Per iniziare come location

Come location, sei spesso l’organizzatore centrale di un giorno di matrimonio. Più fornitori arrivano nei tuoi locali, potresti gestire la fatturazione per conto della coppia, e il tuo team deve sapere esattamente cosa sta succedendo e quando. Configurarsi correttamente significa che le tue coppie hanno un hub di coordinamento professionale dal momento in cui prenotano con te.

Passo 1 — Completa il profilo della tua location

Vai su Impostazioni → Profilo e compila:

Nome attività — il nome della tua location come la conoscono le coppie
Categoria — seleziona Location
Località — il tuo indirizzo completo (usato per le previsioni meteo e condiviso con i fornitori nello spazio di lavoro)
Fuso orario — il tuo fuso orario locale
Bio e descrizione — cosa rende la tua location distintiva; appare nella tua scheda directory pubblica
Sito web e Instagram — collegati dal tuo profilo

Perché: ogni fornitore invitato nei tuoi spazi di lavoro matrimonio vedrà il profilo della tua location. Un profilo completo della location — nome, indirizzo, foto — è il contesto che gli altri fornitori usano per pianificare il loro arrivo, logistica, e allestimento. Il tuo fotografo deve sapere dove essere; il tuo fiorista deve conoscere la finestra di allestimento. Un profilo chiaro riduce le domande dei fornitori prima della giornata.

Passo 2 — Costruisci il tuo modulo richieste

Vai su Impostazioni → Modulo richieste e personalizza le domande a cui rispondono le coppie quando ti contattano per una prenotazione.

Per una location, le domande utili includono:

Data del matrimonio (o intervallo di date che stanno considerando)
Numero di ospiti stimato (cerimonia e ricevimento separatamente se diversi)
Cerimonia e ricevimento nello stesso spazio, o divisi tra aree?
Preferenza di catering: interno, esterno, o flessibile?
Requisiti di alloggio (se la tua location ha camere)
Come ti hanno trovato

Perché: il tuo modulo richieste è la prima fase della tua pipeline di prenotazione. Le risposte ti dicono immediatamente se la coppia si adatta alla tua capacità, se la loro data è disponibile, e quali conversazioni sui pacchetti avere. Un modulo ben progettato vale più di una lunga catena di email avanti e indietro.

Passo 3 — Configura la tua disponibilità — questa è critica

Vai su Impostazioni → Disponibilità e:

Blocca le date già prenotate — aggiungi ogni data di matrimonio confermata. A differenza di altri tipi di fornitore, le location di solito hanno un limite rigido di una prenotazione al giorno (o per spazio), quindi questo deve essere accurato.
Imposta i giorni della settimana in cui ospiti matrimoni — tipicamente da venerdì a domenica; segna gli altri giorni come non disponibili
Imposta la tua condivisione disponibilità su Pubblica — così le coppie possono controllare il tuo calendario prima di fare richiesta

Se hai più spazi per cerimonia o ricevimento che possono funzionare simultaneamente, fanne nota nel tuo modulo richieste — Wedding Computer attualmente non modella nativamente la disponibilità multi-spazio, quindi dovrai gestirlo manualmente.

Perché: una location con un calendario di disponibilità accurato smette di ricevere richieste per date già prenotate. Più importante, gli spazi di lavoro delle tue coppie prenotate mostreranno l’evento del matrimonio nel loro feed calendario condiviso — e i loro fornitori lo vedranno. L’accuratezza di quel calendario conta.

Passo 4 — Configura fatturazione e piani di pagamento

Vai su Impostazioni → Pagamenti → Collega Stripe e collega il tuo account Stripe. Se preferisci bonifico bancario o fattura diretta, imposta il tuo metodo di pagamento su Bonifico bancario — le fatture includeranno i tuoi dati bancari.

Costruisci un modello di piano di pagamento per il tuo noleggio standard:

Caparra (tipicamente 20-30%) alla prenotazione
Pagamento intermedio (se applicabile) diversi mesi prima del matrimonio
Saldo finale 4-6 settimane prima

Perché: le coppie gestiscono più piani di pagamento tra tutti i loro fornitori. Inviare fatture tramite Wedding Computer mette i tuoi pagamenti accanto a tutti gli altri in un’unica vista — la coppia può vedere tutto ciò che deve, pagare online, ed entrambe le parti hanno un registro chiaro.

Passo 5 — Crea un modello di contratto di noleggio

Vai su Impostazioni → Contratti e crea un accordo di noleggio location standard. Includi:

Ambito del noleggio location (spazi, ore, attrezzatura inclusa)
Accordi e restrizioni sul catering
Limiti di rumore e orari di fine
Politica di cancellazione e rinvio
Condizioni della caparra cauzionale
Orari di allestimento e smontaggio
Cosa succede se la data del matrimonio cambia

Perché: inviare un contratto tramite Wedding Computer significa che la coppia lo firma digitalmente, ottieni una conferma immediata, e il documento firmato vive nello spazio di lavoro. Niente stampa, niente PDF via email, niente firme da rincorrere.

