作为婚礼场地开始使用

作为场地方，你常常是婚礼当天的核心统筹者。多位供应商会进入你的场地，你也可能代表新人处理账单，而你的团队需要清楚知道每件事发生的时间和内容。把设置做对，意味着你的新人从预订那一刻起，就拥有一个专业的协调中枢。

第一步 —— 完善你的场地资料

前往设置 → 资料并填写：

商家名称 —— 新人所熟知的场地名称
类别 —— 选择场地
地点 —— 你的完整地址（用于天气预报，并会与工作空间中的供应商共享）
时区 —— 你的本地时区
简介与描述 —— 让你的场地与众不同之处；这会出现在你的公开目录页面上
网站与 Instagram —— 在你的资料中链接

为什么： 每一位被邀请进入你婚礼工作空间的供应商都会看到你的场地资料。一份完整的场地资料——名称、地址、照片——是其他供应商在规划到场、物流和布置时所依据的背景信息。你的摄影师需要知道在哪里就位；你的花艺师需要知道布置时段。清晰的资料能减少婚礼当天之前供应商的提问。

第二步 —— 搭建你的咨询表单

前往设置 → 咨询表单，自定义新人就预订事宜联系你时需要回答的问题。

对场地而言，有用的问题包括：

婚礼日期（或他们考虑中的日期范围）
预估宾客人数（如果仪式和招待会人数不同，分别填写）
仪式和招待会是否在同一空间举行，还是分布在不同区域？
餐饮偏好：场地内部、外部供应商，还是灵活安排？
住宿需求（如果你的场地有客房）
他们是如何得知你的

为什么： 你的咨询表单是预订管道的第一阶段。回答能立刻告诉你这对新人是否符合你的承载能力、他们的日期是否可订，以及该谈哪个套餐。一份设计良好的表单，比一长串来回邮件更有价值。

第三步 —— 配置你的可用时间——这一步至关重要

前往设置 → 可用时间，并：

封锁已被预订的日期 —— 添加每一个已确认的婚礼日期。与其他供应商类型不同，场地通常每天（或每个空间）只能接一单，因此这里必须准确。
设置每周举办婚礼的日子 —— 通常是周五到周日；将其他日子标记为不可用
将可用时间共享设置为公开 —— 让新人在咨询前就能查看你的日历

如果你有多个可以同时使用的仪式或招待会空间，请在咨询表单中加以说明——Wedding Computer 目前不原生支持多空间可用时间建模，因此你需要手动管理这部分。

为什么： 拥有准确可用时间日历的场地，不会再收到针对已被预订日期的咨询。更重要的是，你已预订新人的工作空间会在他们的共享日历订阅中显示这场婚礼事件——他们的供应商也会看到。这份日历的准确性至关重要。

第四步 —— 设置开票与付款计划

前往设置 → 付款 → 连接 Stripe，连接你的 Stripe 账户。如果你更倾向于银行转账或直接开票，将付款方式设置为银行转账——发票会包含你的银行信息。

为你的标准租赁服务搭建付款计划模板：

预订时支付定金（通常 20%—30%）
中期付款（如适用），在婚礼前数月支付
婚礼前 4—6 周支付尾款

为什么： 新人正在同时管理来自所有供应商的多份付款计划。通过 Wedding Computer 发送发票，能把你的款项与其他所有款项放在同一视图中——新人能看清自己一共欠多少，可以在线支付，双方也都有清晰的记录。

第五步 —— 创建租赁合同模板

前往设置 → 合同，创建一份标准的场地租赁协议。应包含：

场地租赁范围（空间、时长、含设备）
餐饮安排与限制
噪音限制和结束时间
取消和延期政策
押金及保证金条款
布置与撤场时间
如果婚礼日期变更会怎样

为什么： 通过 Wedding Computer 发送合同，意味着新人可以在线电子签署，你能立即收到确认，签署文件也保存在工作空间中。无需打印，无需通过邮件发送 PDF，也无需追着要签名。

