Erste Schritte als Hochzeitsplaner:in

Als Planer:in ist Wedding Computer die Zentrale für jede Hochzeit, die Sie betreuen. Sie koordinieren Anbieter, halten den Zeitplan in der Hand und legen den Arbeitsbereich an, dem alle anderen beitreten. Eine saubere Einrichtung bedeutet, dass jede von Ihnen übernommene Hochzeit über ein konsistentes, professionelles System läuft.

Schritt 1 — Ihr Unternehmensprofil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – was Paare und Anbieter sehen, wenn sie Ihr Profil ansehen
Kategorie – wählen Sie Planer:in
Ort – Ihre Basisstadt oder -region
Zeitzone – Ihre lokale Zeitzone, verwendet für alle Daten und Kalendertermine
Beschreibung, Website, Instagram – erscheinen in Ihrem öffentlichen Verzeichniseintrag und in Ihrem Anbieterprofil, wenn Sie zu einer Hochzeit hinzugefügt werden

Warum: Ihr Profil ist das, was andere Anbieter sehen, wenn Sie sie zu einer Hochzeit einladen. Ein vollständiges Profil – Unternehmensname, Ort, Foto – sagt ihnen sofort, mit wem sie es zu tun haben. Anbieter nehmen eine Einladung eher von einer Planung an, die etabliert wirkt.

Schritt 2 — Ihr Anfrageformular erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → Anfrageformular und passen Sie die Fragen an, die Paare beantworten, wenn sie Sie kontaktieren.

Für eine Planung sind nützliche Fragen:

Hochzeitsdatum (Pflichtfeld)
Hochzeitsort oder Location (oder „in die engere Wahl gezogene Locations“)
Geschätzte Gästezahl
Zeremonienart (im Freien, drinnen, Destination, Elopement)
Welches Planungspaket interessiert (falls Sie Stufen anbieten: Full Planning, Teilplanung, Day-of-Coordination)
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind
Details zu Vision oder Stil

Aktivieren Sie bedingte Logik, um je nach Paket-Interesse unterschiedliche Folgefragen zu stellen – Kund:innen für Day-of-Coordination brauchen andere Informationen als Kund:innen für Full Planning.

Warum: Ein gutes Anfrageformular qualifiziert Leads, bevor Sie Zeit in eine Antwort investieren. Stellt Ihr Formular die richtigen Fragen, wissen Sie schon bei der ersten Nachricht, ob ein Paar passt, welches Datum es hat und welches Service-Level es braucht – bevor Sie zum Telefon greifen.

Schritt 3 — Vertragsvorlage für Ihre Dienstleistung erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge und erstellen Sie Ihre Standard-Planungsvereinbarung. Berücksichtigen Sie:

Leistungsumfang (Full Planning, Teilplanung, Day-of-Coordination)
Zahlungsplan (Anzahlung, Raten, Restzahlung)
Stornierungs- und Verschiebungsbedingungen
Was passiert, wenn ein von Ihnen empfohlener Anbieter nicht verfügbar ist
Erwartungen an die Kommunikation

Warum: Ihr Vertrag schützt Sie und das Paar. Hängen Sie ihn an eine Rechnung an, lesen und unterschreiben sie ihn, bevor sie zahlen – kein separates Hinterherlaufen bei Unterschriften. Sie können mehrere Vorlagen für unterschiedliche Service-Stufen anlegen.

Schritt 4 — Stripe für Anzahlungen und Zahlungen einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und schließen Sie das Stripe-Onboarding ab.

Richten Sie Ihren Zahlungsplan in jeder Rechnung ein: typischerweise eine Anzahlung (20–30 % des Gesamthonorars) bei Buchung, eine Zwischenzahlung zu einem bestimmten Meilenstein und der Restbetrag 4–6 Wochen vor der Hochzeit.

Warum: Automatisierte Kartenzahlungen bedeuten, dass Sie nicht für jede Rate manuell nachfassen müssen. Paare zahlen online über ihre Buchungsseite – keine Überweisungsreferenzen zu prüfen, keine Zahlungsbestätigungs-E-Mails nachzuverfolgen.

Schritt 5 — Verfügbarkeit festlegen

Gehen Sie zu Einstellungen → Verfügbarkeit und:

markieren Sie, an welchen Wochentagen Sie Hochzeiten übernehmen (die meisten Planer:innen arbeiten an Wochenenden)
blockieren Sie persönliche Termine und Feiertage
stellen Sie Ihre Verfügbarkeitsfreigabe ein – Öffentlich, damit Anfragende Ihre verfügbaren Termine sehen, bevor sie Sie kontaktieren

Warum: Ein öffentlicher Verfügbarkeitskalender bedeutet, dass Sie keine Anfragen mehr für bereits gebuchte Termine erhalten. Paare prüfen Ihren Kalender, bevor sie anfragen, sodass die eingehenden Leads tatsächlich verfügbare Termine betreffen.

Haben Sie Pro, aktivieren Sie KI-Auto-Antwort – trifft eine neue Anfrage für einen freien Termin ein, sendet die KI sofort eine personalisierte Antwort, die die Anfrage bestätigt und Ihre Verfügbarkeit angibt. Paare erwarten schnelle Antworten; das übernimmt die erste Antwort automatisch.

