Primeiros passos como local de casamento

Como local, vocês costumam ser o organizador central de um dia de casamento. Vários fornecedores entram nas suas instalações, vocês podem cuidar da cobrança em nome do casal, e sua equipe precisa saber exatamente o que está acontecendo e quando. Configurar tudo direito significa que seus casais têm um centro de coordenação profissional desde o momento em que reservam com vocês.

Passo 1 — Complete o perfil do seu local

Vá em Configurações → Perfil e preencha:

Nome do negócio — o nome do seu local como os casais o conhecem
Categoria — selecione Local
Localização — seu endereço completo (usado para previsões do tempo e compartilhado com fornecedores no espaço de trabalho)
Fuso horário — seu fuso horário local
Bio e descrição — o que torna seu local distinto; isso aparece na sua listagem pública do diretório
Site e Instagram — vinculados ao seu perfil

Por quê: Todo fornecedor convidado para os espaços de trabalho de casamento de vocês verá o perfil do local. Um perfil de local completo — nome, endereço, fotos — é o contexto que outros fornecedores usam ao planejar sua chegada, logística, e montagem. Seu fotógrafo precisa saber onde estar; seu florista precisa saber a janela de montagem. Um perfil claro reduz as perguntas dos fornecedores antes do dia.

Passo 2 — Monte seu formulário de consulta

Vá em Configurações → Formulário de consulta e personalize as perguntas que os casais respondem ao entrar em contato sobre uma reserva.

Para um local, perguntas úteis incluem:

Data do casamento (ou intervalo de datas que estão considerando)
Número estimado de convidados (cerimônia e recepção separadamente, se diferirem)
Cerimônia e recepção no mesmo espaço, ou divididas entre áreas?
Preferência de buffet: próprio, externo, ou flexível?
Necessidades de hospedagem (se o local tiver quartos)
Como ouviram falar de vocês

Por quê: Seu formulário de consulta é a primeira etapa do seu pipeline de reservas. As respostas dizem imediatamente se o casal se encaixa na sua capacidade, se a data deles está disponível, e quais conversas de pacote ter. Um formulário bem desenhado vale mais do que uma longa troca de e-mails.

Passo 3 — Configure sua disponibilidade — esta etapa é crítica

Vá em Configurações → Disponibilidade e:

Bloqueiem as datas em que já estão reservados — adicionem toda data de casamento confirmada. Diferente de outros tipos de fornecedor, locais geralmente têm um limite rígido de uma reserva por dia (ou por espaço), então isso precisa ser preciso.
Definam os dias da semana em que recebem casamentos — normalmente sexta a domingo; marquem outros dias como indisponíveis
Definam seu compartilhamento de disponibilidade como Público — para que os casais possam conferir seu calendário antes de fazer uma consulta

Se vocês têm vários espaços de cerimônia ou recepção que podem funcionar simultaneamente, façam uma nota no formulário de consulta — o Wedding Computer atualmente não modela disponibilidade de múltiplos espaços nativamente, então vocês precisarão gerenciar isso manualmente.

Por quê: Um local com um calendário de disponibilidade preciso para de receber consultas para datas em que já está reservado. Mais importante, os espaços de trabalho dos casais reservados vão mostrar o evento do casamento no feed de calendário compartilhado deles — e os fornecedores deles vão ver. A precisão desse calendário importa.

Passo 4 — Configure o faturamento e os cronogramas de pagamento

Vá em Configurações → Pagamentos → Conectar Stripe e conectem sua conta Stripe. Se vocês preferirem transferência bancária ou fatura direta, definam seu método de pagamento como Transferência bancária — as faturas incluirão seus dados bancários.

Construam um modelo de cronograma de pagamento para sua locação padrão:

Depósito (normalmente 20–30%) na reserva
Pagamento intermediário (se aplicável) vários meses antes do casamento
Saldo final 4–6 semanas antes

Por quê: Os casais estão gerenciando vários cronogramas de pagamento entre todos os fornecedores deles. Enviar faturas pelo Wedding Computer coloca os pagamentos de vocês ao lado de todos os outros em uma única visão — o casal consegue ver tudo que deve, pagar online, e ambas as partes têm um registro claro.

Passo 5 — Crie um modelo de contrato de locação

Vá em Configurações → Contratos e criem um acordo padrão de locação de local. Incluam:

Escopo da locação do local (espaços, horários, equipamentos incluídos)
Arranjos e restrições de buffet
Limites de ruído e horários de término
Política de cancelamento e adiamento
Condições de depósito de segurança e caução
Horários de montagem e desmontagem
O que acontece se a data do casamento mudar

Por quê: Enviar um contrato pelo Wedding Computer significa que o casal assina digitalmente, vocês recebem confirmação imediata, e o documento assinado fica no espaço de trabalho. Sem impressão, sem PDFs por e-mail, sem correr atrás de assinaturas.

