Erste Schritte als Hochzeitsfotograf:in

Als Fotograf:in beginnt Ihr Tag vor allen anderen, und Ihr Liefergegenstand kommt erst Wochen nach Ende der Hochzeit an. Wedding Computer verfolgt den gesamten Bogen – von der ersten Anfrage bis zur Galerie-Lieferung – und bringt Ihre Einsatzzeiten und Ortsangaben in den gemeinsamen Zeitplan, wo jeder andere Anbieter sie sehen kann.

Schritt 1 — Profil vervollständigen

Gehen Sie zu Einstellungen → Profil und füllen Sie aus:

Unternehmensname – der Name Ihres Fotografie-Unternehmens
Kategorie – wählen Sie Fotograf:in
Ort – Ihre Basisstadt oder -region
Beschreibung, Website, Instagram – Ihr Portfolio und Ihre Kontaktlinks erscheinen in Ihrem Verzeichniseintrag

Warum: Fügt eine Planung oder Location Sie zu einem Hochzeits-Arbeitsbereich hinzu, sehen andere Anbieter Ihr Profil. Ein Link zu Ihrem Instagram-Portfolio ist oft der schnellste Weg für Anbieter, Ihren Stil zu verstehen, bevor sie Ihre Arbeit persönlich gesehen haben.

Schritt 2 — Ihr Fotografie-Anfrageformular erstellen

Gehen Sie zu Einstellungen → Anfrageformular und passen Sie die Fragen an, die Paare beantworten. Für Fotograf:innen sind die nützlichsten Fragen:

Hochzeitsdatum
Zeremonienort (Name der Location und Vorort)
Vorbereitungsort – ist er an der Location oder in einem separaten Hotel/zu Hause?
Empfangsort (falls abweichend von der Zeremonie)
Geschätzte Gästezahl
Ungefähre gewünschte Stundenzahl der Berichterstattung
Interesse an Paketen (falls Sie definierte Pakete anbieten)
Wird ein:e zweite:r Fotograf:in gewünscht?
Bestimmte Momente oder Orte, die priorisiert werden sollen
Wie sie auf Sie aufmerksam geworden sind

Warum: Die Logistik der Fotografie hängt stark vom Ort ab. Eine Zeremonie an einer Location 90 Minuten außerhalb der Stadt ist ein anderer Tag als eine Zeremonie in der Innenstadt. Orte von Anfang an zu kennen, bedeutet, dass Sie Ihren Tag planen, die Anfahrt präzise einkalkulieren und etwaige Golden-Hour-Einschränkungen erkennen können, bevor das erste Telefonat stattfindet.

Schritt 3 — Paketbasierte Rechnungsstellung einrichten

Gehen Sie zu Einstellungen → Rechnungen und erstellen Sie Rechnungsvorlagen für Ihre Pakete. Eine typische Fotografie-Rechnungsstruktur:

Paketsumme – der vereinbarte Paketpreis
Anzahlung (typischerweise 25–33 %) – fällig bei Buchung, um den Termin zu sichern
Restbetrag – fällig 2–4 Wochen vor der Hochzeit oder am Hochzeitstag

Fotografieren Sie Elopements oder Porträtsitzungen separat, erstellen Sie auch dafür Vorlagen.

Hängen Sie Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen über die Vertragsfunktion unter Einstellungen → Verträge an die Anzahlungsrechnung an. Paare unterschreiben, wenn sie zahlen – Sie müssen keine separate Unterschrift nachfordern.

Warum: Eine Anzahlungsrechnung mit angehängtem Vertrag ist die vollständige Buchungsbestätigung. Senden Sie sie, das Paar zahlt und unterschreibt, Ihr Termin ist gesichert. Kein Hinterherlaufen bei Banküberweisungen, kein Warten auf ein separat zurückkommendes unterschriebenes PDF.

Schritt 4 — Kalender für automatische Hochzeitstag-Hinweise verbinden

Gehen Sie zu Einstellungen → Kalender und kopieren Sie Ihre iCal-Feed-URL. Abonnieren Sie sie in der Kalender-App Ihres Telefons:

iPhone / Apple Calendar: tippen Sie auf den Link auf Ihrem Telefon, oder gehen Sie zu Kalender → Account hinzufügen → Andere → Abonnierten Kalender hinzufügen
Google Kalender: Weitere Kalender → Per URL
Outlook: Kalender hinzufügen → Aus dem Web abonnieren

Jede bevorstehende Hochzeit erscheint als Kalendertermin mit den Namen des Paares, der Adresse der Location und der Zeremoniezeit – die Informationen, die Sie sonst am Morgen der Hochzeit suchen würden.

Für eine Zwei-Wege-Synchronisierung (Pro) richten Sie CalDAV unter Einstellungen → Gerätesynchronisierung ein. Empfehlenswert, wenn Sie Apple Calendar als Hauptkalender nutzen und Änderungen sofort erscheinen sollen, ohne auf eine Feed-Aktualisierung zu warten.

Warum: Ihr Hochzeitskalender ist nicht nur eine Liste von Terminen. Jeder Termin enthält die Adresse der Location, sodass die Karten-App Ihres Telefons Sie direkt vom Kalendertermin aus navigieren kann. Vorbereitungsorte, Zeremonien-Locations und Empfangsorte erscheinen im Zeitplan, alles an einem Ort.