第六步 —— 创建你的第一个婚礼工作空间

当新人完成预订后，打开他们的联系人记录并点击创建婚礼。填写婚礼详情：

日期
你的场地地址，作为仪式和招待会地点
仪式开始时间、招待会开始时间
婚前准备开始时间（如果使用你的场地设施）
宾客人数

然后：

把自己设为管理供应商 —— 前往人员 → 你的名字 → 启用可管理。这意味着仪式时间、招待会时间和其他共享时间字段只能在你批准后才能更改。作为场地方，你最清楚哪些时间在运营上是可行的——没有供应商应该在你不知情的情况下重新安排仪式时间。
邀请新人 —— 添加人员 → 邀请新人。
搭建场地一侧的运行表 —— 添加布置入场、场地布置、供应商到场时段、鸡尾酒时间、晚宴、致辞、跳舞和撤场的时间线项目。将这些设为供应商可见性，让工作空间中的每位供应商都能看到场地的时间限制。
随着确认逐一邀请供应商团队 —— 每当某位供应商完成预订，就把他们加入工作空间。他们以成员身份加入，并可以在时间线上添加自己的项目。

为什么： 管理供应商标志是场地方最重要的设置。当你需要同时面对想知道布置时段的餐饮承办方、花艺师和娱乐供应商时，变更请求审批能让你在不靠满邮件协调的情况下保持运营把控权。变更请求会发到你这里，你来批准，时间线随之更新。

第七步 —— 了解财务方角色（如适用）

如果你的场地负责协调向其他供应商的付款——把新人的钱转给餐饮、娱乐或花艺供应商——请前往设置 → 资料并启用统筹方（有时显示为财务方设置）。

启用后，你的场地账号会在你作为统筹方的婚礼中被标记为财务方。这与开票流程的展示方式以及记账用途相关。

为什么： 并非所有场地都采用这种运作方式。如果你只是单纯出租场地，其余事项由新人自行管理，你不需要这个设置。如果你是一家全包式场地，新人只需向你支付一次款项，再由你转付给所有供应商，那么这个标志正是系统用来表示这种安排的方式。

第八步 —— 添加团队成员（Pro，如果你有活动工作人员）

如果你的运营团队——活动统筹、楼面经理、预订管理员——需要访问权限，前往设置 → 团队并邀请他们。每位团队成员都会在你的场地账号下获得自己的登录方式。

为什么： 你团队中的活动统筹应该能够查看任何即将到来的婚礼的运行表，而无需用你的账号登录。团队成员可以直接访问你账号中的婚礼，你也可以在审计日志中查看他们的操作记录。

第九步 —— 订阅你的日历订阅源

前往设置 → 日历，复制你的 iCal 订阅链接。在你团队使用的日历工具（Google Calendar、Apple Calendar、Outlook）中订阅。把链接分享给团队中任何需要查看即将到来活动日期的人。

如需双向同步（Pro），请在设置 → 设备同步下设置 CalDAV。如果你的运营团队使用 Apple Calendar 或其他兼容 CalDAV 的应用，这一功能尤其有用。

为什么： 你的 iCal 订阅会把每一场即将到来的婚礼显示为日历事件。每当你预订一场婚礼，它就会自动出现。你的团队无需查看仪表盘，也能随时知道有哪些活动。

你已准备就绪，当：

你的场地资料已完善（名称、地址、描述）
你的咨询表单提出了正确的问题
所有已预订日期都已在可用时间中封锁
Stripe 已连接，付款计划结构已确定
你已准备好一份合同模板
你知道如何创建工作空间并将自己设为管理供应商
关键员工已被添加为团队成员

你现在该做什么

选取你最近一场即将到来的已预订婚礼，为其创建工作空间。把自己设为管理供应商，邀请新人，并把你场地的日程（布置入场、布置时段、结束时间）添加到时间线中。然后邀请已确认的供应商。

当他们开始添加自己的项目——花艺师的布置时间、DJ 的试音——你就会清楚看到这套协调流程是如何运作的。策划师与场地指南深入介绍了管理供应商的审批流程。