Erste Schritte als Hochzeits-Location

Als Location sind Sie oft die zentrale Organisationsstelle eines Hochzeitstags. Mehrere Anbieter kommen auf Ihr Gelände, Sie übernehmen unter Umständen die Abrechnung im Namen des Paares, und Ihr Team muss genau wissen, was wann passiert. Eine saubere Einrichtung bedeutet, dass Ihre Paare ab dem Moment der Buchung eine professionelle Koordinationszentrale haben.

Schritt 1 — Ihr Location-Profil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – Ihr Location-Name, wie ihn Paare kennen
Kategorie – wählen Sie Location
Ort – Ihre vollständige Adresse (wird für Wettervorhersagen verwendet und im Arbeitsbereich mit Anbietern geteilt)
Zeitzone – Ihre lokale Zeitzone
Beschreibung – was Ihre Location auszeichnet; erscheint in Ihrem öffentlichen Verzeichniseintrag
Website und Instagram – von Ihrem Profil aus verlinkt

Warum: Jeder Anbieter, der zu Ihren Hochzeits-Arbeitsbereichen eingeladen wird, sieht Ihr Location-Profil. Ein vollständiges Location-Profil – Name, Adresse, Fotos – ist der Kontext, den andere Anbieter für die Planung von Anreise, Logistik und Aufbau nutzen. Die Fotografie muss wissen, wo sie sein muss; die Floristik muss das Aufbaufenster kennen. Ein klares Profil reduziert Anbieterfragen vor dem Tag.

Schritt 2 — Ihr Anfrageformular erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → Anfrageformular und passen Sie die Fragen an, die Paare beantworten, wenn sie Sie wegen einer Buchung kontaktieren.

Für eine Location sind nützliche Fragen:

Hochzeitsdatum (oder der in Erwägung gezogene Datumsbereich)
Geschätzte Gästezahl (Zeremonie und Empfang separat, falls unterschiedlich)
Zeremonie und Empfang im selben Raum oder auf mehrere Bereiche verteilt?
Catering-Präferenz: hauseigen, extern oder flexibel?
Unterkunftsbedarf (falls Ihre Location über Zimmer verfügt)
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind

Warum: Ihr Anfrageformular ist die erste Stufe Ihrer Buchungs-Pipeline. Die Antworten zeigen Ihnen sofort, ob das Paar zu Ihrer Kapazität passt, ob der Termin verfügbar ist und welche Paketgespräche zu führen sind. Ein gut gestaltetes Formular ist mehr wert als ein langer E-Mail-Wechsel.

Schritt 3 — Verfügbarkeit konfigurieren – dieser Schritt ist entscheidend

Gehen Sie zu Einstellungen → Verfügbarkeit und:

blockieren Sie bereits gebuchte Termine – fügen Sie jeden bestätigten Hochzeitstermin hinzu. Anders als bei anderen Anbietertypen haben Locations meist eine harte Grenze von einer Buchung pro Tag (oder pro Raum), das muss also genau sein
legen Sie fest, an welchen Wochentagen Sie Hochzeiten ausrichten – typischerweise Freitag bis Sonntag; markieren Sie andere Tage als nicht verfügbar
stellen Sie Ihre Verfügbarkeitsfreigabe auf Öffentlich – damit Paare Ihren Kalender vor der Anfrage prüfen können

Haben Sie mehrere Zeremonie- oder Empfangsräume, die gleichzeitig genutzt werden können, vermerken Sie das in Ihrem Anfrageformular – Wedding Computer bildet derzeit keine Verfügbarkeit mehrerer Räume nativ ab, das müssen Sie also manuell verwalten.

Warum: Eine Location mit genauem Verfügbarkeitskalender erhält keine Anfragen mehr für bereits gebuchte Termine. Wichtiger noch: Die Arbeitsbereiche Ihrer gebuchten Paare zeigen die Hochzeit in deren gemeinsamem Kalender-Feed an – und deren Anbieter sehen sie ebenfalls. Die Genauigkeit dieses Kalenders zählt.

