Rechnungen, Zahlungen & Verträge

Wedding Computer enthält ein vollständiges Rechnungssystem direkt in Ihrem CRM. Sie können Rechnungen direkt an Paare erstellen und senden, Kartenzahlungen über Ihr eigenes Stripe-Konto entgegennehmen, manuelle Zahlungen jeder Art erfassen, Dienstleistungsverträge anhängen und digitale Unterschriften einholen – alles, ohne die Plattform zu verlassen.

Eine Rechnung erstellen

Gehen Sie zu Rechnungen → Neue Rechnung, oder erstellen Sie eine direkt aus einem Kontakt oder Hochzeits-Arbeitsbereich heraus.

Eine Rechnung besteht aus:

Posten – Leistungen mit Name, Menge, Einzelpreis und optionaler Beschreibung
Buchungsgebühr – eine Anzahlung, festgelegt als fester Betrag oder Prozentsatz der Gesamtsumme. Sie erscheint als erste fällige Zahlung und wird als anfänglicher Verpflichtungsbetrag hervorgehoben
Zahlungsplan – fügen Sie mehrere Raten hinzu, jede mit eigenem Betrag und Fälligkeitsdatum
Steuer – wird automatisch anhand Ihrer Steuereinstellungen angewendet (Bezeichnung, Satz und ob in den angegebenen Preisen enthalten oder nicht)
Kartenbearbeitungsgebühr – optional als Prozentsatz an die Kundschaft weitergegeben, um die Stripe-Gebühr zu decken
Notizen – zusätzliche Bedingungen, Anweisungen oder Nachrichten, die für das Paar sichtbar sind

Nach dem Versand erhält das Paar eine E-Mail mit einem Link zu seiner Buchungsseite – einer sicheren Seite, auf der es die Rechnung ansehen, einen eventuellen Vertrag unterschreiben und online bezahlen kann.

Rechnungsstatus

Status	Bedeutung
Entwurf	Erstellt, aber noch nicht gesendet
Gesendet	Gesendet; Zahlung steht aus
Teilweise bezahlt	Mindestens eine Zahlung erhalten, Restbetrag offen
Bezahlt	Vollständig bezahlt
Überfällig	Ein Fälligkeitsdatum ist verstrichen
Storniert	Rechnung annulliert
Erstattet	Zahlung wurde zurückerstattet

Kartenzahlungen mit Stripe entgegennehmen

Wedding Computer nutzt Stripe Connect Standard – Sie verbinden Ihr eigenes Stripe-Konto, und alle Kartenzahlungen fließen direkt dorthin. Wedding Computer berechnet keinen Prozentsatz Ihrer Rechnungen und behält keinen Anteil einer Zahlung ein.

So nehmen Sie Kartenzahlungen entgegen: Gehen Sie zu Einstellungen → Zahlungen → Stripe verbinden und schließen Sie das Stripe-Onboarding ab. Sobald verbunden, zeigt die Buchungsseite für jede fällige Zahlung eine Schaltfläche „Jetzt bezahlen“.

Stripe übernimmt die gesamte Kartenprüfung, 3D Secure und Zahlungsbestätigung. Sie werden benachrichtigt, sobald eine Zahlung eingeht.

Möchten Sie die Bearbeitungsgebühr von Stripe an Ihre Kund:innen weitergeben (typischerweise 1–2 % je nach Land und Stripe-Plan), aktivieren Sie die Einstellung Kartenbearbeitungsgebühr unter Einstellungen → Zahlungen. Die Gebühr wird auf der Buchungsseite transparent zu Kartenzahlungen hinzugefügt.

Manuelle Zahlungen erfassen

Für Banküberweisungen, PayID, Bargeld oder jede andere Zahlungsmethode nutzen Sie Zahlung erfassen bei der Rechnung. Geben Sie Betrag, Eingangsdatum und Zahlungsmethode ein. Der Rechnungsstatus aktualisiert sich automatisch, und die Zahlung erscheint im Zahlungsverlauf.

