Per iniziare come wedding planner

Come planner, Wedding Computer è l’hub per ogni matrimonio che gestisci. Coordini i fornitori, detieni la timeline, e crei lo spazio di lavoro a cui tutti gli altri si uniscono. Configurarsi correttamente significa che ogni matrimonio che prendi in carico passa attraverso un sistema coerente e professionale.

Passo 1 — Completa il profilo della tua attività

Vai su Impostazioni → Profilo e compila:

Nome attività — ciò che vedranno coppie e fornitori quando visualizzano il tuo profilo
Categoria — seleziona Wedding planner
Località — la tua città o regione di base
Fuso orario — il tuo fuso orario locale, usato per tutte le date ed eventi calendario
Bio, sito web, Instagram — questi appaiono nella tua scheda directory pubblica e nel tuo profilo fornitore quando vieni aggiunto a un matrimonio

Perché: il tuo profilo è ciò che vedono gli altri fornitori quando li inviti in un matrimonio. Un profilo completo — nome attività, località, foto — gli dice immediatamente con chi stanno lavorando. I fornitori sono più propensi ad accettare un invito da un planner che appare affermato.

Passo 2 — Costruisci il tuo modulo richieste

Vai su Impostazioni → Modulo richieste e personalizza le domande a cui rispondono le coppie quando ti contattano.

Per un planner, le domande utili includono:

Data del matrimonio (obbligatoria)
Località o location del matrimonio (oppure “location selezionate”)
Numero di ospiti stimato
Tipo di cerimonia (all’aperto, al chiuso, destination, fuga romantica)
Quale pacchetto di pianificazione li interessa (se offri livelli: pianificazione completa, parziale, coordinamento del giorno)
Come ti hanno trovato
Eventuali dettagli sulla loro visione o stile

Attiva la logica condizionale per fare domande di follow-up diverse in base all’interesse per il pacchetto — i clienti di coordinamento del giorno hanno bisogno di informazioni diverse rispetto ai clienti di pianificazione completa.

Perché: un buon modulo richieste qualifica i lead prima che tu investa tempo in una risposta. Se il tuo modulo fa le domande giuste, saprai dal primo messaggio se una coppia è adatta, qual è la loro data, e di quale livello di servizio hanno bisogno — prima ancora di alzare il telefono.

Passo 3 — Crea un modello di contratto di servizio

Vai su Impostazioni → Contratti e crea il tuo accordo standard da planner. Includi:

Ambito dei servizi (pianificazione completa, parziale, coordinamento del giorno)
Piano di pagamento (caparra, rate, saldo finale)
Termini di cancellazione e rinvio
Cosa succede se un fornitore che raccomandi non è disponibile
Aspettative di comunicazione

Perché: il tuo contratto protegge sia te che la coppia. Allegarlo a una fattura significa che lo leggono e firmano prima di pagare — niente firme da rincorrere separatamente. Puoi creare più modelli per diversi livelli di servizio.

Passo 4 — Configura Stripe per caparre e pagamenti

Vai su Impostazioni → Pagamenti → Collega Stripe e completa l’onboarding di Stripe.

Configura il tuo piano di pagamento in ogni fattura: tipicamente una caparra (20-30% della tariffa totale) alla prenotazione, un pagamento intermedio a una certa milestone, e il saldo finale 4-6 settimane prima del matrimonio.

Perché: i pagamenti automatici con carta significano che non devi seguire manualmente ogni rata. Le coppie pagano online tramite la loro pagina di prenotazione — niente riferimenti bonifico da controllare, niente email di conferma pagamento da rintracciare.

Passo 5 — Imposta la tua disponibilità

Vai su Impostazioni → Disponibilità e:

Segna quali giorni della settimana accetti matrimoni (la maggior parte dei planner lavora nei weekend)
Blocca date personali e festività
Imposta la tua condivisione disponibilità — Pubblica così chi fa richiesta può vedere le tue date disponibili prima di contattarti

Perché: un calendario di disponibilità pubblico significa che smetti di ricevere richieste per date già prenotate. Le coppie controllano il tuo calendario prima di fare richiesta, così i lead che arrivano sono per date realmente disponibili.

Se hai Pro, attiva la risposta automatica IA — quando arriva una nuova richiesta per una data libera, l’IA invia immediatamente una risposta personalizzata che riconosce la richiesta e conferma la tua disponibilità. Le coppie si aspettano risposte rapide; questo gestisce automaticamente la prima risposta.