Schritt 4 — Rechnungsstellung und Zahlungspläne einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und verbinden Sie Ihr Stripe-Konto. Bevorzugen Sie Banküberweisung oder direkte Rechnungsstellung, stellen Sie Ihre Zahlungsmethode auf Banküberweisung – Rechnungen enthalten dann Ihre Bankdaten.

Erstellen Sie eine Zahlungsplan-Vorlage für Ihre Standardvermietung:

Anzahlung (typischerweise 20–30 %) bei Buchung
Zwischenzahlung (falls zutreffend) mehrere Monate vor der Hochzeit
Restbetrag 4–6 Wochen vorher

Warum: Paare verwalten mehrere Zahlungspläne über all ihre Anbieter hinweg. Rechnungen über Wedding Computer zu senden, stellt Ihre Zahlungen neben alle anderen in einer einzigen Ansicht – das Paar sieht alles, was es schuldet, zahlt online, und beide Seiten haben eine klare Aufzeichnung.

Schritt 5 — Vertragsvorlage für die Vermietung erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge und erstellen Sie eine Standard-Vermietungsvereinbarung. Berücksichtigen Sie:

Umfang der Vermietung (Räume, Stunden, enthaltene Ausstattung)
Catering-Regelungen und Einschränkungen
Lärmgrenzen und Endzeiten
Stornierungs- und Verschiebungsbedingungen
Kaution und Bedingungen für die Sicherheitsleistung
Aufbau- und Abbauzeiten
Was bei einer Terminänderung der Hochzeit passiert

Warum: Einen Vertrag über Wedding Computer zu senden, bedeutet, dass das Paar ihn digital unterschreibt, Sie sofort eine Bestätigung erhalten und das unterschriebene Dokument im Arbeitsbereich liegt. Kein Drucken, keine PDFs per E-Mail, kein Hinterherlaufen bei Unterschriften.

Schritt 6 — Ihren ersten Hochzeits-Arbeitsbereich anlegen

Bucht ein Paar, öffnen Sie dessen Kontaktdatensatz und klicken Sie auf Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Hochzeitsangaben aus:

Das Datum
Ihre Location-Adresse als Zeremonien- und Empfangsort
Beginn der Zeremonie, Beginn des Empfangs
Beginn der Vorbereitungszeit (falls Ihre Räumlichkeiten genutzt werden)
Gästezahl

Dann:

Sich selbst als verwaltenden Anbieter festlegen – gehen Sie zu Personen → Ihr Name → Kann verwalten aktivieren. Das bedeutet, Zeremoniezeit, Empfangszeit und andere gemeinsame Zeitfelder können nur mit Ihrer Genehmigung geändert werden. Als Location wissen Sie, welche Zeiten betrieblich funktionieren – kein Anbieter sollte die Zeremonie ohne Ihr Wissen verschieben können.
Das Paar einladen – Personen hinzufügen → Paar einladen.
Den Ablaufplan der Location aufbauen – fügen Sie Zeitplanpunkte für Aufbau, Raumaufbau, Ankunftsfenster der Anbieter, Cocktailstunde, Abendessen, Reden, Tanz und Abbau hinzu. Stellen Sie diese auf die Sichtbarkeit Anbieter, damit jeder Anbieter im Arbeitsbereich die zeitlichen Vorgaben der Location sieht.
Das Anbieterteam einladen, sobald es bestätigt ist – fügen Sie jeden Anbieter dem Arbeitsbereich hinzu, sobald er gebucht ist. Sie treten als Mitglieder bei und können eigene Punkte zum Zeitplan hinzufügen.

Warum: Das Flag des verwaltenden Anbieters ist die wichtigste Einstellung für Locations. Wollen Caterer, Florist:innen und Entertainment alle ihre Aufbaufenster wissen, lassen Sie sich durch Genehmigungen von Änderungswünschen die betriebliche Kontrolle behalten, ohne alles per E-Mail zu verwalten. Änderungswünsche kommen zu Ihnen, Sie genehmigen, und der Zeitplan wird aktualisiert.

