Der Zeitplan & Hochzeitstag

Der Zeitplan (oder Ablaufplan) ist der minutengenaue Plan für Ihren Hochzeitstag. Er ist der am aktivsten genutzte Teil des Arbeitsbereichs – sowohl in den Wochen vor der Hochzeit als auch am Tag selbst.

Sie erreichen ihn über Ihren Arbeitsbereich → Zeitplan.

Wer erstellt den Zeitplan?

Üblicherweise erstellt Ihre Planerin oder Ihre Location die erste Struktur und die wichtigen Zeiten. Jeder Anbieter fügt dann seine eigenen Punkte hinzu – Ihr/e Fotograf:in fügt Porträtsitzungen hinzu, Ihr/e Trauredner:in fügt die Zeremoniezeiten hinzu, Ihre Location fügt Umbau- und Catering-Meilensteine hinzu. Das Ergebnis ist ein gemeinsamer Plan, der den Beitrag aller widerspiegelt.

Haben Sie keine Planerin, erstellen Sie ihn gemeinsam mit Ihren Anbietern. Sie können auch selbst Programmpunkte hinzufügen – Transportzeiten, Treffpunkte für die Familie, alles, was in den Plan gehört.

Was können Sie im Zeitplan sehen?

Sie sehen alle Punkte mit der Sichtbarkeit Paar – den vollständigen Tagesplan so, wie ihn Ihre Anbieter für Sie vorgesehen haben. Manche Anbieter stellen Punkte auf nur Anbieter (sichtbar für das Anbieterteam, aber nicht für Sie) oder privat (nur für sie selbst sichtbar). Das soll nichts vor Ihnen verbergen – meist handelt es sich um interne Vorbereitungsnotizen oder technische Logistik, die für das Paar nicht relevant ist.

Jeder Punkt zeigt Uhrzeit, Titel, Beschreibung, Ort und wer verantwortlich ist.

Kann der Zeitplan Vorbereitung, First Look, Zeremonie, Canapés, Reden, Torte und Tanz enthalten?

Ja. Der Zeitplan unterstützt jede Art von Punkt, und Sie können so viele hinzufügen, wie nötig. Das Kategoriensystem ordnet Punkte in: Vorbereitung, Zeremonie, Porträts, Empfang und Sonstiges. Jeder Moment des Tages – vom ersten Friseurtermin bis zum letzten Lied – kann seinen Platz im Zeitplan haben.

Können Sie genaue Orte und zugewiesene Personen hinzufügen?

Ja. Jeder Programmpunkt hat ein Feld Ort (z. B. „Hotellobby, Ebene 2“ oder „Rosengarten, Südrasen“) und ein Feld Zugewiesen an (z. B. „Brautgesellschaft“, „Fotografie-Team“ oder ein bestimmter Name). So weiß jede:r nicht nur, wann etwas passiert, sondern genau wo und wer dort sein soll.

Sehen alle dieselbe Version?

Ja. Der Zeitplan ist ein gemeinsames Dokument. Aktualisiert Ihre Planerin die Zeremoniezeit oder passt Ihr/e Fotograf:in die Porträtsitzungen an, sehen Sie die aktualisierte Version sofort. Es gibt kein Problem mit „Version 6 final final“ – alle schauen immer auf denselben Plan.

Ist Ihre Planerin der verwaltende Anbieter, müssen andere Anbieter für Zeitänderungen einen Änderungswunsch einreichen, bevor er wirksam wird. Das hält den Zeitplan stabil und stellt sicher, dass Ihre Planerin alle Anpassungen freigegeben hat.

Können Sie den Ablaufplan drucken?

Ja. Gehen Sie zu Zeitplan → Export → Ablaufplan drucken (PDF). Das erzeugt ein übersichtliches A4-Dokument des gesamten Tagesplans. Drucken Sie es, schicken Sie es per E-Mail oder speichern Sie es auf Ihrem Telefon – es ist ein normales PDF.

Sie können auch eine Handy-Hintergrundbild-Version exportieren: Zeitplan → Export → Als Hintergrundbild speichern (PNG). Das ergibt ein Bild des Tagesplans im Hochformat, passend für den Sperrbildschirm eines Telefons.

Können Sie den Zeitplan an Familienmitglieder schicken?

Ja, auf zwei Arten:

Das PDF teilen – exportieren Sie den Ablaufplan als PDF und senden Sie es per Nachricht, E-Mail oder WhatsApp an jede beliebige Person. Es ist ein normales Dokument, das sie ohne Konto auf jedem Gerät öffnen können.