Schritt 6 — Ihren Kalender-Feed abonnieren

Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und kopieren Sie Ihre iCal-Feed-URL. Abonnieren Sie sie in Ihrer Kalender-App:

Apple Calendar: Ablage → Neues Kalenderabonnement
Google Kalender: Weitere Kalender → Per URL

Warum: Ihr iCal-Feed zeigt alle Ihre bevorstehenden Hochzeiten als Termine in Ihrem persönlichen Kalender. Sobald Sie Hochzeiten buchen, erscheinen sie automatisch. Sie haben Ihren Hochzeitszeitplan immer neben Ihren persönlichen Verpflichtungen sichtbar.

Für eine Zwei-Wege-Synchronisierung (Pro) richten Sie CalDAV unter Einstellungen → Gerätesynchronisierung ein. Empfehlenswert für Planer:innen, die mehrere Hochzeiten gleichzeitig betreuen – Änderungen synchronisieren sich in Echtzeit mit dem Kalender Ihres Telefons.

Schritt 7 — Ihren ersten Hochzeits-Arbeitsbereich anlegen

Bucht ein Paar, öffnen Sie dessen Kontaktdatensatz und klicken Sie auf Zu Hochzeit hochstufen. Füllen Sie die Hochzeitsangaben aus:

Datum und Ort
Beginn von Zeremonie und Empfang
Vorbereitungszeit
Gästezahl

Dann sofort:

Sich selbst als verwaltenden Anbieter festlegen – gehen Sie zu Personen → Ihr Name → aktivieren Sie Kann verwalten. Das bedeutet, andere Anbieter müssen einen Änderungswunsch einreichen, bevor sie Zeremoniezeit, Empfangszeit oder andere gemeinsame Zeitfelder ändern können. Sie genehmigen oder lehnen jede Anfrage ab.
Das Paar einladen – Personen hinzufügen → Paar einladen. Geben Sie beide E-Mail-Adressen ein.
Das Anbieterteam einladen – fügen Sie jeden bestätigten Anbieter dem Arbeitsbereich hinzu, sobald er feststeht. Sie treten als Mitglieder bei und können eigene Zeitplanpunkte hinzufügen.

Warum: Die Rolle des verwaltenden Anbieters ist der Schlüssel dafür, dass Wedding Computer für Planer:innen funktioniert. Ohne sie kann jeder Anbieter die Zeremoniezeit ändern, und der Zeitplan aller anderen bricht zusammen. Mit ihr laufen alle Zeitänderungen zuerst über Sie. Der Zeitplan bleibt korrekt, weil Sie das Tor sind.

Schritt 8 — Den ersten Ablaufplan erstellen

Gehen Sie zur Hochzeit → Zeitplan und beginnen Sie, die Struktur des Tages aufzubauen. Nutzen Sie die Funktion KI → Ablaufplan generieren, um einen ersten Entwurf auf Basis der Hochzeitsangaben zu erhalten, und passen Sie ihn dann in Ihr bevorzugtes Format an.

Fügen Sie Ihre eigenen Planungsmeilensteine als Zeitplanpunkte hinzu: Aufbauzeit, Ankunftsfenster der Lieferant:innen, Umbauzeiten der Räume, Zeitplan zum Abend-Ausklang. Stellen Sie Ihre Punkte auf die Sichtbarkeit Anbieter, damit das Team sie sieht, oder privat für Ihre internen Notizen.

Warum: Je früher eine Struktur im Zeitplan steht, desto früher sehen Anbieter, wo sie hineinpassen. Ihr/e Fotograf:in kann die Porträtzeit sehen, Ihr/e Trauredner:in den Zeremoniebeginn, Ihre Location ihr Aufbaufenster – alles aus dem gemeinsamen Arbeitsbereich statt aus separaten E-Mails von Ihnen.

Schritt 9 — Teammitglieder hinzufügen (Pro, falls Sie Mitarbeiter:innen haben)

Arbeiten Sie mit einer Assistenz oder einer Koordination, gehen Sie zu Einstellungen → Team und laden Sie sie ein. Sie erhalten einen eigenen Zugang zu Ihrem Konto und können auf alle Ihre Hochzeiten zugreifen.

Warum: Ein Teammitglied braucht kein eigenes Wedding-Computer-Abonnement – es greift auf Ihres zu. Das bedeutet, Ihre Koordination kann Ablaufpläne aktualisieren, auf Anbieteranfragen über den Arbeitsbereich antworten und Hochzeiten verwalten, wenn Sie nicht verfügbar sind.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Profil vollständig ist (Name, Kategorie Planer:in, Ort)
Ihr Anfrageformular live ist und die richtigen Fragen stellt
Sie mindestens eine Vertragsvorlage bereit haben
Stripe verbunden ist und Ihre Zahlungsplan-Struktur feststeht
Ihre Verfügbarkeit eingestellt und für Anfragende sichtbar ist
Ihr Kalender-Feed in Ihrem Telefon-/Desktop-Kalender abonniert ist
Sie wissen, wie Sie einen Arbeitsbereich anlegen und sich sofort als verwaltenden Anbieter festlegen

Was Sie jetzt tun sollten

Nehmen Sie Ihr nächstes gebuchtes Paar und legen Sie dessen Arbeitsbereich an. Setzen Sie sich als verwaltenden Anbieter, laden Sie sie ein und laden Sie alle bereits bestätigten Anbieter ein. Beginnen Sie, Ihre Koordinationsmeilensteine zum Zeitplan hinzuzufügen.

Es bei einer echten Hochzeit in Aktion zu sehen, ist der schnellste Weg, das System zu verinnerlichen. Der Leitfaden für Planer:innen & Locations behandelt die Rolle des verwaltenden Anbieters, Änderungsfreigaben und den Live-Modus im Detail.