Passo 6 — Crie seu primeiro espaço de trabalho de casamento

Quando um casal reserva, abram o registro de contato dele e cliquem em Promover a casamento. Preencham os detalhes do casamento:

A data
O endereço do seu local como localização da cerimônia e recepção
Horário de início da cerimônia, horário de início da recepção
Horário de início da preparação (se estiverem usando as instalações de vocês)
Número de convidados

Em seguida:

Definam-se como fornecedor gerente — vão em Pessoas → seu nome → ative Pode gerenciar. Isso significa que o horário da cerimônia, o horário da recepção, e outros campos de horário compartilhados só podem ser alterados com a aprovação de vocês. Como local, vocês sabem o que funciona operacionalmente — nenhum fornecedor deveria poder reagendar a cerimônia sem o conhecimento de vocês.
Convidem o casal — Adicionar pessoas → Convidar casal.
Montem a planilha de execução do lado do local — adicionem itens de linha do tempo para montagem, configuração de salão, janelas de chegada de fornecedores, hora do coquetel, jantar, discursos, dança, e desmontagem. Definam-nos com visibilidade fornecedores, para que todo fornecedor no espaço de trabalho veja as restrições de programação do local.
Convidem a equipe de fornecedores conforme forem confirmados — adicionem cada fornecedor ao espaço de trabalho quando forem reservados. Eles entram como membros e podem adicionar seus próprios itens à linha do tempo.

Por quê: A flag de fornecedor gerente é a configuração mais importante para locais. Quando vocês têm buffets, floristas, e entretenimento, todos querendo saber suas janelas de montagem, as aprovações de solicitação de mudança permitem que vocês mantenham o controle operacional sem gerenciar tudo por e-mail. As solicitações de mudança chegam até vocês, vocês aprovam, e a linha do tempo é atualizada.

Passo 7 — Entenda o papel de parte financeira (se aplicável)

Se o seu local cuida da coordenação de pagamentos a outros fornecedores em nome do casal — roteando o dinheiro do casal para um buffet, entretenimento, ou florista — vão em Configurações → Perfil e ativem É organizador (às vezes visível como a configuração de parte financeira).

Quando ativado, a conta do local de vocês é marcada como a parte financeira para casamentos em que vocês são o organizador. Isso é relevante para como os fluxos de faturamento são exibidos e para fins contábeis.

Por quê: Nem todos os locais operam dessa forma. Se vocês simplesmente vendem a locação do local e o casal gerencia tudo o mais independentemente, vocês não precisam disso. Se vocês são um local de serviço completo em que o casal paga uma vez e vocês pagam todos os fornecedores, essa flag é como o sistema representa esse arranjo.

Passo 8 — Adicionem membros de equipe (Pro, se vocês tiverem equipe de eventos)

Se sua equipe de operações precisa de acesso — coordenadores de evento, gerentes de salão, administradores de reserva — vão em Configurações → Equipe e os convidem. Cada membro de equipe recebe seu próprio login na conta do local de vocês.

Por quê: Um coordenador de evento da sua equipe deveria conseguir conferir a planilha de execução de qualquer casamento futuro sem precisar do login de vocês. Membros de equipe acessam diretamente os casamentos da conta de vocês, e vocês podem ver a atividade deles no registro de auditoria.

Passo 9 — Assinem o feed do seu calendário

Vão em Configurações → Calendário e copiem a URL do feed iCal de vocês. Assinem-na na ferramenta de calendário da sua equipe (Google Calendar, Apple Calendar, Outlook). Compartilhem o link com qualquer pessoa da equipe que precise ver as próximas datas de evento.

Para sincronização bidirecional (Pro), configurem o CalDAV em Configurações → Sincronização de dispositivos. Isso é particularmente útil se sua equipe de operações usa o Apple Calendar ou outro app compatível com CalDAV.

Por quê: Seu feed iCal mostra todo próximo casamento como um evento de calendário. Conforme vocês reservam casamentos, eles aparecem automaticamente. Sua equipe sempre sabe quais eventos estão programados sem precisar conferir o painel.

Vocês estão prontos quando:

O perfil do local de vocês está completo (nome, endereço, descrição)
Seu formulário de consulta está fazendo as perguntas certas
Todas as datas reservadas estão bloqueadas na disponibilidade
O Stripe está conectado e a estrutura do cronograma de pagamento está decidida
Vocês têm um modelo de contrato pronto
Vocês sabem como criar um espaço de trabalho e se definir como fornecedor gerente
A equipe-chave está adicionada como membros de equipe

O que fazer agora

Peguem o próximo casamento reservado mais próximo e criem um espaço de trabalho para ele. Definam-se como fornecedor gerente, convidem o casal, e adicionem a programação do seu local (montagem, janelas de configuração, horários de término) à linha do tempo. Depois convidem os fornecedores confirmados.

Quando eles começarem a adicionar seus próprios itens — o horário de montagem do florista, o teste de som do DJ — vocês verão exatamente como o fluxo de coordenação funciona. O guia para planejadores e locais cobre as aprovações de fornecedor gerente em profundidade.