Manuelle Zahlungen werden nicht über Stripe verarbeitet – sie sind ausschließlich Aufzeichnungen zu Nachverfolgungszwecken.

Dienstleistungsverträge

Sie können jeder Rechnung einen Dienstleistungsvertrag anhängen. Erhält ein Paar eine Rechnung mit angehängtem Vertrag, muss es ihn lesen und unterschreiben, bevor es zahlen kann.

So richten Sie das ein: Gehen Sie zu Einstellungen → Verträge, um Ihre Vertragsvorlage in Ihren eigenen Worten zu erstellen. Wedding Computer stellt keine juristischen Vorlagen bereit – Sie schreiben Ihre eigenen Allgemeinen Geschäftsbedingungen. Lassen Sie jeden Vertragstext von einer in Ihrer Rechtsordnung zugelassenen Anwältin oder einem Anwalt prüfen, bevor Sie ihn mit Kund:innen verwenden.

Sie können mehrere Vertragsvorlagen erstellen (zum Beispiel eine für ein Ganztagespaket und eine für ein Halbtagespaket) und auswählen, welche an welche Rechnung angehängt wird.

Unterschriften erfassen den Namen der unterzeichnenden Person, die getippte oder gezeichnete Unterschrift, E-Mail-Adresse, IP-Adresse und Zeitstempel. Der unterschriebene Vertrag wird bei der Rechnung gespeichert und kann als PDF heruntergeladen werden.

Die Buchungsseite

Jede gesendete Rechnung hat einen Buchungslink – eine eindeutige, sichere URL, die Sie direkt mit dem Paar teilen können. Auf dieser Seite können sie:

die vollständige Rechnung und den Zahlungsplan einsehen
den Vertrag lesen und unterschreiben (falls einer angehängt ist)
ein Buchungsformular ausfüllen (falls Sie eines erstellt haben)
jeden aktuell fälligen Betrag per Karte bezahlen

Die Buchungsseite kann auf Ihrer Website eingebettet werden, indem Sie ?embed=1 an die URL anhängen und sie in ein <iframe> einfügen.

Gemeinsame PDF-Unterschrift (Trauredner:innen)

Trauredner:innen haben einen eigenen Ablauf zum Unterschreiben von NOIMs und anderen Dokumenten, die eine Unterschrift von Trauredner:in und Paar in einer bestimmten Reihenfolge erfordern:

Der/die Trauredner:in bereitet das PDF vor – entweder hochgeladen oder aus dem NOIM-Generator von Wedding Computer exportiert
Der/die Trauredner:in gibt das Dokument für das Paar frei
Das Paar unterschreibt über seinen Arbeitsbereich (mit einer Browser-Zeichenfläche – kein App-Download nötig)
Die Unterschrift des Paares wird ins PDF eingebrannt
Der/die Trauredner:in unterschreibt gegen und schließt das Dokument ab
Das vollständig unterschriebene PDF wird ausschließlich im Zugriff des/der Trauredner:in gespeichert

Die Reihenfolge wird durchgesetzt: Der/die Trauredner:in muss freigeben, bevor das Paar unterschreiben kann, und die Unterschrift des Paares sperrt das Dokument, bevor die Gegenunterschrift des/der Trauredner:in akzeptiert wird. Das spiegelt die rechtliche Reihenfolge einer handschriftlichen Unterschrift wider. Das Paar erhält keinen Zugriff auf das endgültige einreichbare Dokument – das verbleibt beim/bei der Trauredner:in.

Siehe auch

Arbeitsbereiche & Zusammenarbeit – wie Rechnungen für Paare im gemeinsamen Arbeitsbereich sichtbar sind
Pipeline & Kontakte – einen Lead zu gebucht bewegen und zu einer Hochzeit hochstufen
Free vs. Pro – Stripe-Zahlungen und Vertragsvorlagen sind im kostenlosen Plan verfügbar