils anderen sehen können:

Sichtbar – Anbieter sehen, wer die anderen Anbieter sind: Namen, Rollen und Kontaktdaten. Nützlich, wenn Anbieter direkt koordinieren, ohne über das Paar oder die Planung zu gehen.

Privat – die Kontaktdaten der Anbieter sind vor anderen Anbietern verborgen. Nur das Paar und der verwaltende Anbieter sehen das vollständige Team. Anbieter sehen weiterhin den Ablaufplan und den Arbeitsbereich, nur nicht die Kontaktdaten der jeweils anderen.

Private Notizen

Jeder Anbieter hat bei jeder Hochzeit einen Bereich für private Notizen, der nur für ihn zugänglich ist. Nutzen Sie ihn für alles, das Sie nicht mit dem Paar oder anderen Anbietern teilen würden – interne Erinnerungen, Preisentscheidungen, persönliche Vermerke. Private Notizen werden in einer pro Anbieter eigenen Markdown-Datei gespeichert und niemals einem anderen Mitglied des Arbeitsbereichs offengelegt, auch nicht dem verwaltenden Anbieter.