Passo 6 — Sottoscrivi il tuo feed calendario

Vai su Impostazioni → Calendario e copia l’URL del tuo feed iCal. Sottoscrivilo nella tua app calendario:

Apple Calendar: File → Nuova sottoscrizione calendario
Google Calendar: Altri calendari → Da URL

Perché: il tuo feed iCal mostra tutti i tuoi matrimoni futuri come eventi nel tuo calendario personale. Man mano che prenoti matrimoni, appaiono automaticamente. Hai sempre il tuo programma matrimoniale visibile insieme ai tuoi impegni personali.

Per la sincronizzazione bidirezionale (Pro), configura CalDAV in Impostazioni → Sincronizzazione dispositivi. È consigliato per i planner che gestiscono più matrimoni — le modifiche si sincronizzano sul calendario del telefono in tempo reale.

Passo 7 — Crea il tuo primo spazio di lavoro matrimonio

Quando una coppia prenota, apri la sua scheda contatto e clicca Promuovi a matrimonio. Compila i dettagli del matrimonio:

Data e località
Orari di inizio cerimonia e ricevimento
Orario preparativi
Numero di ospiti

Poi, immediatamente:

Assegnati come fornitore responsabile — vai su Persone → il tuo nome → attiva Può gestire. Questo significa che gli altri fornitori devono inviare una richiesta di modifica prima di alterare l’orario della cerimonia, l’orario del ricevimento, o altri campi orario condivisi. Tu approvi o rifiuti ogni richiesta.
Invita la coppia — Aggiungi persone → Invita la coppia. Inserisci entrambi gli indirizzi email.
Invita il team fornitori — man mano che ogni fornitore viene confermato, aggiungilo allo spazio di lavoro. Si uniscono come membri e possono aggiungere le proprie voci alla timeline.

Perché: il ruolo di fornitore responsabile è la cosa chiave che fa funzionare Wedding Computer per i planner. Senza di esso, qualsiasi fornitore può cambiare l’orario della cerimonia e la timeline di tutti gli altri si rompe. Con esso, tutte le modifiche di orario passano prima da te. La timeline resta accurata perché tu sei il cancello.

Passo 8 — Costruisci la scaletta iniziale

Vai sul matrimonio → Timeline e inizia a costruire la struttura della giornata. Usa la funzione IA → Genera scaletta per ottenere una bozza di partenza basata sui dettagli del matrimonio, poi modificala nel tuo formato preferito.

Aggiungi le tue milestone di pianificazione come voci della timeline: orario di allestimento, finestre di arrivo dei fornitori, tempistica del cambio sala, programma di fine serata. Imposta le tue voci su visibilità fornitori così il team le vede, oppure privato per le tue note interne.

Perché: prima hai una struttura nella timeline, prima i fornitori possono vedere dove si inseriscono. Il tuo fotografo può vedere l’orario dei ritratti, il tuo celebrante può vedere l’inizio della cerimonia, la tua location può vedere la sua finestra di allestimento — tutto dallo spazio di lavoro condiviso invece di email separate da parte tua.

Passo 9 — Aggiungi membri del team (Pro, se hai personale)

Se lavori con un assistente o coordinatore, vai su Impostazioni → Team e invitalo. Ottiene il proprio accesso al tuo account e può accedere a tutti i tuoi matrimoni.

Perché: un membro del team non ha bisogno del proprio abbonamento Wedding Computer — accede al tuo. Questo significa che il tuo coordinatore può aggiornare le scalette, rispondere alle richieste dei fornitori tramite lo spazio di lavoro, e gestire i matrimoni quando non sei disponibile.

Sei pronto quando:

Il tuo profilo è completo (nome, categoria come Wedding planner, località)
Il tuo modulo richieste è attivo e fa le domande giuste
Hai almeno un modello di contratto pronto
Stripe è collegato e la struttura del tuo piano di pagamento è decisa
La tua disponibilità è impostata e visibile a chi fa richiesta
Il tuo feed calendario è sottoscritto sul calendario del telefono/desktop
Sai come creare uno spazio di lavoro e assegnarti immediatamente come fornitore responsabile

Cosa fare adesso

Prendi la tua prossima coppia prenotata e crea il loro spazio di lavoro. Assegnati come fornitore responsabile, invitali, e invita qualsiasi fornitore che hai già confermato. Inizia ad aggiungere le tue milestone di coordinamento alla timeline.

Vederlo funzionare per un matrimonio reale è il modo più veloce per interiorizzare il sistema. La guida per planner e location copre il ruolo di fornitore responsabile, le approvazioni delle modifiche, e la modalità live in profondità.