Leitfaden für Planer:innen & Locations

Hochzeitsplaner:innen und Locations spielen in Wedding Computer eine andere Rolle als andere Anbieter. Weil Sie den gesamten Tag koordinieren – nicht nur Ihren eigenen Teil davon –, können Sie die Rolle des verwaltenden Anbieters übernehmen, die Ihnen zusätzliche Kontrollmöglichkeiten gibt: Hoheit über den Zeitplan, Freigabe von Änderungen und Überblick über das gesamte Anbieterteam.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was speziell für Planer:innen und Locations gilt. Funktionen, die alle Anbieter gemeinsam nutzen (CRM, Rechnungsstellung, Ablaufpläne, Kalender), finden Sie in den jeweiligen Abschnitten der Hauptdokumentation.

Die Rolle des verwaltenden Anbieters

Werden Sie zu einem Hochzeits-Arbeitsbereich hinzugefügt, kann Ihnen das Flag Kann verwalten zugewiesen werden. Das macht Sie zum verwaltenden Anbieter für diese Hochzeit. Als verwaltender Anbieter:

kontrollieren Sie den Master-Zeitplan – zentrale Hochzeits-Zeitfelder (Datum, Zeremoniezeit, Empfangszeit, Vorbereitungszeiten, Porträtzeiten) können nur mit Ihrer Freigabe geändert werden
reichen andere Anbieter, die diese Felder ändern möchten, einen Änderungswunsch ein, der zuerst bei Ihnen landet
können Sie jede Anfrage mit einer optionalen Notiz genehmigen oder ablehnen
können Sie die Programmpunkte jedes Anbieters bearbeiten – nicht nur Ihre eigenen

Planer:innen und Locations sind typischerweise die natürlichen Kandidat:innen für diese Rolle. Eine Planung, die den gesamten Tag koordiniert, muss den Zeitplan in der Hand halten; eine Location, deren Raumplan alles andere bestimmt, muss Zeitänderungen ähnlich kontrollieren.

So weisen Sie sich selbst als verwaltenden Anbieter zu: Wenn Sie zu einer Hochzeit hinzugefügt werden (oder sobald Sie bereits Mitglied sind), gehen Sie zum Hochzeits-Arbeitsbereich → Personen → klicken Sie auf Ihren eigenen Namen → aktivieren Sie Kann verwalten.

Haben Sie den Hochzeits-Arbeitsbereich selbst angelegt (durch Hochstufen eines gebuchten Kontakts zu einer Hochzeit), können Sie das bereits beim Anlegen des Arbeitsbereichs festlegen.

Hochzeits-Arbeitsbereiche anlegen und verwalten

Als Planer:in oder Location sind Sie üblicherweise diejenige Person, die den Arbeitsbereich anlegt.

So legen Sie einen Arbeitsbereich an: Gehen Sie zu Kontakte, suchen Sie Ihr gebuchtes Paar und wählen Sie Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Hochzeitsangaben aus (Datum, Ort, Zeremonienart, Zeiten) und legen Sie den Arbeitsbereich an.

So laden Sie das Paar ein: Gehen Sie im Arbeitsbereich zu Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein. Das Paar erhält ein kostenloses Konto – kein Abonnement nötig.

So laden Sie weitere Anbieter ein: Gehen Sie zu Personen hinzufügen → Anbieter hinzufügen. Sie können nach bereits bei Wedding Computer registrierten Anbietern suchen oder per E-Mail einladen. Eingeladene Anbieter können:

den gemeinsamen Zeitplan ansehen und dazu beitragen
eigene Punkte zum Ablaufplan hinzufügen
gemeinsame Notizen und Dokumente lesen
Dateien in die Dokumentenbibliothek hochladen

Von Ihnen eingeladene Anbieter benötigen kein Pro-Abonnement, um teilzunehmen. Sie treten als Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs bei und können vollständig mitwirken.

Zeitplanverwaltung

Ihre eigenen Ablaufplanpunkte

Jeder Anbieter fügt seine eigenen Programmpunkte hinzu und verwaltet sie. Ihre Punkte als Planer:in/Location könnten umfassen: Aufbauplan, Ankunft der Lieferanten, Umbauzeiten der Räume, Sitzordnung der Gäste, Zeiten des Essensservice und Logistik zum Abend-Ausklang.

Der gemeinsame Zeitplan

Alle Programmpunkte mit der Sichtbarkeit Paar oder Anbieter sind für alle bei der Hochzeit sichtbar. Punkte mit der Sichtbarkeit privat sind nur für den Anbieter sichtbar, der sie erstellt hat.