Passo 6 — Crea il tuo primo spazio di lavoro matrimonio

Quando una coppia prenota, apri la sua scheda contatto e clicca Promuovi a matrimonio. Compila i dettagli del matrimonio:

La data
L’indirizzo della tua location come località della cerimonia e del ricevimento
Orario di inizio cerimonia, orario di inizio ricevimento
Orario di inizio preparativi (se usano le tue strutture)
Numero di ospiti

Poi:

Assegnati come fornitore responsabile — vai su Persone → il tuo nome → attiva Può gestire. Questo significa che l’orario della cerimonia, l’orario del ricevimento, e altri campi orario condivisi possono essere modificati solo con la tua approvazione. Come location, sai quali orari funzionano operativamente — nessun fornitore dovrebbe poter riprogrammare la cerimonia senza la tua conoscenza.
Invita la coppia — Aggiungi persone → Invita la coppia.
Costruisci la scaletta lato location — aggiungi voci della timeline per allestimento, preparazione sala, finestre di arrivo dei fornitori, cocktail hour, cena, discorsi, ballo, e smontaggio. Imposta queste su visibilità fornitori così ogni fornitore nello spazio di lavoro vede i vincoli di programma della location.
Invita il team fornitori man mano che vengono confermati — aggiungi ogni fornitore allo spazio di lavoro quando viene prenotato. Si uniscono come membri e possono aggiungere le proprie voci alla timeline.

Perché: il flag di fornitore responsabile è l’impostazione più importante per le location. Quando hai catering, fioristi, e intrattenimento che vogliono tutti conoscere le loro finestre di allestimento, le approvazioni delle richieste di modifica ti permettono di mantenere il controllo operativo senza gestire tutto via email. Le richieste di modifica arrivano a te, tu approvi, e la timeline si aggiorna.

Passo 7 — Capisci il ruolo di parte finanziaria (se applicabile)

Se la tua location gestisce il coordinamento dei pagamenti verso altri fornitori per conto della coppia — instradando i soldi della coppia verso un catering, intrattenimento, o fiorista — vai su Impostazioni → Profilo e attiva È organizzatore (a volte visibile come impostazione parte finanziaria).

Quando attivato, l’account della tua location è segnato come parte finanziaria per i matrimoni in cui sei l’organizzatore. Questo è rilevante per come vengono visualizzati i flussi di fatturazione e per scopi contabili.

Perché: non tutte le location operano in questo modo. Se vendi semplicemente il noleggio della location e la coppia gestisce tutto il resto indipendentemente, non ti serve questo. Se sei una location full-service che la coppia paga una volta e tu paghi tutti i fornitori, questo flag è il modo in cui il sistema rappresenta quell’accordo.

Passo 8 — Aggiungi membri del team (Pro, se hai personale evento)

Se il tuo team operativo ha bisogno di accesso — coordinatori evento, responsabili di sala, amministratori di prenotazione — vai su Impostazioni → Team e invitali. Ogni membro del team ottiene il proprio accesso sotto l’account della tua location.

Perché: un coordinatore evento del tuo staff dovrebbe poter controllare la scaletta per qualsiasi matrimonio futuro senza bisogno del tuo accesso. I membri del team accedono direttamente ai matrimoni del tuo account, e puoi vedere la loro attività nel registro di controllo.

Passo 9 — Sottoscrivi il tuo feed calendario

Vai su Impostazioni → Calendario e copia l’URL del tuo feed iCal. Sottoscrivilo nello strumento calendario del tuo staff (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook). Condividi il link con chiunque nel tuo team abbia bisogno di vedere le date degli eventi futuri.

Per la sincronizzazione bidirezionale (Pro), configura CalDAV in Impostazioni → Sincronizzazione dispositivi. È particolarmente utile se il tuo team operativo usa Apple Calendar o un’altra app compatibile con CalDAV.

Perché: il tuo feed iCal mostra ogni matrimonio futuro come evento calendario. Man mano che prenoti matrimoni, appaiono automaticamente. Il tuo team sa sempre quali eventi sono in programma senza controllare la dashboard.

Sei pronto quando:

Il profilo della tua location è completo (nome, indirizzo, descrizione)
Il tuo modulo richieste fa le domande giuste
Tutte le date prenotate sono bloccate nella disponibilità
Stripe è collegato e la struttura del piano di pagamento è decisa
Hai un modello di contratto pronto
Sai come creare uno spazio di lavoro e assegnarti come fornitore responsabile
Il personale chiave è stato aggiunto come membro del team

Cosa fare adesso

Prendi il tuo prossimo matrimonio prenotato più vicino e crea uno spazio di lavoro per esso. Assegnati come fornitore responsabile, invita la coppia, e aggiungi il programma della tua location (allestimento, finestre di preparazione, orari di fine) alla timeline. Poi invita i fornitori confermati.

Quando inizieranno ad aggiungere le proprie voci — l’orario di allestimento del fiorista, il soundcheck del DJ — vedrai esattamente come funziona il flusso di coordinamento. La guida per planner e location copre le approvazioni del fornitore responsabile in profondità.