Schritt 7 — Die Rolle der Zahlungsstelle verstehen (falls zutreffend)

Übernimmt Ihre Location die Koordination von Zahlungen an andere Anbieter im Namen des Paares – also das Geld des Paares an Caterer, Entertainment oder Floristik weiterleiten –, gehen Sie zu Einstellungen → Profil und aktivieren Sie Ist Organisator (manchmal als Einstellung „Zahlungsstelle“ sichtbar).

Ist das aktiviert, wird Ihr Location-Konto als Zahlungsstelle für Hochzeiten markiert, bei denen Sie Organisator sind. Das ist relevant dafür, wie Rechnungsabläufe angezeigt werden, und für Buchhaltungszwecke.

Warum: Nicht alle Locations arbeiten so. Verkaufen Sie einfach die Raumvermietung, und das Paar verwaltet alles andere unabhängig, brauchen Sie das nicht. Sind Sie eine Full-Service-Location, bei der das Paar einmal zahlt und Sie alle Anbieter bezahlen, ist dieses Flag, wie das System diese Regelung abbildet.

Schritt 8 — Teammitglieder hinzufügen (Pro, falls Sie Veranstaltungspersonal haben)

Braucht Ihr operatives Team Zugriff – Veranstaltungskoordination, Floor-Management, Buchungsverwaltung –, gehen Sie zu Einstellungen → Team und laden Sie sie ein. Jedes Teammitglied erhält einen eigenen Zugang unter Ihrem Location-Konto.

Warum: Eine Veranstaltungskoordination in Ihrem Team sollte den Ablaufplan jeder bevorstehenden Hochzeit prüfen können, ohne Ihren Zugang zu brauchen. Teammitglieder greifen direkt auf die Hochzeiten Ihres Kontos zu, und Sie können ihre Aktivität im Prüfprotokoll einsehen.

Schritt 9 — Ihren Kalender-Feed abonnieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und kopieren Sie Ihre iCal-Feed-URL. Abonnieren Sie sie im Kalender-Tool Ihres Teams (Google Kalender, Apple Calendar, Outlook). Teilen Sie den Link mit allen im Team, die bevorstehende Veranstaltungstermine sehen müssen.

Für eine Zwei-Wege-Synchronisierung (Pro) richten Sie CalDAV unter Einstellungen → Gerätesynchronisierung ein. Besonders nützlich, wenn Ihr operatives Team Apple Calendar oder eine andere CalDAV-kompatible App nutzt.

Warum: Ihr iCal-Feed zeigt jede bevorstehende Hochzeit als Kalendertermin. Sobald Sie Hochzeiten buchen, erscheinen sie automatisch. Ihr Team weiß immer, welche Veranstaltungen anstehen, ohne das Dashboard zu prüfen.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Location-Profil vollständig ist (Name, Adresse, Beschreibung)
Ihr Anfrageformular die richtigen Fragen stellt
Alle gebuchten Termine in der Verfügbarkeit blockiert sind
Stripe verbunden ist und die Zahlungsplan-Struktur feststeht
Sie eine Vertragsvorlage bereit haben
Sie wissen, wie Sie einen Arbeitsbereich anlegen und sich als verwaltenden Anbieter festlegen
Wichtiges Personal als Teammitglieder hinzugefügt ist

Was Sie jetzt tun sollten

Nehmen Sie Ihre nächste bevorstehende gebuchte Hochzeit und legen Sie dafür einen Arbeitsbereich an. Setzen Sie sich als verwaltenden Anbieter, laden Sie das Paar ein, und fügen Sie Ihren Location-Zeitplan (Aufbau, Aufbaufenster, Endzeiten) zum Zeitplan hinzu. Laden Sie dann die bestätigten Anbieter ein.

Beginnen sie, ihre eigenen Punkte hinzuzufügen – die Aufbauzeit der Floristik, der Soundcheck des DJs –, sehen Sie genau, wie der Koordinationsablauf funktioniert. Der Leitfaden für Planer:innen & Locations behandelt Genehmigungen für verwaltende Anbieter im Detail.