Sie in den Arbeitsbereich einladen – braucht ein Familienmitglied (etwa ein Elternteil oder die Trauzeugin) dauerhaften Zugriff auf den Live-Zeitplan, können Sie Ihren Anbieter bitten, diese Person als Gast-Mitglied einzuladen. Gäste können den Arbeitsbereich und den Zeitplan ansehen, aber nichts bearbeiten. Beachten Sie, dass Gäste alles im Arbeitsbereich sehen, das auf die Sichtbarkeit Paar oder gemeinsam gestellt ist.

Können Anbieter den Ablaufplan von ihren Telefonen aus prüfen?

Ja. Wedding Computer ist eine Web-App, zugänglich von jedem Telefon-Browser aus. Anbieter melden sich auf ihrem Telefon bei ihrem Konto an und greifen von dort auf den Zeitplan zu. Am Hochzeitstag prüfen die meisten Anbieter den Plan auf diese Weise.

Was passiert, wenn der Empfang am Tag schlecht ist?

Wedding Computer benötigt eine Internetverbindung. Befinden Sie sich am Tag an einem Ort mit schlechtem oder keinem Empfang – ein abgelegenes Anwesen, ein Empfangsraum im Keller –, lädt der Zeitplan ohne Verbindung nicht.

Die praktische Lösung: Exportieren Sie das Ablaufplan-PDF vor dem Hochzeitstag und speichern Sie es lokal auf Ihrem Telefon oder drucken Sie es aus. Das PDF benötigt zum Ansehen kein Internet. Die meisten Anbieter tun dasselbe für ihre eigene Kopie.

Können Sie Schlechtwetterpläne oder Ausweich-Orte hinzufügen?

Es gibt kein eigenes Schlechtwetterfeld – aber Sie können es über den Zeitplan und die Notizen lösen:

Punkte mit dem Hinweis „(Schlechtwetter)“ duplizieren – fügen Sie eine zweite Version von Outdoor-Punkten mit dem Ausweichort und der entsprechenden Zeit hinzu, und kennzeichnen Sie sie im Titel als „Schlechtwetter“. Am Tag selbst orientieren sich Anbieter an der jeweils zutreffenden Version.

Den Notizen-Bereich nutzen – schreiben Sie den Schlechtwetterplan als für alle Anbieter sichtbare Notiz. Beschreiben Sie die Ausweich-Orte, wie die Änderung kommuniziert wird und wer die Entscheidung trifft.

Beschreibungen der Programmpunkte – fügen Sie den Ausweichplan im Beschreibungsfeld jedes betroffenen Punkts hinzu: „Zeremonie im Pavillon. Bei Schlechtwetter: Umzug in den Garten-Raum, Veranstaltungskoordination bis 10 Uhr benachrichtigen.“

Es gibt keine automatisierte Schaltfläche „Schlechtwetterplan aktivieren“ – die Kommunikation am Tag selbst erfolgt weiterhin manuell, ob per Telefon oder Nachricht.

Können Sie Notfallkontakte hinzufügen?

Nicht als eigene strukturierte Funktion, aber der Bereich Notizen ist der richtige Ort dafür. Fügen Sie eine für alle Anbieter sichtbare Notiz mit Namen und Telefonnummern hinzu: Notfallkontakt der Location, Lieferantenkontakte für kurzfristige Probleme, Transportunternehmen, Empfang der Unterkunft. Jeder Anbieter, der am Tag eine Nummer braucht, findet sie dort.

Wedding Computer am Hochzeitstag nutzen

Öffnen Sie am Tag selbst Ihren Arbeitsbereich → Zeitplan. Hat Ihr Anbieter oder Ihre Planerin in den Live-Modus gewechselt, sehen Sie den aktuellen Status des Tages:

• Begonnene Punkte sind mit ihrer tatsächlichen Startzeit als begonnen markiert
• Punkte, die später als geplant laufen, zeigen einen Verzögerungs-Hinweis – wie viele Minuten Sie hinter dem Zeitplan liegen
• Die Live-Ansicht aktualisiert sich in Echtzeit, während Anbieter Punkte abhaken

Sie können den Live-Zeitplan jederzeit während des Tages von Ihrem Telefon aus ansehen. Sie können Punkte nicht selbst als begonnen markieren – das können nur Anbieter –, aber Sie sehen genau, was gerade passiert und ob alles im Zeitplan läuft.

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Siehe auch

• Ablaufpläne & Zeitplan – wie der Zeitplan von Ihren Anbietern erstellt und verwaltet wird
• Planer & Location-Leitfaden – wie Ihre Planerin oder Ihre Location die Zeiten steuert und Änderungen freigibt