Als verwaltender Anbieter sehen Sie alles außer den privaten Punkten anderer Anbieter.

Änderungswünsche am Zeitplan freigeben

Schlägt ein anderer Anbieter eine Änderung an einem gemeinsamen Zeitfeld vor (Beginn der Zeremonie, Empfangszeit, Vorbereitungszeit usw.), erhalten Sie eine Benachrichtigung über einen Änderungswunsch.

So prüfen Sie Anfragen: Gehen Sie zum Hochzeits-Arbeitsbereich → Zeitplan → suchen Sie den Bereich Ausstehende Genehmigungen. Jede Anfrage zeigt:

wer die Änderung vorgeschlagen hat
was geändert werden soll (z. B. „Zeremoniebeginn von 14:00 auf 14:30 Uhr verschieben“)
den Grund (optional)

Sie können genehmigen (die Änderung wird sofort wirksam) oder ablehnen (mit einer optionalen Notiz zur Begründung). Der vorschlagende Anbieter wird über Ihre Entscheidung benachrichtigt.

Zeitplanänderungen direkt vornehmen

Als verwaltender Anbieter können Sie jedes gemeinsame Zeitfeld direkt ändern – Sie müssen keinen Änderungswunsch einreichen. Gehen Sie zu Zeitplan → Hochzeitsangaben bearbeiten, um Datum, Zeremoniezeit, Vorbereitungszeiten, Porträtzeit, Beginn des Empfangs und mehr zu ändern.

Das Anbieterteam koordinieren

Wer bei der Hochzeit dabei ist

Der Bereich Personen des Arbeitsbereichs zeigt alle aktuellen Mitglieder: das Paar, Anbieter und ihre Rollen. Sie sehen, wer seine Einladung angenommen hat und wer noch nicht.

Sie können einen Anbieter bei Bedarf aus dem Arbeitsbereich entfernen – er verliert sofort den Zugriff.

Kontaktfreigabe des Paares

Sie können die Anbieter-Sichtbarkeit über die Hochzeitseinstellungen steuern:

Sichtbar: alle Anbieter sehen die Kontaktdaten der jeweils anderen – nützlich, wenn Anbieter direkt kommunizieren müssen, ohne über Sie zu gehen
Privat: Anbieter sehen sich nicht gegenseitig; nur Sie (und das Paar) sehen das vollständige Team

Die Anbieter-Credits-Liste

Gehen Sie nach der Hochzeit zum Arbeitsbereich → Credits, um die vollständige Anbieterliste für Instagram-Beiträge, Blogartikel oder Veröffentlichungen zu kopieren. Sie können im Instagram-Erwähnungsformat (@handle), als Markdown oder als HTML kopieren.

Den Hochzeitstag leiten

Live-Modus

Schalten Sie den Zeitplan am Tag selbst über die Zeitplan-Seite in den Live-Modus. Als verwaltender Anbieter können Sie:

jeden Punkt als begonnen markieren (nicht nur Ihre eigenen) – das erfasst die tatsächliche Startzeit
die Verzögerung sehen – wie viele Minuten der Tag vor oder hinter dem Zeitplan liegt
die Beiträge aller Anbieter im gemeinsamen Zeitplan in Echtzeit sehen

Auch andere Anbieter und das Paar sehen den Live-Zeitplan – alle sind auf demselben Stand, wo der Tag gerade steht.

Live-Modus beenden

Ist der Tag vorbei, tippen Sie auf Live-Modus beenden. Das löscht alle erfassten Startzeiten und bringt den Zeitplan zurück in die geplante Ansicht. Sie können nach dem Tag weiterhin zu Referenzzwecken auf den Zeitplan zugreifen.

Locations: die Rolle der Zahlungsstelle

Locations, die als zentrale Abrechnungsstelle für eine Hochzeit fungieren – alle Anbieterzahlungen einziehen und verteilen –, können bei einer Hochzeit als Zahlungsstelle festgelegt werden. Das gilt für Locations, die ein Organisationsmodell betreiben, bei dem Paare an die Location zahlen und die Location die Anbieter bezahlt.

So legen Sie eine Location als Zahlungsstelle fest: Gehen Sie zur Hochzeit → Personen → klicken Sie auf das Location-Mitglied → aktivieren Sie Ist Zahlungsstelle.

Mit diesem Flag werden die Rechnungen der Location als primäre finanzielle Beziehung zum Paar markiert.