Schritt 5 — Ihre Zeitplanpunkte zu jedem Hochzeits-Arbeitsbereich hinzufügen

Treten Sie einem Hochzeits-Arbeitsbereich bei, gehen Sie zu Zeitplan und fügen Sie Ihre Programmpunkte hinzu. Für einen typischen Fotografie-Tag:

Beginn der Vorbereitungsaufnahmen (Zeit und Ort)
First Look (falls geplant)
Beginn der Zeremonie (das sehen Sie bereits, falls Trauredner:in oder Planung es hinzugefügt haben)
Porträts der Brautgesellschaft nach der Zeremonie
Offizielle Familienporträts
Paarporträts / Golden-Hour-Sitzung
Beginn der Empfangsberichterstattung
Wichtige Empfangsmomente: erster Tanz, Tortenanschnitt, Reden, Brautstraußwurf
Ende der Berichterstattung

Stellen Sie diese auf die Sichtbarkeit Anbieter, damit Planung, Trauredner:in, Videografie und Florist:in Ihren Zeitplan sehen können. Stellen Sie Notizen zu Ihren spezifischen Zeitanforderungen (Porträtzeit braucht mindestens 45 Minuten vor Sonnenuntergang) als privat oder als Checklistenpunkt ein.

Warum: Ihre Zeitplanpunkte lösen das häufigste Koordinationsproblem am Hochzeitstag: Die Planung schreibt Ihnen mitten am Tag „Wie lange brauchen Sie für die Porträts?“ – und Sie müssen Ihr Telefon finden, Ihre Notizen prüfen und antworten. Mit Ihren Punkten im gemeinsamen Zeitplan wissen alle Ihre Zeitfenster bereits. Weniger Nachrichten, mehr Fotografieren.

Schritt 6 — Verfügbarkeit festlegen

Gehen Sie zu Einstellungen → Verfügbarkeit und:

blockieren Sie alle bestätigten Hochzeitstermine
legen Sie fest, an welchen Tagen Sie Hochzeiten fotografieren (typischerweise Wochenenden und manche Freitage)
stellen Sie die Verfügbarkeitsfreigabe auf Öffentlich

Fotografieren Sie mehrere Hochzeiten pro Wochenende (Freitag + Samstag + Sonntag), muss jede blockiert werden, sobald sie gebucht ist, um Doppelbuchungen zu vermeiden.

Warum: Ein genauer öffentlicher Verfügbarkeitskalender bedeutet, dass Anfragen nur für offene Termine eingehen. Paare prüfen Ihren Kalender, bevor sie Ihr Anfrageformular ausfüllen.

Schritt 7 — Meilensteine der Galerie-Lieferung verfolgen

Nach der Hochzeit können Sie Meilensteine zum Hochzeits-Arbeitsbereich hinzufügen – oder die Notizen des Kontakts nutzen –, um zu verfolgen:

Sichtung abgeschlossen
Bearbeitung abgeschlossen
Galerie an das Paar geliefert
Endgültige Dateien gesichert

Manche Fotograf:innen fügen „Galerie geliefert“ als Checklistenpunkt im Hochzeits-Arbeitsbereich hinzu, damit das Paar den Fortschritt sehen kann. Das ist optional, kann aber „Wir wollten nur mal nach unserer Galerie fragen“-E-Mails reduzieren, indem eine klare Erwartung zum Lieferfenster gesetzt wird, die beide Seiten sehen können.

Warum: Paare, die einen Lieferstatus in ihrem Arbeitsbereich sehen können, schicken seltener „Wo sind unsere Fotos?“-E-Mails. Erwartungen einmal setzen; sichtbarer Fortschritt erledigt den Rest.

Sie sind bereit, wenn:

Ihr Profil vollständig ist (Kategorie Fotograf:in, Ort, Portfolio-Links)
Ihr Anfrageformular nach Ort und Umfang der Berichterstattung fragt
Sie Rechnungsvorlagen für Ihre Pakete mit angehängtem Vertrag haben
Stripe mit Ihrer Anzahlungs-/Restbetrag-Struktur verbunden ist
Ihre Verfügbarkeit korrekt und auf Öffentlich gestellt ist
Ihr iCal-Feed in Ihrem Telefonkalender abonniert ist

Was Sie jetzt tun sollten

Abonnieren Sie Ihren iCal-Feed – das dauert zwei Minuten und zeigt Ihre Hochzeiten sofort in Ihrem Telefonkalender an. Öffnen Sie dann Ihre nächste gebuchte Hochzeit und fügen Sie Ihre Fotografie-Zeitplanpunkte hinzu, damit Planung und Paar Ihren Zeitplan für den Tag sehen können.

Mehr erfahren

Kalender & Verfügbarkeit – iCal-Abonnement-Anleitungen je App, CalDAV-Zwei-Wege-Synchronisierung und Verfügbarkeitseinstellungen
Rechnungen, Zahlungen & Verträge – Paketrechnungen, Stripe, Anzahlungspläne und Vertragsvorlagen
Anfrageformulare – Formular-Editor, Einbettung auf Ihrer Website und Quellenverfolgung
Ablaufpläne & Zeitplan – wie Zeitplanpunkte funktionieren, Sichtbarkeitseinstellungen und der Live-Modus am Tag