Mehrere Hochzeiten am selben Tag

Der Kalender von Wedding Computer zeigt alle Ihre Buchungen. Haben Sie zwei Hochzeiten am selben Datum, erscheinen beide in Ihrem Kalender. Ihr Verfügbarkeitskalender zeigt dieses Datum als gebucht an und verhindert weitere Anfragen für diesen Tag (sofern Ihre Verfügbarkeitsfreigabe auf öffentlich oder KI-Auto-Antwort gestellt ist).

Jede Hochzeit hat ihren eigenen, unabhängigen Arbeitsbereich, Zeitplan, Anbieterteam und eigene Notizen.

Analysen für Ihr Unternehmen

Planer:innen und Locations haben oft ein höheres Buchungsvolumen und komplexere Pipelines als Einzelanbieter. Das Analyse-Dashboard (Analysen in der Seitenleiste) zeigt:

Ihre Konversionsrate von Anfrage zu Buchung
Umsatz nach Monat und nach Kontakt
Quellenzuordnung (woher Ihre Leads kommen)
Auslastungs-Heatmap (wie dicht Ihre Buchungen über das Jahr verteilt sind)
Gewinn-/Verlust-Analyse (warum Leads nicht konvertiert haben)

Pro-Abonnent:innen erhalten Buchungsziele, quellenspezifische Benchmarks und eine Nachfragebewertung.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich mehrere Anbieter von einem Arbeitsbereich aus koordinieren?

Ja. Das ist der Kernzweck der Rolle des verwaltenden Anbieters. Sie legen den Arbeitsbereich an, laden alle Ihre Anbieter ein, und der gemeinsame Zeitplan wird zur zentralen verlässlichen Quelle für den Tag.

Müssen andere Anbieter für Wedding Computer bezahlen?

Nein. Anbieter, die Sie in eine von Ihnen angelegte Hochzeit einladen, nehmen kostenlos teil. Sie benötigen kein Pro-Abonnement, um den gemeinsamen Arbeitsbereich anzusehen und dazu beizutragen.

Was passiert, wenn ein Anbieter eine Zeitplanänderung vorschlägt, die ich noch nicht genehmigt habe?

Sie bleibt als ausstehende Anfrage bestehen. Die Änderung wird erst auf den gemeinsamen Zeitplan angewendet, wenn Sie sie genehmigen. Der Anbieter sieht sie als ausstehend; alle anderen sehen den unveränderten Zeitplan.

Kann ich eine Änderung ablehnen und trotzdem sehen, was vorgeschlagen wurde?

Ja. Abgelehnte Anfragen werden im Zeitplanverlauf gespeichert, sodass Sie darauf zurückgreifen können.

Kann ich verhindern, dass Anbieter die Kontaktdaten des Paares sehen?

Ja. Unter Hochzeitseinstellungen → Anbieter-Sichtbarkeit → Privat sind die Kontaktdaten der Anbieter füreinander verborgen. Nur Sie und das Paar sehen das vollständige Team.

Wie funktioniert das, wenn wir einen vorlagenbasierten Ablaufplan verwenden?

Wedding Computer hat noch keine gespeicherten Ablaufplan-Vorlagen (sie stehen auf der Roadmap). Beginnen Sie damit, Ihre wichtigsten Zeitpunkte hinzuzufügen – Öffnung der Location, Aufbau, Zeremonie, Empfang – und bauen Sie den gemeinsamen Zeitplan von dort aus auf. Andere Anbieter fügen ihre eigenen Punkte hinzu, sobald Sie sie einladen.

Können Locations das auch für Nicht-Hochzeits-Veranstaltungen nutzen?

Ablaufplan, Kalender und CRM-Pipeline funktionieren für jede Veranstaltung. Der Hochzeits-Arbeitsbereich ist um Hochzeiten herum gestaltet (Zeremonie, Empfang, Vorbereitungsbereiche), aber viele der Funktionen sind allgemein genug für Konferenzen, Veranstaltungen und andere Events.

Siehe auch

Ablaufpläne & Zeitplan – den Zeitplan erstellen und durcharbeiten, Live-Modus, Export
Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – Struktur des Arbeitsbereichs, Anbieter und Paare einladen, Sichtbarkeitseinstellungen
Kalender & Verfügbarkeit – wie Ihre Hochzeiten in Ihrem Kalender erscheinen und CalDAV-Synchronisierung
Anfrageformulare – Leads erfassen und verwalten, bevor eine Buchung bestätigt ist
Erste Schritte als Planer:in – Schritt-für-Schritt-Einrichtung für Planer:innen
Erste Schritte als Location – Schritt-für-Schritt-Einrichtung für Locations